Отчет о закрытии фискального накопителя

Как определить дату окончания действия фискального накопителя

Срок эксплуатации фискального накопителя должен быть не менее 13 месяцев. Определить дату окончания действия ФН можно в карточке регистрации ККТ, в личном кабинете оператора фискальных данных, а также в сервисном центре. По окончании срока действия требуется заменить ФН.

Фискальный накопитель представляет собой устройство, предназначенное для хранения и защиты сведений об операциях, проводимых контрольно-кассовой техникой.

Срок эксплуатации устройства должен быть не менее 13 месяцев. Для пользователей, применяющих патентную систему налогообложения, УСН, ЕНВД, ЕСХН, срок действия устройства должен составлять 36 месяцев. А также пользоваться таким накопителем могут бизнесмены, оказывающие услуги или ведущие сезонную работу.

Все предприниматели и организации, работающие по общей системе налогообложения, а также продающие подакцизные товары, могут использовать ФН сроком действия не более 13 месяцев.

По истечении указанного срока требуется заменить ФН. Например, если устройство было установлено и зарегистрировано 17.05.2017, то менять его необходимо не позднее 17.06.2018 года.

Как узнать срок действия ФН

Если пользователь по какой-то причине не знает, когда закончится срок действия устройства, то он может воспользоваться следующими способами.

Карточка регистрации ККМ

Узнать срок действия фискального накопителя можно в карточке регистрации. Дата постановки на учет онлайн-кассы или дата формирования карточки и будет началом отсчета времени его использования. От указанной даты следует отсчитать 13 или 36 месяцев.

Если такой карточки в наличии нет, то ее можно скачать на сайте налоговой службы в личном кабинете пользователя. Вход в кабинет возможен только с помощью логина или пароля, полученного лично в инспекции, а также с помощью ключа электронной цифровой подписи.

Личный кабинет ОФД

Узнать дату регистрации ФН также можно в личном кабинете оператора фискальных данных. Для этого необходимо пройти в раздел с кассами и отыскать там необходимое оборудование. Как правило, в данных о конкретном ФН указаны сведения о регистрации.

А еще можно в личном кабинете найти первый фискальный документ – отчет о регистрации. Для этого нужно воспользоваться поиском, в котором следует выставить следующие параметры:

  • тип фискального документа – отчет о регистрации;
  • номер документа – 1.

В найденном документе необходимо найти дату формирования чека, она и будет являться датой регистрации ФН.

Если пользовать не может самостоятельно разобраться в меню личного кабинета, то всегда можно обратиться в техническую поддержку данного ОФД. Тем более что интерфейсы кабинетов разных операторов могут отличаться.

Кроме того, можно лично зайти в сервисный центр ОФД, специалисты которого также могут подсказать количество дней до окончания действия ФН.

Как заменить ФН по окончании срока

Когда действие устройства закончится, то произойдет блокировка памяти устройства, и кассовый аппарат не сможет проводить чеки. Необходимо заменить старый накопитель на новое устройство.

Производители контрольно-кассовой техники предусмотрели возможность напоминания пользователям о приближающемся сроке окончания эксплуатации. Для этого в кассу внедрена возможность вывода соответствующего напоминания, которое появляется в виде оповещений за 1-2 месяца до окончания эксплуатации.

Чтобы избежать простоя торговли, следует заблаговременно позаботиться о замене устройства.

Рис 1. Кассовый аппарат начинает напоминать пользователю об окончании срока действия фискального накопителя за 1-2 месяца.

Как самому поменять ФН

Перед заменой пользователю необходимо произвести закрытие архива, а затем отправить данные в налоговую службу через ОФД с помощью соответствующей команды меню кассы. После отправки нужно удостовериться, что ОФД прислал подтверждение, поскольку после того, как архив будет закрыт, пользоваться онлайн-кассой до установки нового накопителя уже невозможно.

Вторым этапом станет установка нового устройства в корпус онлайн-кассы. Для этого необходимо отключить аппарат от сети энергопитания, открыть заднюю крышку, изъять использованный накопитель и установить новый.

После установки накопителя нужно включить кассу и поменять реквизиты в сервисном меню аппарата в связи с установкой нового устройства.

Завершающим шагом будет перерегистрация накопителя в личном кабинете налоговой службы. В поле «причины» следует указать, что замена производится в связи с окончанием продолжительности эксплуатации. После внесения новых сведений остается дождаться, когда статус кассы изменится на «ККТ перерегистрирована» и продолжать торговлю.

Когда нужно обязательно менять ФН

Помимо окончания эксплуатации, существуют и другие случаи, когда приходится заменить фискальный накопитель. К самым распространенным случаям можно отнести следующие ситуации:

  • поменялся собственник кассового аппарата – разные организации не могут использовать один и тот же ФН, поэтому новый собственник обязан установить и зарегистрировать новый ФН;
  • заполнена память;
  • сломалась касса или выход из строя ФН – если невозможно восстановление данных, то необходимо отдать его производителю, поскольку на него возложена обязанность передавать данные в ФНС со сломанных устройств.

Цена накопителя составляет около 5 тыс. руб., поэтому лучше не допускать его поломок.

Замена устройства может осуществляться бесплатно по заводской гарантии, и за определенную плату, если замена устройства не относится к гарантийному случаю. Самостоятельно менять его в данных случаях не рекомендуется. Менять устройство должны обученные специалисты сервисных центров.

Использованный накопитель индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить в течение 5 лет.

Отчет о закрытии смены

Отчет о закрытии смены — фискальный документ, который нужно формировать на кассе при закрытии смены. На основании данного отчета оформляется приходный кассовый ордер и делается запись в кассовой книге.

Важно, что именно отчет о закрытии смены проинформирует вас, если какие-либо чеки или другие фискальные документы не были переданы оператору фискальных данных (ОФД) и в какое время это произошло. С момента, как первый документ не поступит к ОФД, у вас будет до 30 дней и не больше для того, чтобы исправить ситуацию. Если по истечении этого срока на кассе останутся непереданные чеки, касса заблокируется и перестанет работать.

Кроме того, отчет о закрытии смены уведомит вас о том, что пора менять фискальный накопитель — в случае если до конца срока действия накопителя осталось меньше 30 дней или если его память заполнена на 99 %.

Счетчики итогов смены

Отчет о закрытии смены также может содержать консолидированные данные о продажах: общая сумма продаж, принятые наличные и электронные средства, общая сумма НДС по проданным товарам.

Реквизит «Счетчики итогов смены» станет обязательным лишь с введением ФФД 1.1 (формат фискальных данных). И пока перечисленная выше информация только рекомендована к включению в состав отчета, поэтому если ваша касса ее не формирует, вы найдете ее в личном кабинете ОФД.

Чем отличается от Z-отчета

По сравнению с Z-отчетом, отчет о закрытии смены:

  • формируется на онлайн-кассах,
  • состав его реквизитов регламентирован Приказом ФНС от 21 марта 2017 г. № ММВ-7-20/229@,
  • данные из отчета поступают в ФНС в онлайн-режиме через ОФД, поэтому их не нужно переносить в формы КМ-4 и КМ-6, которые уже перестали быть обязательными для владельцев онлайн-касс (Письмо ФНС от 26 сентября 2016 г. № ЕД-4-20/18059).

Тем не менее по своей сути и прежний Z-отчет, и отчет о закрытии смены не отличаются. Они нужны, чтобы посмотреть данные о работе кассы за смену. Поэтому отчет о закрытии смены и сейчас продолжают называть Z-отчетом. Отметим, что и в онлайн-кассах при закрытии смены, как и на «старых» кассах, вы можете увидеть на дисплее надпись «Z-отчет».

Продолжительность смены

Смена на кассе не должна длиться более 24 часов. Поэтому отчет о закрытии смены чаще всего формируется раз в сутки.

Если смена превысила 24 часа, касса перестает создавать чеки. Чтобы вновь продолжить работу на кассе, необходимо закрыть предыдущую смену.

Как снять отчет о закрытии смены на онлайн-кассе

Перед тем как сформировать отчет о закрытии смены, рекомендуем также снимать на кассе X-отчет. Он не входит в число обязательных, но поможет вам сверить суммы за смену по данным контрольно-кассовой техники с реальным положением вещей: с наличными в денежном ящике и с отчетом с терминала эквайринга — и при наличии расхождений сформировать корректировочные документы за смену (чеки возврата и продажи с верными цифрами или чек коррекции). Х-отчет можно снимать несколько раз за смену в любое время.

Если вы работаете на кассе АТОЛ Sigma или MSPOS и у вас установлен кассовый модуль Контур.Маркет:

  1. Зайдите в меню. Выберите «Текущая смена».
  2. Нажмите на красный кружок в правом нижнем углу экрана.
  3. Нажмите Х-отчет. Касса напечатает отчет на чековой ленте.
  4. После сверки цифр и формирования соответствующих корректирующих документов выберите «Закрыть смену» в том же меню. На чековой ленте распечатается Z-отчет о сумме поступлений за смену. Данные о закрытии смены уйдут ОФД.

Если вы работаете на кассе АТОЛ 91Ф, снятие Х-отчета и закрытие смены осуществляется в режиме администратора. Для входа в нужный режим:

  1. Нажмите несколько раз клавишу «С», чтобы открыть экран для пароля пользователя.
  2. Нажмите «F2» для входа в меню выбора ролей:
    • кассир;
    • администратор;
    • системный администратор.
  3. С помощью клавиш со стрелками либо цифровых клавиш выберите «Администратор» и нажмите «Ввод».
  4. Введите пароль «29», нажмите «Ввод» для подтверждения входа.
  5. Выберите третий пункт «Отчеты» и выберите первый пункт «Х-отчет». Нажмите «Ввод» для подтверждения операции.
  6. После сверки цифр переходите к закрытию смены — там же, где Х-отчет, пунктом ниже или на предыдущем экране (появляется сразу после ввода пароля администратора). Выберите «Закрытие смены» и нажмите «Ввод» для подтверждения операции закрытия смены. На экране появится предупреждение: «Смена будет закрыта».
  7. Нажмите «F1» для подтверждения операции закрытия смены. Появится сообщение «Идет печать отчета», устройство распечатает отчет о закрытии смены.

Отчет о закрытии смены в личном кабинете Контур.ОФД

Пользователи Контур.ОФД могут найти все отчеты о закрытии смены, сформированные на кассах своей организации или ИП, в личном кабинете. Выберите раздел «Чеки и документы», укажите дату, выберите торговую точку, кассу, смену и просмотрите отчеты о закрытии смены.

Заканчивается фискальный накопитель?

Пошаговая процедура закрытия ФН на примере Элвес МФ

Фискальный накопитель (ФН) – это устройство шифрования и защиты фискальных данных, по новому законодательству он должен быть установлен во всех KKM, функционирующих на территории РФ. Закрытие архива – это довольно простая операция, которую может осуществить владелец ККТ самостоятельно. Либо обратиться за помощью к специалистам в сервисный центр. Так когда необходима смена фискального накопителя? В данной статье мы ответим на этот вопрос и поэтапно рассмотрим процедуру закрытия ФН на примере Элвес МФ, а также что делать, если всё произвел по инструкции, но не вышло.

В каком случае необходима процедура закрытия ФН

Собственники онлайн-касс обязаны осуществить закрытие фискального накопителя в случае если:

  1. Истёк срок действия ключа;

  2. Неполадки в работе.

Рассмотрим эти пункты подробней.

Истёк срок действия ключа

Фискальные накопители выпускаются в нескольких вариантах, со сроком действия ключа на 13,15 и 36 месяцев.

Фискальные накопители со сроком действия на 3 года предусмотрены в основном для:

  • владельцев организаций, осуществляющих деятельность в сфере оказания услуг;

  • хозяйствующих субъектов, которые работают по специальному налоговому режиму (ПСН, УСН, ЕСХН и ЕНВД), за исключением организаций реализующих подакцизную продукцию.

В случаях, когда организация осуществляет реализацию товаров или услуг сезонного характера, либо работает на смешанной системе налогообложения, она может самостоятельно выбрать фискальный накопитель с ключом любого срока действия.

При осуществлении продаж подакцизной продукции, владелец организации должен использовать фискальный накопитель с ключом сроком действия на 13 месяцев.

Когда хозяйствующий субъект осуществляет деятельность на территории, расположенной вне покрытия зоны интернет, работа KKM осуществляется автономно. В таких случаях, фискальный накопитель необходимо устанавливать на срок 13 месяцев, но проработает он, скорей всего, меньше заявленного срока (заполнится память).

Все остальные хозяйствующие субъекты имеют право на самостоятельный выбор фискального накопителя с ключом любого срока.

Примерно за 30 дней до окончания срока действия ключа, KKM оповестит пользователя, написав сообщение на чеке закрытия смены. Не будет лишним и самостоятельный контроль ситуации, так как в случае, если срок истечёт, а фискальный накопитель не будет заменён, касса будет заблокирована в автоматическом режиме, а на экране всплывёт окно с кодом ошибки 234

Заполнена память фискального накопителя

Любой фискальный накопитель имеет ограниченный срок службы: 13,15 и 36 месяцев, но это приблизительные сроки. Так, например, ФН с ключом на 13 месяцев, рассчитан на шифрование и запись примерно 180 000 кассовых операций (примерно 450 фискальных документов за смену). В случае большего потока клиентов, срок действия устройства сократится, но если клиентов будет меньше, через 13 месяцев фискальный накопитель всё равно выйдет из строя.

Внесённую в фискальный накопитель информацию нельзя перезаписать или удалить. Если какие-то документы были созданы ошибочно, либо неверно, то для исправления формируется чек коррекции.

Для контроля заполнения памяти фискального накопителя, большинство KKM оснащено программным обеспечением, способным осуществлять анализ текущего состояния и извещать владельца, когда ресурс на исходе.

Смена собственника KKT

При установке в KKM фискальный накопитель регистрируется в ФНС и оформляется на хозяйствующий субъект по номеру его ИНН, поэтому при смене владельца KKT фискальный накопитель подлежит обязательной замене.

В случае, когда KKM была передана в другое подразделение организации без смены ИНН, можно оставить старый фискальный накопитель.

Неправильно введён регистрационный номер

Во время установки фискального накопителя в KKM, необходимо ввести номер регистрационного учета. Так как внесённые в ФН данные невозможно изменить, то в случае ошибки хотя бы в одной цифре, устройство выйдет из строя и придётся приобрести новое.

Механическая поломка фискального накопителя

Фискальный накопитель может выйти из строя в случае неаккуратной, либо неправильной эксплуатации. Например, если на устройство будет систематически попадать влага или химические средства, оно выйдет из строя и подлежит замене за свой счёт, даже если ещё не вышел срок гарантийного обслуживания.

Поэтапная процедура закрытия фискального накопителя на примере Элвес МФ

По какой бы причине Вам не потребовались закрытие и замена фискального накопителя, порядок действий всегда будет один и тот же.

В случае если устройство находится на гарантийном обслуживании, то лучше осуществить замену в специализированном сервисном центре.

Если срок гарантии уже окончился, либо устройство вышло из строя по Вашей вине, то можно осуществить замну фискального накопителя собственными силами. Но есть большая вероятность, что в случае совершения ошибки устройство выйдет из строя.

Что понадобиться для замены ФН

Для осуществления процедуры по замене фискального накопителя Вам понадобятся;

  • персональный компьютер, либо аналогичное устройство;

  • выход в интернет;

  • фискальный накопитель;

  • личный кабинет на официальном сайте ФНС РФ или у оператора фискальных данных;

  • отвёртка подходящего размера.

Закрытие фискального накопителя на примере Элвес МФ

Техническая инструкция по проведению операции по закрытию архива находится в пакете документов KKM.

Перед тем, как начать процедуру закрытия фискального документа, необходимо сформировать и распечатать на KKM отчёт закрытия смены (Z-отчёт) и убедиться в том, что все сформированные в течение смены фискальные документы отправлены оператору фискальных данных. Для этого:

  • В меню KKM нажмите , откройте доступ к фискальному накопителю нажмите →наберите пароль→→.

  • Если все выполнено верно, на дисплее высветится количество неотправленных ОФД фискальных документов.

Если все в порядке, то можно продолжить:

  • Откройте режим администрирования→→наберите пароль→→. Должно появиться .

  • Нажмите →→. На экране высветятся первые строчки отчета и надпись .

  • Нажмите , KKM выпустит отчет, и переправит документ оператору фискальных данных.

  • Готовый отчет необходимо сохранить. Информацию, содержащуюся в нем, необходимо будет ввести во время осуществления перерегистрации KKM на сайте ФНС РФ.

Выключите KKM и отсоедините блок питания, процедура закрытия фискального накопителя окончена, теперь его можно извлечь и установить новый.

Снятый фискальный накопитель необходимо сохранять в бухгалтерии организации на протяжении 5 лет.

Что делать если не получается закрыть фискальный накопитель

В случае, когда смена фискального накопителя связана с его неисправностью, либо поломкой, невозможно сформировать и выпустить отчет о закрытии. Тогда владельцу необходимо пропустить этот этап и во время перерегистрации KKM на портале ФНС, поставить соответствующую отметку в строке .

После этого, у него есть 30 календарных дней, для того чтобы переслать в ФНС справку – подтверждение о неисправности накопителя. Данную справку выдает изготовитель после экспертизы устройства.

Отчеты по онлайн-кассе: для чего нужны и как сформировать

Реформа поэтапного перевода бизнеса на онлайн-кассы не всеми предпринимателями была изначально принята, многие в этом видели неоправданные издержки для своей деятельности. Время же убедило в полезности нововведения. Один из положительных аспектов проявляется в упразднении части отчетов по онлайн-кассам.

В статье разберем, какие отчеты формирует онлайн-касса, особенности каждого вида и порядок хранения кассовой документации.

Решим любые проблемы с вашим оборудованием! Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Отчеты по онлайн-кассам: виды, понятия

Кассовые устройства последнего поколения создают фискальные документы и дистанционно отправляют их в Инспекцию по налогам и сборам. Память фискального накопителя хранит отчеты по онлайн-кассе, где отражены:

  • регистрация и перерегистрация кассового устройства;
  • кассовая смена;
  • кассовые чеки или бланки строгой отчетности;
  • исправление ранее проведенных расчетов;
  • замена фискального накопителя;
  • состояние расчетов в момент времени;
  • подтверждения оператора.

Распечатка отчетов по ККМ и хранение их на физических носителях ушли в прошлое, в настоящее время все хранится в электронной версии, рассмотрим их подробнее.

Отчет о регистрации и об изменении параметров ККМ

Федеральным законом 54-ФЗ регламентирована обязательность регистрации кассового аппарата, до этого начинать работать на ней запрещено. После постановки на учет в ИФНС, единожды выводится отчет о регистрации онлайн-кассы, в котором отображаются сведения о субъекте хозяйствования, модель устройства, адрес установки ККТ (для интернет-магазина это веб-ресурс), а также отражен режим работы и наименование оператора фискальных данных. Наряду с этим прописывается порядковый номер, фискальный признак с датой и временем его получения.

Следует помнить об установленных временных ограничениях для передачи отчета в контролирующий орган: в течение одного рабочего дня после представления от ФНС регистрационного номера. При этом пока сводка не выведена, использовать аппарат нельзя. Подача отчета возможна путем непосредственной передачи распечатки в налоговую службу или онлайн через профиль на странице ОФД, а также через личный кабинет на официальном сайте ФНС. Если предприятие отчитывается посредством Интернет, то дата предоставления отчета приравнивается ко времени его размещения.

Если у налогоплательщика поменялись какие-либо условия, которые он заносил при регистрации устройства, тогда создают отчет об изменении параметров. Для этого в настройках ККМ редактируются значения с указанием причин поправок, далее проводится перерегистрация.

Существует способ для самостоятельного исправления совершенных ошибок в ходе регистрации ККТ — через вышеупомянутый отчет, но в рамках одного рабочего дня.

Кассовые чеки, как разновидность отчета по онлайн-кассе

Кассовый чек — это фискальный документ, выдаваемый при расчете с покупателями. На законодательном уровне утверждены обязательные реквизиты, которые прописываются в чеке. Выделена категория хозяйствующих субъектов, например, в сфере оказания услуг населению, которые вправе оформлять свои торговые отношения с покупателями через бланк строгой отчетности. Он представляет собой правомерную замену кассового чека.

Тем же законом, упомянутым выше, определено наличие основных реквизитов, при этом заполнение его от руки или использование шаблона, отпечатанного в типографии, скоро будет недопустимо. Со второго полугодия 2019 года разрешено использовать только бланки, напечатанные на специальной автоматизированной системе.

Документ коррекции

Законодательно допускается исправление прежних операций на основании чека коррекции. Но предоставленное право законом «О применении контрольно-кассовой техники» описано достаточно размыто, поэтому остается неясно, какие ситуации попадают под исправления. Зачастую невыдачу чека по не зависящим от кассира причинам оформляют чеком коррекции. Но следует учитывать, что этот чек — своего рода оправдание для избежания штрафных санкций за неприменение кассового устройства, а потому оказывается объектом пристального внимания со стороны налоговой службы. Поэтому перед созданием чека коррекции, надлежит письменно оформить объяснение в форме акта или служебной записки, где прописываются обстоятельства и выручка по чеку, не прошедшая через кассу вовремя. Организации или ИП необходимо известить налоговые органы путем подачи соответствующего заявления.

Зачастую чек коррекции воспринимается как один из способов исправления ошибок по кассовым чекам или оформление возврата продукции, но это неверно. В отмеченных ситуациях выпускается кассовый чек с присвоенным признаком «возврат прихода».

Отчет по онлайн-кассе о закрытии архива ФН

Фискальный накопитель — это микросхема, где архивируются документы и отчетность в электронном виде. У каждого такого накопителя есть ограничения по сроку действия и объему памяти. При наступлении этого рубежа, для начала рекомендуется сформировать закрытие смены, чтобы удостовериться, что все показатели переданы в налоговую службу, а затем и само закрытие фискального накопителя.

Отчет об открытии смены онлайн-кассы

Это ежедневный отчет, относящийся к обязательным фискальным документам, без снятия которого невозможна работа на кассе. Доступен на кассовых аппаратах нового образца, не поддерживается на ККМ без фискального накопителя. Здесь прописывается номер смены, дата и время, а также сведения о сотруднике, открывшем смену. Федеральным законом, регламентирующим применение ККТ, определено, что открытие смены должно происходить с первым расчетом, а не с началом рабочего дня ответственного персонала (пункт 2 статья 4.3, ФЗ-54). Если в течение смены не было ни одной оплаты, то создавать документ по открытию не требуется. Надо соблюдать длительность смены, которая составляет не более 24 часов. То есть первый чек должен быть напечатан не позднее суток после открытия смены. Поэтому при небольшом клиентском потоке в течение дня, рекомендуется открывать кассу непосредственно при принятии оплаты.

Сформировать отчет об открытии смены онлайн-кассы можно автоматически, когда пропечатывается начальный чек после закрытия минувшей смены. Либо вручную, через одноименное меню. Через ручное управление допускается одновременное открытие нескольких онлайн-касс с выбором конкретного кассового устройства.

Перед началом смены кассиру рекомендуется выполнить ряд действий:

  • убедиться, что чековая лента имеется и в достаточном количестве;
  • проверить работу кассовой машины с помощью чека с нулевыми показателями;
  • распечатать дополнительно еще ряд нулевых чеков, которыми проверяется качество печати, правильность выдаваемой даты и номера.

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы! Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Порядок формирования X-отчета онлайн-кассы

Отчет, отражающий сведенные данные по суммам продаж, проведенных за текущую смену, используемый предприятием для отслеживания выручки, называется X-отчетом. По нему не определены ограничения: когда и как часто снимать показатели. Управляющему персоналу или кассирам доступен просмотр его по мере надобности неограниченное число раз.

Х-отчет онлайн-кассы не входит в реестр обязательных подотчетов, по которым положено отчитываться перед налоговой службой. Это документ, являющийся своего рода проверочной ведомостью, по которой можно убедиться, верно ли выводится дата, время и реквизиты организации. Это позволяет своевременно устранить нарушения, а значит и предотвратить наложение взыскания на предприятие и должностных лиц. Он не является документом закрытия смены, соответственно, не производится гашение выручки.

Внутренним распорядком организации определяется порядок и периодичность выборки Х-отчета. Информация о том, какое количество раз делалась выборка за день, нигде не фиксируется. Сам отчет не сохраняется, а данные его не вносятся в кассовые документы.

Из Х-отчета можно извлечь:

  • время и дату;
  • сумму наличных денег в кассе в рассматриваемый период времени;
  • общий итог по продажам;
  • продажи за смену в количественном выражении;
  • в разрезе вида платежа (оплата наличными деньгами и безналичными);
  • справку по возвратам: отражаются количественные и суммарные показатели;
  • число напечатанных чеков.

Х-отчет можно снять только на текущую смену, получить справку за предыдущие смены нет возможности.

Как отмечалось ранее, кроме проверки корректности внесения информации, Х-отчет помогает проводить аналитику товарооборота предприятия и выручки как укрупненно, так и детально, по каждой товарной позиции.

На основе Х-отчета можно получить следующие разновидности отчетности:

  • по оформленным чекам за смену или остатку наличности в кассе;
  • объединение показателей по конкретному кассиру: анализируется выручка, число отпущенных покупателей;
  • конкретизация по отделам;
  • товарные остатки.

Условия, когда еще практикуется снятие отчета:

  • проверка закрытия прежней смены;
  • печать чека при перепаде напряжения в сети или отключения электричества: проверяется проведение и передача чека;
  • по запросу руководителя;
  • и прочее.

Z-отчет онлайн-кассы: определение

В условиях поэтапного перехода предпринимательства на онлайн-кассу Z-отчет потерял свою актуальность и назначение, т.к. он выводится на кассовом аппарате предшествующего поколения с ЭКЛЗ. Поэтому для большинства представителей бизнеса вопрос «нужен ли z-отчет при онлайн-кассе» с 2017 года не стоит.

Этим отчетом ежедневно закрывается смена и сдается выручка уполномоченному должностному лицу (старший кассир или администратор) для ее инкассирования, при этом обнуляя все параметры по кассе. Отчет являлся предметом контроля со стороны ФНС.

При помощи Z-отчета в журнал кассира-операциониста (КМ-4), являющегося унифицированной формой первичной учетной документации, вносятся: нумерация и дата, сумма денег на начало и конец смены; итоговая сменная выручка; возвраты и оплата по денежному переводу. Затем необходимо составить справку-отчет (КМ-6), которая вместе с журналом сдается в бухгалтерию. На их основании бухгалтером или кассиром вносятся записи в кассовую книгу. Законодательное требование к Z-отчету — неизменное его составление в конце рабочей смены и хранение на бумаге.

Нормативные реквизиты законодательно не были определены, поэтому за отсутствие одного из них, административная ответственность в виде штрафов не наступала.

В правовых документах было определено хранение Z-отчетов сроком до 5 лет.

Назначение:

  • подведение итоговой выручки текущей смены и обнуление параметров;
  • сохранение сведений о продажах в блок ЭКЛЗ;
  • для вывода данных о возвратах, количестве аннулированных чеков и скидках;
  • первичная ведомость на основании которой заполняются кассовые документы;
  • для налоговых инспекторов выступал в качестве документа-обоснования, который в ходе очередной проверки сверялся с бухгалтерскими данными.

К его хранению не применялись особые требования, не нуждался в отдельной подшивке. Z-отчет обычно подклеивался за верхний уголок или крепился степлером к справке-отчету кассира.

Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы? Обобщая вышенаписанное: в учетной системе онлайн-кассы нет Z-отчета, кассовые аппараты, использующие бумажные контрольные ленты, ушли в историю, а Постановление N 470, регулирующее применение этих устройств, утратило свою правовую силу. Поэтому ранее применяемый порядок, в отношении создания Z-отчета, сильно устарел, в реалиях современной законодательной системы нет нужды в самом отчете, не говоря о выводе его на печать.

Вам будет интересно: Что такое Z-отчет по кассе и как его сделать

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе: особенности формирования, отличие

С внедрением в торговую деятельность ККТ с фискальным накопителем взамен Z-отчету пришел отчет о закрытии смены на онлайн-кассе, где предусмотрена передача параметров в Федеральную налоговую службу в режиме реального времени. Благодаря этому сократилась бумажная документация, отпала надобность в некоторых отчетах, теперь обязанности кассира не предусматривают дублирование данных в соответствующие унифицированные формы. При этом на правовом уровне не запрещено продолжать вести привычную отчетность, если для предпринимателя есть такая потребность. Законом этот документооборот не регламентируется, он остается инструментом внутреннего контроля предприятия, ведение которого допускается в свободной форме.

Теперь предприниматели вправе не передавать сведения в налоговую инспекцию на бумажных или электронных носителях, как раньше. После формирования отчета, зашифрованные параметры фиксируются в фискальной памяти и сразу направляются на обработку оператору фискальных данных, который перенаправляет их в ФНС.

Назначение документа:

  • отчетность предприятий перед контролирующим органом;
  • архивирование кассовых операций в фискальной памяти;
  • перенос данных в систему бухгалтерского учета.

Закрытие смены аналогично Z-отчету, но включает в себя некоторые отличия. Во-первых, теперь оно регулируется законодательными нормами (Приказ ФНС No 229 от 21.03.17 года), при этом определен перечень реквизитов. Во-вторых, добавилась информативность за счет включения ряда дополнительных сведений:

  • адрес организации;
  • количество выданных чеков, бланков строгой отчетности;
  • количество не переданных сведений оператору фискальных данных, с указанием времени сбоя;
  • проведенные операции за смену.

Понятие о длительности кассовой смены осталось прежним — 24 часа, при этом не ограничивается одним днем. То есть может открываться в обед одного дня и длиться до вечера другого дня. Если смена не была вовремя закрыта, то ККТ станет выдавать чеки без отображения фискального признака, что есть грубое нарушение работы с ККМ. В этом случае на организацию накладывается штраф в размере 5—10 тысяч рублей, а на индивидуального предпринимателя или ответственное лицо — 1,5—3 тысячи рублей. В законодательной практике имеются случаи, когда юридическому лицу удавалось привести доводы о непреднамеренных действиях, повлекших за собой нарушение и тем самым избежать выписки штрафа. Рекомендовано самостоятельно извещать налоговые органы о допущенной ошибке до того, как ОФД проинформирует ФНС. Если же продолжительность смены составила более суток, но сделки по кассе не были проведены, такое нарушение считается незначительным.

Нужно ли хранить отчеты онлайн-кассы

В существующих правовых нормах организации должны обеспечить хранение фискальных накопителей, а значит и всего электронного архива в нем, до 5 лет с момента окончания срока использования в комплекте ККМ. В связи с этим, отчеты онлайн-кассы не нужно хранить в распечатанном виде, ведь одной из причин перехода на кассовые аппараты нового поколения был отказ от хранения документации на бумажном носителе.

Онлайн-кассы для любых видов бизнеса! Доставка по всей России. Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут. Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *