Как заверить документ?

Тестовые задания по теме «Документационное обеспечение управления»

В тесте необходимо выбрать правильный ответ (их может быть несколько) или указать последовательность объектов.

1. Документ – это:

1. Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2. Носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений.

3. Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.

2. Подлинник документа – это:

1. Первый или единственный экземпляр документа.

2. Экземпляр документа, с которого снята копия.

3. Юридическая сила документа – это:

1. Особенности внешнего оформления документа.

2. Свидетельство наличия в документе положений нормативного характера.

3. Способность документа порождать определенные правовые последствия.

4. Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?

1. Да.

2. Да, по соглашению сторон информационного обмена.

3. Нет.

5. Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам удостоверения?

1. Гриф утверждения.

2. Печать.

3. Отметка о заверении копии.

4. Виза согласования.

5. Подпись.

6. В какой последовательности должны быть расположены наименования в бланке письма филиала организации?

1. Открытое акционерное общество.

2. (ОАО «Сибнефть»).

3. Филиал в городе Ханты-Мансийске.

4. «Нефтяная компания “Сибнефть”».

7. Какие реквизиты включаются в бланк письма?

1. Место составления или издания документа.

2. Заголовок к тексту.

3. Наименование организации.

4. Товарный знак (знак обслуживания).

5. Наименование вида документа.

6. Адресат.

7. Справочные данные об организации.

8. На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы?

1. На подлиннике, отправляемом адресату.

2. На копии, помещаемой в дело организации.

9. Какой реквизит оформлен неправильно?

1. Наименование организации-автора.

2. Справочные данные об организации.

3. Дата документа.

4. Регистрационный номер документа.

5. Заголовок к тексту.

Некоммерческое партнерство
«ГИЛЬДИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ РИЭЛТЕРОВ» Исполнительному директору

Загородное ш., 5, Москва, 118365 совместного предприятия

Тел. (495) 245-18-01; факс (495) 245-30-00 «Russian Trust & Trade Ltd.»

ОГРН 1127776500001;

ИНН/КПП 0112220000/011777000 г-ну Г.П. Сидорову

10. Какой вариант оформления справочных данных об организации и кодов в бланке организации является правильны

11. Что должен сделать работник организации, визирующий документ, если он не согласен с его содержанием?

1. Отказаться от визирования документа.

2. Завизировать документ, выразив свое мнение.

12. Какой вариант заголовка к письму вы считаете правильным?

1. О договоре поставки.

2. О невыполнении договора поставки от 12.08.2005 № 45/67.

3. О невыполнении договора.

13. Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия?

1. Генеральный директор           Подпись     Л.И. Садиков

2. Зам. генерального директора Подпись     О.П. Ремизов

3. И.о. генерального директора      Подпись     О.П. Ремизов

14. Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (Н.И. Старков) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (Е.Д. Табакова)?

1. Коммерческий директор       Подпись  Е.Д. Табаков

2. Зам. коммерческого директора Подпись  Е.Д. Табаков

3. И.о. коммерческого директора Подпись  Е.Д. Табаков

15. Нужно ли заверять печатью организации приказы руководителя?

1. Да.

2. Нет.

16. Какое письмо заверяется печатью?

1. Гарантийное письмо.

2. Коммерческое предложение.

3. Письмо-просьба.

17. Какой вариант оформления резолюции руководителя является правильным?

1. Кравцову М.П.

Прошу подготовить заключение к 18.04.2007.

Подпись руководителя

10.04.2007

2. Кравцову М.П.

Прошу рассмотреть.

Подпись руководителя

10.04.2007

18. Какой вариант оформления отметки о наличии приложения в сопроводительном письме является правильным?

1. Приложение: упомянутое на 3 л. в 1 экз.

2. Приложение: по тексту на 3 л. в 1 экз.

3. Приложение: на 3 л. в 1 экз.

19. Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ?

1. Да.

2. Нет.

20. Какие нормы применяются для расчета численности делопроизводственного персонала?

1. Нормы выработки.

2. Нормы времени.

3. Нормы управляемости.

4. Нормы обслуживания.

21. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?

1. Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки
в 2007 г. в срок до 20.01.2007.

2. Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2007 г. в срок до 20.01.2007.

3. Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2007 смету расходов на командировки
в 2007 г.

4. Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2007 смету расходов на командировки
в 2007 г.

22. Документооборот – это:

1. Передача документа из одной инстанции в другую в процессе его рассмотрения.

2. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

3. Движение комплекса документов в процессе выработки, принятия и исполнения решений.

23. Является ли задача совершенствования форм и методов работы с документами задачей службы ДОУ?

1. Да.

2. Нет.

24. Какой документ относится к нерегистрируемым?

1. Письмо-запрос.

2. Жалоба гражданина.

3. Сопроводительное письмо.

4. Рекламное письмо.

25. Должен ли работник службы ДОУ, осуществляющий контроль за исполнением документов, напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения находящихся у них документов?

1. Да.

2. Нет.

26. Каков максимальный срок исполнения обращений граждан?

1. 15 дней.

2. 30 дней.

3. 45 дней.

4. 60 дней.

27. В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов?

1. В календарных днях.

2. В рабочих днях.

28. Кто может перенести срок исполнения поручения, полученного из вышестоящей организации?

1. Руководитель организации, исполняющей поручение.

2. Руководитель вышестоящей организации.

3. Служба ДОУ организации, исполняющей поручение.

29. Какой из классификаторов может использоваться при регистрации поступающих документов?

1. Классификатор должностных лиц.

2. Классификатор видов продукции.

3. Классификатор единиц административно-территориального деления.

30. Какой документ составляется при необходимости зафиксировать сложившуюся ситуацию или обнаруженные факты?

1. Протокол.

2. Справка.

3. Акт.

31. Какой документ требует утверждения руководителем организации?

1. Положение о бухгалтерии.

2. Справка о задолженности предприятия.

3. Письмо-запрос о предоставлении информации.

4. Протокол заседания совета директоров.

32. Каким образом в организации распределяются обязанности между руководством, в том числе право подписывать документы?

1. Устанавливаются в соответствии с устными распоряжениями руководителя.

2. Устанавливаются приказом руководителя.

3. Устанавливаются в инструкции по делопроизводству.

33. Сколько экземпляров приказа подписывает руководитель?

1. Несколько.

2. Два.

3. Один.

34. На кого может быть возложен контроль за исполнением в последнем пункте приказа?

1. На руководителя структурного подразделения.

2. На заместителя руководителя организации.

35. Какое утверждение является правильным?

1. В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений.

2. В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел.

3. В каждой организации должны быть только номенклатуры дел структурных подразделений.

36. Какие признаки отражены в заголовке дела: «Протоколы заседаний Совета директоров общества»?

1. Корреспондентский.

2. Номинальный.

3. Авторский.

4. Предметно-вопросный.

37. Какой заголовок дела вы считаете правильным?

1. Документы о строительстве торгового центра.

2. Расчеты, сметы, планы работ, переписка и другие документы о строительстве торгового центра.

3. Документы о строительстве торгового центра (расчеты, сметы, планы работ, переписка и др.).

38. Допустимо ли формировать переписку в дела по принципу: «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция»?

1. Да.

2. Нет.

39. Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков хранения?

1. Да.

2. Нет.

40. В какое дело помещается внутренняя опись?

1. Личное дело.

2. Приказы организации по личному составу.

3. Переписка с органами власти и управления.

41. В каком году можно уничтожить документы, созданные в 2000 г. и имеющие срок хранения 10 лет?

1. В 2010 году.

2. В 2011 году.

3. В 2012 году.

42. На каком этапе обработки дела проводится нумерация листов?

1. При обработке дела для передачи на архивное хранение.

2. По завершении делопроизводственного года.

3. При помещении исполненных документов в дело.

43. Какие три вида описей дел составляются в организации при подготовке дел для передачи на архивное хранение?

1. Опись приложений к документам.

2. Опись дел постоянного хранения.

3. Опись дел временного до 10 лет хранения.

4. Опись дел по личному составу.

5. Опись дел временного свыше 10 лет хранения.

6. Опись дел, подлежащих уничтожению.

44. На каком этапе утверждаются акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению?

1. До утверждения описей дел.

2. После утверждения описей дел.

3. Одновременно с утверждением описей дел.

45. Кто утверждает номенклатуру дел организации, описи документов и акты о выделении документов к уничтожению?

1. Экспертная комиссия организации.

2. Руководитель организации.

3. Архив, принимающий документы данной организации на хранение.

Ответы на задания теста

Номер
задания

Правильный
ответ

1

1

2

1

3

3

4

2

5

4

6

1, 4, 2, 3

7

3, 4, 7

8

2

9

4

10

2

11

2

12

2

13

2

14

3

15

2

16

1

17

1

18

3

19

1

20

2

21

2

22

2

23

1

24

4

25

1

26

4

27

1

28

2

29

1

30

3

31

1

32

2

33

3

34

2

35

1

36

2, 3

37

3

38

2

39

2

40

1

41

2

42

1

43

2, 4, 5

44

1

45

2

Результаты тестирования:

40–45 правильных ответов – очень хороший результат;

30–39 правильных ответов – хороший результат;

менее 30 правильных ответов – удовлетворительный результат.

Ставится ли печать на приказе

Как составить приказ о назначении генерального директора ООО: образец написания

  1. В шапке документа вписывается название организации и организационная форма, также нужно указать город, номер документа по регистрации, дата написания.
  2. Название документа – приказ о назначении на должность гендиректора организации.
  3. Основной текст приказа должен включать сведения о документах, на основании которых гендиректор назначается на должность, указывается дата вступления приказа в силу и необходимые условия.
  4. Приказ необходимо заверить визой составителя, на нем ставится печать организации. Если гендиректором организации становится единственный учредитель, он пишет приказ на свое имя и собственноручно его подписывает.

Гендиректор назначается на должность собранием учредителей, этот факт необходимо отразить в протоколе. Собрание проводится после официального утверждения состава учредителей, предложенная кандидатура гендиректора должна набрать большинство голосов во время голосования. Решение оформляется по установленной форме и прикрепляется к протоколу.

У кадровых работников часто возникает вопрос обязательно или нет проставлять печать организации на приказах по кадрам. Аналогичный вопрос возникает и у работников. Многие считают, что отсутствие печати на кадровых документах уменьшает их юридическую значимость и не гарантирует их подлинность. Давайте рассмотрим необходимость печати с позиции действующего, в том числе, трудового законодательства.

Если печать в организации имеется, то нужно ее ставить на приказы или нет?

Государственные и муниципальные учреждения и организации в кадровом документообороте используют унифицированные формы приказов. Унифицированные формы приказов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и не содержат такого реквизита, как печать. Приказ удостоверяется только личной подписью руководителя организации с расшифровкой. Поэтому организациям, использующим унифицированные формы приказов, ставить в них печати не требуется.

В качестве примера приказ о приеме на работу:

Статья 8 Трудового кодекса РФ предоставляет работодателю право принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права. Следовательно, если организация не пользуется унифицированными формами приказов по личному составу, то она вправе утвердить собственные. В этом случае одним из обязательных реквизитов приказа по кадрам может стать печать организации.

Подводя итог
Печать организации на приказах по кадрам не является обязательным реквизитом. Однако, если в организации самостоятельно разработана форма приказа и она предусматривает проставление печати, то проставлять ее необходимо.

Нужно ли ставить печать на приказах

Общее правило применения печатей на распоряжениях – они ставятся, только если для приказа используется собственная форма документа, созданная в организации.

Унифицированные приказы по личному составу не нуждаются в проставлении такого реквизита.

Если же на предприятии разработаны собственные бланки документов и локальными нормативными актами предусмотрено наличие печати – тогда она ставится. Это следует из статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. No 402-ФЗ.

Также печать на приказе нужна, если документ направлен во внешние организации, так как она будет удостоверять его подлинность. Требование о запечатывании может быть выставлено организацией-адресатом, в этом случае оттиск также ставится.

Скачайте документы из статьи

Закон дает следующий перечень ситуаций, когда печать необходима. Это:

  • Трудовые книжки (при ее заведении, увольнении сотрудника либо, например, смене фамилии работника).
  • Локальные нормативные акты организации.
  • Трудовые договоры (вкупе с дополнительными соглашениями к ним и договоров о полной материальной ответственности).
  • Акты и гарантийные письма.
  • Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий, связанных с расходованием денежных средств и материальной базы.
  • Архивные справки и копии документов.
  • Служебные и командировочные удостоверения.
  • Наградные грамоты, ходатайства, характеристики, рекомендации и т.д.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно

Хранение печатей

Печати хранятся у сотрудников, имеющих право применять данный реквизит. Основная круглая печать большую часть времени находится в распоряжении главы организационного отдела. Если руководитель уходит в отпуск или уезжает в командировку, она передается ответственному сотруднику под расписку. Разнообразные простые вспомогательные печати выдаются работникам, которым они необходимы при выполнении служебных обязанностей.

Места хранения печатей зависят от их типа. Основная круглая печать (как и адресный штамп) хранится в невозгораемом опечатываемом сейфе. Вспомогательные штампы достаточно держать в столе, закрываемом на ключ. Учет печатей ведется в специальном журнале.

Главная новость Стоп-слова в кадровых документах: найдите и исправьте

Тема номера «Кадровик-2019» проверочные вопросы для тех, кто претендует на сертификат

Также читайте о том, в чем можно отказать беременной сотруднице и какие гарантии предоставить, как по-новому платить аванс и оформлять путевой лист, и как взыскать ущерб с экс-сотрудника.

Какие типы документов обязательно заверяются штампом

Обязательного проставления основной печати требует не вся документация. Типы бумаг, которые должны быть заверены, зависят от вида деятельности предприятия.

Первичные

Бумаги обобщенного типа относятся к первичной документации: они подтверждают акт проведения какой-либо юридической сделки. Все документы, относящиеся к первичным, проходят бухгалтерский учет.

При любых обстоятельствах сделки обязательна простановка штампов на документы, отпечатанные в соответствии с общепринятым нормативом. Если внутри организации используют документы с индивидуальной разработкой структуры, проставление печати на них остается на усмотрение руководителя.

Приказы

Они относятся к внутренней документации: приказы нельзя использовать за пределами организации. Если работнику требуется копия документа для личного использования, штамп ставится только на копии. Оригинал документа заверяется только подписью.

Фирменные бланки

Проставление штампа зависит от типа бланка. Если он относится к документам, подлежащим отчетности, на него обязательно ставят оттиск. Как правило, это доверенности и гарантийные письма, уполномочивающие физическое или юридическое лицо представлять интересы компании.

Если бланк выпущен на специальной бумаге с символикой организации, их не требуется заверять дополнительно.

Другие виды документации

Помимо основной документации, заверять необходимо договоры, акты и справки. Существует отдельный регламент на заверение трудовых книжек. При приеме на работу штамп ставится на титульную сторону первой страницы.

Любые изменения в анкетных данных (смена фамилии, адреса) заверяются проставлением второй печати на обратную сторону страницы. При увольнении рядом с соответствующей записью также проставляется печать организации.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 декабря 2011 г.

Содержание журнала № 1 за 2012 г.М.Г. Мошкович, юрист

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикамстатьи 88, 93 НК РФ, во внебюджетные фондыстатьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…», для выдачи работникамст. 62 ТК РФ, участникамп. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО), для участия организации в конкурсе (аукционе)п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • <или>нотариус;
  • <или>сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта… утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копиистатьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1:

  • <или>главой местной администрации;
  • <или>специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009.

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характерп. 1 ГОСТ Р 6.30-2003.

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Реквизит Чем предусмотрен Примечания
1 Заверительная надпись Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»
2 Должность лица, заверившего копию Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Руководительп. 1 ст. 91, п. 3 ст. 103 ГК РФ; п. 1 ст. 40 Закона об ООО; п. 1 ст. 69 Закона об АО или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работникПостановления ФАС МО от 25.07.2011 № КА-А40/7012-11; ФАС ДВО от 02.02.2011 № Ф03-10026/2010 заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборотеПостановление ФАС ЦО от 17.05.2006 № А14-22577/2005/995/24 или в доверенности
3 Подпись лица, заверившего копию Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
4 Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ГОСТ Р 6.30-2003 Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускаетсяПостановление ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05. Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота
5 Печать Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
6 Отметка о том, что подлинный документ находится в организации Указ № 9779-X Организация может заверять:

  • <или>копии собственных документов;
  • <или>копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организацииПостановления ФАС УО от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4; ФАС ВСО от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07

Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии

7 Дата выдачи (заверения) Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствиюПостановления ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05; ФАС СЗО от 28.09.2011 № А56-69287/2010; Семнадцатого ААС от 16.06.2009 № 17АП-4337/2009-АК
Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

Руководитель кадровой службы И.А. Иванова
М. П.

3 ноября 2011 г.

СОВЕТ

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принятьп. 3 Указа № 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009.

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

  • <или>отдельно заверить каждый лист копии;
  • <или>прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательнаПостановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239.

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверкистатьи 93, 93.1 НК РФ, то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитовприложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@:

  • заверительную надпись;
  • подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
  • печать организации.

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередкип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требованиеп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. Хотя из текста закона это совсем не следуетст. 91 Закона об АО.

***

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

Тесты для дифференцированного зачёта по документационному обеспечению управления (2015 год)

Автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ленинградский государственный университет имени А.С. Пушкина»

Бокситогорский институт (филиал)

Колледж

УТВЕРЖДАЮ

Зав. отделением по СПО

Бокситогорского института (филиала)

________________ В.И.Марущак

«____» _______________ 2015 г.

ДИФФЕРЕНЦИРОВАННЫЙ ЗАЧЁТ

Учебная дисциплина Документационное обеспечение управления_____________ __________________________________________________________________

Специальность 090205 Прикладная информатика (по отраслям) 2 курс

КОНТРОЛИРУЕМЫЕ ПАРАМЕТРЫ

1вариант

Темы

Номера тестовых заданий

Документирование управленческой деятельности.

26 36 40 41 44 45

Основные требования к оформлению документов.

2 3 4 5 6 10 12 19 31 32 33 34 35 37 38 39 42 43

Системы документации. Организация работы с документами. Организация хранения документов.

1 7 8 9 11 13 14 15 16 17 18 20 21 22 23 24 25 27 28 29 30

2 вариант

Темы

Номера тестовых заданий

Документирование управленческой деятельности.

18 22 23 35 39 44

Основные требования к оформлению документов.

1 3 10 15 16 17 19 20 21 25 26 27 28 29 33 34 38 45

Системы документации. Организация работы с документами. Организация хранения документов.

2 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 24 30 31 32 36 37 40 41 42 43

КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ:

Количество правильных ответов

Процент выполнения

Оценка

более 40

более 90%

отлично

80-90%

хорошо

60-79%

удовлетворительно

менее 26

менее 60%

неудовлетворительно

ФОРМА ТЕСТОВЫХ ЗАДАНИЙ

Форма тестовых заданий

Пример тестовых заданий

Пример ответов

Тестовое задание закрытой формы с выбором одного или нескольких вариантов ответа

Состоит из неполного тестового утверждения с одним ключевым элементом и множеством допустимых заключений, одно или несколько из которых являются правильными. Число заключений может быть разным, но не менее 3 (3-6)

Какой документ относится к нерегистрируемым?

А) письмо-запрос

Б) жалоба гражданина

В) сопроводительное письмо

Г) рекламное письмо

Г

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

1 вариант

1. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?

А) Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

Б) Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

В) Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

Г) Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

2.Какие из документов относятся к распорядительным?

А) протокол

Б) инструктивное письмо

В) приказ по вопросам общей деятельности

Г) положение

3.Датой приказа является дата…

А) согласования

Б) подписания

В) утверждения

Г) регистрации

4.Какие документы относятся к организационным?

А) приказ

Б) положение

В) указание

Г) справка

5.Руководитель фирмы с помощью организационных документов…

А) осуществляет увольнение работников

Б) определяет права и обязанности сотрудников

В) поощряет отличившегося работника

Г) определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы

6.Приказ — это правовой акт, издаваемый…

А) руководителем организации на правах единоначалия с целью разрешения основных вопросов

Б) высшими органами исполнительной власти

В) руководителем организации по вопросам информационно-методического характера

Г) совещательными органами учреждения

7.Какое определение относится к справке? «Документ, содержащий …»

А) подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора

Б) подробный ход какого-либо мероприятия

В) перечень мероприятий

Г) подтверждение или описание тех или иных фактов и событий

8.Во вводной части распорядительного документа содержатся…

А) цели и причины создания документа

Б) основные направления деятельности учреждения

В) распоряжения руководителя

Г) сроки исполнения распоряжения

9.К какой группе документов относится протокол?

А) к распорядительным

Б) к личным

В) к справочно-информационным

Г) к организационным

10.Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

А) наименования учреждения-автора

Б) наименования вида документа

В) заголовка к тексту документа

Г) адресата

11.Как называется документ, в котором определяются должностные обязанности работника учреждения?

А) правила

Б) инструкция

В) устав

Г) положение

12.Документ, фиксирующий ход обсуждения какого-либо вопроса — это…

А) акт

Б) протокол

В) приказ

Г) докладная записка

13.К какой группе документов относятся справка и докладная записка?

А) к справочно-информационным

Б) к личным

В) к распорядительным

Г) к организационным

14.Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем?

А) компьютер

Б) факс

В) ксерокс

Г) телефон

15.Объяснительная записка подписывается…

А) руководителем предприятия, организации

Б) составителем

В) председателем и членами комиссии

Г) секретарем руководителя

16.Текст акта должен заканчиваться…

А) рассылкой по экземплярам

Б) отметкой о приложении к документу

В) подписями

Г) печатью

17.Заверительная надпись на документе «Верно» удостоверяет, что…

А) правильно указан адрес

Б) паспортные данные заявителя соответствуют действительности

В) дата документа верна

Г) копия документа точно совпадает с подлинником

18.Документооборот — это движение документа с момента…

А) его создания до отправки

Б) его получения до подшивки в дело

В) его создания до подшивки в дело

Г) его получения или создания до подшивки в дело или отправки

19.Где располагается реквизит «Название вида документа»

А) в верхней части страницы слева

Б) в верхнем правом углу под кодом предприятия

В) слева или посредине страницы

20.Какой документ имеет реквизит «Гриф утверждения»

А) служебное письмо

Б) протокол

В) приказ

Г) акт

21.В состав реквизита «подпись» входят:

А) наименование должности, личная подпись, еѐ расшифровка

Б) наименование должности должностного лица (включая название учреждения), с которым согласовывается документ

В) личная подпись визирующего лица

22.По месту составления документы подразделяются на:

А) внутренние и внешние

Б) простые и сложные

В) типовые, трафаретные, индивидуальные

23.По юридической силе документы подразделяются на:

А) обычные, секретные и для служебного пользования

Б) подлинные и подложные

В) подлинники (оригиналы), копии

24.Автором служебного письма является…

А) организация, фирма, от имени которой посылается письмо

Б) должностное лицо, которое посылает письмо

В) исполнитель, который готовит письмо

Г) лицо, отправившее письмо

25. На каком формате бумаги исполняются служебные документы?

А) А2

Б) А7

В) А5

Г) А4

26.Реквизит служебного письма — это…

А) часть текста письма

Б) фирменный бланк

В) его отдельный элемент

Г) штамп организации, написавшей письмо

27.Датой акта является дата…

А) установленного события

Б) подписания

В) утверждения

Г) изготовления акта

28.Резолюцию на служебном письме можно писать…

А) по тексту письма

Б) на отдельном листе бумаги

В) в отдельном специальном журнале

Г) на свободном от текста месте

29.Где помещается «Отметка о поступлении документа в организацию»?

А) на левом поле

Б) на верхнем поле

В) на нижнем поле

Г) на любом свободном от текста месте

30.Документы формируются в дела в соответствии с:

А) положением об учреждении

Б) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения

В) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию

Г) номенклатурой дел учреждения

Д) инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

31.Какую информацию содержит итоговая запись к номенклатуре дел?

А) об общем количестве заведенных дел

Б) о поврежденных при хранении делах

В) о сдаче дел на архивное хранение

Г) о незаведенных делах

32.Выберите номер правильного утверждения:

А) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем выборочно, в соответствии с утвержденным «Примерным перечнем документов, которые не подлежат регистрации»

Б) из всех поступивших в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

В) все поступившие в организацию документы регистрируются секретарем

Г) поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению

33.Какого способа регистрации не существует:

А) карточный

Б) журнальный

В) контрольный

Г) автоматизированный

34.Факт поступления документа в организацию фиксируется:

А) регистрацией документа в регистрационно-контрольной форме

Б) проставлением отметки о контроле

В) проставлением отметки о поступлении

35.Какие документы относятся к входящим?

А) объяснительные записки

Б) должностные инструкции

В) служебные письма

36.Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа: Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до:

А) передачи на исполнение

Б) подшивки в дело

В) завершения исполнения или отправки

37.Какие могут быть номенклатуры дел?

А) конкретная

Б) примерная

В) типовая

Г) все вышеперечисленные

38.В номенклатуре дел документы систематизируются:

А) по видам документов

Б) по содержанию

В) по срокам хранения

Г) все вышеперечисленные

39.Понятие «Делопроизводство» — это:

А) система хранения документов

Б) составление документов

В) документирование и организация работы с документами

40.Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

А) инструкция по делопроизводству

Б) регламент работы

41.Регистрационные индексы каких документов могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа?

А) докладные и объяснительные записки

Б) приказы по личному составу

В) заявления, жалобы и предложения

42.Какие текстовые документальные потоки подлежат регистрации:

А) только входящие

Б) только исходящие

В) только внутренние

Г) все вышеперечисленные

43.Какая номенклатура разрабатывается на предприятии:

А) типовая

Б) систематизированная

В) примерная

Г) индивидуальная

44.Где указывается срок хранения документов:

А) внизу обложки дела

Б) посередине нижнего поля лицевой стороны документа

В) посередине верхнего поля лицевой стороны документа

Г) по усмотрению секретаря

45.По завершении делопроизводственного года дела, имеющие срок хранения постоянный или долговременный:

А) перекладываются в другой шкаф

Б) передаются в ведомственный архив

В) передаются в государственный архив

2 вариант

1.Автором служебного письма является…

А) организация, фирма, от имени которой посылается письмо

Б) должностное лицо, которое посылает письмо

В) исполнитель, который готовит письмо

Г) лицо, отправившее письмо

2.Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

А) наименования учреждения-автора

Б) наименования вида документа

В) заголовка к тексту документа

Г) адресата

3.Реквизит служебного письма — это…

А) часть текста письма

Б) фирменный бланк

В) его отдельный элемент

Г) штамп организации, написавшей письмо

4.Датой акта является дата…

А) установленного события

Б) подписания

В) утверждения

Г) изготовления акта

5.Резолюцию на служебном письме можно писать…

А) по тексту письма

Б) на отдельном листе бумаги

В) в отдельном специальном журнале

Г) на свободном от текста месте

6.Где помещается «Отметка о поступлении документа в организацию»?

А) на левом поле

Б) на верхнем поле

В) на нижнем поле

Г) на любом свободном от текста месте

7.Документы формируются в дела в соответствии с:

А) положением об учреждении

Б) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения

В) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию

Г) номенклатурой дел учреждения

Д) инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

8.Какую информацию содержит итоговая запись к номенклатуре дел?

А) об общем количестве заведенных дел

Б) о поврежденных при хранении делах

В) о сдаче дел на архивное хранение

Г) о незаведенных делах

9.Выберите номер правильного утверждения:

А) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем выборочно, в соответствии с утвержденным «Примерным перечнем документов, которые не подлежат регистрации»

Б) из всех поступивших в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

В) все поступившие в организацию документы регистрируются секретарем

Г) поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению

10. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?

А) Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

Б) Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

В) Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

Г) Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

11.Какие из документов относятся к распорядительным?

А) протокол

Б) инструктивное письмо

В) приказ по вопросам общей деятельности

Г) положение

12.Датой приказа является дата…

А) согласования

Б) подписания

В) утверждения

Г) регистрации

13.Какие документы относятся к организационным?

А) приказ

Б) положение

В) указание

Г) справка

14.Руководитель фирмы с помощью организационных документов…

А) осуществляет увольнение работников

Б) определяет права и обязанности сотрудников

В) поощряет отличившегося работника

Г) определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы

15.Приказ — это правовой акт, издаваемый…

А) руководителем организации на правах единоначалия с целью разрешения основных вопросов

Б) высшими органами исполнительной власти

В) руководителем организации по вопросам информационно-методического характера

Г) совещательными органами учреждения

16.Какое определение относится к справке? «Документ, содержащий …»

А) подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора

Б) подробный ход какого-либо мероприятия

В) перечень мероприятий

Г) подтверждение или описание тех или иных фактов и событий

17.Во вводной части распорядительного документа содержатся…

А) цели и причины создания документа

Б) основные направления деятельности учреждения

В) распоряжения руководителя

Г) сроки исполнения распоряжения

18.К какой группе документов относится протокол?

А) к распорядительным

Б) к личным

В) к справочно-информационным

Г) к организационным

19.На каком формате бумаги исполняются служебные документы?

А) А2

Б) А7

В) А5

Г) А4

20.Как называется документ, в котором определяются должностные обязанности работника учреждения?

А) правила

Б) инструкция

В) устав

Г) положение

21.Документ, фиксирующий ход обсуждения какого-либо вопроса — это…

А) акт

Б) протокол

В) приказ

Г) докладная записка

22.К какой группе документов относятся справка и докладная записка?

А) к справочно-информационным

Б) к личным

В) к распорядительным

Г) к организационным

23.Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем?

А) компьютер

Б) факс

В) ксерокс

Г) телефон

24.Какие могут быть номенклатуры дел?

А) конкретная

Б) примерная

В) типовая

Г) все вышеперечисленные

25.В номенклатуре дел документы систематизируются:

А) по видам документов

Б) по содержанию

В) по срокам хранения

Г) все вышеперечисленные

26.Понятие «Делопроизводство» — это:

А) система хранения документов

Б) составление документов

В) документирование и организация работы с документами

27.Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

А) инструкция по делопроизводству

Б) регламент работы

28.Регистрационные индексы каких документов могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа?

А) докладные и объяснительные записки

Б) приказы по личному составу

В) заявления, жалобы и предложения

29.Какие текстовые документальные потоки подлежат регистрации:

А) только входящие

Б) только исходящие

В) только внутренние

Г) все вышеперечисленные

30.Какая номенклатура разрабатывается на предприятии:

А) типовая

Б) систематизированная

В) примерная

Г) индивидуальная

31.Где указывается срок хранения документов:

А) внизу обложки дела

Б) посередине нижнего поля лицевой стороны документа

В) посередине верхнего поля лицевой стороны документа

Г) по усмотрению секретаря

32.По завершении делопроизводственного года дела, имеющие срок хранения постоянный или долговременный:

А) перекладываются в другой шкаф

Б) передаются в ведомственный архив

В) передаются в государственный архив

33.Объяснительная записка подписывается…

А) руководителем предприятия, организации

Б) составителем

В) председателем и членами комиссии

Г) секретарем руководителя

34.Текст акта должен заканчиваться…

А) рассылкой по экземплярам

Б) отметкой о приложении к документу

В) подписями

Г) печатью

35.Заверительная надпись на документе «Верно» удостоверяет, что…

А) правильно указан адрес

Б) паспортные данные заявителя соответствуют действительности

В) дата документа верна

Г) копия документа точно совпадает с подлинником

36.Документооборот — это движение документа с момента…

А) его создания до отправки

Б) его получения до подшивки в дело

В) его создания до подшивки в дело

Г) его получения или создания до подшивки в дело или отправки

37.Где располагается реквизит «Название вида документа»

А) в верхней части страницы слева

Б) в верхнем правом углу под кодом предприятия

В) слева или посредине страницы

38.Какой документ имеет реквизит «Гриф утверждения»

А) служебное письмо

Б) протокол

В) приказ

Г) акт

39.В состав реквизита «подпись» входят

А) наименование должности, личная подпись, еѐ расшифровка

Б) наименование должности должностного лица (включая название учреждения), с которым согласовывается документ

В) личная подпись визирующего лица

40.По месту составления документы подразделяются на:

А) внутренние и внешние

Б) простые и сложные

В) типовые, трафаретные, индивидуальные

41.По юридической силе документы подразделяются на:

А) обычные, секретные и для служебного пользования

Б) подлинные и подложные

В) подлинники (оригиналы), копии

42.Какого способа регистрации не существует:

А) карточный

Б) журнальный

В) контрольный

Г) автоматизированный

43.Факт поступления документа в организацию фиксируется:

А) регистрацией документа в регистрационно-контрольной форме

Б) проставлением отметки о контроле

В) проставлением отметки о поступлении

44.Какие документы относятся к входящим?

А) объяснительные записки

Б) должностные инструкции

В) служебные письма

45.Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа: Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до:

А) передачи на исполнение

Б) подшивки в дело

В) завершения исполнения или отправки

Ответы на тестовые задания

1 вариант

1.Б

2.В

3.БГ

4.Б

5.Б

6.А

7.Г

8.А

9.В

10.Б

11.Б

12.Б

13.АБ

14.АБ

15.Б

16.А

17.Г

18.Г

19.В

20.Г

21.А

22.А

23.Б

24.А

25.Г

26.В

27.А

28.БГ

29.В

30.Г

31.А

32.А

33.А

34.В

35.В

36.Б

37.Г

38.В

39.В

40.А

41.В

42.Г

43.АВГ.

44.А

45.Б

Ответы на тестовые задания

2вариант

1.А

2.Б

3.В

4.А

5.БГ

6.В

7.Г

8.А

9.А

10.Б

11.В

12.БГ

13.Б

14.Б

15.А

16.Г

17.А

18.А

19.Г

20.Б

21.Б

22.АБ

23.АБ

24.Г

25.В

26.В

27. А

28.В

29.Г

30.АВГ

31.А

32.Б

33.Б

34.А

35.Г

36.Г

37.В

38.Г

39.А

40.А

Имеет ли право секретарь заверять копии документов в организации

Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х).

Порядок заверения копий документов устанавливает Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изм. от 08.12.2003) и ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Указом установлен общий порядок выдачи копий документов и их заверения, а ГОСТом — правила оформления реквизита «Отметка о заверении копии».

Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации по заявлениям граждан выдают копии документов, если они необходимы гражданам.

Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Как правильно заверить копию документа: штамп «Копия верна»

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным. К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу.

Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям. Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа.

Имеет ли право секретарь заверять копии документов в организации таблица

Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

  • Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
  • Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
  • Запретные документы в кадровой службе Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве.
    Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
  • Инструкция: как считать сроки кадровых процедур и не запутаться Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе.

Имеет ли право секретарь заверять копии документов в организации таблица 2018

ВниманиеКакие копии также не свидетельствуют:

  • Копии с подчеркнутыми, зачеркнутыми словами или предложениями.
  • Опечатки, ошибки правописания и другое.
  • Фрагменты составленные или написанные карандашом.
  • Плохая читаемость копии. Непонятный шрифт, плохое качество копии и другое. Если документ невозможно прочитать, а значит и понять его значение.
  • Если на копии присутствует светокопирование.
  • За ламинированный. Нотариус не сможет зафиксировать то, что копия является подлинной.

А соответственно и заверить ее будет невозможно.

Из вышеперечисленного следует то, что при создании копии, необходимо проконсультироваться с нотариусом. В свою очередь, нотариус поможет сделать все правильно, вследствие чего, провести заверения копий без осложнений.

Обязательно ли каждая копия, несмотря на ее смысл должна быть заверена.

Заверения копий документов должно происходить в том случае, если это предусмотрено законом. Во всех остальных случаях, заверения копий документов является необязательным, а соответственно это должно происходить по желанию.

Указ № 9779-X Организация может заверять:

  • <иликопии собственных документов;
  • <иликопии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организацииПостановления ФАС УО от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4; ФАС ВСО от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07

Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии 7 Дата выдачи (заверения) Указ № 9779-X,ГОСТ Р 6.30-2003 Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствиюПостановления ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05; ФАС СЗО от 28.09.2011 № А56-69287/2010; Семнадцатого ААС от 16.06.2009 № 17АП-4337/2009-АКУказание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен Приведем пример заверения копии.

Как заверить копию документа

Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу.

Заверить такой документ можно несколькими способами.

  • Поставить номер на каждой странице.
  • Соединить листы с помощью металлических скоб или дырокола. Если с помощью дырокола, то тогда необходимо в проделанные отверстия продеть нитку. Далее, завязать между собой. Делать это нужно последовательно и аккуратно, чтобы не порвать документы.
  • Если продавалась нить и завязывались, то необходимо в конце где завязывалась нить приклеить маленький лист бумаги.

    Клеить необходимо на саму нить прям. На этом приклеенном листе должна содержаться информация, о том что все верно. Так же должно указываться сколько копий, страниц скреплено в данном документе. Далее, указать информацию о том, кто заверял. Фамилия, имя, отчество, должность или организация.
    Дата заверения бумаг, подпись.

Информация указывается самая необходимая. При необходимости, нотариус может добавить информацию, если этого требует порядок оформления.

Кто имеет полномочия заверять копии документов.

Заверять копии документов имеет право нотариальная контора, организации, фирмы и другие юридические и физические лица.

Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.02.2014 по делу № А55-11264/2013.

Да и в тех случаях, когда суды применяли положения Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, они их применяли главным образом для выяснения вопроса о том, в каком порядке должны заверяться копии документов.

То есть, когда нормативно или договором установлена обязанность того или иного лица представить заверенную копию документа, но при этом не сказано, каким именно образом она должна быть заверена (нотариально или достаточно подписи руководителя и т.д.), вот тогда суды для ответа на этот вопрос и ссылались на положения Указа № 9779-Х.

При этом ни одного судебного акта, в котором было бы сказано, что если по условиям договора сторона должна представить другой стороне копию документа, эта копия должны быть представлена именно в заверенном виде, мы не обнаружили.

Более того, некоторыми судами высказывается мнение о том, что положения Указа № 9779-Х вообще не подлежат применению в случае, когда копия документа выдается не физическому, а юридическому лицу (см., например, Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.12.2015 г.

ВажноРаботнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю – изготовить и заверить копии в трехдневный срок.

В некоторых ситуациях требования законодательства обязывают граждан и организации заверить копии нотариально. Такой порядок устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате. В противном случае бумага будет считаться недействительной.

Если нотариусу предоставлен подлинник, состав и оформление которого соответствует действующему законодательству, он должен нотариально заверить копию. Физическому лицу для этого потребуется лишь удостоверение личности. Срок действия заверенных нотариально копий законодательство не ограничивает.

Тем не менее, в некоторых случаях нотариус имеет право отказаться заверить дубликат.
При этом основными действующими лицами хозяйственных споров являются ЮЛ и ИП, поэтому проблем с заверением обычно не возникает.

Во всяком случае лучше заранее позаботиться о качестве копий, представляемых в материалы судебного дела, т. к. в дальнейшем возможно оспаривание принятых актов, и доказательства будут перепроверять другие инстанции.

Убеждены, что данная информация, а также свежие новости в законодательстве и представленные образцы, как заверять документы «копия верна», помогут и вам. Если же возникают сложности, всегда можете обратиться к профессионалам своего дела.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *