Как в 1С ввести график работы?

Содержание

Сокращенное рабочее время: как настроить и изменить график работы в 1С

В статье эксперты 1С напоминают основы трудового законодательства о сокращенном рабочем времени — что это такое и какая может быть продолжительность, каким категориям работников устанавливается, особенности оплаты. Рассматривается порядок настройки и изменения графиков работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Сокращенное рабочее временя: кому положено, продолжительность, порядок оплаты

В соответствии со статьей 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Трудовое законодательство определяет категории работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени.

Понятия «сокращенная продолжительность рабочего времени» в Трудовом кодексе РФ нет, но есть объяснение через противопоставление нормальной продолжительности рабочего времени и указание на то, что оплата при сокращении рабочего времени по общему правилу не уменьшается по сравнению с работой нормальной продолжительности (за исключением оплаты сокращенного рабочего времени несовершеннолетних сотрудников).

В Трудовом кодексе вопросам сокращенного рабочего времени посвящено несколько статей.

Статья 92 ТК РФ определяет категории работников, которым устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени в неделю.

Этот перечень может быть расширен, так как эта же статья Трудового кодекса допускает, что сокращенная продолжительность рабочего времени может устанавливаться и для других категорий, перечисленных в ТК РФ или регламентированных иными федеральными законами*.

Примечание:
* Обратите внимание, что неполное рабочее время (неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя) регулируется статьей 93 ТК РФ, устанавливается по соглашению между работодателем и работником и в этой статье не рассматривается.

Согласно статье 92 ТК РФ, сокращенное рабочее время следует установить следующим категориям работников:

  • младше 16 лет;
  • в возрасте 16-18 лет;
  • инвалидам I и II групп;
  • работающим во вредных условиях труда 3-й и 4-й степени или опасных условиях труда (категория установлена по результатам спецоценки условий труда). При этом для работников, занятых во вредных условиях труда 3-й или 4-й степени, часть 3 статьи 92 ТК РФ позволяет на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора и с обязательного согласия работника увеличивать рабочее время с 36 до 40 часов в неделю. Соглашение оформляется дополнением к трудовому договору с одновременным назначением работнику денежной компенсации. Обратите внимание, что сотрудникам, не постоянно занятым на вредных и опасных работах, сокращенное рабочее время устанавливается только на период таких работ.

Кроме того, трудовое время сокращается на основании других статей ТК РФ следующим категориям работников:

Длительность сокращенного рабочего времени для основных категорий трудящихся измеряется в часах, отработанных за неделю, и также определена статьей 92 ТК РФ.

Так, к примеру, продолжительность рабочего времени не должна превышать за неделю:

  • для подростков младше 16 лет — 24 часов;
  • для трудящихся 16-18 лет и инвалидов I и II групп — 35 часов;
  • для работающих во вредной или опасной трудовой обстановке — 36 часов.

В указанной статье приводятся предельно допустимые временные рамки сокращения.

Наряду с сокращением трудовой недели в Трудовом кодексе установлены нормативы ежедневной продолжительности труда для особых категорий сотрудников (ст. 94 ТК РФ). Например:

  • для молодых трудящихся:
    • подростки 15-16 лет — не более 5 часов;
    • несовершеннолетние 16-18 лет — не более 7 часов;
    • совмещающие рабочую деятельность и получение общего или среднего специального образования работники возраста 14-16 лет — не более 2,5 часов, 16-18 лет — не более 4 часов;
  • для работающих во вредной или опасной обстановке:
    • при 36-часовой неделе — не более 8 часов;
    • при 30-часовой и более короткой неделе — не более 6 часов. При этом максимальный норматив ежедневной работы для таких сотрудников может быть увеличен: при 36 часах в неделю — до 12 часов; при 30-часовой и более короткой неделе — до 8 часов;
  • предельная длительность каждодневной трудовой смены для инвалидов должна устанавливаться медицинским заключением.

По общему правилу специалисты, работающие в условиях сокращенного рабочего времени, получают полную зарплату. То есть сокращенное время — это и есть установленная норма времени для указанных категорий работников.

Исключение из этого предписания — порядок оплаты труда несовершеннолетних сотрудников (ст. 271 ТК РФ). Несовершеннолетний сотрудник, сочетающий работу с образовательными занятиями, получает зарплату в зависимости от фактически отработанного времени. Повременная оплата несовершеннолетнему работнику начисляется с учетом сокращения времени работы. Если оплата труда несовершеннолетнего работающего зависит от выработки, то нормы выработки пересчитываются с учетом сокращенного трудового времени.

По сути, оплата труда несовершеннолетних работников производится по правилам, установленным для неполного, а не для сокращенного рабочего дня (несмотря на то, что правила расчета соответствуют неполному рабочему времени, это сокращенное рабочее время, так как режим работы устанавливается законодательными актами).

Работодатели вправе предусмотреть в коллективных и/или трудовых договорах доплату несовершеннолетним трудящимся до уровня полного заработка, установленного по штатному расписанию предприятия.

Для всех категорий сотрудников, для которых законом установлено сокращенное рабочее время, время, отработанное сверх этого, считается сверхнормативным и оплачивается в соответствии с требованиями статьи 152 ТК РФ: за первые 2 часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере либо по желанию работника компенсируется предоставлением дополнительного времени отдыха.

Настройка графиков работы в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 рабочее время определяется графиком работы. Графики работы назначаются сотрудникам при приеме на работу, кадровом перемещении или при переводе сотрудника из одной организации, входящей в состав предприятия. Настраиваются Графики работы сотрудников в одноименном справочнике (меню Настройка — Графики работы сотрудников) по ссылке Изменить свойства графика (рис. 1).

Рис. 1. Настройка графика работы в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

Блок Неполное рабочее время заполняется при настройке графика работы несовершеннолетних сотрудников с целью пересчета нормы времени относительно другого графика, например, 40-часовой рабочей недели. Как правило, для сокращенного рабочего времени флаг Неполное рабочее время не устанавливается, так как указанная в таблице Расписание работы продолжительность работы по дням недели в часах и есть полная рабочая норма времени по этому графику. Исключение составляют графики работы несовершеннолетних работников. Блок Неполное рабочее время доступен при установленном флаге Используется работа по неполной ставке (меню Настройки — Кадровый учет).

В таблице Расписание работы в поле Явка следует установить с понедельника по пятницу норму времени по дням в часах.

Обратите внимание, что название поля Явка отображает соответствующий Вид времени, установленный флагом в таблице Виды времени.

В поле Длительность рабочей недели автоматически подсчитывается продолжительность рабочей недели в часах. После подтверждения настройки кнопкой ОК график работы автоматически заполняется на весь год.

Заполненный автоматически в соответствии с производственным календарем график можно корректировать вручную. Но следует помнить, что установленный флаг Автоматическое обновление по производственному календарю означает перезаполнение графика при обновлении производственного календаря с потерей всех внесенных ручных изменений.

В документе предусмотрены печать графика работы по кнопке График работы и автоматический расчет Среднемесячного числа часов и дней в году.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 перевести сотрудника на другой график работы можно, зарегистрировав документ Кадровый перевод, установив флаг Перевести на другой график и выбрав соответствующий предварительно настроенный график работы. При этом флаг Отразить в трудовой книжке не активен, и это событие не отразится в отчетах СЗВ-ТД и СТД-Р*.

Примечание:
* Подробнее о том, как перейти на использование электронной трудовой книжки, см. в статье «Электронные трудовые книжки: как начать использовать».

Кроме того, для регистрации изменения графика работы сотрудников предназначен документ Изменение графиков работы списком. Этот документ не предназначен для регистрации сведений в трудовой книжке, и потому это событие также не отразится автоматически в отчетах СЗВ-ТД и СТД-Р. Это соответствует порядку заполнения отчетов: кадровое мероприятие, соответствующее смене графика, не предусмотрено.

Пример 1

Инвалиду II группы менеджеру Г.П. Козодоеву необходимо установить 35-часовую рабочую неделю и рассчитать зарплату за полный отработанный месяц по его графику.

Оклад по штатному расписанию для должности менеджер — 35 000 руб. с 01.02.2019.

В таблице Расписание работы при Настройке графика работы в поле Явка с понедельника по пятницу следует установить по 7 часов. При этом Длительность рабочей недели автоматически установилась 35 часов.

После представления документов, подтверждающих инвалидность, сотрудника Г.П. Козодоева необходимо перевести на работу в режиме сокращенного рабочего времени в соответствии с настроенным графиком. Зарегистрировать новый график работы сотрудника можно, например, документом Кадровый перевод, установив флаг Перевести на другой график и выбрав соответствующий предварительно настроенный график работы (в Примере 1 — «сокращенное время инвалида 2 гр», рис. 2).

Рис. 2. Перевод сотрудника на другой график работы

Пример 2

На работу менеджером с окладом 35 000 руб. был принят 17-летний М.С. Горбунков.

При настройке графика работы несовершеннолетнего работника в возрасте от 16 до 18 лет следует (в отличие от настройки графика в Примере 1) установить флаги Неполное рабочее время и Считать норму по другому графику. В качестве графика, по которому предстоит считать норму, следует выбрать стандартный график: «пятидневка» с 40-часовой рабочей неделей (рис. 3).

Рис. 3. Настройка графика работы несовершеннолетнего сотрудника

При начислении зарплаты заработок по окладу М.С. Горбункова за полностью отработанный месяц февраль 2020 года в размере 30 625 руб. рассчитывался по формуле:

то есть: 35 000 руб. X 133 часа / 155 часов.

Важно: так как фактически отработанное время и норма времени по пятидневке учитываются в часах, то в качестве начисления для оплаты труда М.С. Горбункова в программе следует установить вид расчета Оплата по окладу (по часам).

Изменение графиков работы в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

Если изменение графиков работы происходит не с первого числа месяца, то рассчитать норму рабочего времени за месяц, в котором произошло изменение графика работы, следует по правилам, установленным положением о заработной плате организации: либо двумя частями отдельно по графикам работы до и после изменения, либо соединив части разных графиков в единый.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 выбор варианта устанавливается в меню Настройки — Расчет зарплаты переключателем При изменении нормы времени из-за смены графика работы не с первого числа месяца, считать норму времени в одно из двух положений:

  • Исходя из графиков работы до и после изменения;
  • Исходя из индивидуального графика работы.

Однако на самом деле метод расчета нормы времени определяется наличием или отсутствием документа Индивидуальный график (меню Зарплата — Индивидуальные графики). Даже если выбран вариант Исходя из графиков работы до и после изменения, но заполнен Индивидуальный график, то расчет производится исходя из нормы времени по Индивидуальному графику. И наоборот, при отсутствии Индивидуального графика расчет производится Исходя из графиков работы до и после изменения.

Учтите, что в случае, когда один из графиков содержит настройку неполного рабочего времени, применение Индивидуального графика приводит к искажению результата. Причиной искажения становится то, что Индивидуальный график не учитывает Неполное рабочее время.

Пример 3

В продолжение Примера 2: 10.02.2020 М.С. Горбункову исполнилось 18 лет, и с этого дня он переведен на график работы «пятидневка».

С 1 по 9 февраля у М.С. Горбункова был назначен график работы на условиях сокращенного времени, а с 10 по 20 февраля действует график полного времени.

В графике сокращенного рабочего времени несовершеннолетнего сотрудника установлены флаги Неполное рабочее время и Считать норму по другому графику.

Изменение графика работы М.С. Горбункова зарегистрировано в программе документом Изменение графиков работы списком.

Норма рабочего времени за месяц исчисляется Исходя из графиков работы до и после изменения. Расчет заработка за февраль производится двумя частями.

Для обеих частей норма по пятидневке за месяц составляет 152 часа, при этом на условиях сокращенного рабочего времени отработано с 1 по 9 февраля 5 рабочих дней по 7 часов. Заработок за первую часть составляет: 35 000 руб. х 35 часов / 152 часа = 8 059,21 руб.

Во второй части месяца отработано с 10 по 29 февраля 14 дней по 8 часов. Заработок за вторую часть месяца составляет: 35 000 руб. х 112 часов / 152 часа = 25 789,47 руб.

Таким образом, за февраль М.С. Горбункову начислено 33 848,68 руб. при окладе 35 000 руб.

Пример 4

В продолжение Примера 1: справка об инвалидности у Г.П. Козодоева действует с 10.02.2020. Ему необходимо установить график сокращенного рабочего времени именно с 10 февраля. До этой даты он работал по графику «пятидневка».

Если рассчитывать норму времени Исходя из графиков работы до и после изменения, то расчет заработка за февраль производится двумя частями, и в период с 1 по 9 февраля отработано 40 часов по пятидневке (норма за месяц — 152 часа). В период с 10 по 29 февраля отработано 98 часов из месячной нормы сокращенного рабочего времени 133 часа.

В целом за полностью отработанный в соответствии с установленной нормой февраль 2020 года заработок Г.П. Козодоева составляет полный оклад 35 000 руб. (9 210,53 руб. + 25 789, 47 руб.).

Если рассчитывать норму рабочего времени в феврале для Г.П. Козодоева Исходя из индивидуального графика работы, то следует сформировать Индивидуальный график (рис. 4).

Рис. 4. Индивидуальный график

После выбора в документе Индивидуальный график кнопкой Подбор сотрудника автоматически заполняется единый график на указанный Месяц на основании графиков пятидневки и сокращенного рабочего времени. Норма рабочего времени у Г.П. Козодоева в феврале составляет 138 часов. Расчет заработка за февраль при этом производится двумя частями исходя из следующего:

  • в период с 1 по 9 февраля отработано 40 часов из нормы за месяц 138 часов;
  • в период с 10 по 29 февраля отработано 98 часов из месячной нормы 138 часов.

В целом за полностью отработанный в соответствии с установленной нормой времени в феврале 2020 года заработок Г.П. Козодоева составляет полный оклад 35 000 руб. (10 144,93 руб. + 24 855,07 руб.).

Так как в Примере 4 предполагалось, что месяц отработан полностью, заработок сотрудника за полностью отработанный месяц будет одинаков при любом варианте этой настройки.

1С:ИТС

О сокращенной продолжительности рабочего времени см. в раздела «Консультации по законодательству».

В данной статье рассмотрим, где найти Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП 3.1, когда и как им необходимо пользоваться.

Где найти Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП

В начале статьи сразу хотим обратить Ваше внимание на то, что в 1С 8.3 ЗУП есть два объекта под названием Табель. Один из них – это отчет Табель учета рабочего времени (Т-13), который можно найти в разделе Зарплата – Отчеты по зарплате, а другой – это документ Табель, расположенный в разделе Зарплата – Табели.

Рассмотрим, в каком случае следует использовать отчет Табель учета рабочего времени, а в каком не обойтись без документа Табель.

Учет отработанного времени в 1С ЗУП 3

Способы учета отработанного времени в 1С ЗУП 3

Учет отработанного времени в 1С ЗУП 3 можно вести двумя способами:

  • Методом «отклонений» – когда отклонения от графика работы сотрудника регистрируются соответствующим документом-отклонением: Больничный лист, Отпуск, Работа сверхурочно и т.д.
  • Методом «сплошной регистрации» – когда наряду с регистрацией отклонений ведется учет фактически отработанного времени.

Ведение учета отработанного времени методом «отклонений» является более приоритетным из-за того, что он создает меньше нагрузки на систему.

Общие шаги по учету отработанного времени

При использовании любого из методов учета отработанного времени первые шаги выглядят следующим образом:

  • В начале года заполняется Производственный календарь (Настройка – Производственные календари) и на его основе заполняются Графики работы сотрудников (Настройка – Графики работы сотрудников).
  • В случае необходимости для изменения нормы времени на определенный месяц или другой период вводится документ Индивидуальный график (Зарплата – Индивидуальные графики).
  • Вводятся документы, регистрирующие отклонения от нормы работы сотрудника (например, Больничный лист, Отпуск, Работа в выходные и праздники и т.д.)

Учет отработанного времени методом «отклонения»

Если используется учет отработанного времени метод «отклонений», то на основании введенных данных можно сформировать отчет Табель учета рабочего времени (Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13)). При этом ввод документа Табель (Зарплата – Табели) будет излишним.

Например, в декабре 2018 г. сотрудник Орхидеев К.С. с 3 по 16 декабря был в ежегодном отпуске, а с 17 декабря взял на 4 дня отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам.

При использовании метода «отклонений» для получения Табеля учета рабочего времени по форме Т-13 необходимо:

  1. Создать документ Отпуск с 3 по 16 декабря 2018 г.:
  2. Создать документ Отпуск без сохранения оплаты (Зарплата – Отпуска — Отпуск без сохранения оплаты) с 17 по 20 декабря 2018 г.:
  3. Сформировать отчет Табель учета рабочего времени (Т-13), где дни ежегодного отпуска будут проходить под кодом ОТ, а дни отпуска за свой счет по семейным обстоятельствам – ДО.

Учет отработанного времени методом «сплошной регистрации»

Метод «сплошной регистрации» применяется, когда фактически отработанное время нельзя учесть, зарегистрировав только документы-отклонения. Это может происходить, если в организации нет возможности составить график, или по итогам месяца получается, что график не соблюдается, т.к. сотрудники часто замещают друг друга. В этом случае такие отклонения от графика можно зафиксировать только с помощью документа Табель.

Например, сотрудница Ландышева Л.С. работает по графику 2 дня через 2 дня по 12 часов. Ей назначена Оплата по окладу (по часам) в размере 30 000 руб. за полностью отработанный месяц. В январе 2019 г. норма часов по графику работы сотрудницы составляет 196 час. Однако 16 и 19 января 2019 г. ей пришлось выйти на работу не в свою смену, заменив заболевшего сотрудника. При этом 17 января 2019 г. ей предоставили выходной.

В этом случае отклонения от графика работы сотрудницы можно зафиксировать только путем ввода документа Табель. При этом 16 и 19 января, проходящие согласно графику работы сотрудницы под кодом В, следует заменить на код Я и указать количество отработанных часов – 12, а 17 января обозначить как выходной под кодом В:

Чтобы при наличии таких зарегистрированных отклонений можно было провести документ Табель, необходимо в разделе Настройка – Расчет зарплаты снять флажок Проверять соответствие фактического времени плановому:

После проведения документа Табель количество фактически отработанных за январь 2019 г. часов по сотруднице получится 204 часа:

Оплата по окладу (по часам) за январь 2019 г. составит:

  • 30 000 (оклад) / 192 (норма часов за месяц) * 204 (кол-во фактически отработанный часов за месяц) = 31 875 руб.

См. также:

  • Лайфхаки по учету рабочего времени (из записи эфира от 01 октября 2018 г.)

Как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП

Документ Табель можно заполнять следующим образом:

  • Если требуется подобрать только определенных сотрудников, то следует воспользоваться кнопкой Подбор:

Например, требуется заполнить документ Табель только на одну сотрудницу – Ландышеву Л.С.

В этом случае необходимо в Табеле нажать кнопку Подбор. В открывшейся форме выделить строку с сотрудницей Ландышевой Л.С. Для подтверждения своего выбора в форме подбора сотрудников следует нажать кнопку Выбрать:

  • Если стоит задача заполнить документ всеми сотрудниками организации, то необходимо нажать кнопку Заполнить:
  • Если требуется заполнить документ только сотрудниками определенного подразделения, то вначале в поле Подразделение выбирается подразделение, а затем нажимается кнопка Заполнить.

Например, необходимо заполнить отдельный документ Табель на подразделение Отдел сбыта готовой продукции.

Для этого в документе Табель в поле Подразделение вначале следует указать подразделение Отдел сбыта готовой продукции, а далее нажать кнопку Заполнить:

Документ будет заполнен только сотрудниками, работающими в подразделении Отдел сбыта готовой продукции.

Распечатать Табель по форме Т-13 можно из документа Табель, нажав кнопку Т-13:

Как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП при подключенном механизме «обособленных территорий»

Механизм «обособленных территорий» используется, когда требуется, чтобы, например, учитывалась работа сотрудника на разных территориях, при этом по кадровому учету сотрудник продолжает числиться в исходном подразделении. Данный механизм используется и для решения других задач.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда смотрите материалы по теме:

  • Справочники оргструктуры: Организации, Подразделения, Территории
  • Использование справочника «Территории»

Если в программе 1С 8.3 ЗУП хотя бы у одной организации подключен механизм «обособленных территорий», для чего в учетной политике такой организации установлен флажок Использовать обособленные территории, то вид документа Табель меняется для всех организаций, учет по которым ведется в информационной базе.

В учетной политике организации ООО «Барбарис» установлен флажок Использовать обособленные территории.

После этого подключается механизм «обособленных территорий». В этом случае становится доступным справочник Территории (Настройка – Территории), а документ Табель меняет свой вид и выглядит следующим образом:

В документе Табель появляется возможность учитывать работу сотрудника как на одной территории в течение дня, так и на разных территориях в один день. Для этого необходимо щелкнуть по ячейке с данными за определенный день и внести информацию по часам и территориям.

10 января 2019 г. сотрудник Геранькин Г.Г. всего отработал согласно своему графику 7 часов. При этом 2 часа он трудился в подразделении, в которое он принят – Производственный отдел. Остальные 5 часов – работал на территории ПС (Платформа «Северная»).

Для учета времени работы сотрудника вначале следует заполнить документ Табель за январь 2019 г., нажав кнопку Заполнить. Далее щелкнуть по ячейке с 10 января по сотруднику Геранькину Г.Г. и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась на разных территориях:

Затем в таблице Данные о времени можно внести информацию по работе сотрудника на разных территориях следующим образом:

При этом информация в Табеле будет представлена в следующем виде:

В документе Начисление зарплаты и взносов появляется специальная колонка Терр., условия труда, в расшифровке которой можно увидеть, какие суммы рассчитаны по какой территории:

Как заполнить Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 ЗУП при подключенном механизме «особых условий труда»

Механизм «особых условий труда» используется, когда требуется учитывать разные условия труда, которые вносятся в справочник Условия труда (Настройка — Условия труда).

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Использование механизма учета особых условий труда

В элементах данного справочника указываются условия, которые будут учитываться при расчете зарплаты сотрудникам. В этом случае можно указать результаты спец. оценки, процент надбавки за вредность, количество дополнительных дней отпуска, код особых условий труда и т.д.:

Если в программе 1С 8.3 ЗУП хотя бы у одной организации подключен механизм «особых условий труда», для чего в учетной политике такой организации установлен флажок Использовать особые условия труда, то вид документа Табель меняется для всех организаций, учет по которым ведется в информационной базе.

В информационной базе учет ведется с использованием особых условия труда. Для этого в учетной политике организации ООО «Барбарис» установлен флажок Использовать особые условия труда:

В этом случае документ Табель меняет свой вид и выглядит следующим образом:

В документе Табель появляется возможность учитывать работу сотрудника в особых условиях труда (например, обычных и вредных) как целый день, так и несколько часов в разных условиях в один день. Для этого необходимо щелкнуть по ячейке с данными за определенный день и внести информацию по часам и условиям труда.

10 января 2019 г. сотрудник Орхидеев К.С. всего отработал согласно своему графику 8 часов. При этом 2 часа он трудился в своих обычных условиях, а остальные 6 часов – работал в горячем цехе.

Для учета времени работы сотрудника вначале следует заполнить документ Табель за январь 2019 г., нажав кнопку Заполнить. Далее щелкнуть по ячейке с 10 января по сотруднику Орхидееву К.С. и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась в разных условиях:

Затем в таблице Данные о времени можно внести информацию по работе сотрудника в разных условиях труда (обычных и в Горячем цехе) следующим образом:

После этого информация в Табеле выглядит так:

В документе Начисление зарплаты и взносов появляется специальная колонка Терр., условия труда, в расшифровке которой можно увидеть, какие суммы рассчитаны по каким условиям труда:

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Учет рабочего времени, табелирование

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как заполнить табель учета рабочего времени в нерабочие дни

Что же такое «нерабочие дни с сохранением заработной платы» и как работодателю их правильно отразить?

В трудовом законодательстве нет понятия нерабочих дней с сохранением заработной платы. Эти дни не относятся ни к выходным, ни к нерабочим праздничным. Аналогичная позиция — в Разъяснениях Минтруда от 26.03.2020 года.

Среди кодов, которые были в табеле учета рабочего времени для отражения периодов отсутствия / присутствия на работе, нет подходящего кода для этих дней. Коды «В» (выходные дни) и «ОВ» (дополнительные выходные дни (оплачиваемые) не подходят.

Можно ли просто автоматом поставить рабочие дни и начислить зарплату как обычно?

  • Проставить в эти дни явки нельзя. Код «Я» предусмотрен для дней присутствия на работе. Главное условие — за работником за этот период должна сохраниться заработная плата. Правило о выплате заработной платы не отменено: ее нужно выплатить строго в сроки, установленные у работодателя.

Если ни один из принятых кодов не подходит, как быть? Что проставлять в табеле учета рабочего времени за эти дни?

  • Работодателям самостоятельно нужно установить приказом новый код для отражения в табеле учета рабочего времени нерабочих дней с сохранением заработной платы. Например, НДО, НДЗ, НДУ — любой, какой вам больше нравится. В приказе нужно прописать, что эти дни не относятся ни к выходным, ни к праздничным дням. И главное, зафиксируйте, что за эти дни за работником сохраняется именно заработная плата. Не забудьте внести изменения в учетную политику, утвердив новую форму табеля.

Как «привязать» новый код к программе автоматизированного учета рабочего времени?

  • Рекомендую написать техническое задание, служебную записку программистам той программы автоматизированного учета рабочего времени, которую использует работодатель. Иначе придется просчитывать заработную плату.

Изменится ли норма рабочего времени в связи с установлением нерабочих дней?

  • В соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н, норма рабочего времени исчисляется в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из продолжительности ежедневной работы (смены). И в формуле расчета не участвуют нерабочие дни, предусмотренные Указом Президента.

Нужно ли утверждать новый производственный календарь?

Бесплатные вебинары в Контур.Школе Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика. Расписание вебинаров

  • Производственный календарь никем не утверждается, не нужно ориентироваться на справочно-правовые системы, интернет или программу электронного документооборота работодателя. Он просчитывается каждым работодателем в зависимости от установленной работнику продолжительности рабочего времени в неделю. Из-за введенных нерабочих дней менять производственный календарь не нужно.

Если работа организована удаленно, что ставить в табеле?

Есть различия для тех, кто имеет право в эти дни работать, и тех, кто не подпадает под определение непрерывно действующих организаций?

  • При переходе на удаленный режим работы у работодателя должен быть приказ, которым определены списки работников, переведенных на дистанционный формат работы. Также должны были быть составлены дополнительные соглашения и определен режим работы таких работников. Из документов работодателя должно быть понятно, как работник и работодатель взаимодействуют и как ведется учет рабочего времени.

Специального кода для удаленной работы нет. Этим кодом может быть привычный код «Я». Главное, чтобы из документов следовало, что работник не присутствует на рабочем месте и тем самым нет нарушений санитарно-эпидемиологических предписаний.

Если программное обеспечение работодателя позволяет вносить в него изменения, то можно также написать техническое задание и дополнить табель кодом для удаленной работы, например «УД» или «УР», и утвердить приказом соответствующие изменения в табель. Так работодатели смогут различать тех, кто работает на удаленке, и тех, кто работает на рабочем месте.

Но в целом можно остаться со стандартными «явками» в табеле. Введение дистанционной работы само по себе не влияет на оплату труда, если стороны не договорились об ином в соглашении к трудовому договору.

Евгения, какой совет вы можете дать читателям в сложившихся обстоятельствах?

По сути, все, что сейчас происходит, — это проверка наших компетенций на то, как быстро мы можем подстраиваться под происходящие изменения. Нужны нестандартные решения, в том числе и от провайдеров программ электронного документооборота. Я настоятельно рекомендую качественно обосновывать во внутренних документах организации все, что связано с практикой введения нерабочих дней.

Форма 0504421. Корректирующий табель учета рабочего времени

Корректирующий табель учета рабочего времени существует для удобства внесения изменений в уже заполненный табель учета рабочего времени. Корректирующая бумага может быть оформлена как на одного сотрудника, так и на весь персонал. Главное к ней требование – сообщение новых сведений о том, где фактически находился сотрудник организации, был ли на работе, если отсутствовал, то по какой причине.

ФАЙЛЫ

Обозначения

Если сотрудника нет на месте и причина этого явления неизвестна, то в табель учета рабочего времени обычно ставят «НН». Если оказывается, что причина в болезни сотрудника (и был предоставлен больничный лист), то на месте этих «НН» проставляется обозначение «Б».

А если уважительных причин для пропуска рабочего дня не было, то обозначение «НН» следует заменить на «ПР», что значит, что имел место прогул. Существуют и другие обозначения для каждого из дней работы и вида деятельности.

Назначение

Табель учета рабочего времени, согласно трудовому законодательству, заполняется и сдается не реже двух раз в месяц (об этом ясно говорится в 136 статье Трудового кодекса РФ). Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата.

Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса. Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей. Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен формами Т-12 и Т-13. А в бюджетных учреждениях используется типовая форма номер 0504421. Однако последние могут прибегнуть и к Т-13.

Важно! Отличие корректирующего табеля от основного состоит в обозначении типа в шапке документа (основной или корректирующий), а также в нумерации. В основном табеле учета рабочего времени нумерации нет, тогда как корректирующие документы, помимо своего идентификационного, всегда имеют порядковый номер.

Изменения в одну и ту же бумагу могут вноситься неоднократно как по одному, так и по нескольким сотрудникам. Поэтому полное название документа может быть «Корректирующий табель учета рабочего времени №1, номер корректировки — 2». Это значит, что к первому табелю учета рабочего времени поступает второй вариант корректировки.

При этом данные из корректирующего документа вносятся в основную бумагу. Например, обозначения «НН» (неизвестная причина отсутствия) заменяется на «ПР» (прогул) или «Б» (трудовые часы пропущены по болезни).

Удобнее это делать в электронном виде, так как замены бывают достаточно обширны. Если же предстоит исправить одну-две буквы, то можно обойтись простым исправлением в существующей бумаге. Однако здесь есть нюансы.

Исправления

Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:

  • Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
  • Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
  • Расшифровка подписей.
  • Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.

Временные промежутки

Корректирующий табель рабочего времени может поступить в бухгалтерию в течение полугода после закрытия основного табеля. Даже тогда бухгалтерия должна произвести перерасчет заработной платы. Хотя, согласно рекомендациям, табельщик составляет его и сдает не позже 5-го числа текущего месяца.

Сопутствующие документы

Каждый конкретный случай должен рассматриваться индивидуально, но к корректирующему табелю учета рабочего времени обычно прилагают объяснительные записки сотрудника или сотрудников. Чаще всего это явление связано с несвоевременным предъявлением больничного листа либо с невозможностью его предоставить. Предусмотрительные работодатели по этому поводу ввели практику уточнения этих моментов по телефону с не явившимся на службу сотрудником.

Однако по Трудовому кодексу нельзя проставлять в документе шифр «Б», не удостоверившись в существовании больничного листа. Кроме того, заболевший сотрудник не всегда имеет возможность сообщить о своем положении.

Помимо этого, к корректирующему табелю всегда должна прилагаться служебная записка, составленная ответственным за заполнение сотрудником.

Важные нюансы

В командировке работник ведет табель учета рабочего времени самостоятельно. За это ему положена доплата, так как количество трудовых обязанностей увеличивается. Поэтому, если по каким-либо причинам требуется внести изменения в такой табель, то оформлять его должен сам сотрудник, так как именно он в этом случае отвечает за корректность указанных данных.

Если корректировка нужна по нескольким сотрудникам, то удобнее корректирующий табель составлять на каждого работника отдельно. Так можно минимизировать возможность ошибки в бухгалтерии.

Возможные ошибки

В судебных разбирательствах часто встречаются дела, при которых:

  • В табеле отсутствует отметка о прогуле сотрудника. Каждый день табельщику обязательно выставлять отметку «НН», если сотрудника нет на месте, а не пытаться выяснить причину и оставлять заполнение «на потом».
  • Сотрудником был предъявлен больничный лист прошлого периода или больничный лист был возвращен. Такое поведение вредит работодателю.
  • В табеле отсутствует подпись руководителя. Или, помимо табеля, не было предоставлено дополнительных доказательств отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Сколько хранится

Время хранения документа напрямую зависит от его функционала:

  • Если корректирующий табель рабочего времени используется только как документ, который содержит сведения о деятельности фирмы, то его обязательно хранить год.
  • Если он напрямую связан с начислением организации налогов (а так бывает в подавляющем большинстве случаев), то срок хранения увеличивается до 4 лет.
  • Если же он основной документ для начисления заработной платы, то должен сохраняться как минимум 5 лет.
  • А если в организации вредные либо опасные условия труда (которые накладывают на работников обязанность работать в них), то документ хранится не меньше 75 лет.

Неправильное оформление корректирующего табеля учета рабочего времени, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, может стоить работодателю до 80 тыс. руб.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *