Номенклатурные дела

Содержание

Корректировка номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Разработка номенклатуры дел представляет собой первый этап проводимой в делопроизводстве экспертизы ценности документов, которые создаются в организации и поступают в нее. Номенклатура дел составляется на предстоящий год, поэтому она является своего рода планом группировки документов в дела. В номенклатуре определяются заголовки дел, которые будут сформированы в делопроизводстве, и сроки их хранения.

Необходимые согласования

В большинстве организаций номенклатура дел строится по структурному принципу: в каждом подразделении составляется номенклатура дел, отражающая документы данного подразделения. Из номенклатур дел подразделений формируется сводная номенклатура дел организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в организации и поступающие в нее из других организаций.

Если документы организации в дальнейшем передаются на хранение в архив, номенклатура дел подлежит согласованию сначала с экспертной комиссией организации, затем – с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После согласования с архивным учреждением номенклатура дел утверждается руководителем организации (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ). Номенклатура дел, согласованная с архивным учреждением, в дальнейшем может использоваться в течение пяти лет, если в организации не происходит серьезных структурных или функциональных изменений. Если такие изменения происходят, переработанная номенклатура дел заново согласовывается с архивом.

Если документы организации в архив не передаются и в течение всего установленного для них срока хранения хранятся в организации (в архиве организации), согласование с архивным учреждением не проводится, и номенклатура дел после ее согласования с экспертной комиссией организации утверждается руководителем.

Зачем нужна корректировка?

Поскольку в течение года в деятельности организации могут произойти различного рода изменения, как структурного, так и функционального характера (могут быть созданы новые подразделения или ликвидированы ранее существовавшие, может произойти объединение нескольких подразделений или, наоборот, разделение одного подразделения на два, могут возникнуть новые направления деятельности и т.д.), в конце года службой делопроизводства проводится работа по корректировке номенклатуры дел.

Корректировка номенклатуры дел означает уточнение заголовков дел, включение новых заголовков дел, отражающих новые направления деятельности, исключение заголовков дел, которые в новом году формироваться не будут. Если в организации было создано новое подразделение, следует разработать новый раздел и включить его в номенклатуру дел предстоящего года. Если в организации произошло разделение одного подразделения на два, следует произвести разделение соответствующего раздела номенклатуры дел.

Работа по корректировке номенклатуры дел проводится в последнем квартале текущего года всеми организациями. Исключение оставляют организации, деятельность которых носит сезонный характер (экспедиции, театры и др.) и которые проводят работу по корректировке номенклатуры дел в конце текущего сезона. В любом случае работа по корректировке номенклатуры дел должна быть завершена к наступлению нового года (сезона). В большинстве организаций к 1 января наступающего года номенклатура дел должна быть перепечатана, в копиях или в электронном виде разослана по подразделениям, чтобы в первый рабочий день нового года сотрудники могли начать формирование дел по обновленной номенклатуре дел.

Как организовать работу по корректировке номенклатуры дел?

Прежде всего должен быть издан приказ руководителя организации, в котором будут даны соответствующие поручения службе делопроизводства и руководителям подразделений о проведении корректировки номенклатуры дел.

Второй важный в организационном плане шаг – проведение службой делопроизводства рабочего совещания с работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. На этом совещании необходимо обсудить вопросы методического характера, в частности проанализировать содержание разделов номенклатуры, определить разделы, подлежащие корректировке, проанализировать правильность определения сроков хранения и рассмотреть другие вопросы, связанные с номенклатурой дел. Хорошо, если до проведения такого совещания служба делопроизводства проведет проверку правильности формирования дел в структурных подразделениях, в этом случае на совещании одновременно нужно будет обсудить и вопросы формирования дел. Дела должны формироваться в строгом соответствии с номенклатурой дел, и если выявляются какие-либо нарушения, то это тоже повод для обсуждения на совещании. Причиной неправильного формирования дел может быть неправильная формулировка их заголовков. Естественно, что для исключения таких ситуаций нужно скорректировать заголовки дел.

При корректировке номенклатуры дел необходимо обратить внимание на полноту отражения в номенклатуре документов подразделения и на правильность определения сроков хранения документов. В номенклатуру дел включаются все документы организации, как создаваемые, так и поступающие, на любых носителях (бумажных, магнитных и иных). Подлежат включению в номенклатуру дел документы с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.), документы временно действующих органов, справочные, учетные, регистрационные и иные картотеки, журналы и базы данных. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации.

Важно помнить, что сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003), а также отраслевыми перечнями документов со сроками хранения, если они имеются, не могут быть сокращены, но по желанию организации могут быть увеличены. Кроме того, нужно иметь в виду, что при отсутствии в перечнях сроков хранения отдельных категорий документов их срок хранения может быть установлен экспертной комиссией организации. С такого рода ситуациями сталкиваются многие организации. Экспертная комиссия организации наделяется этим правом в соответствии с положением, на основании которого она действует. Это положение, в свою очередь, разрабатывается на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).

При работе с номенклатурой дел в течение года в нее могут вноситься разного рода дополнения и изменения. В частности, если в течение года возникли новые документируемые участки деятельности и, соответственно, новые дела, то эти дела включаются в действующую номенклатуру дел. Для того чтобы в течение года можно было дополнять номенклатуру дел новыми делами, в ней предусматриваются так называемые резервные (свободные) номера (индексы дел). При проведении корректировки номенклатуры дел особое внимание обращается на заголовки дел, внесенные под резервными индексами. Если создание новых дел признается целесообразным, они включаются в номенклатуру дел на предстоящий год на общих основаниях. Поскольку заголовки дел располагаются в номенклатуре дел в определенной последовательности (сначала законодательные и иные нормативные правовые акты, распорядительные документы, затем организационно-правовые документы, плановые, отчетные и др.), заголовки дел, включенные в номенклатуру под резервными индексами, в номенклатуре дел на предстоящий год следует расположить в соответствии с установленной схемой. Неизменными должны оставаться только индексы «переходящих» дел, то есть дел, которые не завершаются в течение одного года.

В течение года в заголовки дел действующей номенклатуры дел могли быть внесены исправления или дополнения. Если эти исправления и дополнения при корректировке номенклатуры признаются правильными, в новую номенклатуру дел заголовки дел вносятся в уточненной редакции.

Скорректированная в каждом структурном подразделении номенклатура дел подписывается руководителем подразделения и передается в службу делопроизводства, где формируется сводная номенклатура дел на предстоящий год.

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового года.

Номенклатура дел от А до Я

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год.

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный):

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015);

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила).

ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1Пункт 4.18 Правил 2015.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные листы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

• заголовки дел;

• вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

• сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень).

ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых – индекс подразделения по номенклатуре, вторая – порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15, где 03 является индексом подразделения, а 15 – номером дела (см. Примеры 2–5).

Если индексирование производилось ранее:

• Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

• Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

• Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый – стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй – уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Номенклатура дел утверждается первым лицом организации – генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

• удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

• внесение дел, заведенных в течение года;

• уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08, а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

• заполнение графы 3 «Количество дел»;

• подсчет количества дел по каждой категории;

• составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения – это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации – опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).

Источник: Журнал Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения»

В деятельности любой организации образуется огромное количество документов – внутренние (локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и пр.) и поступающие из других организации и учреждений (письма, распоряжения вышестоящих учреждений или министерства и пр.). Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить. В этом нам поможет номенклатура дел. Как ее составить – расскажем в данной статье.

Необходимость номенклатуры дел

Ранее определение номенклатуры дел давалось в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Однако Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст он признан утратившим силу. Поэтому обратимся к Основным правилам работы архивов организации (далее – Правила), одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Согласно п. 3.4.1 Правил номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. 📌 Реклама Отключить

Зачем нужна номенклатура дел? Для ответа на данный вопрос необходимо проанализировать законодательство в области архивного хранения документов. Давайте разберемся.

Любая организация должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также утвержденными перечнями (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Два перечня утвердило Минкультуры:

  1. Приказом от25.08.2010 № 558 –Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;
  2. Приказомот 31.07.2007 № 1182 –Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Дополнительно применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988. 📌 Реклама Отключить

Именно номенклатура дел помогает правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при подготовке их к архивному хранению.

Более того, согласно Правилам номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3).

А в силу п. 3.4.3 Правил номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. При этом закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

С чего начать составление номенклатуры?

Согласно п. 3.4.4 Правил различают три вида номенклатур дел: 📌 Реклама Отключить

  • типовая (устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом);
  • примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);
  • индивидуальная (определяет состав дел для конкретной компании).

При этом и типовые, и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Номенклатура дел может разрабатываться самим учреждением. Можно ее составление поручить и сторонней организации. Конечно, предпочтительней первый вариант, так как никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятого порядка работы с ними. Но у такого способа есть и свои минусы – большая трудоемкость, а при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки. Тем не менее, правила разработки понять нетрудно, основная сложность состоит в аналитической работе по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов. Поэтому лучше все же разрабатывать номенклатуру самостоятельно.

📌 Реклама Отключить

Обратите внимание

Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (секретариат, канцелярию и пр.).

Чтобы правильно составить номенклатуру, первым делом необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. Для этого изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т. д.), плановые и отчетные документы, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

📌 Реклама Отключить

Кроме этого, можно использовать типовые и примерные номенклатуры дел. Назовем некоторые номенклатуры, которые разработаны на ведомственных уровнях и на которые стоит ориентироваться при составлении номенклатуры дел конкретной организации:

  • примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденная Приказом Минюста РФ от 19.12.2013 № 229;
  • примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная Судебным департаментом при ВС РФ 09.06.2011;
  • примерная номенклатура дел таможни, утвержденная Приказом ГТК РФ от 01.11.2002 № 1160;
  • номенклатура дел федерального агентства по образованию, утвержденная Приказом Минобрнауки РФ от 31.12.2009 № 2371;
  • примерная номенклатура дел избирательной комиссии субъекта РФ, утвержденная Постановлением ЦИК РФ от 30.11.2001 № 144/1321-3;

примерная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения, утвержденная Приказом Минтруда РФ от 30.05.2000 № 141. 📌 Реклама Отключить

Отметим, что дополнительно различают номенклатуры дел структурных подразделений (отдела кадров, бухгалтерии и т. д.) и сводную номенклатуру дел (всей организации). Последняя оформляется на общем бланке организации по форме приложения 7 к Правилам на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8 к Правилам). Однако, как показывает практика, сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на специалиста, ответственного за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

Составляем и оформляем номенклатуру

Первым делом скажем, что сейчас разработано и принято достаточное количество нормативных актов, позволяющих правильно составить и оформить номенклатуру. Назовем некоторые из них: 📌 Реклама Отключить

  1. Приказ Роспатента от 17.12.2012 № 159 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности»;
  2. Приказ Минздрава РФ от 27.06.2012 № 19 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации»;
  3. Приказ Рослесхоза от 06.03.2012 № 86 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве лесного хозяйства»;
  4. Приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики».

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров). 📌 Реклама Отключить

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

Номенклатура составляется по утвержденной форме приложения 8 к Правилам.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.).

📌 Реклама Отключить

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок их расположения внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Обычно первыми располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

К сведению

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. При этом заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

📌 Реклама Отключить

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например, «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

📌 Реклама Отключить

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Утверждаем и вводим в действие

После составления номенклатуру необходимо утвердить. Первым делом данный документ визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив. Затем номенклатура подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. И только после этого номенклатура утверждается руководителем учреждения. 📌 Реклама Отключить

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. По правилам должно быть три или четыре экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения;
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения);
  • в архиве организации;
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Обратите внимание

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При этом номенклатура согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п. 3.4.6 Правил).

📌 Реклама Отключить

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил).

Приведем пример оформления номенклатуры дел.

ФГБНУ «Научно-исследовательский радиофизический институт»

(наименование организации)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

Директор

(наименование должности руководителя организации)

г. Нижний Новгород

Солнцев

П. И. Солнцев

(место составления)

(подпись) (расшифровка подписи)
На год Дата

Индекс

дела

Заголовок дела

Кол-во

ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

01. Руководство

01-01 Устав Постоянно, ст. 51
01-02 Положения о структурных подразделениях организации, филиалах и представительствах Постоянно, ст. 55
01-03 Доверенности, выданные филиалам, представительствам 5 л. ЭПК, ст. 60
01-04 Переписка с органами местного самоуправления по основным направлениям деятельности 5 л. ЭПК, ст. 32

03. Отдел делопроизводства и документоведения

03-01 Документы (служебные письма, записки, докладные записки, справки и др.), предоставляемые структурными подразделениями руководству организации 5 л. ЭПК, ст. 87
03-02 Журнал регистрации входящих и исходящих документов 5 л., ст. 258

04.Отдел радиофизического дистанционного зондирования природных сред и изучения динамических процессов

04-01 Положение об отделе Постоянно, ст. 55
04-03 Договоры о повышении квалификации работников 5 л.*, ст. 721 * После истечения срока действия договора
04-04 Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний 5 л. ЭПК, ст. 24

Начальник отдела 📌 Реклама Отключить

делопроизводства и документоведения Петрова, /А. П. Петрова/

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Структура номенклатуры дел компании

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Сроки хранения бухгалтерской документации

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

Итоги

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

  • подразделение организационных вопросов (канцелярия);
  • кадровое подразделение;
  • департамент труда и заработной платы;
  • отдел экономического планирования, статистики и финансов;
  • департамент бухгалтерского учета и отчетности;
  • департамент налогового учета и декларирования;
  • отдел охраны труда;
  • производственно-технический отдел (ПТО);
  • другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

01. Канцелярия

Устав ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 28

Коллективный договор ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 386

Присланные для сведения — до минования надобности

Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»

1 год

ст. 381

После замены новыми

Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности

Постоянно

ст. 19

Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности

5 лет

ст. 19

Протоколы совещаний у руководителя

Постоянно

ст. 18″е»

Протоколы оперативных совещаний — 5 лет

Номенклатура дел

Постоянно

ст. 157

Структурных подразделений — 3 года

Резерв

Резерв

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

02. Кадры

Штатное расписание

Постоянно

ст. 40

Личные дела работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

ст. 445

Графики предоставления отпусков

3 года

ст. 453

Списки лиц, подлежащих воинскому учету

5 лет

ст. 457

Списки работников, ушедших на пенсию

5 лет

ст. 462 «ж»

Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

3 года

ст. 434 «д»

Журнал регистрации трудовых договоров

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

ст. 463 «б»

Резерв

Резерв

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

  • о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
  • о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

03. Труд и заработная плата

Положение об оплате труда и премировании

Постоянно или 5 лет после замены новыми

ст. 294 «а»

Лицевые счета по заработной плате работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

ст. 296

Заявления о выплате материальной помощи

5 лет

ст. 298

Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»

6 лет

ст. 295

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Листки нетрудоспособности сотрудников

5 лет

ст. 618

Исполнительные листы работников ООО «Вираж»

5 лет после исполнения

ст. 299

Резерв

Резерв

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

  • образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
  • узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала .

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 5 лет:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

04. Налоговый учет и декларирование

Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»

5 лет после замены новыми

ст. 267

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе

до минования надобности

ст. 24

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

5 лет

ст. 314

Счета-фактуры

5 лет (до 18.02.2020 было 4 года)

ст. 317

Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц

5 лет

ст. 311

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Декларации (расчеты) по всем видам налогов

5 лет

ст. 310

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)

50 / 75 лет

ст. 308

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

6 лет

ст. 309

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»

5 лет

ст. 307

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

5 лет

ст. 305

Справки о доходах и суммах налога физлиц

5 лет

ст. 312

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Резерв

Резерв

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2019 — 2020)».

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

05. Бухгалтерский учет и отчетность

Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»

5 лет

ст. 267

После замены новыми

Годовой бухгалтерский отчет организации

Постоянно

ст. 268 «а»

Квартальные бухгалтерские отчеты организации

5 лет

ст. 268 «б»

Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

5 лет

ст. 323

После выбытия ОС и НМА

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств

5 лет

ст. 321

При условии проведения проверки

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 лет

ст. 298

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет

ст. 277

При условии проведения проверки.

При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц

5 лет

ст. 279

После увольнения (смены) материально-ответственного лица

Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки)

5 лет

ст. 276

При условии проведения проверки

Кассовая книга ООО «Вираж»

5 лет

ст. 277

При условии проведения проверки.

При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Главная книга ООО «Вираж»

5 лет

ст. 276

Карточки учета основных средств

До ликвидации организации

ст. 329 «а»

Резерв

Резерв

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 326, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

06. Охрана труда

Инструкции по технике безопасности и охране труда

постоянно

ст. 8 «а»

Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)

45 лет

ст. 407

При вредных и опасных условиях труда:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Журналы, книги учета:

инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда

45 лет, ст. 423 «а»

5 лет, ст. 423 «б»

Журнал инструктажа по пожарной безопасности

3 года

ст. 613

Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров

3 года

ст. 635

Резерв

Резерв

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 3 (например, журнал инструктажа по пожарной безопасности) до 45 лет (документы СОУТ).

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

07. Планирование, статистика и финансы

Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 196

Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним

Постоянно

ст. 197

Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности

Постоянно

ст. 198

Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности

Пока не исчезнет надобность

ст. 201

Индивидуальные планы работников

1 год

ст. 203

Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов

До минования надобности

ст. 338

Индивидуальные отчеты сотрудников

1 год

ст. 216

Резерв

Резерв

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 236, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 236, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

08. ПТО

Технологические карты

Постоянно

ст. 141

Технологические правила и предписания

До замены новыми

ст. 143

Технические условия технологического процесса

До ликвидации организации

ст. 145

Технологический паспорт

Пока существует надобность

ст. 197

Карта наладки инструмента

До замены новыми

ст. 213

Резерв

Резерв

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Итоги

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Номенклатура дел организации. Подготовка и ведение

Е.Н. Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России

  • Целевое назначение, форма и содержание номенклатуры дел

  • Требования к заполнению граф номенклатуры дел

  • Порядок подготовки номенклатуры дел

Ежедневно во всех организациях создается большое количество разнообразных документов, имеющих как практическое, так и историческое значение. Как организовать работу с этим множеством документов, чтобы, с одной стороны, обеспечить эффективное решение практических задач, а с другой, оставить для потомков самое ценное и интересное, чтобы они могли представить полную и максимально объективную картину прошлого? Как формировать документы? Сколько хранить различные категории дел? Как и что отбирать на вечное хранение?

Ответы на эти вопросы начинаются с составления номенклатуры дел, занимающей важное место в системе делопроизводства и обеспечивающей преемственность работы с документами. Номенклатура дел лежит в основе правильной постановки делопроизводства любой организации, а обязательность ее ведения в федеральных органах исполнительной власти закреплена на правительственном уровне ― «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

Как известно, номенклатура дел ― это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения, который составляется в целях:

  • правильного формирования документов,

  • учета и сохранности дел,

  • быстрого поиска документов в делопроизводстве.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации и ее структурных подразделений.

Номенклатура дел должна реально отражать состав документов в организации и служить основой и постановки делопроизводства, и последующей передачи документов на постоянное и долговременное хранение. Отсутствие в номенклатуре дел документов, отражающих все функции и направления работы организации, ― это свидетельство плохого документирования ее деятельности. Кроме того, за документами, не включенными в номенклатуру дел, отсутствует должный контроль сохранности, а это может привести к утрате документов, существенно обедняет архивный фонд организации и отрицательно сказывается на полноте его состава. Обеспечивая потребности текущего делопроизводства, номенклатура дел, таким образом, выполняет и еще одну важнейшую функцию ― формирование архивного фонда учреждения.

Форма номенклатуры дел, определяемая ее целевым назначением, предусматривает 5 граф:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хр.

Срок хранения, статья перечня

Примечание

Рассмотрим конкретные требования к заполнению граф номенклатуры дел.

В графе 1 проставляется индекс каждого дела, который состоит из номеров структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре. Номера структурных подразделений, как правило, закрепляются в инструкции по делопроизводству. Индекс дела обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются друг от друга знаком тире. Например, 10-3-29, где 10 ― индекс департамента, 3 ― индекс отдела департамента, 29 ― порядковый номер дела; или 1-17, где 1― индекс отдела (или направления работы), 17 ― порядковый номер дела.

Для переходящих из предыдущего года дел индексы сохраняются. Как правило, к переходящим относятся малообъемные, копийные дела, например планово-отчетная документация отдела или копии нормативных документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения (Положение об отделе, должностные инструкции (регламенты) сотрудников и т. п.). Дела же, состоящие из 2 томов, переходящими быть не могут.

В графу 2 включается полный заголовок дела. Заголовок дела в четкой обобщенной форме отражает основное содержание и состав документации дела.

Заголовок дела с перепиской содержит следующие обязательные элементы ― указание на адресата (адресатов) и конкретные вопросы (темы) переписки. Поэтому нельзя назвать дело «Переписка по основным вопросам»; правильный заголовок ― «Переписка с федеральными органами исполнительной власти по финансовым вопросам в области социального развития» или «Переписка с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации по вопросам трудовой миграции» и т. п.

Обобщающий термин «документы» в заголовке дела в обязательном порядке сопровождается перечислением их конкретных видов. Например, «Документы (предложения, заключения, справки и др.) по вопросам охраны труда».

Категорически не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (например, «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т. п.), а также применение сокращенного варианта написания заголовка (например, «То же», «Переписка» и т. п.).

Заголовком дела, состоящего из одного документа, является заголовок документа.

В номенклатуре дел уже на стадии делопроизводства закрепляется раздельное формирование дел с разными сроками хранения. Так, документирование работы коллегиальных, совещательных органов (комиссий, рабочих групп, координационных советов и т. п.) отражается в номенклатуре дел обязательно двумя делами:

  • протоколы заседаний совещательного органа и документы к ним постоянного хранения,

  • документы (проекты, приглашения, предложения и др.) по организации работы совещательного органа временного хранения.

Например:

Протоколы заседаний Координационного совета по гендерным проблемам и документы к ним

Пост.

Ст. 18 в

Документы (проекты, приглашения, переписка и др.) по организации работы Координационного совета по гендерным проблемам

1 г.

Ст. 20

или

Протоколы селекторных совещаний о ходе проведения детской оздоровительной кампании и документы к ним

Пост.

Ст. 18 г

Документы (проекты, извещения, повестки и др.) по подготовке к проведению селекторных совещаний о ходе проведения детской оздоровительной кампании

1 г.

Ст. 20

Графа 3 заполняется по окончании календарного года, на который была составлена номенклатура дел; в ней против каждого заголовка дела проставляется количество томов (частей). На основании данных этой графы осуществляется подсчет количества сформированных дел и составляется итоговая запись о количестве дел отдельно постоянного и временного срока хранения. В этой итоговой записи, данные которой служат основой для планирования работы по приему документов в архив организации, реализуется учетная функция номенклатуры дел.

2.Форма итоговой записи не регламентируется в нормативных документах. Предлагаем возможный вариант итоговой записи к номенклатуре дел:

3.Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

По срокам

Всего

В том числе:

хранения

переходящих

с отметкой «ЭПК»

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

По личному составу

Временного (до 10 лет)

Итого

В графе 4 номенклатуры указывается срок хранения дела со ссылкой на статью нормативного документа, устанавливающего сроки хранения.

Сроки хранения документов определяются в типовых и отраслевых перечнях документов с указанием сроков хранения. Основными среди них являются: «Перечень типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007).

При включении в номенклатуру дел, не предусмотренных соответствующими перечнями документов, сроки хранения определяются путем их оценки специалистами и членами экспертной комиссии организации по предложению соответствующего структурного подразделения, исходя из научно-исторической и практической ценности документов.

Дополнительная отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) к конкретному временному сроку хранения (например, «5 лет ЭПК») означает, что часть документов в этих делах может иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности документов в установленном порядке должна включаться в состав архивного фонда организации.

Например, в деле переписки с вышестоящей организацией (срок хранения ― 5 л. ЭПК, ст. 33) наряду с оперативной перепиской может находиться аналитическая документация (справки, обзоры и т. п.), имеющая историческое значение.

Отметка «ДМН» (до минования надобности) в 4 графе номенклатуры дел обозначает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется непосредственно в организации или ее структурном подразделении, но не менее 1 года. Как правило, такой срок относится к копийной документации.

Например,

Приказы Росстата об утверждении форм федерального государственного статистического наблюдения. Копии

ДМН

Отметка «ДЗН» (до замены новыми) обозначает, что документы (как правило, положения, инструкции, регламенты и т. п.), сохраняются до истечения срока их действия и утверждения новых документов.

Например,

Положение об отделе, должностные регламенты сотрудников. Копии

ДЗН

Переходящее.

Подлинники

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за окончанием их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2016 г., начинается с 1 января 2017 г.

Графа 5 «Примечание» служит для указания следующих дополнительных сведений:

а) о месте хранения подлинников документов в случае, если в структурном подразделении формируется дело из их копий;

Например,

Государственные контракты, по реализации мероприятий Государственной программы «Доступная среда на 2011-2015 гг.». Копии

ДМН

Подлинники в Финансовом департаменте

б) о переходящих делах;

Например,

Документы (информации, справки, докладные записки и др.) по оперативной деятельности отдела

ДМН

Ст. 474

Переходящее

в) о должностном лице, ответственном за формирование данного дела;

г) о ведении документов в электронном формате (отметка «ЭД» ― электронный документооборот);

Например,

Переписка с департаментами Министерства по вопросам организации деятельности учреждений медико-социальной экспертизы

5 л.

Ст. 84

ЭД

Применение отметки «ЭД» связано с внедрением электронного документооборота. Так, для федеральных органов исполнительной власти в настоящее время является обязательным переход на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. В этой связи в соответствии с рекомендациями Росархива (письмо Росархива от 29.04.2011 № 6/850-А) разрабатываются перечни документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Например, в Минтруде России такой перечень утвержден приказом от 23 мая 2013 г. № 212. Состав документов, определенных для существования только в виде электронных версий, может быть применим и для других организаций ― это документы временного срока хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.

Номенклатура дел ― это систематизированный перечень документов, т. е. документы располагаются по определенной системе. Как правило, номенклатура дел строится по структурной схеме, т. е. разделами и подразделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которые располагаются по порядку закрепленных за ними индексов. Вместе с тем в небольших организациях, не имеющих закрепленной структуры, разделами номенклатуры дел могут служить направления деятельности (например, организационная работа, финансирование, бухгалтерский учет, кадровое обеспечение и т. п.).

Внутри разделов и подразделов номенклатуры дел документы также располагаются в определенном порядке, в первую очередь ― по их значимости. Порядок расположения дел является единым для всех разделов номенклатуры дел. Общая схема расположения дел, принятая, например, в номенклатуре дел Минтруда России, начинается с законодательной и нормативной базы деятельности, потом располагаются переписка, протоколы и другие дела постоянного хранения, тематические подборки документов, специфическая документация (финансовая, статистическая и т. п.), в завершение ― планово-отчетная и делопроизводственная документация. Переписка, протоколы, статистика и другие однотипные документы формируются блоками в одном месте. Внутри этой общей схемы документы тоже располагаются в определенном порядке с учетом значимости и взаимосвязей документов. Например, блок переписки по значимости документов выстраивается следующим образом:

  • с федеральными органами исполнительной власти,

  • с подведомственными федеральными органами исполнительной власти,

  • с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации,

  • с подведомственными организациями,

  • с прочими организациями.

В соответствии с нормативными требованиями номенклатура дел составляется ежегодно в 4-м квартале текущего года на следующий год на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности каждого структурного подразделения организации. В крупных организациях со сложной структурой работу по подготовке номенклатуры дел целесообразно начинать еще раньше. Обычно подготовка номенклатуры дел начинается ещё в 3-м квартале предшествующего года (сентябрь), когда управление делами (служба ДОУ) направляет во все структурные подразделения письмо о подготовке номенклатуры дел с указанием срока представления проектов номенклатур дел департаментов и отделов. К письму прилагается форма номенклатуры дел, а также краткие указания по ее заполнению.

Разработанные в соответствии с вышеизложенными требованиями проекты номенклатур дел структурных подразделений представляются в архив организации. Проекты анализируются, при этом особое внимание уделяется полноте состава документов, включению в номенклатуру дел аналитической документации, документов коллегиальных и совещательных органов (комиссий, рабочих групп и др.), документов, отражающих новые направления деятельности (например, в номенклатуре дел Минтруда России на 2017 г. отражены такие новые направления работы, как обучение компьютерной грамотности пожилых людей, внедрение Перечня тяжелых работ, при выполнении которых запрещается применение труда женщин, и др.).

Отдельные ошибки устраняются в рабочем порядке. В случае если проект номенклатуры дел не соответствует предъявляемым требованиям и составлен с серьезными недостатками (нарушена систематизация дел, заголовки дел не содержат всех необходимых элементов, неправильно применяются статьи перечней и т. п.), готовится заключение с разъяснениями допущенных ошибок, а также исправленный вариант проекта номенклатуры дел, который направляется в структурное подразделение для согласования. Уточненные и доработанные проекты номенклатуры дел структурных подразделений включаются в сводную номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел организации выносится на рассмотрение экспертной комиссии. Согласованная ЭК номенклатура дел на очередной год представляется в установленном порядке на утверждение руководителю организации. Выписка из утвержденной номенклатуры дел организации направляется в структурные подразделения для практического применения.

Номенклатура дел лежит в основе правильной и эффективной организации делопроизводства, поэтому стоит потратить время и силы на ее качественную подготовку.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *