Форма м 4

Сокращаем документооборот на складе

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 апреля 2015 г.

Содержание журнала № 8 за 2015 г.Н.В. Цыбина, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Бывает, что ежедневно на склад приходит множество мелких поставок от разных поставщиков. Каждый поступивший объект МПЗ нужно оприходоватьпп. 6, 7 Методический указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (далее — Указания № 119н). Но безусловно, хочется уменьшить количество складской документации. Посмотрим, как это сделать.

Приходуем МПЗ на основании ТОРГ-12 поставщика

Сразу скажем, что оформлять на каждую поставку приходный ордер М-4 не обязательно. Ведь он всего лишь внутренний документ складского учета. Его наличие — это только элемент принятого в организации порядка документооборота.

И его отсутствие никак не повлияет на налоговый учет (для целей налога на прибыль, НДС, налога при УСНО), конечно, если МПЗ будут приняты к учету на основании каких-либо других документов. В частности, в качестве такого приходного документа может выступать сама товарная накладная по форме № ТОРГ-12, по которой поступили МПЗпп. 47, 49 Указаний № 119н.

В накладной ТОРГ-12, полученной от поставщика, в строке «Груз получил грузополучатель» кладовщик должен поставить свою должность, фамилию и подписьУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132.

ВЫВОД

Если все материалы по товарной накладной поступают на один склад, то приходный ордер можно не составлять. Но если МПЗ, поступившие по одной накладной, передаются на разные склады или разным материально-ответственным лицам, то вам придется оформить дополнительные приходные документы.

Вместо приходного ордера — штамп

Есть и такой вариант оприходования товара на складабз. 4 п. 49 Указаний № 119н. Он используется, если МПЗ поступили по счету, акту, товарному чеку. То есть по документам поставщика, в которых отсутствует место для отметки вашего кладовщика о принятых на склад материалах.

Оттиск штампа должен содержать те же реквизиты, что приходный ордерабз. 4 п. 49 Указаний № 119н; п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). А значит, вы должны будете заранее заказать штамп с указанием необходимых реквизитов.

Он может иметь следующий вид.

Добавим также, что в штамп нет необходимости добавлять данные о количестве приходуемых материалов и их стоимости. Штамп ставится на приходном документе (накладной, счете, товарном чеке) только в том случае, если в них нет исправленийабз. 2 п. 49 Указаний № 119н. А значит, общая стоимость и количество приходуемых МПЗ будут соответствовать данным приходного документа.

Использовать штамп вместо приходного ордера удобно, когда материалы приходуются на один склад одним материально-ответственным лицом.

Заполняем унифицированный ордер М-4

Как мы уже сказали, в ситуации, когда поступившие по одному приходному документу материалы необходимо распределить на разные склады или разным материально-ответственным лицам, появляется необходимость в использовании приходного ордера М-4.

В приходном ордере расписываются два материально-ответственных лица:

  • от принимающей стороны — кладовщик организации. Подписывая приходный ордер, он подтверждает, что принял на себя материальную ответственность за поступившие на склад на определенную дату МПЗ;
  • от передающей стороны — сотрудник, доставивший товар в организацию. Это может быть сотрудник как сторонней организации, скажем, поставщика (водитель, менеджер по доставке), так и своей (водитель, менеджер по закупке, начальник цеха). Подписывая приходный ордер, он подтверждает, что передал материалы на склад на определенную дату.

Если материалы на склад по разным приходным документам, но от одного поставщика сдает одно материально-ответственное лицо, то допустимо все МПЗ приходовать по одному приходному ордеру унифицированной формы М-4абз. 3 п. 49 Указаний № 119н.

Заполняем собственную форму приходного ордера

Разработать собственную форму приходного ордера на основе унифицированной формы № М-4 можно, если есть необходимость оформить приход в один день от разных поставщиков МПЗ, сдаваемых на склад одним материально-ответственным лицом.

Использование такого «сводного» ордера допустимо при соблюдении двух условий:

  • форму первичного учетного документа должен утвердить руководитель организациип. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ;
  • в первичном документе должны быть все обязательные реквизиты (наименование составившей его организации, номер и дата документа, содержание операции, единица измерения, а также должности, фамилии, инициалы и подписи совершивших операцию лиц)п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Посмотрим, каким образом это можно сделать. Сразу скажем, что неиспользуемые графы из унифицированного приходного ордера формы М-4 можно исключить, чтобы облегчить форму. Или добавить в ордер необходимые графы.

ВАРИАНТ 1. Вставляем дополнительные строки в информационную таблицу приходного ордера М-4, чтобы можно было указывать несколько поставщиков. Данные обо всех МПЗ вносятся в основную таблицу.

Информационная таблица приходного ордера

№ п/п Дата составления Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер сопроводительного документа
1 19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1508 от 19.01.2015
2 19.01.2015 ООО «Канц-Про» 60 Накладная № 17 от 19.01.2015

Основная таблица приходного ордера

Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке Поставщик
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Копировальная бумага 778 Упак. 10 10 60,00 600,00 108,00 708,00 6 1
Клей ПВА 796 Шт. 6 6 20,00 120,00 21,60 141,60 300 1
Корректор печати 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119 2
Бумага «Светокопия» 796 Шт. 10 10 160,00 1600,00 288,00 1888,00 605 2
ИТОГО: 31 х 2495,00 449,10 2944,10

ВАРИАНТ 2. Дублируем информационную и основную таблицы унифицированного приходного ордера М-4 так, чтобы по каждому поставщику и (или) корреспондирующему счету вы могли заполнять отдельную таблицу. И добавляем сводную строку «Всего по приходному ордеру», суммирующую итоговые показатели по всем таблицам.

Таблица 1 приходного ордера

Дата составления Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер сопроводительного документа
19.01.2015 ООО «Пак-Кор» 60 Счет № 1508 от 19.01.2015
Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
Коробка упаковочная КН 1501 778 Упак. 100 100 120,00 12 000,00 2160,00 14 160,00 35
Коробка упаковочная НК 1503 778 Упак. 120 120 145,00 17 400,00 3132,00 20 532,00 15
ИТОГО: 220 х 29 400,00 5292,00 34 692,00 х

Таблица 2 приходного ордера

Дата составления Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер сопроводительного документа
20.01.2015 ИП Свиридов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015
Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
Корректор печати 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119
Бумага «Светокопия» 796 Шт. 10 10 160,00 1 600,00 288,00 1 888,00 605
ИТОГО: 15 х 1 775,00 319,50 2 094,50 х
ВСЕГО ПО ПРИХОДНОМУ ОРДЕРУ: 235 х 31 175,00 5611,50 36 786,50 х

ВАРИАНТ 3. Объединяем информационную и основную таблицы унифицированного приходного ордера М-4 в общую (сводную) таблицу. В этом случае информация о поступающих в организацию ТМЦ (в том числе сведения о поставщике, номере документа и корсчете) вносится одну общую таблицу.

Общая таблица приходного ордера

Дата приходования Наименование поставщика Корреспондирующий счет, субсчет Номер и дата сопроводительного документа Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Порядковый номер по складской карточке
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование по документу принято
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1058 от 19.01.2015 Копировальная бумага 778 Упак. 10 10 60,00 600,00 108,00 708,00 6
19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1058 от 19.01.2015 Клей ПВА 796 Шт. 6 6 20,00 120,00 21,60 141,60 300
20.01.2015 ИП Свиридов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015 Корректор печати 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119
20.01.2015 ИП Свиридов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015 Бумага «Светокопия» 796 Шт. 10 10 160,00 1600,00 288,00 1888,00 605
ИТОГО ПО ПРИХОДНОМУ ОРДЕРУ: 31 х 2495,00 449,10 2944,10 х

Если вы хотите объединить приход материалов на склад за несколько дней или от разных поставщиков, то используйте самостоятельно разработанный приходный ордер.

***

Решайте сами, какой вариант документооборота подойдет для вас. Это будет зависеть от вашего программного обеспечения и объема складских операций. И закрепите выбранный способ в учетной политикеПисьмо Минфина от 29.10.2002 № 16-00-14/414.

Добавим также, что подобными правилами приходования ТМЦ могут воспользоваться торговые организации для учета поступающих для перепродажи товаров.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

М-4. Приходный ордер

Как правильно заполнить приходный ордер

Приходный ордер может оформляться сразу на несколько наименований материалов в том случае, если они поступили по одной накладной.

Код вида операции. Данный код ставится в том случае, если в организации есть классификатор видов операций. Если такого классификатора нет, то в этой графе ставится прочерк.

Поставщик (код). Данный код ставится в том случае, если в организации есть классификатор кодов поставщика. Если такого классификатора нет, то в этой графе ставится прочерк.

Страховая компания. Указывается наименование компании, застраховавшей груз. Если груз не был застрахован, то ставится прочерк.

Номер документа (сопроводительного). Указывается номер документа, по которому поступили матариалы, — накладная или товарно-транспортная накладная.

Номер документа (платежного). Указывается номер документа, по которому были оплачены поступившие материалы, – платёжное поручение или платёжное требование.

Цена (графа 7). Указывается стоимость единицы материала без учёта НДС.

Сумма НДС (графа 9). Указывается сумма НДС для всего количества материала.

Номер паспорта (графа 11). Номер паспорта указывается, если материал содержит камни или драгоценные материалы. К таким материалам прилагается специальный паспорт.

Порядковый номер по складской картотеке (графа 12). Сюда записывается номер карточки учёта материалов (форма М-17).

Сокращаем документооборот на складе

Бывает, что ежедневно на склад приходит множество мелких поставок от разных поставщиков. Каждый поступивший объект МПЗ нужно оприходовать пп. 6, 7 Методический указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (далее — Указания № 119н). Но безусловно, хочется уменьшить количество складской документации. Посмотрим, как это сделать

20.04.2016 Н.В. Цыбина, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Сразу ска­жем, что оформ­лять на каж­дую по­став­ку при­ход­ный ордер М-4 не обя­за­тель­но. Ведь он всего лишь внут­рен­ний до­ку­мент склад­ско­го учета. Его на­ли­чие — это толь­ко эле­мент при­ня­то­го в ор­га­ни­за­ции по­ряд­ка до­ку­мен­то­обо­ро­та.

И его от­сут­ствие никак не по­вли­я­ет на на­ло­го­вый учет (для целей на­ло­га на при­быль, НДС, на­ло­га при УСНО), ко­неч­но, если МПЗ будут при­ня­ты к учету на ос­но­ва­нии ка­ких-ли­бо дру­гих до­ку­мен­тов. В част­но­сти, в ка­че­стве та­ко­го при­ход­но­го до­ку­мен­та может вы­сту­пать сама то­вар­ная на­клад­ная по форме № ТОРГ-12, по ко­то­рой по­сту­пи­ли МПЗ.

В на­клад­ной ТОРГ-12, по­лу­чен­ной от по­став­щи­ка, в стро­ке «Груз по­лу­чил гру­зо­по­лу­ча­тель» кла­дов­щик дол­жен по­ста­вить свою долж­ность, фа­ми­лию и под­пись.

Если все ма­те­ри­а­лы по то­вар­ной на­клад­ной по­сту­па­ют на один склад, то при­ход­ный ордер можно не со­став­лять. Но если МПЗ, по­сту­пив­шие по одной на­клад­ной, пе­ре­да­ют­ся на раз­ные скла­ды или раз­ным ма­те­ри­аль­но-от­вет­ствен­ным лицам, то вам при­дет­ся офор­мить до­пол­ни­тель­ные при­ход­ные до­ку­мен­ты.

Есть и такой ва­ри­ант опри­хо­до­ва­ния то­ва­ра на склад. Он ис­поль­зу­ет­ся, если МПЗ по­сту­пи­ли по счету, акту, то­вар­но­му чеку. То есть по до­ку­мен­там по­став­щи­ка, в ко­то­рых от­сут­ству­ет место для от­мет­ки ва­ше­го кла­дов­щи­ка о при­ня­тых на склад ма­те­ри­а­лах.

От­тиск штам­па дол­жен со­дер­жать те же рек­ви­зи­ты, что при­ход­ный ордер. А зна­чит, вы долж­ны бу­де­те за­ра­нее за­ка­зать штамп с ука­за­ни­ем необ­хо­ди­мых рек­ви­зи­тов.

Он может иметь сле­ду­ю­щий вид.

До­ба­вим также, что в штамп нет необ­хо­ди­мо­сти до­бав­лять дан­ные о ко­ли­че­стве при­хо­ду­е­мых ма­те­ри­а­лов и их сто­и­мо­сти. Штамп ста­вит­ся на при­ход­ном до­ку­мен­те (на­клад­ной, счете, то­вар­ном чеке) толь­ко в том слу­чае, если в них нет ис­прав­ле­ний. А зна­чит, общая сто­и­мость и ко­ли­че­ство при­хо­ду­е­мых МПЗ будут со­от­вет­ство­вать дан­ным при­ход­но­го до­ку­мен­та.

Ис­поль­зо­вать штамп вме­сто при­ход­но­го ор­де­ра удоб­но, когда ма­те­ри­а­лы при­хо­ду­ют­ся на один склад одним ма­те­ри­аль­но-от­вет­ствен­ным лицом.

Заполняем унифицированный ордер М-4

Как мы уже ска­за­ли, в си­ту­а­ции, когда по­сту­пив­шие по од­но­му при­ход­но­му до­ку­мен­ту ма­те­ри­а­лы необ­хо­ди­мо рас­пре­де­лить на раз­ные скла­ды или раз­ным ма­те­ри­аль­но-от­вет­ствен­ным лицам, по­яв­ля­ет­ся необ­хо­ди­мость в ис­поль­зо­ва­нии при­ход­но­го ор­де­ра М-4.

В при­ход­ном ор­де­ре рас­пи­сы­ва­ют­ся два ма­те­ри­аль­но-от­вет­ствен­ных лица:

  • от при­ни­ма­ю­щей сто­ро­ны — кла­дов­щик ор­га­ни­за­ции. Под­пи­сы­вая при­ход­ный ордер, он под­твер­жда­ет, что при­нял на себя ма­те­ри­аль­ную от­вет­ствен­ность за по­сту­пив­шие на склад на опре­де­лен­ную дату МПЗ;
  • от пе­ре­да­ю­щей сто­ро­ны — со­труд­ник, до­ста­вив­ший товар в ор­га­ни­за­цию. Это может быть со­труд­ник как сто­рон­ней ор­га­ни­за­ции, ска­жем, по­став­щи­ка (во­ди­тель, ме­не­джер по до­став­ке), так и своей (во­ди­тель, ме­не­джер по за­куп­ке, на­чаль­ник цеха). Под­пи­сы­вая при­ход­ный ордер, он под­твер­жда­ет, что пе­ре­дал ма­те­ри­а­лы на склад на опре­де­лен­ную дату.

Если ма­те­ри­а­лы на склад по раз­ным при­ход­ным до­ку­мен­там, но от од­но­го по­став­щи­ка сдает одно ма­те­ри­аль­но-от­вет­ствен­ное лицо, то до­пу­сти­мо все МПЗ при­хо­до­вать по од­но­му при­ход­но­му ор­де­ру уни­фи­ци­ро­ван­ной формы М-4.

Раз­ра­бо­тать соб­ствен­ную форму при­ход­но­го ор­де­ра на ос­но­ве уни­фи­ци­ро­ван­ной формы№ М-4 можно, если есть необ­хо­ди­мость офор­мить при­ход в один день от раз­ных по­став­щи­ков МПЗ, сда­ва­е­мых на склад одним ма­те­ри­аль­но-от­вет­ствен­ным лицом.

Ис­поль­зо­ва­ние та­ко­го «свод­но­го» ор­де­ра до­пу­сти­мо при со­блю­де­нии двух усло­вий:

  • форму пер­вич­но­го учет­но­го до­ку­мен­та дол­жен утвер­дить ру­ко­во­ди­тель ор­га­ни­за­ции;
  • в пер­вич­ном до­ку­мен­те долж­ны быть все обя­за­тель­ные рек­ви­зи­ты (на­име­но­ва­ние со­ста­вив­шей его ор­га­ни­за­ции, номер и дата до­ку­мен­та, со­дер­жа­ние опе­ра­ции, еди­ни­ца из­ме­ре­ния, а также долж­но­сти, фа­ми­лии, ини­ци­а­лы и под­пи­си со­вер­шив­ших опе­ра­цию лиц).

По­смот­рим, каким об­ра­зом это можно сде­лать. Сразу ска­жем, что неис­поль­зу­е­мые графы из уни­фи­ци­ро­ван­но­го при­ход­но­го ор­де­ра формы М-4 можно ис­клю­чить, чтобы об­лег­чить форму. Или до­ба­вить в ордер необ­хо­ди­мые графы.

ВА­РИ­АНТ 1. Встав­ля­ем до­пол­ни­тель­ные стро­ки в ин­фор­ма­ци­он­ную таб­ли­цу при­ход­но­го ор­де­ра М-4, чтобы можно было ука­зы­вать несколь­ко по­став­щи­ков. Дан­ные обо всех МПЗ вно­сят­ся в ос­нов­ную таб­ли­цу.

Информационная таблица приходного ордера

№п/п Дата со­став­ле­ния На­име­но­ва­ние по­став­щи­ка Кор­ре­спон­ди­ру­ю­щий счет, суб­счет Номер со­про­во­ди­тель­но­го до­ку­мен­та
1 19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1508 от 19.01.2015
2 19.01.2015 ООО «Канц-Про» 60 На­клад­ная № 17 от 19.01.2015

Основная таблица приходного ордера

Ма­те­ри­аль­ные цен­но­сти Еди­ни­ца из­ме­ре­ния Ко­ли­че­ство Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с уче­том НДС, руб. коп. По­ряд­ко­вый номер по склад­ской кар­точ­ке По­став­щик
на­име­но­ва­ние, сорт, раз­мер, марка но­мен­кла­тур­ный номер код на­име­но­ва­ние по до­ку­мен­ту при­ня­то
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Ко­пи­ро­валь­ная бу­ма­га 778 Упак. 10 10 60,00 600,00 108,00 708,00 6 1
Клей ПВА 796 Шт. 6 6 20,00 120,00 21,60 141,60 300 1
Кор­рек­тор пе­ча­ти 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119 2
Бу­ма­га «Све­то­ко­пия» 796 Шт. 10 10 160,00 1600,00 288,00 1888,00 605 2
ИТОГО: 31 х 2495,00 449,10 2944,10

ВА­РИ­АНТ 2. Дуб­ли­ру­ем ин­фор­ма­ци­он­ную и ос­нов­ную таб­ли­цы уни­фи­ци­ро­ван­но­го при­ход­но­го ор­де­ра М-4 так, чтобы по каж­до­му по­став­щи­ку и (или) кор­ре­спон­ди­ру­ю­ще­му счету вы могли за­пол­нять от­дель­ную таб­ли­цу. И до­бав­ля­ем свод­ную стро­ку «Всего по при­ход­но­му ор­де­ру», сум­ми­ру­ю­щую ито­го­вые по­ка­за­те­ли по всем таб­ли­цам.

Таблица 1 приходного ордера

Дата со­став­ле­ния На­име­но­ва­ние по­став­щи­ка Кор­ре­спон­ди­ру­ю­щий счет, суб­счет Номер со­про­во­ди­тель­но­го до­ку­мен­та
19.01.2015 ООО «Пак-Кор» 60 Счет № 1508 от 19.01.2015
Ма­те­ри­аль­ные цен­но­сти Еди­ни­ца из­ме­ре­ния Ко­ли­че­ство Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с уче­том НДС, руб. коп. По­ряд­ко­вый номер по склад­ской кар­точ­ке
на­име­но­ва­ние, сорт, раз­мер, марка но­мен­кла­тур­ный номер код на­име­но­ва­ние по до­ку­мен­ту при­ня­то
Ко­роб­ка упа­ко­воч­ная КН 1501 778 Упак. 100 100 120,00 12 000,00 2160,00 14 160,00 35
Ко­роб­ка упа­ко­воч­ная НК 1503 778 Упак. 120 120 145,00 17 400,00 3132,00 20 532,00 15
ИТОГО: 220 х 29 400,00 5292,00 34 692,00 х

Таблица 2 приходного ордера

Дата со­став­ле­ния На­име­но­ва­ние по­став­щи­ка Кор­ре­спон­ди­ру­ю­щий счет, суб­счет Номер со­про­во­ди­тель­но­го до­ку­мен­та
20.01.2015 ИП Сви­ри­дов 71 Тов. чек б/н от 20.01.2015
Ма­те­ри­аль­ные цен­но­сти Еди­ни­ца из­ме­ре­ния Ко­ли­че­ство Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с уче­том НДС, руб. коп. По­ряд­ко­вый номер по склад­ской кар­точ­ке
на­име­но­ва­ние, сорт, раз­мер, марка но­мен­кла­тур­ный номер код на­име­но­ва­ние по до­ку­мен­ту при­ня­то
Кор­рек­тор пе­ча­ти 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119
Бу­ма­га «Све­то­ко­пия» 796 Шт. 10 10 160,00 1 600,00 288,00 1 888,00 605
ИТОГО: 15 х 1 775,00 319,50 2 094,50 х
ВСЕГО ПО ПРИ­ХОД­НО­МУ ОР­ДЕ­РУ: 235 х 31 175,00 5611,50 36 786,50 х

ВА­РИ­АНТ 3. Объ­еди­ня­ем ин­фор­ма­ци­он­ную и ос­нов­ную таб­ли­цы уни­фи­ци­ро­ван­но­го при­ход­но­го ор­де­ра М-4 в общую (свод­ную) таб­ли­цу. В этом слу­чае ин­фор­ма­ция о по­сту­па­ю­щих в ор­га­ни­за­цию ТМЦ (в том числе све­де­ния о по­став­щи­ке, но­ме­ре до­ку­мен­та и кор­с­че­те) вно­сит­ся одну общую таб­ли­цу.

Общая таблица приходного ордера

Дата при­хо­до­ва­ния На­име­но­ва­ние по­став­щи­ка Кор­ре­спон­ди­ру­ю­щий счет, суб­счет Номер и дата со­про­во­ди­тель­но­го до­ку­мен­та Ма­те­ри­аль­ные цен­но­сти Еди­ни­ца из­ме­ре­ния Ко­ли­че­ство Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с уче­том НДС, руб. коп. По­ряд­ко­вый номер по склад­ской кар­точ­ке
на­име­но­ва­ние, сорт, раз­мер, марка но­мен­кла­тур­ный номер код на­име­но­ва­ние по до­ку­мен­ту при­ня­то
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1058 от 19.01.2015 Ко­пи­ро­валь­ная бу­ма­га 778 Упак. 10 10 60,00 600,00 108,00 708,00 6
19.01.2015 ООО «Книга» 60 Счет № 1058 от 19.01.2015 Клей ПВА 796 Шт. 6 6 20,00 120,00 21,60 141,60 300
20.01.2015 ИП Сви­ри­дов 71 Тов. чекб/н от 20.01.2015 Кор­рек­тор пе­ча­ти 796 Шт. 5 5 35,00 175,00 31,50 206,50 119
20.01.2015 ИП Сви­ри­дов 71 Тов. чекб/н от 20.01.2015 Бу­ма­га «Све­то­ко­пия» 796 Шт. 10 10 160,00 1600,00 288,00 1888,00 605
ИТОГО ПО ПРИ­ХОД­НО­МУ ОР­ДЕ­РУ: 31 х 2495,00 449,10 2944,10 х

Если вы хо­ти­те объ­еди­нить при­ход ма­те­ри­а­лов на склад за несколь­ко дней или от раз­ных по­став­щи­ков, то ис­поль­зуй­те са­мо­сто­я­тель­но раз­ра­бо­тан­ный при­ход­ный ордер.

***

Ре­шай­те сами, какой ва­ри­ант до­ку­мен­то­обо­ро­та по­дой­дет для вас. Это будет за­ви­сеть от ва­ше­го про­грамм­но­го обес­пе­че­ния и объ­е­ма склад­ских опе­ра­ций. И за­кре­пи­те вы­бран­ный спо­соб в учет­ной по­ли­тике.

До­ба­вим также, что по­доб­ны­ми пра­ви­ла­ми при­хо­до­ва­ния ТМЦ могут вос­поль­зо­вать­ся тор­го­вые ор­га­ни­за­ции для учета по­сту­па­ю­щих для пе­ре­про­да­жи то­ва­ров.

Журнал «Главная книга»

Подписка Разместить:

Приходный ордер М-4

Обновление: 28 апреля 2017 г.

По общему правилу все хозяйственные операции в организации должны оформляться первичными документами.

При поступлении в организацию материалов от поставщиков в бухгалтерском документообороте применяется типовая межотраслевая форма приходный ордер М-4.

Порядок документального оформления формы М-4

Согласно методическим указаниям по ведению бухгалтерского учета материально-производственных запасов для поступления материалов, поступающих в организацию от поставщиков или из переработки, применяется приходный ордер М-4. Форма М-4 является унифицированной формой первичной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 №71а.

Приходный ордер М-4 составляет материально ответственное лицо в момент поступления товарно-материальных ценностей на склад организации, а также полуфабрикатов в производственные подразделения предприятия. Документ оформляется в одном экземпляре и содержит фактическое количество поступивших ценностей. Если в товарной накладной на поступление товарно-материальных ценностей содержится несколько наименований продукции, разрешается оформление одного приходного ордера М-4. При поступлении на склад однородных грузов от одного поставщика в течение суток допускается составление формы М-4 в целом за день.

Форма приходного ордера М-4 заполняется вручную или с помощью автоматизированной программы складского учета, например 1С.

Скачать бланк приходного ордера М-4

Пошаговая инструкция по заполнению приходного ордера М-4

  1. Приходный ордер на поступление товарно-материальных ценностей имеет свой порядковый номер и дату составления.
  2. «Организация» — заполняется наименование предприятия с указанием юридического адреса и контактного номера телефона.
  3. «Структурное подразделение» — отдел предприятия, получивший товарно-материальные ценности.
  4. В табличной части отражаются:
  • Дата поступления ТМЦ;
  • Код вида операции;
  • Наименование склада;
  • Наименование и код поставщика из классификатора кодов поставщиков (если данный справочник в организации не ведется, то в графе «Код» ставится прочерк);
  • Страховая компания при условии страхования груза (если ТМЦ не были застрахованы, ставится прочерк);
  • Корреспондирующие счета для бухгалтерского и аналитического учета;
  • Номера сопроводительного и платежного документов.

5. Графа 1 содержит наименование, сорт, размер, марку материальных ценностей.

6. Графа 2- номенклатурный номер товарно-материальных ценностей.

7. Графы 3, 4 «Единица измерения» являются отражением единиц измерения ТМЦ.

8. В графах 5, 6 «Количество» отражается количество ТМЦ в соответствии с товарно-сопроводительными документами и фактическим наличием при поступлении.

9. Графа 7 «Цена» — стоимость одной единицы ТМЦ без учета налога на добавленную стоимость (НДС).

10. Графа 8 — сумма без учета НДС для всех ТМЦ данной строки.

11. Графа 9 — сумма НДС товарно-материальных ценностей для всего количества по строке.

12. Графа 10 — общая сумма, включающая, в том числе, НДС для всего количества ТМЦ по строке.

13. Графа 11 «Номер паспорта» заполняется при наличии в ТМЦ содержания камней и драгоценных материалов. К таким материалам прилагается специальный паспорт;

14. Графа 12 – порядковый номер по складской картотеке из карточек учета материалов.

В конце таблицы приходного ордера М-4 подбиваются итоговые суммы, в пустых графах ставятся прочерки. Оформляется приходный ордер М-4 подписями лица, принявшего товарно-материальные ценности на склад, и лица, которое поставило данные материалы. Оформленный по всем правилам документ передается в бухгалтерию предприятия.

Приходный ордер по форме М-4

Короткое обозначение М-4 скрывает за собой бланк приходного ордера. Этот документ относится к документам первичного учета и выписывается тогда, когда на склад предприятия поступает какая-либо продукция от поставщиков, которую необходимо приходовать.

Кто оформляет приходный ордер

Поскольку непосредственный прием поступающих товаров происходит на складе, то и заполнением документа занимается работник склада – кладовщик или его начальник, т.е. лицо материально-ответственное. Приходный ордер является документальным подтверждением факта передачи товарно-материальных ценностей от одной стороны договора к другой.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приходного ордера по форме М-4 .docСкачать образец заполнения приходного ордера по форме М-4 .doc

Основные правила по заполнению формы М-4

С 2013 года данная форма не является строго обязательной к применению, тем не менее, она по-прежнему широко используется на предприятиях и в организациях.

Приходный ордер имеет две стороны и содержит все необходимые сведения, касаемо поставщика, потребителя и самой продукции: ее наименование, сорт, размер, количество, стоимость и т. д. (при этом следует отметить, что часть ячеек можно оставлять пустыми). Если в составе товарно-материальных ценностей имеются драгоценные металлы или камни, то в данном документе необходимо указать сведения из сопроводительного техпаспорта.

При оформлении ордера следует избегать ошибок и помарок, а в случае допущения неточностей лучше заполнить новый бланк.

По правилам бланк можно заполнять как от руки, так и на компьютере, но в любом случае, документ должен обязательно содержать «живые» подписи представителя поставщика и потребителя.

После оформления, номер приходного ордера необходимо зарегистрировать в карточке учета материалов и передать на хранение в бухгалтерию предприятия, где он, как и другие первичные документы должен храниться не менее пяти лет.

Выписывается документ точно в день поступления товаров и отражает фактический приход. Оформляется приходный ордер в одном экземпляре, а если от одного и того же поставщика в течение одного дня бывает несколько поставок, их все можно вносить в один документ.

Инструкция по заполнению приходного ордера

Сказать, что данный вид документа может вызвать какие-то сложности при заполнении, нельзя, поскольку он имеет вполне простую и понятную форму. Стандартный бланк приходного ордера условно можно разделить на несколько частей, в которых содержится три таблицы.

Заполнение «шапки» и первой таблицы формы М-4

Первая таблица – это «шапка» документа. Сначала в ней указывается номер ордера по внутреннему документообороту компании. Затем вписывается наименование организации, принимающей товар, с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий им организаций – код содержится в учредительных бумагах фирмы), а также (по необходимости) структурное подразделение, которое выписывает ордер.

Далее в таблицу вносится дата составления документа, код вида операции (при использовании такого кодирования), номер склада поставщика, его полное наименование, код (при наличии) и страховщик (если товарно-материальные ценности застрахованы). Затем здесь же указываются номера бухгалтерского счета, кода аналитического учета (если таковая система применяется), номера сопроводительного и платежного документов.

Заполнение второй таблицы формы М-4

Вторая таблица приходного ордера относится непосредственно к приходуемой продукции. Сначала указывается наименование товара и его номенклатурный номер, затем единица измерения: ее код — в соответствии с Единым классификатором единиц измерения, и наименование (штуки, килограммы, кубы, метры и т.п.). Далее вносятся сведения о количестве принятых товарно-материальных ценностей (по документам и фактически) – они должны совпадать.

После этого идет информация о стоимости: в седьмой столбик вносится цена за штуку, потом — общая стоимость без учета НДС, затем — выделенный НДС, а потом общая цена уже с учетом НДС. Номер паспорта указывается, если товарно-материальные ценности имеют данный сопроводительный документ (например, ювелирные изделия). В последнюю очередь в таблицу вписывается номер карточки по складской картотеке.

Оставшиеся незаполненными строки необходимо перечеркнуть (в виде буквы Z или крест накрест).

Заполнение оборотной стороны формы М-4

На обратной стороне документа подводится итог по приходу: общее количество принятого товара, его общая стоимость без НДС, размер НДС и стоимость с НДС. Письменно расшифровывать суммы не нужно.

В завершение на приходном ордере должны быть поставлены подписи непосредственного приемщика товара (в данном случае, кладовщика) и представителя поставщика (в данном случае, экспедитора) с обязательной расшифровкой. Заверять ордер печатью нет необходимости, т.к. с 2016 года юридические лица могут не проштамповывать свои документы.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *