Порядок ведения кассовых операций в 2017 году

Содержание

Порядок ведения и документального оформления кассовых операций

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Для ведения кассовых операций в штате предприятия должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центробанком России и Минфином России.

В настоящее время формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. от 03.05.2000 №36). К ним отнесены «Приходный кассовый ордер» (форма № КО-1), «Расходный кассовый ордер» (форма № КО-2), «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (форма № КО-3), «Кассовая книга» (форма № КО-4) и «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (форма № КО-5). (см. Приложение)

Оприходование наличных денежных средств в кассу организации производится в следующих случаях:

  • — при снятии денежных средств со счетов в учреждении банка;
  • — от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары;
  • — от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет;
  • — от работников организации в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд за реализованные товары и услуги и др.

Прием наличных денег оформляется «Приходными кассовыми ордерами» (форма № КО-1) (см. Приложение ), подписываемыми главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция вручается физическому лицу, который вносит наличные денежные средства, или прикладывается к выписке банка. До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации может производиться в следующих случаях:

  • — на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам;
  • — под отчет на хозяйственные или прочие расходы и на командировочные расходы;
  • — по решению руководителя организации в возмещение расходов, понесенных работником организации, на выплату ссуд, займов и другие подобные цели и др.

Выдача наличных денег из касс организаций производится по «Расходным кассовым ордерам» (форма № КО-2) (см. Приложение ) или надлежаще оформленным документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

Расходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии организации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах должны быть указаны основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в пятидневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие обязано сдать в обслуживающее учреждение банка. Кассир предприятия выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств (выручка за работы и услуги, невыданная заработная плата и т.п.). Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

Сразу же после получения и выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документы кассир делает записи в кассовой книге ф. КО- 4, которая предназначена для учета движения наличных денег (см. Приложение ).

Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда на оплату труда, не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира — копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию по расписку в кассовой книге.

Бухгалтерская обработка отчета кассира производится бухгалтерией предприятия и заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяют суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета в специальной графе проставляют номера корреспондирующих счетов. После проверки отчета кассира делается запись в журнал-ордер 1, причем каждому отчету в журнале отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Итоги журнала — ордера переносятся в конце месяца в Главную книгу. При наличии на предприятии касс — филиалов старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму под расписку в книге учета принятых и выданных главной кассой денег. В установленный период, в конце рабочего дня или другого заранее оговоренного времени (но не более пяти дней), кассиры касс — филиалов обязаны отчитаться перед старшим кассиром и сдать ему остаток наличности и все оправдательные документы. При этом все обороты по приходу и расходу касс — филиалов следует отразить через оборот главной кассы.

Помимо денежных средств предприятия могут хранить в кассе денежные документы: марки государственных пошлин, путевки в санатории и дома отдыха, собственные акции, выкупленные у акционеров, извещения о денежных переводах и т.д.

Исходя из Закона о ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт на территории Российской Федерации должны применяться модели контрольно-кассовой техники, включенные в Государственный реестр, ведение которого в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июня 2004г. № 285 осуществляется Федеральным агентством по промышленности.

При этом в соответствии со статьей 1 Закона о ККТ в настоящее время наряду с контрольно-кассовыми машинами, оснащенными фискальной памятью, при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт допускается применение электронно-вычислительных машин, в том числе персональных, а также программно- технических комплексов.

Государственный реестр, а также вносимые в него изменения и дополнения подлежат официальному опубликованию (изменения и дополнения — в течение 10 дней с их принятия).

В случае исключения из Государственного реестра ранее применявшихся моделей контрольно-кассовой техники, их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока их амортизации.

В соответствии со статьей 5 Закона о ККТ все организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны:

  • — осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;
  • — применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную контрольно-кассовую технику, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);
  • — выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки;
  • — обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, предоставлять им указанную документацию;
  • — производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

Исходя из положений письма Минфина России от 5 января 2004г. № 16-00-17/2, на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке должны отражаться следующие реквизиты:

  • — наименование организации;
  • — идентификационный номер организации- налогоплательщика;
  • — заводской номер контрольно-кассовой машины;
  • — порядковый номер чека;
  • — дата и время покупки (оказания услуг);
  • — стоимость покупки (услуги);
  • — признак фискального режима.

На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовой технике.

Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой технике, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем и составляется в момент совершения операции, как того требует Закон о бухгалтерском учете. В связи с этим кассовый чек является первичным учетным документом.

Ввод в эксплуатацию новых контрольно-кассовых аппаратов производит механик из организации, осуществляющей гарантийное и техническое обслуживание и ремонт данного типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных контрольно-регистрирующих машин и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста-электроника. Механик (программист) должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа и предъявлять его руководству учреждения. При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально ответственные лица.

На каждую кассовую машину администрация заводит «Журнал кассира-операциониста» (форма № КМ-4), который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в журнале ведутся кассиром — операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира — операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

Перед началом работы на кассовой машине кассир получает у руководителя организации, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись).

При окончании работы на кассовой машине или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия организации, кассир должен:

подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

составить «Справку — отчет кассира-операциониста» (форма № КМ-6) и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной — двумя кассами кассир сдает непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров) дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в «Журнал кассира — операциониста».

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром — операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в «Журнале кассира — операциониста» и скрепляется подписями кассира и представителя администрации. При расхождении фактическая сумма выручки определяется путем сложения сумм, напечатанной на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель администрации с кассиром должен выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы «Журнала кассира-операциониста».

По результатам проверки администрация организации должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

Старший (главный) кассир после получения всех необходимых документов составляет «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма №КМ-7) за текущий день. Сведения вместе с актами, приходными-расходными ордерами передаются им в бухгалтерию до начала работы следующей смены.

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи — до окончания рассмотрения дела. После окончания установленного срока хранения использованные кассовые чеки, копии товарных чеков, контрольные ленты, распечатки сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья.

В соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 06 мая 2008 г. №359. Пунктом 3 Закона о ККТ определено, что организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при осуществлении следующих видов деятельности, например:

  • — продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продаж сопутствующих товаров ведется раздельно;
  • — продажи ценных бумаг;
  • — продажи лотерейных билетов;
  • -продажи проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;
  • — обеспечения питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий и др.

В большинстве случаев применение контрольно-кассовой техники при расчетах наличными денежными средствами обязательно.

Положение Банка России от 29.01.2018 N 630-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте России 18.06.2018 N 51359)

  • Положение
    • Раздел I. Организация работы по ведению кассовых операций, хранению, перевозке и инкассации наличных денег
      • Глава 1. Общие положения
      • Глава 2. Организация работы по ведению кассовых операций
    • Раздел II. Прием и выдача наличных денег клиентам
      • Глава 3. Прием наличных денег от клиентов
      • Глава 4. Прием сумок с наличными деньгами от клиентов
      • Глава 5. Выдача наличных денег клиентам
      • Глава 6. Завершение рабочего дня кассовым работником
    • Раздел III. Перевозка наличных денег и инкассация наличных денег
      • Глава 7. Основные положения о перевозке наличных денег, инкассации наличных денег
      • Глава 8. Перевозка наличных денег
      • Глава 9. Инкассация наличных денег
    • Раздел IV. Организация работы с наличными деньгами при использовании автоматических устройств
      • Глава 10. Основные положения по организации работы с наличными деньгами при использовании автоматических устройств
      • Глава 11. Организация работы с наличными деньгами при использовании банкоматов, автоматических приемных устройств и кассовых терминалов
      • Глава 12. Организация работы с наличными деньгами при использовании автоматических сейфов
    • Раздел V. Обработка, формирование и упаковка наличных денег, а также работа с сомнительными денежными знаками Банка России, неплатежеспособными денежными знаками Банка России
      • Глава 13. Обработка наличных денег
      • Глава 14. Формирование и упаковка наличных денег
      • Глава 15. Работа с сомнительными денежными знаками Банка России, неплатежеспособными денежными знаками Банка России
      • Глава 16. Завершение рабочего дня заведующим кассой
    • Раздел VI. Хранение наличных денег
      • Глава 17. Хранение и ревизия наличных денег в кредитной организации, ВСП
      • Глава 18. Хранение сумок с наличными деньгами инкассаторскими работниками
      • Глава 19. Заключительные положения
  • Приложение 1. Книга хранилища ценностей (Код формы документа по ОКУД 0402118, рекомендуемый образец)
    • Заверительная надпись
  • Приложение 2. Книга учета принятых и выданных ценностей (Код формы документа по ОКУД 0402124, рекомендуемый образец)
    • Приход
    • Расход
    • Заверительная надпись
  • Приложение 3. Контрольный журнал приема из-под охраны и сдачи под охрану хранилища ценностей (Код формы документа по ОКУД 0402162, рекомендуемый образец)
    • Заверительная надпись
  • Приложение 4. Журнал учета принятых сумок и порожних сумок (Код формы документа по ОКУД 0402301, рекомендуемый образец)
  • Приложение 5. Справка о принятых сумках и порожних сумках (Код формы документа по ОКУД 0402302, рекомендуемый образец)
  • Приложение 6. Реестр операций по обработке наличных денег (Код формы документа по ОКУД 0402307, рекомендуемый образец)
  • Приложение 7. Акт о выявлении излишка, недостачи, сомнительного денежного знака (Код формы документа по ОКУД 0402145, рекомендуемый образец)
  • Приложение 8. Справка о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков (задержании имеющих признаки подделки денежных знаков) (Код формы документа по ОКУД 0402159, рекомендуемый образец)
  • Приложение 9. Отчетная справка (Код формы документа по ОКУД 0402112, рекомендуемый образец)
    • По документам, составленным на бумажном носителе
    • По документам в виде электронных документов
  • Приложение 10. Справка о кассовых оборотах (Код формы документа по ОКУД 0402114, рекомендуемый образец)
    • По документам, составленным на бумажном носителе
    • По документам в виде электронных документов
  • Приложение 11. Контрольная ведомость (Код формы документа по ОКУД 0402010, рекомендуемый образец)
  • Приложение 12. Контрольный лист (Код формы документа по ОКУД 0402011, рекомендуемый образец)
    • Оборотная сторона
  • Приложение 13. Текст для дела с кассовыми документами (Код формы документа по ОКУД 0402433, рекомендуемый образец)
    • Кассовые документы
    • Кассовые ордера 0401106
    • Ордера по передаче ценностей 0402102

Открыть полный текст документа

Нюансы документального оформления кассовых операций

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

Последние нововведения в кассовых операциях

Кассовые операции: что к ним относится

Какими документами оформляются кассовые операции

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Документирование приходных кассовых операций

Расходные кассовые документы

Кассовая книга

Итоги

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.

В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:

  1. Установления лимита остатка кассы:
  • право не устанавливать лимит получили ИП и организации — субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале «Малые предприятия вправе хранить в кассе любую сумму наличных»);
  • предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.

Как рассчитать лимит остатка кассы, читайте .

  1. Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты сейчас могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.
  2. Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять (на выбор):
  • на бумажном носителе с заполнением от руки;
  • на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
  • в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.

Последние нововведения в кассовых операциях

Следующие и на данный момент последние крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:

  • Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
  • Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
  • Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
  • Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
  • Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом .

Кассовые операции: что к ним относится

К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):

  • прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
  • выдача наличности (расходные операции).

Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.

Подробнее см. «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.

Какими документами оформляются кассовые операции

Для документального оформления кассовых операций предназначены:

  • приходный кассовый ордер (ПКО);
  • расходный кассовый ордер (РКО);
  • кассовая книга;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • платежная ведомость;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее мы расскажем об общих правилах оформления кассовых операций и подробно рассмотрим каждый из документов.

О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

  • «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?»;
  • «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?»;

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по .

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

Документирование приходных кассовых операций

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).

Подробнее о нем см. «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».

Скачать приходный кассовый ордер

При получении ПКО кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
  • Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
  • Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
  • Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

Расходные кассовые документы

Расходными документами по кассе являются:

  • расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);

Подробнее о нем см. «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Скачать расходный кассовый ордер

  • расчетно-платежная ведомость — форма по ОКУД 0301009 (см. «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49»);
  • платежная ведомость — форма по ОКУД 0301011 (см. ).

При получении указанных документов кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
  • Проверяет наличие подтверждающих документов.
  • Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
  • Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.

Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по .

Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.

Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:

  • соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
  • соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.

Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

Кассовая книга

Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).

Скачать кассовую книгу

Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.

См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель.

Итоги

Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.

Чтобы быть в курсе всех изменений в порядке работы с ККТ и денежной наличностью, читайте нашу рубрику «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Госсектор. Некассовые операции: порядок отражения в бухгалтерском учете и отчетности

К некассовым относятся операции, которые осуществляются без движения денежных средств. Как правило, речь идет об одновременном погашении дебиторской и кредиторской задолженности, числящейся в учете организации госсектора. Осуществление некассовых операций позволяет существенно сократить сроки расчетов между контрагентами, особенно в условиях недостатка свободных денежных средств на лицевых счетах учреждения.

В об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) (далее – Отчет) некассовые операции отражаются обособленно (абз. 9 п. 42, абз. 9 п. 43 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 25 марта 2011 г. № 33н). Это обусловлено двумя обстоятельствами.

ФОРМА

Отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737)

Другие формы

Во-первых, согласно применяемым в настоящее время стандартам бухгалтерского учета доходы и расходы организации госсектора детализируются в разрезе кодов КОСГУ.

Во-вторых, при одновременном погашении дебиторской и кредиторской задолженности фактически полученные доходы и осуществленные расходы не находят отражения на лицевых (банковских) счетах. Иными словами, при осуществлении некассовых операций данные, учтенные на лицевых счетах учреждения, корректировке не подлежат.

Нормативные правовые акты, регулирующие вопросы ведения бухгалтерского учета в организациях госсектора, не содержат перечня некассовых операций. Наиболее распространенные из них приведены ниже (таблица 1).

Таблица 1. Виды некассовых операций

№ п/п

Виды некассовых операций

Особенности отражения некассовых операций

в бухгалтерском учете

в бухгалтерской отчетности

Удержание из заработной платы, стипендии задолженности за причиненный ущерб

  • п. 273 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г № 157н (далее – Инструкция № 157н);
  • п. 139-140 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н (далее – Инструкция № 174н);
  • п. 167-168 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 23 декабря 2010 г. № 183н (далее – Инструкция № 183н)
  • абз. 4 п. 4.5.4 письма Минфина России и Федерального казначейства от 29 декабря 2014 г. №№ 02-07-07/68722, 42-7.4-05/2.1-823;
  • абз. 9 п. 4.4 письма Минфина России и Федерального казначейства от 29 декабря 2014 г. №№ 02-07-07/68726, 42-7.4-05/2.1-824.

Удержание из заработной платы работника задолженности по подотчетным суммам

  • п. 106, п. 147 Инструкции № 174н;
  • п. 109, п. 175 Инструкции № 183н.

Исполнение контрагентами возвратов излишне полученных оплат денежных обязательств за счет субсидий на иные цели, субсидий на осуществление капвложений

  • п. 3.5 письма Минфина России и Федерального казначейства от 26 декабря 2013 г. №№ 02-07-007/57698, 42-7.4-05/2.3-870; п. 2.4 письма Минфина России и Федерального казначейства от 24 декабря 2013 г. №№ 02-07-007/57102, 42-7.4-05/2.1-854.

Исполнение предъявленных требований по уплате санкций (неустойки, пеней, штрафов, возмещение ущерба) с одновременным исполнением обязательств учреждения по договору

  • п. 281 Инструкции № 157н;
  • п. 110, п. 129 Инструкции № 174н;
  • п. 113, п. 157 Инструкции № 183н;
  • письмо Минфина России от 18 сентября 2012 г. № 02-06-10/3788;
  • письмо Минфина России от 30 октября 2012 г. № 02-06-10/4554;
  • письмо Минфина России от 25 марта 2013 г. № 02-06-07/9374, письмо Минфина России от 23 января 2014 г. № 02-06-07/2378.
  • абз. 3 п. 4.5.4 письма Минфина России и Федерального казначейства от 29 декабря 2014 г. №№ 02-07-07/68722, 42-7.4-05/2.1-823;
  • абз. 8 п. 4.4 письма Минфина России и Федерального казначейства от 29 декабря 2014 г. №№ 02-07-07/68726, 42-7.4-05/2.1-824.

Удержание суммы аванса из средств, внесенных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в обеспечение исполнения контракта

  • п. 147 Инструкции № 174н;
  • п. 175 Инструкции № 183н;
  • приложение к письму Минфина России и Казначейства России №№ 02-02-04/67438, 42-7.4-05/5.1-805 от 25 декабря 2014 г.

Удержание кредитной организацией средств в оплату услуг из средств учреждения

Иные случаи прекращения встречного требования зачетом

На конкретных примерах разберем порядок отражения некассовых операций в учете и отчетности.

Пример 1. Некассовые операции в рамках двух видов финобеспечения

В первом квартале текущего финансового года учреждением заключен договор на поставку оборудования. Оплата будет осуществляться за счет субсидии на выполнение госзадания. Стоимость оборудования составляет 118 тыс. руб. Оплата по договору осуществляется после полного исполнения поставщиком обязательств. За нарушение сторонами обязательств (в части несоблюдения сроков поставки и оплаты) договором предусмотрены штрафные санкции.

Поставка и наладка приобретенного оборудования осуществлена поставщиком с нарушением сроков. Размер штрафных санкций составил 1 тыс. руб. Оплата поставщику произведена учреждением с учетом встречных требований, то есть в сумме 117 тыс. руб.

В бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения производятся следующие записи (таблица 2):

Таблица 2. Корреспонденция счетов при отражении некассовых операций в рамках двух видов финобеспечения.

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

4 106 21 310

(4 106 21 000)

4 302 31 730

(4 302 31 000)

118 000

Стоимость оборудования учтена в качестве вложений в основные средства – особо ценное движимое имущество учреждения (с учетом НДС)

4 101 24 310

(4 101 24 000)

4 106 21 310

(4 106 21 000)

118 000

Оборудование принято к учету в составе основных средств

2 209 40 140

(2 209 40 000)

2 401 10 140

1000

Предъявлена сумма неустойки

4 302 31 830

(4 302 31 000)

4 201 11 610

(4 201 11 000)

117 000

Произведена окончательная оплата по договору

18

(310 КОСГУ)

4 302 31 830

(4 302 31 000)

4 304 06 730

(4 304 06 000)

1000

Погашена задолженность перед поставщиком путем зачета встречных требований

2 304 06 830

(2 304 06 000)

2 209 40 660

(2 209 40 000)

1000

Погашена задолженность по доходам от применения штрафных санкций

Согласно требованиям Контрольных соотношений показатели в графах 5-7 по строке 700 Раздела 3 Отчета ф. 0503737 по каждому из видов финобеспечения должны быть равны разности между суммами остатков средств на начало и на конец отчетного периода по счетам 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения» в Сведениях об остатках денежных средств учреждения (ф. 0503779) в разрезе каждого из источников финобеспечения.

ФОРМА

Сведения об остатках денежных средств учреждения (ф. 0503779)

Другие формы

Поэтому если некассовые операции осуществляются со средствами, отражаемыми на одном лицевом (банковском) счете, бюджетному (автономному) учреждению желательно скорректировать остаток средств в разрезе источников финобеспечения. Для этого могут применяться, например, приведенные ниже корреспонденции. Вместе с тем необходимо понимать, что порядок ведения учета и формирования отчетности для подобных ситуаций нормативными актами не урегулирован, поэтому рекомендации, содержащиеся в данном материале, желательно применять по согласованию с органом, осуществляющим в отношении учреждения функции и полномочия учредителя (таблица 3).

Таблица 3. Корреспонденция счетов при осуществлении некассовых операций со средствами, отражаемыми на одном лицевом (банковском) счете

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

2 201 11 510

(2 201 11 000)

2 304 06 730

(2 304 06 000)

1000

Увеличен остаток на лицевом счете по виду деятельности «2»

17

(140 КОСГУ)

4 304 06 830

(4 304 06 000)

4 201 11 610

(4 201 11 000)

1000

Уменьшен остаток на лицевом счете по виду деятельности «4»

18

(310 КОСГУ)

В Отчете по виду финобеспечения «2» перечисленные выше операции отражаются следующим образом (рисунок 1.1):

Рис. 1.1. Отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности по виду финобеспечения «2»

По виду финобеспечения «4» Отчет формируется в следующем порядке (рисунок 1.2):

Рис. 1.2. Отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности
о виду финобеспечения «4»

Пример 2. Некассовые операции в рамках одного вида финобеспечения по расходным кодам КОСГУ

Работник учреждения направлен в командировку. Перед убытием в командировку ему был выдан аванс. По окончанию командировки сотрудником оформлен и представлен работодателю авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Задолженность работника перед учреждением согласно авансовому отчету составила 5,5 тыс. руб., в том числе оплата проезда (КОСГУ 222) 2,5 тыс. руб. и наем жилья (КОСГУ 226) 3 тыс. руб. В связи с тем, что эта задолженность не была погашена в установленные сроки, в учреждении принято решение об удержании средств из заработной платы работника. Сумма заработной платы, начисленной работнику, составила 49,7 тыс. руб. Вычеты по НДФЛ работнику в рассматриваемом периоде не предоставлялись. Выплата заработной платы осуществляется путем перечисления средств с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника. Начисление заработной платы работнику, а также выдача аванса на командировочные расходы произведены за счет средств субсидии на выполнение госзадания.

В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения могут быть отражены следующие бухгалтерские записи (таблица 4):

Таблица 4. Корреспонденция счетов при осуществлении некассовых операций в рамках одного вида финобеспечения по расходным кодам КОСГУ

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

4 109 60 211

4 302 11 730

(4 302 11 000)

49 700

Приняты денежные обязательства в сумме начисленной работнику заработной платы

4 302 11 830

(4 302 11 000)

4 303 01 730

(4 303 01 000)

6461

(49 700 х 13%)

Удержан НДФЛ

4 302 11 830

(4 302 11 000)

4 304 03 730

(4 304 03 000)

5500

Удержан из заработной платы работника остаток подотчетной суммы

4 304 03 830

(4 304 03 000)

4 208 22 660

(4 208 22 000)

2500

Погашена задолженность подотчетного лица в части расчетов по транспортным услугам

4 304 03 830

(4 304 03 000)

4 208 26 660

(4 208 26 000)

3000

Погашена задолженность подотчетного лица в части расчетов по найму жилого помещения

4 302 11 830

(4 302 11 000)

4 201 11 610

(4 201 11 000)

37 739

Заработная плата перечислена на банковскую карту работника

18

(КОСГУ 211)

4 303 01 830

(4 303 01 000)

4 201 11 610

(4 201 11 000)

6461

Перечислен в бюджет НДФЛ

18

(КОСГУ 211)

В Отчете по виду финобеспечения «4» перечисленные выше операции отражаются следующим образом (рисунок 2):

Рис. 2. Отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности
о виду финобеспечения «4»

Пример 3. Некассовые операции в рамках одного вида финобеспечения по расходным и доходным кодам КОСГУ

Работник учреждения, виновный в причинении ущерба имуществу работодателя (в ходе проведения инвентаризации выявлена недостача ГСМ), на основании исполнительного документа возмещает нанесенный ущерб. Сумма ущерба составляет 2,3 тыс. руб. Трудовые обязанности работника не связаны с выполнением госзадания, а заработная плата начисляется ему исключительно в рамках приносящей доход деятельности.

В текущем месяце работнику начислена заработная плата в сумме 15 тыс. руб. Вычеты по НДФЛ работнику в рассматриваемом периоде не предоставлялись. Выплата заработной платы осуществляется путем перечисления средств с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника.

В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения могут быть отражены следующие бухгалтерские записи (таблица 5):

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *