Электронная трудовая книжка, что это?

Содержание

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной. Это правило распространяется как на работодателей — юридических лиц, так и на работодателей — физических лиц. Только работодатели — физические лица, если они не являются индивидуальными предпринимателями, не вправе производить записи в трудовые книжки работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Согласно прежней редакции ТК все работодатели — физические лица не имели права заводить трудовые книжки принятым на работу лицам, а также производить записи в имеющихся у работников трудовые книжки.

По желанию работника сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой должности) вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, а также сведения о поощрении за успехи в работе.

В ст. 66 ТК указано, что сведения о взыскании в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Данное положение воспроизведено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках».

Помимо записи о работе в трудовые книжки вносятся записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах, а также о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

При заполнении трудовых книжек не всегда правильно учитываются сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги. Этот вопрос разъяснен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. В п. 24 Правил указано, что в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги: а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, производимыми организациями; в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Соблюдение этого правила дает возможность избежать ошибок в заполнении трудовых книжек, своевременно информировать работника об изменениях в его трудовой деятельности, трудовом стаже.

Ю. П. Орловский, А. Ф. Нуртдинова, Л. А. Чиканова

Из книги: 500 актуальных вопросов по трудовому кодексу

Источник: СПС Консультант

министерства труда и социального развития Краснодарского края

Интерактивный портал

службы труда и занятости населения

Личный кабинет Войти через госуслуги

Программное обеспечение

«Электронный работодатель» — программное обеспечение (ПО), направленное на реализацию предоставления государственных услуг в электронном виде. Использование данного программного обеспечения позволит организациям-работодателям предоставлять в службу занятости населения следующую информацию по защищенным каналам связи, «не выходя из офиса»:

  • Сведения о потребности в работниках;
  • Сведения об отсутствии потребности в работниках;
  • Сведения о планируемом привлечении иностранных работников;
  • Уведомлений о заключении, приостановлении, расторжении договоров с иностранными работниками, прибывшими в порядке, не требующем получения визы;
  • Сведения о высвобождении работников;
  • Сведения о составе и перспективной потребности кадров;
  • Сведения о неполной занятости;
  • Отчет по квотированию.

Системные требования для установки программного обеспечения «Электронный работодатель» и дальнейшей работы с ним:

  • Windows XP с пакетом обновления 2 (SP2) и выше, Windows Server 2003 с пакетом обновления 1 (SP1) и выше, Windows Vista (IA32);
  • процессор с тактовой частотой не менее 400 МГц, оперативная память не менее 128 Мбайт;
  • не менее 45 Мбайт свободного места на диске;
  • подключение к сети Интернет по коммутируемым линиям связи с использованием выделенного канала либо модема со скоростью подключения не менее 9600 Бит/сек;
  • система «Контур-Экстерн Лайт» версии 1.7.2 и выше;
  • при установке в режиме файлового обмена Microsoft.NET Framework версии 2.0 и выше.

Для сдачи отчетности в электронном виде необходимо установить программное обеспечение:

  • ПО «Электронный работодатель»;
  • система «Контур-Экстерн Лайт»;
  • при установке в режиме файлового обмена Microsoft.NET Framework версии 2.0 и выше;

Как работает «Электронный работодатель»

ПО «Электронный работодатель» ориентирован на передачу информации через сеть Интернет по защищенным каналам, предоставленным спецоператорами связи с использованием электронной цифровой подписи. При этом постоянное подключение к сети не требуется, доступ в Интернет необходим только в момент отправки и получения информационных пакетов.

При отсутствии подключения к сети Интернет на рабочем месте пользователя, занимающегося вводом данных в систему, он может обмениваться подготовленными информационными пакетами с рабочим местом, подключенным к Интернет.

Почему лучше ввести информацию в ПО «Электронный работодатель» и сформировать необходимый отчет в электронном виде, а не заполнять готовый бумажный бланк отчетной формы?

Ввод данных в ПО осуществляется методом выбора значений из общероссийских и ведомственных классификаторов, применяемых в службе занятости населения: общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС), Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ), общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

Поля для ввода данных снабжены подсказками, помогая пользователю корректно заполнить формы.

При сохранении отчетов осуществляется ряд проверок на непротиворечивость введенной информации.

Помимо отчетов, предназначенных для службы занятости населения, в «Электронном работодателе» можно хранить сведения, входящие в состав формы П-4 (сведения о численности, движении работников, инспользовании рабочего времени), предназначенной для передачи в Госкомстат.

Все отчеты можно напечатать.

Нет необходимости личного присутствия работодателя или его представителя в центрах занятости населения.

Все это значительно снижает трудозатраты на ввод и передачу информации от работодателей в службу занятости населения.

С нового года начался переход на электронные трудовые книжки. Для создания нормативной базы, поддерживающей данное новшество, были скорректированы следующие принятые законы:

  1. ФЗ № 439 от 16.12.2019 о корректировке ТК на предмет того, что данные о трудовой деятельности будут в «цифре».
  2. ФЗ № 436 от 16.12.2019 о корректировках ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ, говорящего о правилах подачи данных о работниках в ПФР. Изменения касаются обязанностей работодателя подавать данные в систему.
  3. Законопроект 748758-7 о корректировках КоАП РФ, регулирующего штрафы за подачу информации, не соответствующую установленным правилам.

Плюсы и минусы ЭТК

Плюсы ввода трудовых книжек в электронном виде очевидны:

  • ЭТК невозможно потерять или испортить;
  • Невозможно подделать указанные в базе данные;
  • Отмена затрат на ее приобретение;
  • Невозможно допустить грамматическую ошибку при вводе, например, информации о наименовании предприятия;
  • Доступ к информации через Интернет или мобильный телефон станет проще и доступнее, не придется копировать и заверять данные о трудовом стаже, например, при оформлении пенсии (и других госуслуг);
  • Если отдел кадров находится в другом городе, не придется отправлять туда ТК на хранение, то есть процесс устройства на работу станет проще как для работодателя, так и для работника;
  • Повысится уровень защищенности сотрудника от недобросовестного работодателя;
  • Уровень аналитики по трудовой деятельности граждан вырастет в разы благодаря централизации данных.

К минусам следует отнести:

  • Риск утечки персональных данных. Однако ПФР с 1997 года хранит данные физлиц в специально аттестованной для учета и обработки персонифицированной информации высокого уровня, базе, надежность которой проверена временем;
  • Увеличение объема отчетности;
  • Необходимость повышения квалификации сотрудников кадровых служб. Председатель правления ПФР Антон Дроздов в интервью «Комсомольской правде» сообщил о проведении пилотного проекта с крупнейшими работодателями, «чтобы оценить, как готовы их кадровые службы и информационные системы Пенсионного фонда»;
  • Необходимость приобретения соответствующего программного продукта;
  • Отсутствие данных о наградах в новой цифровой версии;
  • Сложности могут быть и у сотрудников, особенно у тех, кто не очень «дружит» с компьютерами. Но практика показывает, что даже те пользователи, которые очень боялись компьютера, прекрасно его освоили, когда возникла такая необходимость. Поэтому «нет в мире таких крепостей, которые не могли бы взять трудящиеся».

Когда будут введены электронные трудовые книжки?

С наступлением 2020 года запланирован добровольный уход граждан с бумажной на цифровую форму. Граждане, начавшие работать в 2021 году (у которых ранее не было ТК), книжку «на бумаге» открывать уже не будут. К 2027 году Минтруд предполагает перенести все нужные данные по гражданам в базу ПФ.

Как будет выглядеть ЭТК?

Цифровая книжка в общем случае представляет собой отчет по данным трудового стажа гражданина РФ, хранящийся в Пенсионном фонде РФ.

Данный отчет будет доступен:

  • По месту работы – только по этому же месту в обеих версиях (форма СЗВ-ТД);
  • В многофункциональных центрах (МФЦ) по всем местам работы, но только в бумажной версии;
  • В ПФ по всем местам работы в обеих версиях;
  • На госуслугах (gosuslugi.ru) по всем местам работы только в цифровой версии.

Работник имеет право затребовать этот отчет и получить в трехдневный срок, а при уходе – в день увольнения, если ранее он отказался от бумажного варианта.

Какие сведения будет содержать электронная трудовая книжка?

Книжка «в цифре» содержит почти те же сведения, что и ее предшественница:

  • О работнике;
  • Вид, даты, основание кадрового события (приема/увольнения, перевод на другое место);
  • Место работы;
  • Должность, профессия, специальность, квалификация;
  • Подразделение;
  • Вид поручаемых обязанностей (обязателен с 2021 года);
  • Основание окончания ТД.

Главным отличием ЭТК от бумажных является тот факт, что сведения обязательно подавать и по совместителям.

Бесплатная
консультация
экспертаНаталия Сиворина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Как организации перейти на электронные трудовые книжки?

В первую очередь отдел создает уведомление о переходе на цифровой вариант книжек для персонала и о праве оставить прежний (бумажный) вариант.

Работодателям также придется исправить внутрикорпоративную документацию, регулирующую внутрифирменные процессы, поправить коллективные соглашения и постановления, составить памятку по электронным трудовым книжкам.

Также работодателям необходимо приобрести программное обеспечение для внедрения новых возможностей учета или обновить существующее программное обеспечение.

Как заполнять ЭТК?

По запросу работника ему предоставляется форма СТД-Р как в распечатке, так и в цифровом формате. Бумажную СТД-Р нужно заверять подписью и печатью организации, а электронную – УКЭП.

Рис.1 Форма СТД-Р для выдачи сотруднику по запросу

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

В срок до 30 июня 2020 года работодатели должны собрать с персонала заявления о предпочтениях дальнейшей формы ведения ТК:

  • по-старому на бумаге – в дальнейшем можно передумать и перейти на электронную форму;
  • по-новому «в цифре» с получением ТК на руки, когда передумать и вернуться к прежней форме будет уже нельзя.

Таким образом, работник может реализовать свое право остаться со старой версией трудовой. Если он находится в длительном отпуске (к примеру, по уходу за ребенком) и не написал заявление, его ТК продолжают вести в прежнем виде.

Работникам, подавшим заявление, работодатели с 2021 года вносят запись о выдаче трудовой книжке и выдают их на руки, освобождаясь после этого от ответственности за их ведение и хранение.

Новый отчет в ПФР по ЭТК – Сведения о трудовой деятельности

С начала 2020 года в ПФ РФ нужно сдавать форму СЗВ-ТД. Каждый месяц, следующий за отчетным, не позднее 15 числа. В случае если 15 число выпадает на выходной, срок сдачи переносится на ближайший будний день.

Рис.2 Форма СЗВ-ТД для предоставления информации в ПФР

В какой программе можно будет вести электронные трудовые книжки?

Работа с электронными трудовыми книжками предполагает наличие автоматизированной системы для учета кадровых данных сотрудников. Поэтому предприятиям, которые до сих пор ведут учет в ручном режиме, не избежать внедрения такой системы. Напомним, если численность организации превышает 25 сотрудников, отчетность соответствующие госорганы принимают только в электронном виде.

Наша компания оказывает услуги по внедрению 1С:ЗУП с 2003 года и наработала огромный опыт в решении любых задач, касающихся автоматизации кадровых служб. Поэтому, если у вас возникает вопрос, какую использовать программу для ведения ЭТК, обращайтесь к нашим специалистам, мы ответим на него и подберем оптимальный вариант решения.

Рассмотрим некоторые наиболее известные решения, в которых можно будет составлять отчетность по ЭТК.

  • Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» предоставляет полный спектр возможностей для подбора персонала (версия «КОРП»), ведения кадрового учета и расчета зарплаты. Эта программа всенародно признана, большинство пользователей предпочитают работать именно с ней.*
  • Программа «Оазис» создана специально для передачи данных в ПФР. Если внести в нее данные, можно вывести отчеты не только для ПФР, но и в налоговую инспекцию по НДФЛ, а также в ФСС. Можно использовать для формирования отчетности. Данные можно выгрузить из другой программы или внести вручную. Она подходит для небольших фирм, так как служит только для отчетов, учет в ней вести невозможно.
  • Из названия программы «Босс-кадровик» очевидно, что эта система, прежде всего, предназначена для ведения подбора персонала (модуль HRM) и ведения кадрового учета. Как уверяет сайт, программа позволяет также рассчитывать заработную плату, но полноценной программой для решения всех задач кадровой службы она не является.

Хотелось бы отметить, что 1С:ЗУП имеет разные версии (Базовую, ПРОФ и КОРП), чтобы максимально соответствовать нуждам заказчиков. Если вы уже работаете с одной из этих программ, но у вас возникают сложности по составлению отчетности или любому другому аспекту, обратитесь к нашим специалистам за бесплатной консультацией по ЗУП, мы с радостью вам поможем.

Ведение электронных трудовых книжек в 1С ЗУП

Работа в этой части в 1С ЗУП сводится к формированию двух вышеупомянутых форм отчетности – СЗВ-ТД и СТД-Р. Для того чтобы кадровые события попадали в данные отчеты через автозаполнение, необходимо проделать следующий алгоритм действий: в кадровых приказах (Прием, Перевод, Увольнение) активировать опцию «Отразить в трудовой книжке».

Рис.3 Кадровый признак «Прием на работу»

В разделе «Отчетность, справки» перейдем в журнал «ЭТК», нажмем кнопку «Создать» и выберем нужную нам форму СЗВ-ТД.

Рис.4 СЗВ-ТД (создание)

Выберем организацию, месяц, за который формируем отчет, и нажмем кнопку «Заполнить». В документ попадут все сотрудники, по которым происходили кадровые события в отчетном периоде.

Рис.5 Журнал «ЭТК»

Если было подано заявление о дальнейшей форме ведения его трудовой книжки, его тоже нужно отразить в данном отчете. При условии, что по работнику были кадровые события в данном периоде, сведения о заявлении подтянутся в отчет автоматически. Если кадровых событий не было, то заявление надо будет добавить в документ вручную при помощи кнопки «Подбор».

Рис.6 Подбор сотрудника

После добавления сотрудника по двойному щелчку мыши перейдем в меню «Мероприятия» и выберем в соответствующем поле заявление работника.

Рис.7 Мероприятия

При первой подаче данных работодатель должен подать информацию о предыдущей записи в ТК, действующей на 1 января 2020 года. Для этого, как и при внесении данных о поданном заявлении, перейдем двойным кликом мышки в меню «Мероприятия» и при помощи кнопки «Добавить» внесем действующую на 1 января 2020 года запись.

Рис.8 Добавление записи

После заполнения документа его необходимо провести. Далее можно проверить корректность его заполнения при помощи кнопки «Проверка». Если подключен сервис 1С-ЭДО, документ можно отправить в ПФР непосредственно из программы по кнопки «Отправить», либо выгрызть в файл при помощи кнопки «Выгрузить» и отправить через свою программу сдачи отчетности./p>

Рис.9 СЗВ-ТД

Форма СТД-Р формируется аналогично и предоставляется на бумаге заверенная подписью и печатью организации.

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» получила исчерпывающий функционал для работы с ЭТК и подачи электронной отчетности. Но нужно понимать, что даже при наличие этого функционала, для корректного формирования данных необходим их корректный ввод. А также грамотная настройка 1С:ЗУП, в чем вам могут помочь наши специалисты!

Стаж в цифре

Работникам, не подавшим письменное заявление до конца 2020 года, трудовые книжки выдадут на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение), а сведения о трудовой деятельности сотрудников предприятий и организаций будут вестись в электронном виде. Тем, кто впервые поступает на работу, бумажную трудовую книжку заводить не будут.

Такова суть одного из трех законопроектов о переходе к электронным трудовым книжкам и обязательном ведении в электронном виде персонифицированного учета работников, которые одобрило правительство. «Мы хотим, чтобы этот переход был плавным, — подчеркнул на заседании правительства премьер-министр Дмитрий Медведев. — Он касается около 60 миллионов работников, приблизительно 8,5 миллиона хозяйствующих субъектов». По его словам, преимущества электронных трудовых книжек очевидны.

Для работодателей -это снижение издержек по ведению и хранению бумажных трудовых книжек.

«Тут экономию по-разному считают, но в любом случае это сотни миллионов рублей», — отметил Дмитрий Медведев. Для работника плюс в том, что не надо бояться потери трудовой. «Поскольку, если книжка утрачена, нужно создавать ее копию, получать информацию из всех источников. Это неудобно, и восстановление таких документов подчас занимает многие месяцы. А в электронном виде, естественно, все это должно резервироваться и сохраняться», — уточнил премьер-министр.

За нарушение правила предоставления информации о работниках работодателей будут штрафовать

Что же будет происходить с трудовыми, если закон будет принят? «В течение 2020 года работники, которые хотят оставить бумажную трудовую книжку, должны будут написать заявление об этом своему работодателю, — пояснил министр труда и социальной защиты Максим Топилин. — Те, кто не сделает этого, автоматически переходят на электронную трудовую книжку».

Параллельно в 2020 году работодатели ежемесячно станут предоставлять информацию о специальности работника, его квалификации, его внутренних перемещениях, а также перемещениях между работодателями в систему персонального учета. Ее ведет Пенсионный фонд. Все эти сведения важны для формирования будущей пенсии.

С 1 января 2020 года сведения нужно будет предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А с 1 января 2021 года такие сведения в случаях приема на работу или увольнения должны представляться не позднее одного рабочего дня, следующего подписанием соответствующих приказов.

Работники смогут получать данные о своей трудовой деятельности различными способами. Например, в центрах государственных услуг. Смогут также получить данные в Пенсионном фонде России или у работодателя, а также через портал госуслуг.

Одновременно вносятся изменения в Кодекс об административных правонарушениях. «Если работодатель будет нарушать правила предоставления информации о работниках в систему персонального учета, его сначала предупредят, а потом оштрафуют», — отметил Максим Топилин.

По мнению проректора Академии труда и социальных отношений Александра Сафонова, при любом решении о переходе оформления документов с бумажного носителя на электронный закономерен вопрос о безопасности хранения и передачи данных.​

60 миллионов российских работников коснется переход с бумажных трудовых книжек на электронные. И приблизительно 8,5 миллиона предприятий и организаций

«Цена ошибки возрастает в разы. Представьте последствия потери одной или нескольких трудовых книжек и уничтожение данных о тысячах записей.​ Несмотря на все принимаемые правоохранительными органами меры, мы постоянно становимся свидетелями утечки то баз данных ГИБДД, то банковских сведений. В интернет попадают и паспортные данные», — напоминает собеседник «РГ». Поэтому, по его мнению, нужно очень осторожно и тщательно подходить к внедрению таких проектов. И продумать меры безопасности. «В цифру прежде всего надо переводить разного рода справки, за которыми приходится ездить по разным адресам и стоять в очередях», — считает эксперт.

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку — новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. В связи с этим Пенсионный фонд выпустил подробные разъяснения относительно ее применения (информация размещена на сайте http://www.pfrf.ru/). Прокомментируем этот документ.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Все, о чем пойдет речь ниже, существует лишь на уровне проектов федеральных законов, которые должны быть приняты в самое ближайшее время. В частности, предполагается подписание следующих законов:

  1. о внесении изменений в Трудовой кодекс (он установит возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде);
  2. о внесении поправок в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (он введет обязанность работодателей представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников);
  3. о внесении изменений в КоАП РФ (он установит административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений).

Кроме того, планируется утвердить формы: 📌 Реклама Отключить

  • СЗВ-ТД — для представления сведений о трудовой деятельности работников работодателями в ПФР;
  • СЗИ-ТД — для ведения кадрового учета работодателем, а также для предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику по его требованию.

Что будет представлять собой электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет:

  • в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;
  • на портале Госуслуг;
  • через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет: 📌 Реклама Отключить

  • нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы);
  • управление Пенсионного фонда;
  • многофункциональный центр предоставления государственных услуг (МФЦ).

Предполагается, что данная услуга будет предоставляться экстерриториально, то есть без привязки к месту жительства или работы человека. Отмечаются и другие положительные стороны перехода на электронные трудовые книжки:

  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
  • минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
  • дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
  • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
  • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и государственных органов;
  • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с согласия человека. 📌 Реклама Отключить

Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2021 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых книжек. Если работник хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать. Для этого работник должен будет до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Россияне, которые до конца 2020 года не подадут такое заявление работодателю, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате. 📌 Реклама Отключить

Что должны сделать работодатели?

Несмотря на то, что соответствующие федеральные законы еще не приняты, подготовка к переходу на электронные трудовые книжки в Пенсионном фонде идет полным ходом. Определенные шаги должны будут сделать и работодатели.

Итак, предполагается, что 1 января 2020 года для работодателей будет введена обязанность ежемесячно подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. В связи с этим:

  1. работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку;
  2. при необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.

Сроки представления документов в ПФР. Предполагается, что с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо подавать в ПФР ежемесячно не позднее 15?го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года сведения в случае приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения (издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения). 📌 Реклама Отключить

Информация для работников

О нововведениях должны знать и работники. Если их трудовая книжка ведется только в электронном виде, при трудоустройстве они должны будут предъявить работодателю информацию:

  • либо в распечатанном виде;
  • либо в электронной форме с цифровой подписью.

В обоих случаях работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета. При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у него есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.

Порядок заполнения и представления новых форм

СЗВ-ТД

Данная форма будет заполняться работодателями на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т.?д.) на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

📌 Реклама Отключить

Предполагается, что в 2020 году эта форма будет представляться ежемесячно до 15?го числа месяца, следующего за отчетным. Заполняться она будет только на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

СЗИ-ТД

В этой форме работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя).

Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).

📌 Реклама Отключить

* * *

Вместо заключения добавим, что многолетний опыт работы систем Пенсионного фонда показал высокий уровень защищенности информационных данных. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможен. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *