Новый отчет в ПФР

Несмотря на то, что налоговики с 2017 года взяли на себя контроль за пенсионными взносами, организации по-прежнему должны отчитываться и перед ПФР. Речь идет о персональных сведениях по застрахованным лицам. Рассмотрим, какие проблемы могут возникнуть у работодателей в связи со сдачей одной из таких форм — отчета СЗВ-М.

Что такое отчет СЗВ-М и кто должен его сдавать

В 2016 году была поставлена на паузу индексация пенсий для граждан, которые продолжают работать. Если же такой пенсионер принимает решение о завершении трудовой деятельности, то выплаты ему необходимо пересчитать. Обычная персонифицированная отчетность, сдаваемая один раз в год, для сбора такой информации, естественно, не подходит.

Именно по этой причине в 2016 году появился новый ежемесячный отчет — СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном…», постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п). Отчет достаточно прост: кроме сведений об организации он включает в себя ФИО, ИНН и СНИЛС сотрудников. Речь идет о любых физических лицах, с которыми у работодателя есть действующие договоры, облагаемыми пенсионными взносами. Здесь важно учесть следующее:

  1. Имеются в виду не только трудовые отношения, но и выплаты по договорам ГПХ и т.п.
  2. Важно именно то, чтобы договор действовал в отчетном месяце. Были в это время выплаты или нет — значения не имеет.
  3. Если получатель дохода не подлежит обязательному пенсионному страхованию, то его не нужно включать в отчет. Это относится, например, к иностранным гражданам, кроме тех, которые перечислены в п. 1 ст. 7 закона от 12.12.2001 №167-ФЗ.

Следовательно, СЗВ-М должны обязательно сдавать все юридические лица. Ведь в любой организации, даже если она фактически не работает, есть хотя бы один штатный сотрудник — директор.

Важно!

Ошибочным является мнение, когда директор компании (он же — единственный учредитель) полагает, что он может не заключать трудовой договор. Сдавать СЗВ-М необходимо и в такой ситуации ( Минтруда РФ от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846).

А вот ИП, адвокаты и нотариусы, которые работают в одиночку, не обязаны отчитываться по этой форме: нулевой отчет СЗВ-М законом не предусмотрен.

Как принимается отчет СЗВ-М в ПФР?

Формат сдачи отчета зависит от количества физических лиц, включенных в него. Если их менее 25, то форму можно сдать «на бумаге». Если же застрахованных лиц больше, то допускается только электронный формат.

Срок сдачи СЗВ-М не зависит от формы — это 15 число месяца, следующего за отчетным. Иногда из-за простоты отчета его сдают раньше, а малые компании — даже в течение отчетного месяца (например, если бухгалтер собирается в отпуск). Но поступать таким образом нужно с осторожностью. Ведь до конца месяца может быть принят новый сотрудник, и тогда получится, что отчет сдан с ошибкой.

Почему ПФР может не принять СЗВ-М?

Наиболее распространенными ошибками при сдаче СЗВ-М «на бумаге» являются:

  1. Отсутствие или некорректность необходимых реквизитов работодателя (ИНН, регистрационный номер ПФР, подпись).
  2. Отсутствие части сведений о сотруднике (нет фамилии или имени, ИНН или СНИЛС).
  3. ФИО и СНИЛС не соответствуют друг другу по данным базы ПФ.

При электронном формате сдачи ошибки могут быть теми же, но к ним добавляется неверное имя или формат файла, либо некорректная электронная подпись.

Ошибки кодируются в зависимости от их «тяжести»:

  1. Код 10 и 20 — незначительные ошибки (например, отсутствие или опечатка в ИНН). Этот код не является критичным для пенсионного отчета, к тому же у некоторых сотрудников может и вообще не быть ИНН. При наличии таких ошибок отчет принимается.

    Эксперты 1C-WiseAdvice советуют:

    Если ИНН фактически есть, но его просто забыли включить в форму, ошибку необходимо устранить.

  2. Коды 30 и 40 — ошибки, связанные с ФИО или СНИЛС сотрудников. В этом случае отчет считается принятым частично, и нужно исправить сведения по этим застрахованным лицам, направить отчетность с типом формы «доп».
  3. Код 50 — ошибки в формате или сведениях о работодателе (ИНН, регистрационный номер ПФ). В этом случае отчет не сдан, его нужно подготовить заново с типом формы «исхд».

Отчет СЗВ-М приняли частично, что делать?

При исправлении ошибок, выявленных по отдельным сотрудникам, возможны несколько вариантов:

  1. Если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет, то нужно подать по ним отдельную форму с типом «доп».
  2. Если в отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде), то их включают в корректирующий отчет с типом «отмн».
  3. По тем работникам, в отношении которых допущены опечатки, придется подать две уточняющие формы: сначала аннулировать ошибочную запись («отмн»), а затем добавить правильную («доп»).

Важно!

Как исходную, так и отменяющую/дополняющую отчетность необходимо сдать до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В противном случае будет начислен штраф.

Последствия отказа в принятии отчета СЗВ-М

За нарушение срока сдачи СЗВ-М придется заплатить штраф — 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Такое же наказание предусмотрено и за предоставление ошибочных сведений (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Важно!

Если при проверке отчета выявлены ошибочные данные, а страхователь устранил их за пять раб. дней, то санкции к нему не применяются (п. 39 инструкции, утвержденной приказом Минтруда РФ от 21.12.2016 № 766н).

В этом же разделе инструкции предусмотрено право страхователя самостоятельно корректировать неверную информацию. Штрафы в таких ситуациях не применяются.

Однако, по мнению ПФ РФ, без штрафа можно исправить только ошибочные данные по тем сотрудникам, которые уже были в отчете. Если же работодатель «забыл» про кого-то из сотрудников, а затем сдал на него дополняющую форму, то наказания не избежать (письмо ПФ РФ от 28.03.2018 № 19-19/5602).

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения как в пользу страхователей (постановление 2ААС от 21.05.2018 № 02АП-2626/2018), так и в пользу чиновников (постановление 14 ААС от 28.04.2018 № 14 АП-10424/2017).

Высшие судебные инстанции пока не высказали однозначного мнения по данному вопросу. Поэтому страхователю, который нашел «пропущенных» сотрудников, нужно быть готовым к уплате штрафа или к судебным тяжбам.

Как без проблем сдать отчеты в ПФ

Часто бухгалтеры легкомысленно относятся к сдаче СЗВ-М, особенно перед уходом в отпуск или увольнением. Ведь эта форма внешне проста и не связана напрямую с бухучетом и начислением налогов.

Однако из-за ошибок в ней компания может серьезно пострадать. Например, если численность сотрудников составляет 100 человек, то при просрочке или сдаче СЗВ-М с искажениями формата организацию оштрафуют на 50 тыс. руб. А для крупных компаний суммы санкций возрастают многократно.

Передав всю рутинную работу с учетом и отчетностью на аутсорсинг, вы можете сосредоточиться на своем бизнесе и не думать о проблемах с Пенсионным фондом и другими контролирующими органами.

Вывод

Все юридические лица, а также ИП с наемными работниками должны ежемесячно сдавать форму СЗВ-М.

Если отчет не принят отделением ПФР, то нужно исправить ошибки в пятидневный срок. Это позволит избежать штрафа.

Если же вы нашли ошибку самостоятельно, то в некоторых случаях, чтобы отбиться от санкций, придется идти в суд.

Заказать услугу

«Новая отчетность в ПФР. Что должен знать работодатель»

10 февраля 2020 17:22

Январь нового года внес изменения в некоторые законодательные акты, в том числе и в Трудовой кодекс РФ. Изменения трудового законодательства коснулись формирования сведений о трудовой деятельности граждан.

Зачем это нужно? Не ущемляет ли это интересы граждан и не усложнят ли изменения работу кадровых служб – на эти и другие вопросы отвечает управляющий ОПФР по Ямало-Ненецкому автономному округу Таиса Федоровна Колоколова.

— Таиса Федоровна, расскажите, пожалуйста, о новшестве в Трудовом кодексе, — об электронной трудовой книжке.

— По сути ничего нового, кроме формата, нам эти изменения не принесли. Та же самая бумажная трудовая книжка, только переведенная на электронный вид. В ней сохраняется практически весь перечень сведений, который учитывается в бумажном документе. Это информация о работнике, это прием, увольнения, перевод на другую работу, место работы, должность, основание кадрового мероприятия и т.д.

— А что дает этот переход, ну, скажем, для граждан?

— Преимущества перехода, как для граждан, так и для работодателей очевидны.

Что касается граждан, то цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности. Это дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, это и дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения, это использование данных трудовой книжки для получения государственных услуг. Что очень удобно – то эта услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества для работодателей заключаются в том, что снизятся издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. Кроме того, появятся новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности как для работодателей, так и для госорганов.

— Таиса Федоровна, расскажите, пожалуйста, как эти сведения работодатель будет предоставлять?

— Как я уже говорила выше, сведения о трудовой деятельности формируются в цифровом формате и могут передаваться через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или Клиентскую службу территориального органа ПФР.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить выписку сможет нынешний или бывший работодатель, по последнему месту работы.

— На ПФР возложены обязанности по приему сведений о трудовой деятельности работников. Расскажите, пожалуйста, кто, когда, куда и с какого периода должен сдавать данную отчетность?

— С 1 января 2020 года работодатели предоставляют в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц (сокращенно называется СЗВ-ТД). А точнее – обо всех основных кадровых изменения, имеющих юридическое значение. Это новая форма отчетности, отчет ежемесячный. Сроки сдачи отчета – не позднее 15-го числа месяца, идущего за отчетным. Кстати, срок предоставления отчета в этом году – не позднее 17 февраля, так как 15 февраля выпадает на выходной день.

Еще раз хотела бы заострить внимание работодателей – если заключили хотя бы один трудовой договор в текущем году, то обязаны с 2020 года сдавать отчет СЗВ-ТД. В него включают каждое застрахованное лицо, с кем есть трудовые отношения.

А вот с января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения нужно представлять в ПФР не позднее 1 рабочего дня, идущего за днем издания документа, служащего основанием для взятия на работу или увольнения. Как правило это приказ руководителя.

За не предоставление в установленный срок, либо за предоставление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД, работодатель несет административную ответственность за нарушение трудового законодательства. Так, штрафные санкции на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей составят 1-5 тыс. рублей, на юридическое лицо – 30-50 тыс. рублей.

За повторное нарушение штраф составит:

на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей: 10-20 тыс. рублей;

на юридическое лицо: 50-70 тыс. рублей.

Поэтому, чтобы этого не случилось, работодателям нужно отчитываться в ПФР обо все принятых и уволенных в минувшем месяце работниках, а также с кем произошли кадровые изменения.

Причем в данный отчет нужно включать также совместителей и работников на удаленке.

— Насколько форма СЗВ-ТД сложна для заполнения?

— Оформить бланк СЗВ-ТД достаточно просто. Единственное, в графе «Вид мероприятия (перевод, увольнение, прием)» надо проставлять соответствующие каждому действию коды. Прошу обратить внимание работодателей, что отчет СЗВ-ТД нужно сдавать в дополнение к СЗВ-М. Электронный формат для отправки нового отчета Пенсионным фондом уже подготовлен.

Новый отчет СЗВ-ТД в ПФР с 2020 года

Зачем вводят новый отчет СЗВ-ТД в ПФР

Страна переходит на электронные трудовые книжки, и все данные о трудовой деятельности граждан теперь будут собраны в информационной системе Пенсионного фонда России. Для наполнения этой системы и нужен отчет СЗВ-ТД.

Если раньше при кадровых изменениях работодатели вносили записи в трудовую книжку, то теперь вместо этого они будут при любом изменении сдавать отчет СЗВ-ТД на этого сотрудника, чтобы они отразились в электронной трудовой в ПФР.

Если сотрудник предпочел оставить бумажную трудовую, работодателю придется и сдавать отчет СЗВ-ТД, и по-старинке продолжать вести бумажную трудовую.

В отчете работодатели будут отражать информацию о принятых и уволенных работниках и о других кадровых изменениях (переводы и т.д.).

Кроме того, в течение 2020 года работодатели будут собирать со своих сотрудников заявления о выборе варианта трудовой: в электронном виде или в бумажном. Эти заявления нужно собрать до 31 декабря 2020 года. Информацию о выборе работника тоже будут заносить в отчет СЗВ-ТД. Сотрудники, которые выбрали электронный вариант, получат бумажную трудовую на руки. У тех, кто предпочтет оставить бумажный вариант, электронная трудовая тоже будет в программе.

Отчет заполняют на всех, с кем имеются трудовые договоры, в том числе совместители и дистанционные работники. За тех, с кем заключены договоры ГПХ, отчитываться не нужно, ведь записей в трудовые книжки по ним не делают. На учредителей отчет сдают только если с ними заключен трудовой договор и были кадровые изменения, то есть как за обычного сотрудника.

Важно! Если работодатель сдает отчет СЗВ-ТД на работника впервые, он должен указать данные о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020г. (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ) с указанием даты приема или перевода, должность, реквизиты приказа. Попросту говоря это будет информация из последней записи в трудовой сотрудника по состоянию на начало 2020 года. Более раннюю информацию переносить не надо, нужна только последняя.

Кто обязан сдавать СЗВ-ТД в ПФР с 2020 года

В 2020-м году отчет сдают только те работодатели, у которых были кадровые изменения, или если кто-то из сотрудников сдал заявление о выборе варианта трудовой.

Таким образом, сдавать СЗВ в 2020 году нужно только если работодатель:

  1. Принял работника, уволил, перевел на другую должность.
  2. Поменял название.
  3. Получил заявление работника о выборе формата ведения трудовой книжки.

Подтверждение: п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Пока не было ничего из вышеперечисленного – отчет сдавать не нужно, нулевой СЗВ-ТД не предусмотрен. В каком месяце что-то из этого произойдет – за тот месяц и нужно будет сдать отчет. Если весь год не будет движений – значит, работодатель начнет сдавать этот отчет только в 2021 году.

Подать отчет СЗВ-ТЗ онлайн

Сроки сдачи отчета СЗВ-ТД в ПФР в 2020 году

Один раз в месяц, начиная с января. Отчитываться нужно только за те месяцы, в которых были кадровые движения, перечисленные в предыдущем разделе.

Пример:

В марте 2020 года в организацию приняли сотрудника, в апреле другого сотрудника перевели, а в августе один из сотрудников подал заявление о выборе варианта трудовой. Больше никаких кадровых событий в фирме в 2020 году не было. Отчет СЗВ-ТД нужно будет сдать только за март, апрель и август.

Срок сдачи — до 15 числа месяца, следующего после отчетного. Таким образом, первый отчет за январь работодатели, у которых был соответствующий повод, должны сдать до 17 февраля 2020 года (т.к. 15 февраля – суббота).

В 2021 году сроки изменятся. При переводе сотрудника или подаче заявления о способе ведения трудовой книжки сдавать СЗВ-ТД будут так же не позднее 15 числа следующего месяца, а при приеме и увольнении – не позднее следующего дня после издания приказа.

В каком виде сдавать отчет СЗВ-ТД

Требования стандартные для отчетов по персонифицированному учету:

  • работодатели с 25 и более сотрудников отчитываются только в электронном виде;
  • при штате меньше 25 человек можно отчитываться как в бумажном, так и в электронном виде.

Бланк формы СЗВ-ТД

Бланк отчета утвердили буквально за три недели до срока первой отчетности Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 730п от 25 декабря 2019г., которое вступает в силу с 04 февраля 2020 года. В этом же Постановлении есть и порядок заполнения формы, где подробно расписано, что и в каких случаях вписывать в каждое поле.

Обратите внимание: Внешний вид утвержденного бланка отличается от того проекта, который изначально размещали на портале проектов нормативных документов. Обзоры по этому проекту бланка неактуальны.

Бланк заполняют на каждого работника отдельно. По скольким сотрудникам будут изменения за месяц (или они подадут заявление о выборе способа ведения трудовой) – столько отчетов вы за этот месяц и сдадите.

Порядок заполнения СЗВ-ТД

В титульную часть бланка СЗВ-ТД вносят сведения о работодателе, данные об отчетном периоде (месяц и год), и о зарегистрированном лице, то есть сотруднике (СНИЛС, дата рождения и Ф.И.О.).

Если сотрудник подал заявление с выбором бумажной трудовой, поставьте дату заявления в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Если сотрудник выбрал электронную трудовую, поставьте дату заявления в строке «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Если заявление сотрудник пока не подавал, эту часть отчета не заполняйте.

Пример заполнения

Номер столбца Какую информацию вносить
1 Порядковый номер записи
2 Дата кадрового мероприятия (приема, перевода, увольнения)
3 «ПРИЕМ» при приеме на работу
«УВОЛЬНЕНИЕ» при увольнении
«ПЕРЕВОД» при переводе
«ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» при переименовании работодателя
«УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» при установлении второй и последующей профессии, специальности, квалификации»
«ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ»
4 должность (работа), специальность, профессия с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).
Заполняется в соответствии со штатным расписанием. Если по закону должность связана с предоставлением льгот и ограничений, наименование должно соответствовать квалификационным справочникам, профстандартам или реестру соответствующих должностей.
5 Код выполняемой функции. Заполняется только с 1 января 2021 года (при наличии)
6 Основание для увольнения (пункт ТК, закона и т.д.)
7, 8, 9 Наименование, дата и номер приказа (распоряжения) на увольнение, прием или перевод сотрудника.
10 Заполняется только если нужно отменить ранее поданные сведения, в этом случае ставят знак «Х». При этом всю форму нужно заполнить в соответствии с первоначальными сведениями, которые вы ходите отменить.

Заполнение табличной части СЗВ-ТД

И не забывайте, что когда подаете отчет на работника впервые, в табличную часть нужно внести информацию о последнем кадровом мероприятии по этому сотруднику по состоянию на 1 января 2020 года в соответствии с трудовой книжкой.

Например, сотрудника приняли на работу в 2018 году и больше никаких переводов не было. Запись о приеме и нужно перенести в первый отчет СЗВ-ТД.

Если в отчетном месяце были еще какие-то кадровые изменения по сотруднику, например, его перевели в другой отдел, в табличной части отчета будет две записи:

  1. Запись о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020г.
  2. Запись о переводе в другой отдел.

В последующих отчетах на этого сотрудника (если они будут) нужно будет уже отображать только текущие изменения за отчетный месяц.

В нижней части отчета ставят должность руководителя, его подпись, расшифровку подписи, дату и печать (если есть).

Штрафы за несвоевременную сдачу формы СЗВ-ТД

Ответственность предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Если не сдать отчет, опоздать со сдачей, предоставить неполные или неверные сведения, организацию оштрафуют на 30 – 50 тысяч рублей, ИП или должностное лицо на 1 – 5 тысяч.

Отчет СЗВ-ТД — новый, информации о нем пока не так много. Поэтому, будьте внимательны при заполнении. И следите за новостями в нашем блоге – мы будем выкладывать свежую информацию по мере появления.

Чтобы быстро заполнять отчеты с помощью электронного мастера, подключитесь к сервису «Моё дело». Программа сама автоматически вставит нужные значения и ваши реквизиты, а отправить отчет вы сможете прямо из личного кабинета. Электронную подпись для пользователей сервиса мы выпускаем бесплатно.

Получить бесплатный доступ к сервису

В избранное Нажмите Ctrl+D чтобы добавить страницу в избранное 36 нравится Поделиться:

Для корректного заполнения сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица по форме СЗВ-ТД:

1. Для организации должны быть указаны: наименование в соответствии с учредительными документами, коды ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР. Эти сведения указываются в справочнике Организации (раздел Настройка – Организации).

2. Также следует уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные сотрудников:

  • Ф.И.О.;
  • дата рождения;
  • страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).

Чтобы проверить, введены ли необходимые персональные данные, можно воспользоваться отчетом Личные данные сотрудников (раздел Кадры – Кадровые отчеты) (рис. 1).

Рис. 1

3. За отчетный период в программе должны быть в полном объеме введены кадровые документы: Прием на работу, Увольнение, Кадровой перевод.

Внимание

Для того чтобы в сведениях о трудовой деятельности отразились кадровые мероприятия по сотрудникам, необходимо установить в кадровых документах Прием на работу, Увольнение, Кадровой перевод, Перемещение в другое подразделение, Изменение квалификационного разряда (категории) флажок Отразить в трудовой книжке (рис. 2). Если флажок не будет установлен, кадровое мероприятие не отразится в форме СЗВ-ТД.

В вышеперечисленных кадровых документах предусмотрено поле Наименование документа. По умолчанию оно заполнено наименованием Приказ и будет выводиться в форму СЗВ-ТД в графу 7 «Наименование документа» (рис. 2). В поле можно указать другое необходимое наименование (распоряжение, уведомление и т.д) и чтобы это значение было доступно в последующем, его нужно добавить в список Наименования документов, открывающийся по кнопке выбора в поле.

Внимание

Если в программе используются номера приказов с префиксом (например, ШФ00-00001) (рис. 2) и они вносятся в бумажную трудовую книжку, и при этом необходимо, чтобы такие номера отражались в сведениях, нужно в дополнительных настройках снять флажок Удалять префиксы организации и ИБ из номеров кадровых приказов (раздел Настройка — Дополнительные настройки) и после чего перепровести документы. Если такой вариант не подходит и в базе ведется своя нумерация документов, то можно в поле печатать как вручную указать необходимый номер документа. Если номер заполнен в этом поле, то он будет отражен в форме СЗВ-ТД. О изменении методики нумерации документов в программе см. .

Рис. 2

Внимание

Перед формированием сведений убедитесь, что в прошлых отчетах установлен флажок Пачка принята в ПФР (не редактируется). Если флажок не установлен, то установите его и проведите документ.

4. Формирование сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица по форме СЗВ-ТД производится с помощью документа Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД.

  1. Раздел Кадры или раздел Отчетность, справки – журнал Электронные трудовые книжки или сервис 1С-Отчетность – папка Отчетность по физлицам.
  2. Кнопка Создать.
  3. Выберите документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД (рис. 3).
  4. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то в поле Организация выберите организацию, по сотрудникам которой необходимо сформировать сведения.
  5. В поле Дата укажите дату заполнения формы (по умолчанию указывается текущая дата).
  6. В поле Отчетный период укажите отчетный период (месяц).
  7. Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить. Документ заполняется по имеющимся в программе не переданным кадровым мероприятиям (прием, перевод, увольнение) за отчетный месяц, зарегистрированные кадровыми документами с флажком Отразить в трудовой книжке, а также зарегистрированные документами Регистрация трудовой деятельности и заявлениями о предоставлении сведений о трудовой деятельности. При этом отмененные кадровые события заполняются только те, которыми отменяется запись, ранее уже переданная в ПФР. В колонке Мероприятия отражаются по три мероприятия каждой строки, для удобства работы.
  8. Поля Руководитель и Должность заполняются автоматически данными, введенными в справочник Организации (закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица). Данные о руководителе организации (Ф.И.О. и должность) указываются в печатной форме СЗВ-ТД. Если отправка сведений в ПФР производится в электронном виде, то отправка должна осуществляться с ЭЦП именно этого лица.

Рис. 3

Чтобы перейти непосредственно в сформированные сведения, щелкните двойным щелчком мыши (или кнопкой Enter) по строке с сотрудником. В результате открывается форма Мероприятия.

Рассмотрим отражение в форме СЗВ-ТД кадровых мероприятий:

  • прием;
  • данные на 01.01.2020 года;
  • перевод;
  • увольнение;
  • переименование;
  • и если подано только заявление о ведении трудовой книжки (в бумажном или электронном виде);
  • изменение / отмена сведений

Прием

На рис. 4 представлено заполнение формы при приеме на работу.

  1. По ссылке Редактировать карточку сотрудника можно изменить персональные данные сотрудника. Отредактированные данные обновятся в форме автоматически.
  2. Если сотрудник представил заявление о порядке ведения его трудовой книжки (в бумажном или электронном виде), то данные о заявлении заполняются автоматически в поле Ведение бумажной трудовой книжки (заявление) или Сведения в электронной форме (заявление). Признак Отмена устанавливается автоматически, если заявление было отозвано сотрудником и зарегистрирован документ Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности. О создании такого заявления смотрите в статье Регистрация или отмена заявления о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности.
  3. По ссылке Регистрация трудовой деятельности можно создать документ Регистрация трудовой деятельности, с помощью которого можно зарегистрировать другие мероприятия для их заполнения в форме СЗВ-ТД, например, произошедшие до 2020 года или в связи с переименованием организации или отменой мероприятия, зарегистрированные документами приема, перевода, увольнения.
  4. В табличной части указывается:
    • в колонке Совм-ль флажок устанавливается автоматически. Эта информация выводится в печатную форму или файл отчета;
    • в колонке Мероприятие – дата приема сотрудника на работу и код вида мероприятия Прием (код 1 вида мероприятия согласно п. 2.5.3 Порядка заполнения формы);
    • в одноименных колонках указывается наименование подразделения, должность сотрудника, категория (разряд). В колонке Сведения вручную можно указать информацию (помимо должности, подразделения), которая должна быть отражена в сведениях о трудовой деятельности. Колонка Трудовая функция заполняется автоматически, если в кадровых документах (Прием на работу, Перевод) было заполнено поле Трудовая функция (см. ниже). Все эти сведения отразятся в графе 4 формы. Внимание! Наименование подразделения отражается в сведениях, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор. Если необходимо не отражать наименование подразделений в сведениях, то в карточке организации установите флажок Не заполнять подразделения в мероприятиях трудовой деятельности. После его установки мероприятия для формы СЗВ-ТД регистрируются и заполняются без указания подразделения. Кроме того, иногда наименование должности или подразделения в базе отличается от той, которую необходимо указать в сведениях о трудовой деятельности. Для таких случаев в карточке подразделения и должности появилось дополнительное поле Наименование для записей о трудовой деятельности (рис. 5);
    • в колонке Документ основание – данные документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, – наименование документа, его дата и номер. Сведения отразятся в подразделе формы «Основание».

Рис. 4

Рис. 5

Для автоматического заполнения кода в отчете необходимо в справочнике Трудовые функции создать соответствующий элемент. Указать код профессиональной деятельности (заполняется пока вручную) и наименование трудовой функции. Далее трудовую функцию можно указать для должности (если не ведется штатное расписание), а также для позиции штатного расписания (если ведется штатное расписание) (закладка Дополнительно). Затем сведения о трудовой функции будут автоматически заполняться в кадровых документах в поле Трудовая функция (рис. 6). Коды профессиональной деятельности и трудовой функции утверждены профессиональными стандартами и заполняются, если страхователь их применяет. Перечень утвержденных профессиональных стандартов представлен на сайте Минтруда.

Рис. 6

Данные на 01.01.2020 года

Если сведения представляются впервые на сотрудника, то необходимо также (помимо события, с которыми связана подача отчета) указать последнее по времени кадровое событие, произошедшее с сотрудником до 1 января 2020 года у этого страхователя.

Если в течение 2020 года по сотруднику не было кадровых мероприятий и (или) он не подал заявление о порядке ведения его трудовой книжки, то сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у этого страхователя на такого сотрудника представляются не позднее 15 февраля 2021 года (пп. 1 п. 2.5. ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Для автоматического заполнения этих данных в форме СЗВ-ТД необходимо их предварительно зарегистрировать документом Регистрация трудовой деятельности (раздел Кадры или раздел Отчетность, справки – журнал Электронные трудовые книжки). Для автоматического заполнения документа нажмите на кнопку Данные до 2020 года (рис. 7).

После автоматического заполнения необходимо убедиться, что заполненные мероприятия действительно являются последними в бумажных трудовых книжках сотрудников по состоянию на 01.01.2020. При необходимости строки можно отредактировать и/или дозаполнить.

Зарегистрированные таким образом данные будут использоваться при заполнении форм СЗВ-ТД по мере необходимости и когда это требуется согласно порядку ее заполнения.

Если сотрудников в базе много, имеется возможность разделить сотрудников на разные документы, для удобства (установив флажок Заполнять порциями по … сотрудников, указав необходимое количество). Т.е. можно заполнить в первый документ, например, 100 сотрудников, провести его, после чего создать новый документ и заполнить в него следующие 100 сотрудников (уже зарегистрированные ранее сотрудники в документ заполнены не будут).

Внимание

Не нужно в документ Регистрация трудовой деятельности вручную дублировать мероприятия, которые зарегистрированы кадровыми документами (прием, перевод и т.п.) с установленным флажком Отражать в трудовой книжке. Если необходимо в кадровых документах произвести изменения, то это производится по кнопке Изменить документа Регистрация трудовой деятельности. См. об этом .

Рис. 7

На сайте ПФР (раздел «Вопросы-ответы 3», вопрос 5) приведен пример, какие сведения отражать в отчете на 01.01.2020, если, например, в 2018 году сотрудник был переведен, а в 2019 году была произведена реорганизация организации (вид мероприятия «Переименование»). Ответ фонда: необходимо указать перевод сотрудника. Но, если помимо перевода будет указано переименование, то это не будет ошибкой.

В связи с этим, начиная с версии 3.1.13.188, в отчете, как и ранее, заполняется последний зарегистрированный прием или перевод до 2020 года. Но теперь он также дополняется всеми мероприятиями остальных видов, зарегистрированными в период после него и до 01.01.2020.

Обращаем внимание:

  • если зарегистрировать до 2020 года одни лишь переименования или установления, без приема или перевода, в отчет они заполнены не будут, поскольку прием или перевод являются обязательными мероприятиями, а остальные лишь дополняют их;
  • по тем сотрудникам, по которым уже отправили до 2020 года один прием или перевод, в очередной отчет новые «дополнительные» мероприятия заполнены не будут, поскольку не являются обязательными.

Перевод

На рис. 8 представлено заполнение формы при переводе сотрудника.

  1. В колонке Мероприятие указывается дата перевода сотрудника и код вида мероприятия Перевод (код 2 вида мероприятия согласно п. 2.5.3 Порядка заполнения формы).
  2. Указываются данные, которые изменились при переводе и должны быть отражены в сведениях, а также данные документа, подтверждающего оформление, – наименование документа, его дата и номер.

Если сведения представляются впервые на сотрудника, то необходимо также (помимо события, с которыми связана подача отчета) указать последнее по времени кадровое событие, произошедшее с сотрудником до 1 января 2020 года у этого страхователя (если эти сведения еще не передавались).

Рис. 8

Увольнение

На рис. 9 представлено заполнение формы при увольнении сотрудника.

  1. В колонке Мероприятие указывается дата увольнения и код вида мероприятия Увольнение (код 5 вида мероприятия согласно п. 2.5.3 Порядка заполнения формы).
  2. Указывается также причина прекращения трудового договора, данные документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений, – наименование документа, его дата и номер.

Также необходимо указать последнее по времени кадровое событие, произошедшее с сотрудником до 1 января 2020 года у данного страхователя (если эти сведения еще не передавались).

Рис. 9

Подано только заявление о ведении трудовой книжки (в бумажном или электронном виде)

Если по сотруднику не было кадровых мероприятий, но он подал заявление о порядке ведения своей трудовой книжки (на бумажном носителе или в электронном виде), то на такого сотрудника необходимо также подать сведения. При автоматическом заполнении отчета по кнопке Заполнить сведения о предоставленном заявлении заполняются автоматически в поле Ведение бумажной трудовой книжки (заявление) или Сведения в электронной форме (заявление) (рис. 10). О создании заявления смотрите в статье Регистрация или отмена заявления о выборе порядка учета сведений о трудовой деятельности.

Также необходимо указать последнее по времени кадровое событие, произошедшее с сотрудником до 1 января 2020 года у данного страхователя (если эти сведения еще не передавались).

Рис. 10

Переименование организации

Если произошло кадровое мероприятие – изменение наименования страхователя (код 3 вида мероприятия согласно п. 2.5.3 Порядка заполнения формы), то для автоматического заполнения этих данных в форме СЗВ-ТД необходимо их предварительно зарегистрировать документом Регистрация трудовой деятельности (раздел Кадры или раздел Отчетность, справки – журнал Электронные трудовые книжки).

Для автоматического заполнения документа нажмите на кнопку Переименование. В открывшейся форме укажите (рис. 11):

  1. В поле Сведения укажите, что «Старое наименование» с конкретного числа переименовано в «Новое наименование страхователя».
  2. В поле Дата мероприятия укажите дату, с которой произошло изменение наименования страхователя.
  3. Укажите данные документа, подтверждающего изменение наименования страхователя, – наименование документа, его дата и номер в соответствующих полях.
  4. По кнопке Заполнить табличная часть автоматически заполняется всеми сотрудниками, работающими на дату переименования страхователя. Если сотрудников в базе много, имеется возможность разделить сотрудников на разные документы, для удобства (установив флажок Заполнять порциями по … сотрудников, указав необходимое количество).

Рис. 11

Далее при заполнении сведений по форме СЗВ-ТД данное кадровое событие будет отражено автоматически (рис. 12).

Также необходимо указать последнее по времени кадровое событие, произошедшее с сотрудником до 1 января 2020 года у данного страхователя (если эти сведения еще не передавались).

Рис. 12

Изменение и отмена сведений

Если необходимо внести изменения непосредственно в сведения о мероприятии, зарегистрированные документами приема, перевода, увольнения, то эти изменения производятся с помощью документа Регистрация трудовой деятельности (раздел Кадры или раздел Отчетность, справки – журнал Электронные трудовые книжки). Это связано с тем, что после приема сведений фондом, в документе Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД необходимо установить флажок Пачка принята в ПФР (не редактируется). При установленном флажке кадровые документы становятся недоступны для редактирования. В документах появляется предупреждение о том, что данные по этому мероприятию переданы в ПФР (рис. 17). При необходимости включить возможность редактирования кадровых документов можно по кнопке Еще – Изменить документ. Внимание! Если изменить что-то в кадровом приказе, изменяющее запись мероприятия или даже просто отменить проведение – прежняя запись помечается отмененной, а не удаляется совсем. После повторного проведение такого снятого с проведения документа – формируется новое мероприятие, даже если никакие сведения в нем не поменялись.

Пример

Сведения за февраль 2020 года были переданы в ПФР 11.02.2020 с некорректными данными. Сотрудник в феврале месяце был переведен в подразделение «Управление», а в переданных сведениях было указано подразделение «Администрация». Необходимо внести изменения в кадровое мероприятие, отменить ранее переданные сведения по сотруднику и сформировать корректные.

Для изменения ранее зарегистрированных мероприятий (дата мероприятия и приказа должна быть раньше, чем дата документа Регистрация трудовой деятельности) нажмите на кнопку Изменить (рис. 13).

В документе Мероприятия трудовой деятельности слева выводится список сотрудников, по которым были зарегистрированы кадровые мероприятия, а в правой части перечисляются кадровые мероприятия по конкретному сотруднику.

При выборе мероприятия, которое необходимо изменить, в документе заполняется две строки – одна с отменой ранее зарегистрированного мероприятия (по умолчанию дата отмены равна дате документа Регистрация трудовой деятельности, при необходимости можно изменить) и вторая с такими же данными, но в которую можно вносить требуемые изменения. Кнопка Провести и закрыть. При необходимости добавить новое мероприятие в документ можно и вручную (по кнопке Добавить, нажатием правой кнопки мыши в табличной части документа или кнопка Еще, либо клавишей Ins).

Рис. 13

Сведения, которые были отменены и изменены будут отражены в форме СЗВ-ТД автоматически при последующем их формировании (рис. 14). При этом отмененные кадровые события заполняются только те, которыми отменяется запись, ранее уже переданная в ПФР. В форме появляется строка с признаком отмены ранее переданных сведений и строка с корректными сведениями.

Рис. 14

Если необходимо только отменить ранее зарегистрированное мероприятие, то нажмите на кнопку Отменить. В этом случае в документе заполняется только одна строка (рис. 15). Кнопка Провести и закрыть.

Рис. 15

5. После формирования сведений по форме СЗВ-ТД их необходимо провести (кнопка Провести).

6. Если сведения передаются в ПФР без использования телекоммуникационных каналов связи, то из отчета можно получить печатную форму СЗВ-ТД и файл для передачи сведений в ПФР. По кнопке СЗВ-ТД формируется печатная форма сведений. Для того чтобы получить файл со сведениями в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях, необходимо нажать на кнопку Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выбрать каталог, в котором следует сохранить файл. Просмотреть содержимое файла можно по кнопке Открыть файл (рис. 16).

Рекомендуется сначала выполнить проверку сведений на их соответствие требованиям ПФР (кнопка Проверка – Проверить выгрузку). В этом случае выполняется проверка по встроенному в программу 1С алгоритму. Кроме того, проверку сведений можно произвести с помощью сторонних программ, которые должны быть предварительно установлены на компьютере (по кнопке Да в сообщении, которое выводится на экран после встроенной проверки сведений). При нарушении каких-либо требований выводится соответствующее служебное сообщение.

7. Если организация подключена к сервису «1С-Отчетность», то форму можно отправить в ПФР непосредственно из программы. Перед отправкой сведений рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений (кнопка Проверка – Проверить в интернете). Для отправки сведений нажмите кнопку Отправить.

8. После того как сведения будут переданы в ПФР, отчет рекомендуется защитить от изменения. Для этого установите флажок Пачка принята в ПФР (не редактируется) и проведите отчет. Отредактировать отчет после этого нельзя, но при необходимости можно, сняв указанный флажок. Кроме того, если не поставить флажок, мероприятия, включенные в эту форму, будут автоматически заполнены и в следующие формы СЗВ-ТД!

Рис. 16

Рис. 17

<<- вернуться в начало статьи

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *