Приложение к авансовому отчету

Аванс подотчетному лицу

Аванс подотчетным лицам — это деньги, выдаваемые сотрудникам организации на целевые расходы. Кто является подотчетным лицом, как отразить выдачу денежных средств и их возврат в бухучете — расскажем в статье.

Подотчетное лицо — это сотрудник компании, получивший деньги на конкретные цели. Цели можно разбить на 3 группы:

  • хозяйственно-операционные расходы;
  • расходы на командировку;
  • возмещение сотруднику понесенных командировочных расходов.

Однако не любой сотрудник организации может получить деньги под отчет. Обязательное условие — сотрудник должен отчитаться по всем ранее выданным суммам. Передача авансовых сумм от одного лица другому запрещена. Не выдавайте денежные средства лицам, не являющимся сотрудниками компании.

Выдача денег под отчет

Для получения денег на целевые расходы сотрудник направляет руководителю заявление. Он обязан указать конкретную сумму, цель и срок их получения. После одобрения руководителем заявление поступает в бухгалтерию, которая проверяет наличие остатков по прошлым авансам.

Если деньги выдаются на командировочные расходы, то руководитель выносит приказ о направлении сотрудника в командировку. Затем работник пишет заявление с предварительным расчетом необходимой суммы.

Порядок выдачи аванса

Выдачу аванса из кассы оформляйте расходным кассовым ордером по форме № КО-2. В РКО должны быть проставлены подписи директора и главбуха или иных уполномоченных. Выдавать деньги в подотчет можно и в безналичной форме. Деньги выдаются на определенный срок. Об израсходованных суммах работник обязан отчитаться в бухгалтерию в трехдневный срок со дня его истечения.

В бухгалтерском учете выдача наличных денежных средств отражается проводкой Дт 71 Кт 50. Аналогичной проводкой отражается и доплата, если сотрудник потратил денег больше, чем ему выдали.

Авансовый отчет

Для учета выданных авансов используйте авансовый отчет. Для организаций вне зависимости от формы собственности используйте форму №АО-1. Для бюджетных учреждений применяйте форму №0504049.

Бланк отчета имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне отражается информация о сотруднике, в графах 1-6 оборотной стороны он отражает информацию об израсходованных суммах и прикладывает оправдательные документы. Бухгалтерия принимает отчет и проверяет правильность заполнения граф, приложенные документы и целевой характер расходования денег. Графы 7-10 заполняются главным бухгалтером. После чего отчет утверждает руководитель.

При сдаче авансового отчета может возникнуть две ситуации:

  • Было потрачено денег меньше, чем получено. Тогда сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму.
  • Выдано меньше, чем потрачено. Перерасход денежных средств возмещается сотруднику на основании РКО.

Оправдательные документы

Оправдательные документы доказывают факт совершения расходов, это кассовые чеки, товарные накладные, номерной бланк строгой отчетности, счет-фактуру, договор купли-продажи.

Документы должны в обязательном порядке содержать все реквизиты: наименование, дату составления, наименование организации, содержание операции, название и единицы измерения, стоимость, подпись, штамп и другие. В случае командировки для авансового отчета сохраните документы, подтверждающие расходы на проезд (билет) и проживание.

Списание подотчетных сумм

После получения авансового отчета бухгалтер списывает израсходованные и подтвержденные суммы. Для этого используется кредит счета 71, который корреспондирует с соответствующими счетами. Составляются проводки:

  • Дт 10/15 Кт71 — поступление материалов, приобретенных подотчетным лицом;
  • Дт 41 Кт71 — поступление товаров, приобретенных сотрудником;
  • Дт 20/23 Кт71 — списание расходов на командировку в себестоимость продукции;
  • Дт 44 Кт 71 — списание расходов на командировку в расходы на продажу.

Если сотрудник истратил денег меньше, чем ему выдали, он обязан вернуть остаток. Возврат оформляется проводкой Дт50 Кт71. Если сотрудник отказывается вернуть неизрасходованную сумму в установленный срок, то по решению руководителя ее можно взыскать с заработной платы подотчетного лица. В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:

  • Дт 94 Кт 71 — списана невозвращенная сумма;
  • Дт 73 Кт 94 — отражена задолженность сотрудника перед организацией;
  • Дт 70 Кт 73 — отражено удержание невозвращенных денег из зарплаты.

Облачный сервис Контур.Бухгалтерия поможет легко учитывать выданные авансы и списывать подотчетные суммы. Ведите учет в системе, начисляйте зарплату, платите налоги, отправляйте отчеты через интернет. Налоги и отчеты сервис формирует сам на основе данных учета. В течение месяца работайте в программе бесплатно.

Бесплатные программы для авансовых отчетов

2015. Service-Online.su открыл бесплатный сервис для формирования авансовых отчетов

Онлайн-каталог бухгалтерских бланков Service-Online.su открыл бесплатный сервис для формирования авансового отчета. С помощью сервиса вы сможете бесплатно заполнить Авансовый отчет и распечатать его, при этом программа сама высчитает сумму расходов рассчитает остаток или перерасход и заполнит все графы бланка. После регистрации вы также получите возможность сохранять формы (для их автозаполнения) созданных вами бланков Авансовых отчетов и возвращаться к списку сохраненных вами форм. Портал также позволяет бесплатно скачать бланки и образцы авансовых отчетов в форматах Word и Excel.
2015. Программа для автоматизированного заполнения бланков авансового отчета АО-1

Авансовый отчет — это новая программа для автоматизированного заполнения бланков авансового отчета АО-1. Она подойдет как для подотчетных лиц, отчитывающихся за полученные денежные средства, так и для сотрудников бухгалтерии, проверяющих авансовые отчеты. Программа позволяет максимально минимизировать время, затрачиваемое на заполнение и проверку бланков АО-1. Все, что необходимо заполнить вручную после ввода необходимых полей и печати документа — это роспись подотчетного лица. Программа позволяет вводить значения всех доступных граф бланка АО-1. Графы сумм значений считаются автоматически. Также автоматически числовые значения преобразуются в текстовый вид. Это полностью избавляет от необходимости ручного заполнения бланка и избавляет от потенциальных ошибок и описок. Все вводимые в поля ввода значения сохраняются, позволяя использовать их при последующем вводе. Достаточно лишь один раз ввести значение и его выбор будет доступен всегда лишь одним кликом мыши. Программу можно скачать и использовать бесплатно, но по достижению определенного количества сформированных авансовых отчетов нужно будет заплатить 200 руб.

Авансовый отчет: приложение документов

Выдача денег сотрудникам на выполнение поручений руководителя и производственные нужды компании практикуется регулярно. Этот процесс всегда сопровождается составлением авансовых отчетов с приложениями в форме документов, которые подтверждают затраты сотрудника.

На первый взгляд, все просто, однако аудиторская практика показывает, что в этом направлении часто фиксируются нарушения, связанные с правилами оформления отчетных документов и их нумерации.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Подотчетное лицо

Статус подотчетного лица может получить один или несколько сотрудников компании. Их перечень утверждается руководителем в Приказе или другом внутреннем учетном документе. Фактически подотчетными являются сотрудники, которые входят в штат юридического лица, а также специалисты, которые работают по совместительству, уполномоченные руководством на получение авансовых средств.

Подотчетное лицо обязано:

  • выполнить производственное задание от руководителя (покупка товаров, организация работ, служебная поездка для общения с контрагентами, организации совещаний, заключения сделок и других целей);
  • получить денежные средства от компании по заявке на расходы, сопутствующие выполнению задания;
  • оформить и предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, а также документы (приложения), подтверждающие расходы на выполнение задания;
  • передать приобретенные товары для нужд компании уполномоченному лицу;
  • вернуть деньги, оставшиеся от выданного аванса, или получить компенсацию в денежной форме при перерасходе.

Приложения к авансовому отчету

Приложения к авансовому отчету – это документы на отдельных листах, которые подтверждают факт расходов подотчетного лица. С их помощью сотрудник отчитывается перед компанией по выданным суммам с указанием целевого назначения производственных затрат.

В зависимости от целевого назначения затрат, к отчету могут прикрепляться разные документы или пакет, состоящий из нескольких документов (чеки, БСО, проездные документы и т.п.). Компании всё это необходимо в качестве обоснования для списания средств, которые при составлении отчетности будут учтены как расходы.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

  • кассовый чек;
  • товарный чек;
  • документ-замена ККТ (предоставляются предпринимателями на патентной схеме);
  • бланк строгой отчетности;
  • товарная накладная;
  • счет-фактура;
  • квитанция к ПКО.

Чеки: кассовый и товарный

Чек, выпущенный кассой при покупке товара или заказе услуги, является первым по популярности документом, сопровождающим авансовый отчет. Такой чек не только выступает в роли приложения на листах к авансовому отчету, но и является первичным бухгалтерским документом. Чек должен содержать все характерные для первички реквизиты и точную сумму, затраченную сотрудником – только в этом случае он является полноценным приложением к отчету и оправдывает затраты.

К этому документу есть еще одно требование – он должен содержать конкретный перечень покупок. Собирательного наименования товаров или услуг, например, «канцтовары», «стройматериалы», будет недостаточно, необходима конкретика. Кстати, распространенная проблема всех кассовых чеков заключается в низком качестве их печати, быстром стирании и выцветании. Чтобы обезопасить себя, сделайте копию или сохраните фотографию в приложении Hamilton Авансовый отчет.

Так как для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, в идеале необходимо приложить к отчету еще и товарный чек, который подробно детализирует расходы. Строгой формы для составления товарного чека нет, но он, как и кассовый, должен содержать основные реквизиты. Наличие печати и номера на этом документе необязательно.

Главное отличие кассового и товарного чеков в том, что первый выпускает зарегистрированный кассовый аппарат, а второй является бланком, заполненным продавцом товара или услуги. Обратите внимание, если к отчету прилагаются оба чека, то даты их выпуска и суммы обязательно должны совпадать.

О том, как оформить авансовый отчет по чекам, читайте .

ПКО и БСО

Приходный кассовый ордер (ПКО) – это квитанция, которая подтверждает оплату товара или услуги. ПКО не подтверждает, что товар или услуга были получены заказчиком, поэтому необходимо, чтобы этот документ сопровождался актом приема-передачи или накладной. Только в таком комплекте ПКО будет учтен бухгалтерией. ПКО можно хранить как пронумерованные приложения к отчетному документу, а акты и накладные поместить в отдельные папки или также прикрепить к отчету.

Бланки строгой отчетности (БСО) – это билеты, проездные, талоны, путевки, почтовые квитанции, которые выпускаются типографией. БСО может иметь различную форму, но он обязательно должен содержать основные реквизиты.

Как оформлять приложения к авансовому отчету?

Подтверждающие документы к авансовому отчету прикрепляются в форме приложений на листах. Это могут быть, как оригиналы, так и распечатанные электронные версии, однако в обоих случаях документы должны содержать все необходимые реквизиты, а в последнем также учтены некоторые нюансы.

Обратите внимание, что при составлении авансового отчета по командировке к билету на самолет обязательно прикрепляется посадочный талон с информацией о сотруднике, так как именно он подтверждает факт перелета. Если билет электронный, необходимо предоставить его в распечатанном виде и также приложить к нему посадочный талон. Несмотря на то, что на электронных билетах отсутствует подпись и печать, действующее законодательство не признает это нарушением.

И еще один нюанс — желательно, чтобы документы, свидетельствующие о производственных расходах сотрудника, были выпущены в рабочий день. Если дата соответствует праздничному или выходному дню, у налоговой могут возникнуть вопросы.

Как считать приложения к авансовому расчету?

К одному авансовому отчету может прилагаться несколько подтверждающих документов. Количество таких приложений определяется перечнем чеков, накладных, БСО или ПКО. Возникает вопрос: как считать приложения документов в авансовом отчете?

При подготовке отчета необходимо наклеить все подтверждающие документы на отдельные листы. Чеки и квитанции крепятся в хронологическом порядке по датам покупок. После этого считается общее количество всех этих документов и далее отражается в авансовом отчете.

Как упростить подготовку авансового отчета?

Подготовить авансовый отчет можно в разы быстрее и проще в специализированном онлайн приложении Hamilton Авансовый отчет. Большая часть информации в документе уже заполнена за сотрудника по умолчанию, а то, что нужно внести, подсвечено красным цветом. Для подтверждения расходов сотруднику необходимо сфотографировать свои чеки и прикрепить их к отчету онлайн. Далее для отправки отчета на проверку бухгалтеру нужно кликнуть на кнопку «Отправить».

Таким образом сотрудник за считанные минуты составляет только 100% правильно оформленные электронные авансовые отчеты, а все подтверждающие по ним документы всегда доступны в электронном архиве.

Функционал приложения Hamilton Авансовый отчёт также полезен и для других участников бизнес-процесса. Например, проводки по АО формируются за бухгалтера автоматически, а подписание документов руководителем осуществляется без их распечатки – с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Использование такого приложения делает процесс работы с авансовой отчетностью комфортным для всех его участников, многократно упрощая и ускоряя его. Подробнее об условиях составления электронного авансового отчёта читайте в .

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *