Отчет

Содержание

Управленческая отчетность

Этапы формирования и составления управленческой отчетности

  • Диагностика существующей системы управления
  • Создание методологии управленческой отчетности
  • Проектирование и утверждение финансовой структуры компании
  • Формирование бюджетной модели
  • Утверждение бюджетной политики
  • Аудит учетных систем
  • Автоматизация

Важные аспекты при составлении управленческой отчетности: формы и примеры. Управленческая отчетность — это один из важнейших источников получения информации о результатах деятельности компании, на основе совокупности финансовых, сбытовых, маркетинговых, производственных и прочих показателей.

Информация в управленческой отчетности должна быть экономически интересна и активно использоваться руководителями, учредителями и собственниками бизнеса. Раскрытые в управленческой отчетности данные необходимы для анализа всей деятельности. Это помогает вовремя выявить причины возможных отклонений от параметров, которые заданы стратегией бизнеса, а также показать резервы (финансовые, материальные, трудовые, и пр.), которые до этого времени не использовались компанией.

Ниже представлены 7 этапов формирования и составления управленческой отчетности.

Шаг 1. Диагностика существующей системы управления в компании

Данный этап необходим для анализа организационной структуры компании, определяется формат моделирования процессов. При наличии у компании схем бизнес-процессов и их описания, проводится анализ данных документов, и выявляются основные проблемные зоны, требующие оптимизации.

Цели диагностики Поиск системных подходов к увеличению эффективности управленческой отчетности
Классификация и анализ существующих форм отчетности
  • По форме представления — табличные, графические, текстовые;
  • По сегментам деятельности – отчеты по закупке, отчеты по реализации, отчет по налогам;
  • По адресности представления — отчеты для руководства, отчеты для руководителей ЦФО, отчеты для менеджеров;
  • По объему информации – оперативные отчеты по текущим проектам, инвестиционные отчеты, итоговые финансовые отчеты, сводные (мастер) отчеты;
  • По содержанию — комплексные отчеты, аналитические показатели, отчеты по ключевым показателям эффективности KPI.
Повышение качества и уменьшение сроков получения выходной аналитической информации, необходимой для принятия качественных управленческих решений. Аналитические отчеты имеют высокую ценность тогда, когда могут быть получены в короткие сроки и содержат информацию в виде, который максимально отвечает потребностям сотрудника, который принимает решения на основе данного отчета.
Повышение достоверности хранимой информации. Для принятия решений необходимо полагаться только на достоверную информацию. Не всегда можно понять, насколько информация, которая представлена в отчётах достоверна; соответственно повышается риск принятия некачественных решений. С другой стороны, если сотрудник не несет служебной ответственности за достоверность введенной информации, то с очень большой степенью вероятности он не будет относиться к информации с должной аккуратностью.
Повышение аналитической ценности информации. Несистемный подход к вводу и хранению информации приводит к тому, что, несмотря на то, что в базу данных введено большие объемы информации, представить эту информацию в виде отчетов практически невозможно. Под не системностью здесь понимается ввод информации сотрудниками без разработки общих правил, что приводит к ситуации, когда по смыслу одинаковая информация представлена для разных сотрудников в отличном друг от друга виде.
Исключение противоречивости и рассогласованности информации В случае нечеткой определенности в вопросе разделения между сотрудниками обязанностями и правами по вводу информации зачастую происходит многократный ввод одной и той же информации в разных подразделениях компании. В совокупности с несистемным подходом факт дублирования информации бывает даже невозможно определить. Подобное дублирование приводит к невозможности получить полный отчет в разрезе введенной информации.
Повышение предсказуемости получения определенного результата Принятия решений практически всегда основано на оценке информации по прошедшим периодам. Но зачастую бывает, что нужная информация просто никогда не вводилась. В большинстве случаев недостающую информацию хранить не представляло бы никакой сложности, если бы кто-то заранее предположил то, что она когда-нибудь понадобится.
Результат На основе диагностики и принятых решений дорабатываются должностные инструкции, производится реинжиниринг существующих бизнес процессов, исключаются формы отчетности, которые не несут информации для анализа данных, вводятся показатели KPI, адаптируются учетные систем для получения фактических данных, фиксируются состав и сроки представления управленческой отчетности.

Шаг 2. Создание методологии управленческой отчетности

Данный этап необходим для делегирования полномочий в части составления операционных бюджетов и определения ответственности, конкретных центров финансовой ответственности (ЦФО) за составление тех или иных бюджетных планов (сегментов управленческой отчетности).

Рисунок 1. Последовательность этапов построения методологии управленческой отчетности.

Цели и задачи, решаемые в результате внедрения управленческой отчетности в компании:

  • Установление и достижение конкретных ключевых показателей эффективности (KPI);
  • Выявление «слабых» звеньев в организационной структуре компании;
  • Повышение системы контроля результатов деятельности;
  • Обеспечение прозрачности денежных потоков;
  • Усиление платежной дисциплины;
  • Разработка системы мотивации сотрудников;
  • Оперативное реагирование на изменение: конъюнктуры рынка, каналов сбыта и т.д.;
  • Выявление внутренних ресурсов компании;
  • Оценка рисков и т.д.

Состав управленческих отчетов зависит в первую очередь от характера деятельности компании. Как показывает практика, состав управленческой отчетности (мастер-отчет) обычно включает в себя:

  • Отчет о движении денежных средств (прямым методом);
  • Отчет о движении денежных средств (косвенным методом);
  • Отчет о прибылях и убытках;
  • Прогнозный баланс (управленческий баланс);

Рисунок 2. Пример структуры управленческой отчетности.

Рисунок 3. Связь классификатора управленческих отчетов и объектов управленческого учета.

Консолидация бюджетов

Формирование консолидированной управленческой отчетности представляет собой довольно трудоемкий процесс. Консолидированная финансовая управленческая отчетность рассматривает группу взаимосвязанных организаций, как единое целое. Активы, обязательства, доходы и расходы объединяются в общую систему управленческих отчетов. Такая отчетность характеризует имущественное и финансовое положение всей группы компаний на отчетную дату, а также финансовые результаты ее деятельности за отчетный период. Если холдинг состоит из компаний, которые между собой никак не связаны на операционном уровне, то задача консолидации управленческой отчетности решается достаточно просто. Если же между компаниями холдинга осуществляются хозяйственные операции, то в этом случае не все так очевидно, ведь нужно будет исключить взаимные операции, чтобы на уровне холдинга в консолидированной отчетности не исказить данные о доходах и расходах, активах и обязательствах. В бюджетной политике компании необходимо закрепить правила и принципы элиминации ВГО.

Поэтому целесообразнее использовать информационные системы. Для этих целей можно применить систему «WA: Финансист». Система позволяет производить элиминирование внутрифирменных оборотов на уровне проведения первичных документов и быстро получать корректную информацию, что упрощает и ускоряет процесс формирования управленческой отчетности, минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором. При этом сверка внутригрупповых оборотов, их элиминация, выполнение корректирующих проводок и других операций осуществляются в автоматическом режиме.

Пример управленческой отчетности: Компания А владеет компанией Б на 100%. Компания А продала товар на сумму 1500 рублей. Покупка данного товара обошлась компании А в 1000 рублей. Компания Б оплату за поставленный товар произвела в полном объеме. На конец отчетного периода компания Б не продала товар и он числится у нее в составе отчетности.

В результате консолидации необходимо исключить прибыль (500 рублей), которую компания еще не получила и уменьшить стоимость запасов (500 рублей).

Чтобы исключить ВГО и прибыль, которую компания Б еще не заработала. Необходимо сделать корректировки.

Результат консолидации управленческой отчетности

Рисунок 4. Прогнозный баланс (управленческий баланс).

Определение ключевых показателей эффективности (KPI – Key performance indicators)

Введение ключевых контрольных показателей позволяет управлять центрами финансовой ответственности, устанавливая лимиты, нормативные значения или предельные границы принимаемых показателей. Набор показателей эффективности отдельных ЦФО существенно зависит от роли этого центра ответственности в системе управления и от выполняемых функций. Значения показателей устанавливаются с учетом стратегических планов компании, развития отдельных направлений бизнеса. Система показателей может принимать иерархическую структуру, как для компании в целом, так и с детализацией до каждого центра финансовой ответственности. После детализации KPI верхнего уровня и передачи их на уровни ЦФО и сотрудников к ним можно привязать вознаграждение персонала и т.д.

Рисунок 5. Пример использования ключевых показателей компании.

Контроль и анализ управленческой отчетности и исполнения

Для исполнения бюджетов, входящих в состав управленческой отчетности можно выделить три направления контроля:

  • предварительный;
  • текущий (оперативный);
  • заключительный.

Цель предварительного контроля — это профилактика потенциальных нарушений бюджета, иначе говоря, предупреждение необоснованных расходов. Он проводится до совершения хозяйственных операций. Наиболее распространенная форма такого контроля — согласование заявок (например, на оплату или отгрузку товаров со склада).

Текущий контроль исполнения бюджета подразумевает регулярный мониторинг деятельности центров финансовой ответственности для выявления отклонений фактических показателей их деятельности от запланированных. Проводится ежедневно или еженедельно по оперативной отчетности.

Заключительный контроль исполнения бюджета — не что иное, как анализ выполнения планов после закрытия периода, оценка финансово-хозяйственной деятельности компании в целом и по объектам управленческого учета.

В процессе исполнения бюджетов важно выявлять отклонения на самых ранних этапах. Определить, какие методы предварительного и текущего контроля бюджета можно использовать в компании. Например, ввести процедуры согласования заявок на платеж или отпуск материалов со склада. Это позволит избежать неоправданных расходов, предупредить неисполнение бюджета и заранее принять меры. Обязательно регламентируйте процедуры контроля. Создайте отдельный регламент бюджетного контроля. Опишите в нем виды и этапы проверок, их периодичность, порядок пересмотра бюджетов, ключевые показатели и диапазоны их отклонений. Это сделает процесс контроля прозрачным и понятным, повысит исполнительскую дисциплину в компании.

Рисунок 6. Контроль исполнения плановых показателей управленческой отчетности.

Шаг 3. Проектирование и утверждение финансовой структуры компании

Этот этап включает в себя работы по формированию классификаторов бюджетов и бюджетных статей, разработке совокупности операционных бюджетов, статей планирования и их взаимосвязей между собой, наложению видов бюджетов на организационные звенья структуры управления компанией.

На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются центры финансовой ответственности (ЦФО) и строится модель финансовой структуры. Главная задача построения финансовой структуры предприятия — получить ответ на вопрос, кто и какие бюджеты на предприятии должен составлять. Правильно построенная финансовая структура предприятия позволяет увидеть «ключевые точки», в которых будет формироваться, учитываться и, скорее всего, перераспределяться прибыль, а также осуществляться контроль за расходами и доходами компании.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) – объект финансовой структуры компании, который несет ответственность за все финансовые результаты: выручку, прибыль (убытки), затраты. Конечная цель любого ЦФО – максимизация прибыли. Для каждого ЦФО составляются все три основных бюджета: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и прогнозный баланс (управленческий баланс).Как правило, в качестве ЦФО выступают отдельные организации; дочерние фирмы холдингов; обособленные подразделения, представительства и филиалы крупных компаний; регионально или технологически обособленные виды деятельности (бизнесы) многопрофильных компаний.

Центр финансового учета (ЦФУ) – объект финансовой структуры компании, отвечающий только за некоторые финансовые показатели, например за доходы и часть затрат. Для ЦФУ составляются бюджет доходов и расходов или некоторые частные и функциональные бюджеты (бюджет трудовых затрат, бюджет продаж).В качестве ЦФУ могут выступать основные производственные цеха, участвующие в единых технологических цепочках на предприятиях с последовательным или непрерывным технологическим циклом; производственные (сборочные) цеха; сбытовые службы и подразделения. Центры финансового учета могут иметь узкую направленность:

  • центр маржинальной прибыли (профит-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых непосредственно связана с реализацией одного или нескольких бизнес-проектов фирмы, обеспечивающих получение и учет прибыли;
  • центр доходов – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых направлена на получение дохода и не предусматривает учет прибыли (например, служба сбыта);
  • центр инвестиций (венчур-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, которые непосредственно связаны с организацией новых бизнес — проектов, прибыль от которых ожидается в будущем.
  • центр затрат – объект финансовой структуры предприятия, который отвечает только за расходы. Причем не за все расходы, а за так называемые регулируемые расходы, расходование и экономию которых руководство ЦЗ может контролировать. Это подразделения, обслуживающие основные бизнес-процессы. Для ЦЗ составляются лишь некоторые вспомогательные бюджеты. В качестве ЦЗ могут выступать вспомогательные службы предприятия (хозяйственный отдел, служба охраны, администрация). Центр затрат может также именоваться МВЗ (место возникновения затрат).

Рисунок 7. Проектирование финансовой структуры компании.

Шаг 4. Формирование бюджетной модели

Не существует каких-либо жестких требований по разработке классификатора внутренней управленческой отчетности. Так же как нет двух абсолютно одинаковых компаний, точно также нет одинаковых бюджетных структур. В отличие от формализованной финансовой отчетности: отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса, управленческая отчетность не имеет стандартизированной формы, которая должна строго соблюдаться. Структура внутренней управленческой отчетности зависит от специфики компании, принятой в компании бюджетной политики, пожеланий руководства по степени детализации статей для анализа и т.д. Можно лишь дать общие рекомендации, как составить оптимальную структуру управленческой отчетности.

Структура управленческой отчетности должна соответствовать структуре повседневной деятельности компании. Смотрите также «Классификация затрат в управленческом учете»

Рисунок 8. Схема взаимодействия бюджетных форм на примере простейшей бюджетной модели.

Классификация статей на примере Отчета о движении денежных средств

Рисунок 9. Исполнение бюджета движения денежных средств (CF (БДДС)).

Шаг 5. Утверждение бюджетной политики и разработка регламента

Бюджетная политика формируется с целью выработки и закрепления принципов формирования и консолидации показателей данных статей и методов их оценки. Сюда включаются: определение временного периода, процедуры планирования, форматы бюджетов, программа действий каждого из участников процесса. После разработки бюджетной модели, необходимо переходить к регламентации бюджетного процесса.

Нужно определить какие бюджеты, и в какой последовательности формируются в компании. Для каждого бюджета необходимо выделить ответственного за подготовку (конкретный сотрудник, ЦФО) и ответственного за исполнение бюджета (руководитель направления, руководитель ЦФО), установить лимиты, нормативные значения или предельные границы показателей эффективности ЦФО. Обязательно следует сформировать бюджетный комитет -это орган, создаваемый для целей управления бюджетным процессом, контроля его исполнения и приятия решений.

Далее остается переложить фазы планирования, выполнения и завершения на календарный план. Сформированный план — график будет являться регламентом бюджетирования предприятия.

Рисунок 10. Фазы планирования бюджетирования предприятия.

Шаг 6. Аудит учетных систем

На этапе разработки и утверждении состава управленческой отчетности компании также необходимо учесть, что классификатор бюджетных статей должен быть достаточно детализированным для обеспечения Вас полезной информацией о доходах и расходах компании. При этом нужно понимать, что чем больше уровней детализации будет выделено, тем больше времени и трудозатрат потребуется для составления управленческой отчетности, бюджетов и отчетов, но тем более подробную аналитику можно получить.

Также необходимо учесть, что в результате разработки методологии управленческой отчетности может потребоваться и адаптация учетных систем, т.к. для анализа исполнения бюджетов плановые показатели должны будут сопоставляться с имеющейся фактической информацией.

Видеозаписи прошедших вебинаров по теме «Управленческий учет / МСФО»

Шаг 7. Автоматизация

Этот этап включает в себя работы по выбору программного продукта, создание технического задания, внедрение и сопровождение системы.

Дата последнего обновления: 25.08.2016 16:07 Смотрите также «Обязанности финансового менеджера»

отчёт

Смотреть что такое «отчёт» в других словарях:

  • отчёт — отчёт … Словарь употребления буквы Ё

  • отч. — отчё … Словарь сокращений русского языка

  • отчёт — отчёт/ … Морфемно-орфографический словарь

  • отчёт — сущ., м., употр. сравн. часто Морфология: (нет) чего? отчёта, чему? отчёту, (вижу) что? отчёт, чем? отчётом, о чём? об отчёте; мн. что? отчёты, (нет) чего? отчётов, чему? отчётам, (вижу) что? отчёты, чем? отчётами, о чём? об отчётах 1. Отчёт это… … Толковый словарь Дмитриева

  • отчёт — отчёт, отчёты, отчёта, отчётов, отчёту, отчётам, отчёт, отчёты, отчётом, отчётами, отчёте, отчётах (Источник: «Полная акцентуированная парадигма по А. А. Зализняку») … Формы слов

  • ОТЧЁТ — ОТЧЁТ, а, муж. 1. см. отчитаться. 2. Сообщение, доклад о своих действиях, работе. О. о командировке. О. депутата перед избирателями. Финансовый о. (документ о расходовании средств.) Взять деньги под о. (с последующим представлением отчёта). •… … Толковый словарь Ожегова

  • отч. — отч. отчёт Отч. «Отчизна» журнал издание Словарь: С. Фадеев. Словарь сокращений современного русского языка. С. Пб.: Политехника, 1997. 527 с. отч. отчество … Словарь сокращений и аббревиатур

  • ОТЧЁТ — ОТЧЁТ, отчёта, муж. 1. Письменное или устное сообщение о своих действиях или о выполнении возложенного поручения, представляемое лицу или учреждению. Отчет о командировке. Отчет о научной работе. Отчет в израсходовании сумм. Представить отчет в… … Толковый словарь Ушакова

  • отчётн. — отчётн. отчётность Словарь: С. Фадеев. Словарь сокращений современного русского языка. С. Пб.: Политехника, 1997. 527 с … Словарь сокращений и аббревиатур

  • отчёт — отчёт, а (к отчит аться) … Русский орфографический словарь

  • ОТЧЁТ — ОТЧЁТ. Вид письменного сообщения, включает перечень и описание действий, выполненных одним лицом или коллективом … Новый словарь методических терминов и понятий (теория и практика обучения языкам)

Составляем положение об управленческом учете (пример)

Положение об управленческом учете — документ, в котором фирма закрепляет основы ведения такого учета, применяемые методы и прочие моменты. От того, насколько полно в положении об управленческом учете будут регламентированы основные механизмы управленческого учета, во многом зависит эффективность его функционирования. Тому, что важно при этом помнить, посвящена данная статья.

Как устроена система управления на предприятии

Примерная структура положения об управленческом учете

Какие моменты организационного характера по ведению управленческого учета следует закрепить в положении

Какие содержательные моменты должны быть включены в положение об управленческом учете

Итоги

Как устроена система управления на предприятии

Если бухгалтерский учет (и, соответственно, бухгалтерская отчетность) имеет значимость прежде всего для инвесторов и собственников бизнеса, поскольку позволяет оценить финансовое положение фирмы и ее перспективы в плане доходности, то управленческий учет ориентирован главным образом на руководителей предприятия.

Он позволяет менеджерам различных уровней получать оперативную информацию о положении дел в подведомственном департаменте/отделе, имеющихся проблемах в его функционировании. На основании таких сведений менеджеры смогут быстро принимать оптимальные решения по изменению сложившейся в фирме ситуации в лучшую сторону.

Важно! С целью закрепления основных принципов организации управленческого учета в фирме, а также его базовых методов компания может разработать отдельную учетную политику для целей управленческого учета. Кроме того, локальным нормативным документом, закрепляющим основы ведения управленческого учета, выступает положение об управленческом учете.

Подробнее об учетной политике для целей управленческого учета см. в статье «Учетная политика для целей управленческого учета».

ссылку вставить после опубликования статьи на сайте

Для того чтобы корректно составить положение, следует понимать, какое место занимает управленческий учет в общей иерархии учета на предприятии.

Итак, в общем виде система учета на предприятии представлена следующими уровнями:

  • 1-й — начальный уровень. Фирма регистрирует производимые операции в соответствующих регистрах, основываясь на первичных документах. К данному виду учета следует отнести бухгалтерский/финансовый.

О бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».

  • 2-й — агрегированный уровень. На данном этапе информация на основании первичных документов учитывается по особым правилам, определенным законодателем либо специфическими требованиями учета. В этом отличие данного уровня от начального. В качестве примеров выступают такие виды учета, как налоговый, статистический.
  • 3-й — управленческий уровень. Вся информация, собранная и учтенная с помощью различных методов (как бухгалтерского/финансового, так и налогового и статистического учета), еще раз подвергается анализу, агрегированию/детализации, после чего в виде специальных отчетов с фактическими данными, оценками и прогнозными показателями передается управленцам компании.

Примерная структура положения об управленческом учете

Как было указано выше, управленческий учет — это своего рода аналитический центр информации и сведений, получаемых иными способами учета. В то же время конкретных жестких требований законодателя к организации управленческого учета в фирме нет.

Вследствие этого на предприятии необходимо разработать и утвердить специальный документ, который будет регламентировать основы ведения управленческого учета.

Таким документом выступает положение об управленческом учете.

Каких-либо универсальных форм такого положения, закрепленных на законодательном уровне, в настоящее время также не установлено. Компания сама должна определиться со структурой положения и его содержанием.

Однако шаблон положения об управленческом учете привести возможно. В общем виде структура документа будет выглядеть следующим образом:

  • титульный лист;
  • раздел с описанием сферы использования положения в фирме;
  • раздел, содержащий ссылки на нормативные документы, которыми следует руководствоваться специалистам, осуществляющим управленческий учет;
  • раздел, посвященный общим принципам организации управленческого учета в фирме;
  • содержательный раздел, о котором речь пойдет далее;
  • заключительные сведения и документы (об авторах, лист согласования с ответственными руководителями, ген. директором, лист ознакомления и т. д.).

Какие моменты организационного характера по ведению управленческого учета следует закрепить в положении

Аспекты организационного плана должны быть включены в 1-й раздел (о сфере использования) рассматриваемого положения.

В частности, надо указать следующие моменты:

  • основные задачи управленческого учета;
  • порядок представления руководителям различных уровней управленческих отчетов;
  • что собой представляет методическое обеспечение ведения управленческого учета;
  • то, что положение распространяет свое действие на все подразделения, существующие в фирме;
  • действующие на предприятии локальные требования к формату такого положения (к примеру, если есть какой-либо стандарт, целесообразно сослаться на его реквизиты).

Кроме того, в отдельном разделе, посвященном нормативным регулирующим учет документам, необходимо отметить, какие федеральные стандарты существуют (ГОСТ и т. д.), а также расписать используемые в положении термины и аббревиатуры (с расшифровкой сокращений).

Какие содержательные моменты должны быть включены в положение об управленческом учете

Содержательным аспектам, как правило, посвящены 2 раздела: общий и собственно содержательный.

В общем разделе фирма может привести следующее:

  • технологию осуществления управленческого учета в фирме;
  • кто является вовлеченными сторонами такого учета (функции каждой стороны, ответственные лица и т. д.);
  • модель управленческого учета (как правило, приводится в форме графической визуализации);
  • принципы системы мониторинга управленческого учета.

Содержательный раздел предназначен для отражения более конкретных аспектов ведения управленческого учета, а именно:

  • состава распорядительной документации;
  • механизма взаимодействия управленческого учета и отдельных структурных единиц фирмы (поступление, обмен информацией и т. д.);
  • подробного описания ресурсов организации (какие именно это ресурсы, для чего они необходимы в целях ведения управленческого учета и т. д.).

Итоги

Таким образом, при формировании положения об управленческом учете компании важно помнить, что его типовых универсальных форм нет. Однако документ должен обязательно содержать как общую организационную информацию о принципах и подходах к ведению управленческого учета, так и механизмы и способы его осуществления в конкретной фирме.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Пример создания отчета в приложении. Элемент управления Report Viewer. База данных Microsoft Access

В данном примере приводится пошаговый процесс создания отчета средствами Microsoft Visual Studio. Используя подобный пример, можно создавать отчеты и для других СУБД, например, Microsoft SQL Server.

Конкретный пример для формирования отчета в СУБД Microsoft SQL Server приводится в теме:

  • Пример создания отчета в приложении, созданного по шаблону Windows Forms Application для базы данных типа Microsoft SQL Server, которая размещается в локальном *.mdf-файле

Поиск на других ресурсах:

Условие задачи

Задана база данных с именем «Education.mdb», которая была сформирована в системе управления базами данных Microsoft Access. Архив с файлом базы данных можно загрузить .

База данных состоит из 2-х таблиц:

  • таблица Student;
  • таблица Session.

Структура таблицы Student.

Название поля Тип данных
ID_Book Целое число (int) Уникальный идентификатор поля, ключевое поле, счетчик
Num_Book Текстовый (10 символов) Номер зачетной книжки студента
Name Текстовый (30 символов) Фамилия и имя студента
Year Целое число (int) Год рождения

Структура таблицы Session

Название поля Тип данных
ID_Session Целое число (int) Уникальный идентификатор поля, ключевое поле, счетчик
ID_Book Целое число (int) Номер зачетной книжки
Mathematics Целое число (int) Оценка по математике
Informatics Целое число (int) Оценка по информатике
Philosophy Целое число (int) Оценка по философии

Таблицы связаны между собой по полю ID_Book (номер зачетной книжки). Схема связей между таблицами изображена на рисунке 1.

Рис. 1. Схема связей между таблицами Student и Session

Разработать приложение, которое демонстрирует использование отчетов. Сформировать отчет, который содержит следующую информацию:

  • номер зачетной книжки (таблица Student);
  • фамилия и имя студента (таблица Student);
  • оценка по математике (таблица Session);
  • оценка по информатике (таблица Session);
  • оценка по философии (таблица Session);
  • средняя оценка (вычисляемое поле).

Данные из отчета будут получаться из запроса, сформированного СУБД Microsoft Access. Запрос называется Query1. Отчет должен отображаться в отдельной форме.

Соображения

Чтобы создать отчет в Microsoft Visual Studio, нужно, чтобы в базе данных Microsoft Access был создан запрос. Запросам в Microsoft Access соответствуют представления (Views) в Microsoft Visual Studio.

Поэтому, сначала в Microsoft Access создается запрос, который формирует результирующую таблицу в соответствии с условием задачи. Затем этот запрос используется для отображения отчета.

Если в приложении нужно создать несколько различных отчетов, тогда в Microsoft Access нужно создать точно такое же количество запросов для каждого отчета.

Выполнение

1. Запустить систему Microsoft Visual Studio. Создать проект по шаблону Windows Forms Application

После запуска Microsoft Visual Studio нужно создать новый проект. Подробный пример создания и сохранения нового проекта по шаблону Windows Forms Application описывается в теме:

  • Пример создания приложения типа Windows Forms Application

2. Создать базу данных или загрузить готовый файл базы данных

База данных была ранее создана средствами СУБД Microsoft Access. База данных содержит две связанные между собой таблицы Student и Session, а также запрос Query1 на основе которого будет формироваться отчет.

Файл готовой базы данных можно загрузить .

3. Подключение файла базы данных к проекту

Перед подключением файла базы данных к проекту, рекомендуется сохранить этот файл в папку, в которой сохранены файлы проекта.

Чтобы использовать базу данных «Education.mdb» нужно подключить ее к проекту стандартным способом. Для подключения файла базы данных к проекту используется команда «Add Connection…» из контекстного меню, которое вызывается в перечне Data Connections (рисунок 2).

Другой способ – выбрать команду «Connect to Database» (рисунок 2).

Рис. 2. Варианты подключения файла базы данных к проекту

В результате откроется окно мастера, в котором нужно выполнить следующие действия:

  • в окне «Choose Data Source», изображенном на рисунке 3, выбрать источник данных (Data Source) – Microsoft Access Database File;
  • в следующем окне «Add Connection» в поле «Database file name» задать путь к файлу базы данных как показано на рисунке 4 (кнопка «Browse…»).

Рис. 3. Окно «Choose Data Source». Выбрано «Microsoft Access Database File»

Рис. 4. Окно Add Connection

Более подробно, подключение файла базы данных Microsoft Access к проекту описывается в теме:

  • Подключение базы данных Microsoft Access к проекту в Microsoft Visual Studio

После подключения, окно Server Explorer примет вид, как показано на рисунке 5.

Рис. 5. Отображение содержимого базы данных Education.mdb в окне Server Explorer

4. Разработка главной формы приложения

В соответствии с условием задачи, отчет должен выводиться в отдельной форме. Поэтому главная форма приложения имеет вид как показано на рисунке 6.

Рис. 6. Главная форма приложения

Как видно из рисунка, форма содержит только один элемент управления типа Button (кнопка) с именем button1. После клика на кнопке «Show Report» будет отображен отчет в другой форме.

Настраиваются следующие свойства элементов управления:

  • в элементе управления button1 свойство Text = «Show Button»;
  • в элементе управления Form1 (главная форма) свойство Text = «Report Viewer».
5. Подключение файла отчета к проекту

В системе Microsoft Visual Studio каждому отчету соответствует файл, который имеет расширение «*.rdlc». Этот файл содержит данные, которые формируются в отчете.

Для создания файла в Microsoft Visual Studio нужно вызвать команду Add New Item из меню Project (рисунок 7).

Рис. 7. Команда Add New Item… из меню Project

В результате откроется окно «Add New Item…», в котором нужно выбрать шаблон Report (рисунок 8) и задать имя для файла отчета Report1.rdlc (по умолчанию).

Рис. 8. Выбор шаблона Report и задание имени Report1.rdlc для файла отчета

После подтверждения выбора (кнопка Add), окно Microsoft Visual Studio примет вид, как показано на рисунке 9.

Рис. 9. Окно вкладки, которая соответствует файлу Report1.rdlc

6. Проектирование отчета

Перед проектированием отчета нужно активировать окно файла «Report1.rdlc «.

6.1. Панель инструментов ToolBox

Для проектирования элементов отчета используется панель ToolBox (рисунок 10).

Рис. 10. Панель ToolBox с инструментами, которые необходимы для проектирования отчета

6.2. Элементы управления, предназначенные для формирования отчета

Система Microsoft Visual Studio предлагает ряд элементов управления, которые можно использовать для разработки отчета. С помощью этих элементов управления можно проектировать внешний вид (представление) разнообразных отчетов.

Предлагаются такие элементы управления:

  • элемент управления типа TextBox. Отображает метки, поля или значения, которые получаются в результате вычислений;
  • элемент управления типа Line. Рисует линию, которая имеет толщину от 1 точки и более;
  • элемент управления типа Table. Этот элемент управления отображает данные в сетке (grid), имеющей фиксированное количество колонок и переменное количество строк;
  • элемент управления типа Matrix. Отображает агрегированные данные в сетке, которая имеет переменное количество колонок и переменное количество строк;
  • элемент управления типа Rectangle. Рисует прямоугольник как контейнер для других элементов отчета;
  • элемент управления типа List. Отображает набор элементов отчета, которые повторяются для каждой группы или строки данных;
  • элемент управления типа Image. Отображает изображение в виде битовой карты (например, логотип, фото);
  • элемент управления типа Subreport. Отображает связанный подотчет в границах данного отчета;
  • элемент управления типа Chart. Отображает данные в виде диаграмм разных видов;
  • элемент управления типа Gauge. Отображает значение, поле или выражение в виде линейной или радиальной зависимости.

Не вдаваясь в особенности использования каждого элемента управления, для решения нашей задачи будем использовать элемент управления Table. Этот элемент управления отображает данные в сетке (grid), которые имеют фиксированное количество колонок и переменное количество строк.

6.3. Настройка элемента управления типа Table
6.3.1. Настройка источника данных для элемента управления Table

Чтобы разместить элемент управления типа Table на макете отчета, нужно его выделить (мышкой) в панели Toolbox и сделать клик в области отчета. В результате загрузится мастер настройки источника данных.

В первом окне мастера Data Source Configuration Wizard нужно выбрать источник данных Database (рисунок 11).

Рис. 11. Выбор источника данных, из которого приложение будет получать данные для отчета

После выбора «Next >» откроется следующее окно (рисунок 12). В этом окне нужно выбрать модель базы данных Dataset. Выбранная модель базы данных определяет типы данных объектов, которые использует приложение. Эта модель будет добавлена к нашему проекту.

Рис. 12. Выбор модели данных Dataset

После выбора «Next >» откроется следующее окно (рисунок 13). В этом окне нужно выбрать соединение с базой данных, которой соответствует файл Education.mdb. Этому соединению соответствует строка Connection String, которая формируется системой автоматически.

Рис. 13. Настройка соединения с базой данных. Строка ConnectionString

После выбора «Next >» нужно подтвердить копирование файла базы данных в текущий проект (рисунок 14). В результате строка соединения модифицируется. Поскольку, база данных Education.mdb уже подключена к проекту (смотрите п.3), то рекомендуется выбрать «Нет».

Рис. 14. Окно уточнения копирования файла базы данных в текущий проект

В следующем окне (рисунок 15) предлагается сохранить строку Connection String в конфигурационном файле приложения. Нужно оставить все без изменений и выбрать «Next >».

Рис. 15. Окно с предложением сохранения строки Connection String в конфигурационном файле приложения

Следующим есть окно выбора объектов базы данных, которые будут включены в набор данных (рисунок 16). В нашем случае нужно выбрать все элементы запроса Query1, который был сформирован средствами СУБД Microsoft Access.

Рис. 16. Выбор объектов для отображения

После выбора кнопки «Finish» отобразится предварительно открытое окно Dataset Properties с созданным набором данных (рисунок 17). В этом окне отображаются поля запроса Query1, которые будут отображаться в отчете. Следует напомнить, что запрос Query1 был спроектирован средствами СУБД Microsoft Access.

Рис. 17. Окно Dataset Properties с отображенными полями запроса Query1

По желанию, можно создать еще один (или несколько) источник данных с помощью кнопки New… (див. рисунок 17).

После подтверждения на OK, окно файла отчета Report1.rdlc будет иметь вид, как показано на рисунке 18.

Рис. 18. Окно файла отчета Report1.rdlc после размещения и настройки таблицы Table

6.3.2. Настройка столбцов таблицы для отображения в отчете

В элементе управления Table1 существует две области:

  • область Hеаdеr, которая отображает заголовок каждого столбца таблицы
  • область Data, которая отображает набор данных, которые выводятся в каждой строке таблицы. Набор данных формируется на основе запроса Query1.
6.3.2.1. Настройка заголовков

Чтобы настроить название каждого столбца нужно сделать двойной клик мышкой в соответствующей ячейке области Header так, как это показано на рисунке 19.

Рис. 19. Настройка заголовка для поля «№ зачетной книжки»

Как видно из рисунка, система сформировала таблицу, которая содержит 3 столбца. В нашем случае, запрос Query1 содержит 6 столбцов. Чтобы добавить столбец, нужно:

  • сделать клик правой кнопкой мышки на границе таблицы (серый фон) в соответствующем столбце;
  • выполнить команду Left или Right меню Insert Column (рисунок 20).

Рис. 20. Вызов команды добавления нового столбца

Чтобы разместить название заголовка таблицы по центру, используется свойство TextAlign (см. рисунок 21) объекта TextBox13, который был создан для первого столбца таблицы с названием «Book number».

Рис. 21. Установка центрирования заголовка таблицы

Также, можно настроить ширину каждого столбца таблицы.

После настройки всех заголовков, окно файла отчета будет иметь вид, как показано на рисунке 22.

Рис. 22. Окно отчета после настройки заголовков таблицы

6.3.2.2. Настройка отображения данных

На этом этапе нужно настроить отображение данных, которые будут отображаться в строках таблицы. Количество строк, которые будут отображаться, может быть любым. Данные отображаются в области Data таблицы.

Каждый столбец таблицы настраивается по отдельности. Первым столбцом в запросе Query1 есть столбец с названием Num_Book. Этот столбец нужно выбрать в контекстном меню таблицы как показано на рисунке 23.

Рис. 23. Настройка отображения данных в столбце Book number (№ зачетной книжки)

Соответствующие поля запроса Query1 выбираются во всех последующих столбцах. После формирования всех столбцов, таблица примет вид, как показано на рисунке 24.

Рис. 24. Окно отчета после настройки таблицы

6.4. Настройка заголовка отчета

Для задания заголовка отчета используется инструмент TextBox (см. рисунок 25), который нужно разместить над таблицей. После размещения, будет создан соответствующий объект. Чтобы задать название, нужно сделать клик в прямоугольной области инструмента TextBox.

Рис. 25. Задание заголовка отчета «Query1»

По желанию, можно улучшить (изменить) вид отчета с помощью других инструментов.

7. Проектирование дополнительной формы и связывание отчета с формой

В соответствии с условием задачи, при клике на кнопке «Show Report» может открыться новая форма приложения с созданным отчетом. Поэтому, в программе нужно разработать новую форму.

7.1. Добавление формы к проекту

Разработка дополнительной формы реализуется стандартным для MS Visual Studio способом. Более подробный пример создания новой формы описывается в теме:

  • Пример создания и вызова новой формы C#

Сначала нужно добавить форму (файл формы, ресурс) к проекту с помощью команды

Project -> Add Windows Form…

В результате откроется окно «Add New Item», в котором нужно выбрать шаблон Windows Form и оставить имя файла Form2.cs предлагаемое системой.

Рис. 26. Окно задания шаблона создаваемой формы

В результате, Microsoft Visual Studio создаст новую форму, которая, пока что не имеет никаких элементов управления. Форме соответствует класс с именем Form2.

7.2. Элемент управления Report Viewer

Чтобы в приложении мог отображаться отчет, в системе Microsoft Visual Studio предусмотрен элемент управления Report Viewer (рис. 27). Этот элемент управления осуществляет связь приложения (программы) с файлом отчета Report1.rdlc. Сначала нужно перейти в режим проектирования формы «Form2.cs «. Далее, из панели инструментов ToolBox во вкладке Reporting нужно выбрать элемент управления ReportViewer и с помощью мышки разместить его на форме Form2, как показано на рисунке 27. В результате система автоматически предложит выбрать файл отчета в окне ReportViewer Tasks (см. рис. 27). Кроме того, для элемента управления будет сформирован экземпляр (объект) с именем reportViewer1.

Рис. 27. Размещение элемента управления Report Viewer на форме

После выбора кнопки спадающего списка, в окне Report Viewer Tasks отобразится список подключенных (созданных) файлов отчетов. В нашем случае нужно выбрать один файл с именем TrainReports1.Report1.rdlc (рис. 28). Здесь префикс TrainReports1 означает имя нашего проекта.

Рис. 28. Подключение файла проекта к элементу управления ReportViewer

После выбора файла Report1.rdlc, корректировки размеров формы Form2 и корректировки размеров reportViewer1, окно формы примет вид как показано на рисунке 29.

Рис. 29. Окно дополнительной формы после размещения и настройки элемента управления ReportViewer

Система автоматически сгенерирует три объекта с именами EducationDataSet, Query1BindingSource и Query1TableAdapter. Эти объекты связывают приложение с базой данных. Их можно использовать для программного управления отчетом. Но это уже совсем другая тема.

Чтобы проверить, что файл Report1.rdlc связанный с reportViewer1 нужно сделать клик на стрелке в правом углу.

Рис. 30. Проверка связи reportViewer1 с файлом отчета Report1.rdlc

8. Листинг файла формы Form2.cs

После настройки reportViewer1, система автоматически сформирует код отображения отчета на форме в обработчике события Load формы Form2. Событие Load формы Form2 вызовется в момент, если нужно отобразить форму на экране. Поэтому, вызов формы Form2 из основной формы (Form1) автоматически отобразит отчет.

Общий листинг модуля Form2.cs следующий:

using System; using System.Collections.Generic; using System.ComponentModel; using System.Data; using System.Drawing; using System.Linq; using System.Text; using System.Windows.Forms; namespace TrainReports01 { public partial class Form2 : Form { public Form2() { InitializeComponent(); } private void Form2_Load(object sender, EventArgs e) { // TODO: This line of code loads data into the ‘EducationDataSet.Query1’ table. You can move, or remove it, as needed. this.Query1TableAdapter.Fill(this.EducationDataSet.Query1); this.reportViewer1.RefreshReport(); } } }

9. Программирование вызова кнопки «Show Report» для вызова отчета из главной формы

Последний шаг – это запрограммировать клик на кнопке «Show Report» главной формы.

Вызов обработчика события Click клика на кнопке Show Report выполняется стандартным для MS Visual Studio способом. Подробное описание программирования события описывается в теме:

  • Пример программирования события в C#. Разработка программы определения площади поверхности шара

Не вдаваясь в детали программирования события, ниже приведен код обработчика события button1_Click(), из которого вызывается отчет

// клик на кнопке «Show Report» private void button1_Click(object sender, EventArgs e) { // Form2 f = new Form2(); // создать экземпляр формы 2 f.ShowDialog(); // вывести форму, автоматически выведется отчет }

Как видно из листинга, стандартным способом создается экземпляр формы Form2 и происходит вызов формы, на которой будет отображаться отчет.

10. Листинг файла Form1.cs

using System; using System.Collections.Generic; using System.ComponentModel; using System.Data; using System.Drawing; using System.Linq; using System.Text; using System.Windows.Forms; namespace TrainReports01 { public partial class Form1 : Form { public Form1() { InitializeComponent(); } // клик на кнопке «Show Report» private void button1_Click(object sender, EventArgs e) { // Form2 f = new Form2(); // создать экземпляр формы 2 f.ShowDialog(); // вывести форму, автоматически выведется отчет } } }

11. Запуск приложения на выполнение (тестирование)

После запуска приложения на выполнение, окно программы, где отображается отчет, примет вид как показано на рисунке 31.

Рис. 31. Отображение отчета в программе

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *