Отправка расчетных листков по электронной почте

Программа предоставляет возможность автоматически рассылать сотрудникам расчетные листки. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

  1. Настройка учетной записи электронной почты отправителя (организации).
  2. Ввод адресов электронной почты получателям (сотрудникам).
  3. .
  4. .

Настройка учетной записи электронной почты отправителя (организации)

Настройка учетной записи электронной почты, с которой будет осуществляться автоматическая рассылка расчетных листков (и других электронных сообщений), производится в разделе Администрирование – Органайзер – раздел Почта – Настройка системной учетной записи. В открывшейся форме:

  1. Введите Адрес почты в формате user@server.net и Пароль учетной записи электронной почты отправителя (организации) (рис. 1).
  2. В разделе Использовать учетную запись укажите, для каких целей будет использоваться учетная запись: Для отправки почты и Для получения почты (по умолчанию установлены оба флажка).
  3. В разделе Для кого учетная запись:
    • выбором соответствующего переключателя установите, кто может использовать учетную запись – все пользователи (переключатель Для всех) или только текущий пользователь, создающий учетную запись (переключатель Только для меня);
    • в поле Имя отправителя укажите имя владельца учетной записи, которое будет указываться в корреспонденции, при этом оно может отличаться от имени пользователя в программе.
  4. Далее производится определение параметров подключения к почтовому ящику отправителя (организации). В большинстве случаев параметры определяются автоматически (переключатель Определить параметры подключения автоматически (рекомендуется) установлен по умолчанию).

    Рис. 1

  5. Если программа не сможет подключиться к почтовому ящику автоматически, то параметры подключения следует настроить вручную (переключатель Настроить параметры подключения вручную) (рис. 2). Большинство параметров устанавливается программой по умолчанию в зависимости от настроек почтовых серверов учетной записи электронной почты. По кнопке Далее производится:
    • настройка сервера исходящей почты:
      • укажите Имя пользователя учетной записи в формате user@server.net. Оно может отличаться от основного, в таком случае будет предназначено только для отправки писем;
      • при необходимости введите Пароль учетной записи (если он не введен, программа запросит его при отправке писем). Чтобы программа могла рассылать сообщения от данной учетной записи без участия пользователя (например, согласно расписанию), пароль рекомендуется заполнить. Тем не менее, решение о хранении паролей в информационной базе принимается в каждом случае индивидуально;
      • в поле Сервер укажите адрес SMTP-сервера, например, smtp.server.net;
      • укажите Порт компьютера для отправки почтовых сообщений, например, 465;
      • в поле Шифрование для безопасного использования соединения установите переключатель в соответствующее положение: Авто или Всегда (SSL) (установлен по умолчанию);
    • настройка сервера входящей почты:
      • укажите Имя пользователя учетной записи в формате user@server.net. Оно может отличаться от основного, в таком случае будет предназначено только для получения писем;
      • при необходимости введите Пароль учетной записи (если он не введен, программа запросит его для получения писем);
      • выберите Протокол сервера входящей почты: IMAP или POP;
      • в поле Сервер укажите адрес POP3-сервера, например, imap.server.net;
      • укажите Порт компьютера для получения входящей почты, например, 993;
      • в поле Шифрование для безопасного использования соединения установите переключатель в соответствующее положение: Авто или Всегда (SSL) (установлен по умолчанию);
    • дополнительные настройки:
      • введите Наименование учетной записи, чтобы оно кратко характеризовало учетную запись, отражало назначение данной учетной записи и ее владельца. Именно наименование будет появляться в различных списках;
      • укажите Длительность ожидания сервера – например, 30 сек.

Рис. 2

Далее выполняется проверка введенных или автоматически определенных параметров учетной записи (рис. 3). Программа отправляет стандартное почтовое сообщение и проверяет возможность соединения с сервером входящих почтовых сообщений (если учетная запись используется для получения почты). В результате в программе будет создана учетная запись электронной почты организации (рис. 4), перейти к которой можно по одноименной кнопке или через раздел Администрирование – Органайзер – раздел Почта – Настройка системной учетной записи / Учетные записи электронной почты.

Рис. 3

Рис. 4

<<- вернуться в начало статьи

Ввод адресов электронной почты получателям (сотрудникам)

Для возможности автоматической рассылки расчетных листков получателям (сотрудникам) следует ввести адрес электронной почты. Он вводится в карточке сотрудника (раздел Кадры – Сотрудники – ссылка Личные данные) (рис. 5) или физического лица (раздел Кадры – Физические лица – закладка Адреса, телефоны) в поле Email.

Рис. 5

<<- вернуться в начало статьи

Настройка рассылки расчетных листков

Предусмотренная в программе возможность создания рассылки отчетов предназначена для их автоматического формирования и доставки получателям. Рассылка позволяет автоматизировать процесс получения отчетов так, что не открывая программу, можно получить в нужное время готовый отчет на электронную почту или в определенный каталог в виде файла.

Создать рассылку расчетных листков можно непосредственно из отчета Расчетный листок (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок) по кнопке Еще – Отправить – Создать рассылку отчетов… (или по кнопке Отправить отчет по электронной почте – Создать рассылку отчетов…) либо через раздел Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов – кнопка Создать (рис. 6).

Рис. 6

Настройка рассылки производится следующим образом:

  1. В поле Наименование введите наименование рассылки (рис. 7).
  2. Флажок Подготовлена обозначает готовность рассылки к выполнению. Включение флажка активизирует дополнительные проверки заполнения реквизитов.
  3. Укажите вид рассылки (ее цель) в поле Отправлять:
    • Отчеты указанным получателям (установлено по умолчанию) – одинаковые отчеты отправляются одновременно всем получателям, указанным в поле Получатели (выберите тип получателей: Пользователи или Физические лица). Для этого вида рассылки отчетов предусмотрена не только отправка по электронной почте, но и возможность публикации сформированных отчетов в папке файлов программы, в сетевом каталоге или на сайте FTP;
    • Свой отчет для каждого получателя (в нашем примере выберите данный вариант рассылки) – используется, если нужно персонализировать содержимое отправляемых отчетов по каждому получателю. Тип получателей (Пользователи или Физические лица) выберите в поле Получатели (в нашем примере – Физические лица). В настройках отборов отчетов появляется возможность указать получателя рассылки. Таким образом, для каждого получателя будет сформирован собственный отчет с отбором по этому получателю;
    • Только мне (личная рассылка автора) – отчеты получает только пользователь, создавший эту рассылку (автор), по почте, указанной в поле Почтовый адрес (автоматически проставляется адрес электронной почты текущего пользователя). Личные рассылки видны только автору.
  4. На закладке Отчеты (в заголовке отображается количество отчетов, входящих в рассылку) (рис. 7):
    • в табличной части для рассылки можно выбрать один или несколько отчетов из списка. В нашем примере по кнопке Подобрать выберите отчет Расчетный листок. В дальнейшем по завершении настройки рассылки по кнопке Предварительный просмотр… можно будет предварительно сформировать выбранный отчет;
    • в разделе Настройки отчета выводятся возможные настройки выбранного отчета. С помощью флажков можно выбрать нужные настройки и указать значения, по которым будет выведен отчет. В нашем примере сделайте отбор по сотрудникам, получающим рассылку. Для этого установите флажок в строке Сотрудник, затем не убирая курсор, нажмите на кнопку Указать получателя рассылки. Такая настройка позволит формировать для каждого получателя свой отчет с показателями, доступными только для него. Также можно сделать другие настройки отчета, например, в строке Период изменить период формирования расчетных листков (по умолчанию – прошлый месяц).

    Рис. 7

  5. На закладке Расписание (рис. 8) можно настроить автоматическую отправку отчетов с некоторым интервалом или в некоторые дни недели, описав, по каким дням и в какое время программа должна отправлять эту рассылку. На основании каждой рассылки отчетов в программе формируются одноименные регламентные задания «Рассылка отчетов»:
    • для регулярной автоматической рассылки установите флажок Выполнять по расписанию;
    • есть возможность автоматического составления расписания по кнопке Заполнить по шаблону…. В результате из предложенного списка можно выбрать нужное расписание, например, в первый день месяца. Расписание при этом заполнится автоматически;
    • предусмотрена возможность самостоятельного выбора периодичности расписания (частотности срабатывания рассылки). Рассылка может выполняться:
      • Ежедневно – с заданной частотой в днях. Период повтора выбирается в одноименном поле;
      • Еженедельно – по выбранным дням недели. Выбор устанавливается с помощью флажков;
      • Ежемесячно – по выбранным месяцам в требуемый день месяца. Выбор месяцев устанавливается с помощью флажков, номер дня с начала или с конца месяца, в который будет производиться рассылка – в соответствующих полях;
      • Произвольное – позволяет детально настроить каждый параметр расписания. В открывшемся окне Расписание настраивается детальная разработка своего расписания. При этом необязательно заполнять его сразу, после закрытия окна по кнопке Изменить… можно вернуться к настройке расписания в любое время;
    • время начала запуска рассылки укажите в одноименном поле. При выборе произвольной настройки расписания время начала настраивается в окне Расписание;
    • в поле Ответственный выберите пользователя – автора рассылки (по умолчанию – текущий пользователь). При запуске по расписанию рассылка будет выполняться от имени указанного пользователя.

    Рис. 8

  6. На закладке Доставка (в заголовке отображается, посредством чего осуществляется доставка) (рис. 9) описываются все возможные способы доставки настраиваемой рассылки. Содержимое закладки может меняться в зависимости от выбранного вида рассылки в поле Отправлять:
    • Только мне (личная рассылка автора) – доставка выполняется только по электронной почте по единственному адресу, который указывается в поле Почтовый адрес (для выбора становится доступен, если он введен пользователю в поле Email);
    • Отчеты указанным получателям – кроме доставки по почте появляется возможность сохранить (опубликовать) готовые отчеты. Для этого установите флажок Публиковать (признак необходимости публикации рассылки). Выберите соответствующее значение:
      • В папку – отчеты будут сохранены в указанную папку подсистемы «Работа с файлами»;
      • В сетевой каталог – отчеты будут сохранены в выбранный сетевой каталог. Запись производится с сервера, поэтому рекомендуется указывать сетевой путь в формате UNC, например, \\serer\folder\. Укажите адрес этого каталога в поле Windows или Linux, в зависимости от того, под управлением какой операционной системы происходит работа на компьютере;
      • На FTP ресурс – отчеты будут сохранены на ftp-сервере. Заполните необходимые параметры.

      По кнопке Проверить можно выполнить проверку публикации путем записи и удаления тестового файла. Тест считается успешным, если ошибок не возникло. Установленный флажок Отправлять по электронной почте является признаком использования электронной почты для отправки отчетов (или уведомлений).

    Рис. 9

    В нашем примере выбран вид рассылки Свой отчет для каждого получателя (доставка выполняется только по электронной почте, но уже не одному, а нескольким получателям) (рис. 10):

    • по ссылке <Укажите получателей> укажите получателей рассылки – подбором из справочника Физические лица. Можно из списка получателей рассылки исключить конкретное лицо, установив напротив него флажок в колонке Исключен. Для рассылки расчетных листков в качестве получателей удобнее использовать заранее созданную группу физических лиц в одноименном справочнике. При выборе группы все ее члены будут получать рассылку. Для исключения из рассылки физическое лицо следует извлечь из этой группы;
    • в поле От из выпадающего списка выберите учетную запись организации для отправки отчета (поле является обязательным для заполнения);
    • по кнопке Проверить производится проверка учетной записи электронной почты путем отправки тестового сообщения. Тест считается успешным, если ошибок не возникло;
    • шаблон письма (Тема и текст письма) формируется автоматически с использование некоторых параметров. При необходимости содержание письма можно изменить. Добавление параметра в тему письма осуществляется правой кнопкой мыши в одноименном поле по команде Параметр, в текст письма – по кнопке Параметр (или правой кнопкой мыши в поле текста по команде Параметр). Для выбора доступны следующие параметры (рис. 11):
      • Дата рассылки – дата рассылки;
      • Автор – пользователь, запустивший рассылку;
      • Получатель – представление получателя рассылки. Доступен только для вида рассылки Свой отчет для каждого получателя;
      • Наименование рассылки – наименование рассылки;
      • Сформированные отчеты – список отчетов и форматов, в которые они были сохранены;
      • Заголовок системы – заголовок информационной базы (может быть задан в разделе Администрирование – Общие настройки);
      • Способ доставки – представление ресурса, на котором был опубликован отчет.

      Для просмотра готового варианта темы и текста письма выберите Предварительный просмотр;

    • по умолчанию установлен формат письма HTML, можно изменить его на Обычный текст. В формате HTML доступны стандартные команды форматирования текста (часть из них размещена в виде кнопок, остальные можно найти, нажав на кнопку Еще).

    Рис. 10

    Рис. 11

  7. На закладке Дополнительно (рис. 12) можно сделать дополнительные настройки рассылки:
    • в поле Форматы сохранения отчетов (по умолчанию) определите форматы, в которых по умолчанию будут сохранены отчеты. Выбранные с помощью флажков форматы будут общие для всех отчетов. Можно выбрать несколько форматов;
    • в табличной части для каждого отчета можно задать свой набор форматов в колонке Форматы. В колонке Отправлять пустой установите флажок для отправки сформированного отчета, даже если он пустой (по умолчанию флажок снят). Отчеты с графикой всегда считаются не пустыми;
    • установите флажок Транслитерировать имена файлов, если необходимо, чтобы имена сохраненных файлов содержали только латинские буквы и цифры (для возможности переноса между различными операционными системами). Например, файл «Отчет.mxl» будет сохранен с именем «Otchet.mxl»;
    • установите флажок Архивировать в ZIP, чтобы архивировать сформированные отчеты в формате *.zip. Если отчеты отправляются по электронной почте, рекомендуется включать архивацию для снижения объема вложений. В результате становятся доступными:
      • поле для ввода наименования архива (формируется автоматически по указанному в поле шаблону). Если нажать правой кнопкой мыши по этому полю, с помощью команды Параметр можно изменить шаблон наименования (для изменения доступны параметры: Дата рассылки и Наименование рассылки);
      • поле Пароль, которое заполняется при необходимости;
    • в поле Адрес ответа укажите адрес электронной почты, на который будут высылаться ответы на рассылку;
    • установите флажок Отправлять письма через скрытые копии, чтобы получатели не знали, кто еще получает отчеты из данной рассылки;
    • рассылки можно группировать по различным признакам. Чтобы поместить данную рассылку в определенную группу, выберите ее из списка в поле Группа.

    Рис. 12

  8. Кнопка Записать объект .

<<- вернуться в начало статьи

Выполнение рассылки расчетных листков

Рассылку расчетных листков (раздел Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов) по сохраненным настройкам можно запустить вручную в любой момент времени с помощью кнопки Выполнить сейчас (если не задано расписание для регулярной автоматической рассылки). Перед ее запуском можно предварительно посмотреть расчетный листок выбранного получателя по кнопке Предварительный просмотр…. При выполнении рассылки остается возможность выбрать в качестве получателя конкретного сотрудника, а не весь указанный в настройках список. Рассылка будет выполнена, если установлен флажок Подготовлена (рис. 13). По завершении будет выдано сообщение, что рассылка выполнена (рис. 14). Расчетные листки будут отправлены по электронной почте от имени отправителя указанным получателям (каждому сотруднику отправится только его расчетный листок) (рис. 15).

Обратите внимание! Перед выполнением массовой рассылки расчетных листков рекомендуется протестировать ее на ограниченном круге получателей, чтобы убедиться, что все настройки сделаны корректно.

По кнопке События рассылки… (рис. 13) можно открыть журнал регистрации, предварительно отфильтровав его по событиям рассылки со времени последнего запуска.

Рис. 13

Рис. 14

Рис. 15

<<- вернуться в начало статьи

Заявление о направлении расчетного листка на электронную почту

Работодатель обязан при выплате заработной платы работнику извещать его в письменной форме (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

  • о составных частях зарплаты, причитающейся за соответствующий период;
  • о размерах иных сумм, начисленных работнику;
  • о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Указанная выше информация обычно отображается в расчетном листке, форму которого работодатель разрабатывает самостоятельно.

Невыдача работникам расчетных листков рассматривается как нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена ответственность в виде предупреждения или штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей; штрафа на работодателя-ИП от 1 000 до 5 000 рублей или штрафа на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

А можно ли выдавать расчетные листки в электронной форме и как работнику составить заявление о направлении ему расчетного листка на электронную почту, расскажем в нашей консультации.

О расчетном листке в электронной форме

Ст.136 ТК РФ предусматривает, что работодатель извещает работника о его зарплате, ее составных частях, удержаниях из нее в письменной форме. Буквальное прочтение нормы предполагает, что расчетные листки должны выдаваться работникам на бумаге. Роструд ранее считал, что ТК РФ не предусматривает право работодателя выдавать расчетные листки в электронной форме за одним исключением. Оно касается дистанционных работников. С ними ТК РФ разрешает обмениваться электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Однако в последнем письме Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 высказана позиция, что направление расчетных листков посредством электронной почты не нарушает положения ст. 136 ТК РФ. Главное, чтобы такой порядок извещения работника о составных частях его заработной платы был предусмотрен трудовым, коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (например, Положением об оплате труда). При необходимости в указанные документы стороны могут внести соответствующие изменения.

Существует и судебная практика, согласно которой нет нарушения в том, чтобы выдавать работникам расчетные листки в электронной форме (Апелляционное определение Саратовского областного суда от 18.08.2016 по делу № 33-5926/2016, Апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 09.02.2015 по делу № 33-1784/2015, Апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 29.04.2013 по делу № 33-204/2013, Определение Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203).

Составляем заявление на электронные расчетные листки

Заявление на получение расчетных листков в электронной форме составляется в произвольной форме. Оно адресуется работодателю и содержит со ссылкой на положения трудового, коллективного договора или локального нормативного акта работодателя просьбу работника направлять ему расчетные листки в электронной почте. Указывается и соответствующий адрес электронной почты.

Напоминаем, что несмотря на то, что зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), расчетный листок достаточно направлять лишь при окончательном расчете с работником по итогам месяца. Это связано с тем, что составные части заработной платы при выплате аванса еще не известны.

Приведем образец заполнения заявления работника на получение расчетных листков в электронном виде на почту.

Пред. / След. Скачать форму заявления работника о направлении ему расчетных листков на электронную почту можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Работодатель вправе выдавать работникам не бумажные расчетные листы, а электронные

И. Ю. Колосова

Журнал «Оплата труда: акты и комментарии для бухгалтера» № 6/2017

Комментарий к Письму Минтруда РФ от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

Письмом от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 Минтруд подтвердил право работодателя выдавать работникам не бумажные расчетные листы, а электронные.

О выдаче электронных расчетных листков.

Напомним, что невыдача расчетного листа представляет собой нарушение трудового законодательства, которое влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения штрафа:

  • на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Ранее считалось, что расчетный лист должен представлять собой именно письменный документ в бумажной форме, а направление расчетного листа по электронной почте не соответствовало требованиям законодательства. Такой вывод, в частности, содержался в Апелляционном определении Тюменского областного суда от 30.07.2012 № 33-3246/2012.

Однако в комментируемом письме Минтруд обратил внимание на тот факт, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок). Следовательно, работодатель вправе сам определить, в какой форме он будет передавать работнику соответствующую информацию. При этом обязательным условием является установление порядка извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Обратите внимание:

Применение неутвержденной формы расчетного листа является нарушением трудового законодательства (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Отметим, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выдавать расчетный лист при выплате заработной платы. По правилам ч. 6 этой статьи зарплата сотрудникам должна выдаваться не реже чем каждые полмесяца. Однако два раза в месяц выдавать расчетный листок не надо.

В Письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 Роструд пояснил: при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем им должны быть выданы расчетные листы. Таким образом, по мнению Роструда, расчетные листы работодателю следует формировать и выдавать сотрудникам один раз в месяц (при окончательном расчете).

Дело в том, что именно в конце месяца известны все составляющие оплаты труда и можно сделать однозначный вывод о сумме удержаний из зарплаты работника.

Аналогичной позиции придерживается Минфин. В Письме от 10.04.2015 № 03-04-06/20406 финансисты отметили, что исчисление сумм НДФЛ по доходам в виде оплаты труда налоговый агент должен произвести в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен данный доход. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным работником, соответственно, до окончания месяца налог агентом не может быть исчислен.

Обязанность выдать сотруднику расчетный лист в середине месяца может возникнуть у работодателя в ситуации увольнения работника. Это обусловлено тем, что в день прекращения с работником трудового договора работодатель обязан произвести с ним расчет, а именно выплатить все причитающиеся ему суммы (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Часть указанной суммы составляет заработная плата, не полученная сотрудником ко дню увольнения, значит, также требуется выдать ему расчетный лист.

Еще один важный момент, о котором нужно помнить при работе с расчетными листами: согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» доходы физического лица отнесены к его персональным данным. Третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных (ст. 7 упомянутого закона).

Перечень требований к работодателю при передаче персональных данных работника содержится в ст. 88 ТК РФ. В частности, работодатель обязан разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица должны иметь право получать исключительно те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Это значит, что в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных. Такое положение является документом, устанавливающим основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников, обязательные для выполнения. Необходимость введения в действие указанного документа обусловлена требованиями гл. 14 ТК РФ.

Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном обозначенным кодексом и иными федеральными законами. Пунктом 8 этой статьи установлено, что работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

При поручении ответственным лицам выдачи расчетных листков (передачи их по электронной почте) их необходимо предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности). Выдача расчетных листков лицами, не предупрежденными о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности), является нарушением требований ТК РФ и означает, что работодатель не обеспечил защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты.

По правилам ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) в силу ст. 13.11 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан – в размере от 300 до 500 руб.;

  • на должностных лиц – от 500 до 1 000 руб.;

  • на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 руб.

Невыдача расчетного листа — нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может быть оштрафован. Можно ли отправить сотруднику расчетный лист по электронной почте? Или подходит только бумажная форма?

Мнение судей и чиновников

Письмом от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 Минтруд подтвердил право работодателя выдавать работникам не бумажные расчетные листы, а электронные.

Напомним, что невыдача расчетного листа представляет собой нарушение трудового законодательства, которое влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения штрафа:

  • на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Ранее считалось, что расчетный лист должен представлять собой именно письменный документ в бумажной форме, а направление расчетного листа по электронной почте не соответствовало требованиям законодательства. Такой вывод, в частности, содержался в Апелляционном определении Тюменского областного суда от 30.07.2012 № 33-3246/2012. 📌 Реклама Отключить

Однако в комментируемом письме Минтруд обратил внимание на тот факт, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок). Следовательно, работодатель вправе сам определить, в какой форме он будет передавать работнику соответствующую информацию. При этом обязательным условием является установление порядка извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение неутвержденной формы расчетного листа является нарушением трудового законодательства (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75 АД10-3).

📌 Реклама Отключить

Отметим, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выдавать расчетный лист при выплате заработной платы. По правилам ч. 6 этой статьи зарплата сотрудникам должна выдаваться не реже чем каждые полмесяца. Однако два раза в месяц выдавать расчетный листок не надо.

В Письме от 24.12.2007 № 5277‑6‑1 Роструд пояснил: при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем им должны быть выданы расчетные листы. Таким образом, по мнению Роструда, расчетные листы работодателю следует формировать и выдавать сотрудникам один раз в месяц (при окончательном расчете).

Дело в том, что именно в конце месяца известны все составляющие оплаты труда и можно сделать однозначный вывод о сумме удержаний из зарплаты работника.

Аналогичной позиции придерживается Минфин. В Письме от 10.04.2015 № 03‑04‑06/20406 финансисты отметили, что исчисление сумм НДФЛ по доходам в виде оплаты труда налоговый агент должен произвести в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен данный доход. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным работником, соответственно, до окончания месяца налог агентом не может быть исчислен.

📌 Реклама Отключить

Обязанность выдать сотруднику расчетный лист в середине месяца может возникнуть у работодателя в ситуации увольнения работника. Это обусловлено тем, что в день прекращения с работником трудового договора работодатель обязан произвести с ним расчет, а именно выплатить все причитающиеся ему суммы (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Часть указанной суммы составляет заработная плата, не полученная сотрудником ко дню увольнения, значит, также требуется выдать ему расчетный лист.

Требование к персональным данным

Еще один важный момент, о котором нужно помнить при работе с расчетными листами: согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» доходы физического лица отнесены к его персональным данным. Третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных (ст. 7 упомянутого закона). 📌 Реклама Отключить

Перечень требований к работодателю при передаче персональных данных работника содержится в ст. 88 ТК РФ. В частности, работодатель обязан разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица должны иметь право получать исключительно те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Это значит, что в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных. Такое положение является документом, устанавливающим основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников, обязательные для выполнения. Необходимость введения в действие указанного документа обусловлена требованиями гл. 14 ТК РФ.

📌 Реклама Отключить

Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном обозначенным кодексом и иными федеральными законами. Пунктом 8 этой статьи установлено, что работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

При поручении ответственным лицам выдачи расчетных листков (передачи их по электронной почте) их необходимо предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности). Выдача расчетных листков лицами, не предупрежденными о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности), является нарушением требований ТК РФ и означает, что работодатель не обеспечил защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты.

📌 Реклама Отключить

По правилам ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) в силу ст. 13.11 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан – в размере от 300 до 500 руб.;
  • на должностных лиц – от 500 до 1 000 руб.;
  • на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 руб.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *