Резерв отпусков

В статье подробно рассмотрим, как формируются и списываются оценочные обязательства по отпускам в 1С 8.3 ЗУП 3.1, а также какие в программе используются методики расчета оценочных обязательств и резервов по отпускам и как осуществляется ввод начальных остатков по ним.

Кто должен вести оценочные обязательства и резервы

Оценочные обязательства вести:

  • в БУ – должны все, кроме малых предприятий;
  • в НУ – не обязательно (в НУ применяется термин «резервы», а не «оценочные обязательства»).

Методики расчета оценочных обязательств и резервов по отпускам

Для БУ поддерживается две методики расчета оценочных обязательств:

  • Метод обязательств (МСФО) – расчет по остаткам отпусков (с учетом рекомендаций Бухгалтерского методологический центра);
  • Нормативный метод — процентом от ФОТ (та же методика, что и для НУ).

Для НУ поддерживается:

  • Нормативный метод.

Методика расчета настраивается в справочнике Организации — вкладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Резервы отпусков:

При любой методике расчет оценочных обязательств и резервов производится в разрезе каждого сотрудника.

«Котловой» способ расчет в 1С ЗУП 3 не поддерживается!

Документ расчета оценочных обязательств и резервов в 1С ЗУП 3

Начиная с версии ЗУП 3.1.10 документ Начисление оценочных обязательств по отпускам переименован в документ Резервы отпусков.

Подробнее см. Где найти документ по начислению оценочных обязательств по отпускам, начиная с ЗУП 3.1.10?

После установки методики расчета оценочных обязательств/резервов, в разделе Зарплата становится доступен документ Резервы отпусков:

Документ Резервы отпусков должен вводиться самым последним: после расчета зарплаты за месяц и формирования документа Отражение зарплаты в бухучете.

В документе Резервы отпусков присутствуют три вкладки:

  • Расчет оценочных обязательств по отпускам — данные, на основании которых производится расчет обязательств. Состав этих данных определяется методикой, которая выбрана в настройках организации;
  • Оценочные обязательства (по сотрудникам) — результаты расчета оценочных обязательств в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения. Можно использовать, чтобы проверять итоговые суммы;
  • Оценочные обязательства текущего месяца — итоговые значения в разрезе подразделений и способов отражения, которые далее попадают в бухгалтерскую программу для формирования проводок.

На вкладке Расчет оценочных обязательств по отпускам расчет производится отдельно по:

  • оценочным обязательствам/резервам,
  • взносам,
  • взносам на «травматизм».

При этом в каждой группе расчета присутствуют колонки, данные по которым формируются в зависимости от используемого метода. Перечислим эти колонки:

  • Исчислено,
  • Накоплено,
  • Зачтено.

Алгоритмы расчета оценочных обязательств и резервов и проводки в бухгалтерской программе

Метод МСФО

Способ расчета оценочных обязательств по методу МСФО применяется только в БУ. При этом производится расчет на основании реальных остатков отпусков по сотруднику на конце месяца и его среднего заработка (такого же, как при расчете отпуска).

Общий алгоритм расчета по оценочным обязательствам, по колонкам на вкладке Расчет обязательств и резервов по отпускам следующий:

  • Исчислено – сумма, которую сотруднику необходимо было бы выплатить, если бы он увольнялся в последний день месяца. Данное значение совпадает с конечным сальдо текущего месяца по счету 96 в 1С Бухгалтерия 3. Рассчитывается путем умножения среднего заработка (как для отпуска) на количество неиспользованных дней отпуска.
  • Накоплено — берется накопленная сумма по обязательствам и резервам за предыдущий месяц (данные берутся из документа Резервы отпусков предыдущего месяца из колонки Исчислено). Получившаяся сумма уменьшается на сумму предоставленных отпусков текущего месяца за счет оценочных обязательств (данные берутся из документа Отражение зарплаты в бухучете за текущий месяц).
  • Зачтено – это разница между исчисленной и накопленной суммой. Может получится положительная сумма (доначисление) или отрицательная сумма (списание). На отражение отрицательных сумм в течение года в данной колонке влияет флажок Переоценивать ежемесячно (Карточка организации – Учетная политика и другие настройки – ссылка Резервы отпусков):

Получившаяся отрицательная сумма (когда исчисленная сумма получилась меньше накопленной):

  • при установленном флажке — отражается в данной колонке;
  • при сброшенном флажке — не выводится в данной колонке.

Значения из колонки Зачтено далее отражаются в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения на вкладке Обязательства и резервы по сотрудникам и в итоге формируют данные в разрезе подразделений и способов отражения на вкладке Обязательства и резервы текущего месяца. На основании данных именно с этой вкладки после синхронизации между 1С ЗУП 3 и 1С Бухгалтерия 3 формируются проводки по документу Резервы отпусков.

Сумма страховых взносов и взносов на «травматизм» по оценочным обязательствам рассчитывается следующим образом:

  1. В отдельности определяется ставка по страховым взносам и взносам на «травматизм»:
    • по сотруднику берется облагаемая взносами база и сумма исчисленных взносов;
    • ставка рассчитывается путем деления суммы взносов на облагаемую базу.
  2. Отдельно по страховых взносов и взносов на «травматизм» сумма определяется как: сумма оценочных обязательств, умноженная на процент по взносам.
    Полученное значение отражается в колонке Исчислено.
    Данные по остальным колонкам для страховых взносов и взносов «на травматизм» рассчитываются по такому же алгоритму, как для оценочных обязательств только в отношении взносов.

Рассмотрим методику расчета на примере.

В организации ОктЛайн формирование оценочных обязательств производится по методу МСФО, в налоговом учете резервы не формируются. Оценочные обязательства ежемесячно не переоцениваются. В этом случае в карточке организации на вкладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Резервы отпусков устанавливаются следующие настройки:

По сотруднику Перцеву И.И. на конец октября оценочные обязательства составляют 3 187,70 руб., что отражается в документе Резервы отпусков за октябрь:

На конец ноября количество неиспользованных дней отпуска у сотрудника составляет 2 дня, а средний заработок равен 665,36 руб.

В ноябре работнику был предоставлен отпуск на 5 дней, сумма по которому составила 3 412,95 руб.:

Расчет по методу МСФО производится по следующему алгоритму:

  1. По сотруднику загружается количество неиспользованных дней отпуска и его средний заработок (такой же, как при расчете отпуска) в документ Резервы отпусков.
    В нашем примере по сотруднику Перцеву И.И. на конец ноября количество неиспользованных дней отпуска составит 2 дня, а средний заработок — 665,36 руб.
  2. В колонке Исчислено сумма получается путем умножения дней неиспользованного отпуска на средний заработок:
    • 2 (кол-во неиспользованных дней отпуска) * 665,36 (средний заработок) = 1 330,72 руб.Данная сумма соответствует сумме, которую сотруднику необходимо было бы выплатить, если бы он увольнялся в последний день месяца. Данное значение совпадает с конечным сальдо текущего месяца по счету 96 в бухгалтерской программе.
  3. Берется накопленная сумма по обязательствам за предыдущий месяц (октябрь) из документа Резервы отпусков по колонке Исчислено. В нашем примере она составила 3 187,70 руб.
    В текущем месяце (ноябре) сотруднику был предоставлен отпуск, сумма по которому равна 3 412,95 руб. За счет оценочных обязательств отпускные отражены в размере не превышающей накопленную сумму оценочных обязательств, т.е. 3 187,70 руб. (Смотреть подробный расчет). Увидеть это можно в документе Отражение зарплаты в бухучете на вкладке Выплата отпусков за счет оценочных обязательств по виду операции Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств:
    Накопленная на конец предыдущего месяца сумма оценочного обязательства уменьшается на сумму предоставленных отпусков текущего месяца за счет оценочных обязательств:
    • 3 187,70 (накопленная сумма на конец предыдущего месяца) – 3 187,70 (сумма отпускных за счет оценочных обязательств) = 0 руб.

    Получившееся значение попадает в колонку накоплено:

  4. Рассчитывается разница между исчисленной и накопленной суммой.
    В нашем примере получается положительная сумма (доначисление):
    • 1 330,72 (исчислено) – 0 (накоплено) = 1 330,72 руб.

    Получившееся значение попадает в колонку зачтено:

    Если бы получилась отрицательная сумма (исчислено < накоплено), то в зависимости от положения флажка Переоценивать ежемесячно в колонке зачтено:

    • при установленном флажке — отразилась отрицательное значение;
    • при сброшенном флажке — колонка останется пустой.
  5. По страховым взносам и отдельно по взносам «на травматизм» определяется ставка в целом за месяц:
    • по сотруднику берется облагаемая взносами база и сумма исчисленных взносов;
    • ставка рассчитывается путем деления суммы взносов на облагаемую базу.
      По сотруднику Перцеву И.И. в целом за ноябрь ставка по страховым взносам получилась равной 30%, по ФСС НС – 0,2%:
  6. Сумма взносов по обязательствам получается путем умножения суммы обязательства на ставку:
    • 1 330,72 (сумма оценочных обязательств) * 30 (ставка по страховым взносам) / 100 = 399,22 руб.
    • 1 330,72 (сумма оценочных обязательств) * 0,2 (ставка по ФСС НС) / 100 = 2,66 руб.
      Эти данные отражаются в колонках исчислено по страховым взносам и ФСС НС:
  7. Берется накопленная сумма по страховым взносам и ФСС НС из документа Резервы отпусков прошлого месяца (октября) из колонки Исчислено:Далее получившееся значение уменьшается на сумму страховых взносов / ФСС НС по отпускным текущего месяца, предоставленным за счет оценочных обязательств (с вкладки Выплата отпусков за счет оценочных обязательств документа Отражение зарплаты в бухучете):Получившееся значение попадает в колонку накоплено:
    • По страховым взносам: 956,31 (накопленная сумма по взносам на конец октября) – 956,31 (сумма взносов по отпускным за счет оценочных обязательств) = 0 руб.
    • По взносам на «травматизм»: 6,38 (накопленная сумма по взносам на «травматизм» на конец сентября) – 6,38 (сумма взносов по отпускным за счет оценочных обязательств) = 0 руб.
  8. Рассчитывается разница между исчисленной и накопленной суммой по взносам.
    В нашем примере по сотруднику получается положительная сумма (доначисление).
    А) по страховым взносам:
    • 399,22 (исчислено) – 0 (накоплено) =399,22 руб. (доначисление)

    Б) по ФСС НС:

    • 2,66 (исчислено) – 0 (накоплено) = 2,66 руб. (доначисление)
  9. Получившийся результат (доначисление из колонки зачтено) по оценочным обязательствам, страховым взносам и ФСС НС отражается на вкладке Обязательства и резервы по сотрудникам по сотруднику в разрезе подразделений, в которых он работает и способов отражения, установленных для него:
  10. Итоговые значения, по которым далее в бухгалтерской программе будут формироваться проводки, отражаются в разрезе подразделений и способов отражения на вкладке Обязательства и резервы текущего месяца:

Нормативный метод

Нормативный метод может применяться в БУ и НУ. Для чего в карточке Организации на вкладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Резервы отпусков устанавливаются соответствующие флажки:

Для нормативного метода (в БУ и/или НУ) следует указать Размер отчислений и Предельную величину:

После достижения предельной суммы отчислений в год оценочных обязательства и резервы не формируются.

В документе Резервы отпусков на вкладке Расчет обязательств и резервов по отпускам при Нормативном методе расчет данных по колонкам исчислено, накоплено и зачтено производится следующим образом:

  1. Расчет оценочных обязательств или резервов производится путем умножения ежемесячного процента отчислений на ФОТ:
    • Ежемесячный процент отчислений * ФОТ.
      При этом ФОТ — это все, что включается для расчета среднего по отпускным и в текущих релизах на состав этого ФОТ нет возможности повлиять.
  2. Расчет суммы страховых взносов и взносов на «травматизм» производится путем умножения ежемесячного процента отчислений на сумму взносов за месяц:
    • Ежемесячный процент отчислений * Сумма взносов.

Получившиеся значения отражаются в колонке исчислено по оценочным обязательствам и/или резервам, страховым взносам и взносам «на травматизм».

В колонке накоплено сумма накопленных за предыдущий период обязательств и/или резервов (страховых взносов, взносов на «травматизм») уменьшается на сумму отпускных, отраженных за счет оценочных обязательств и/или резервов (страховых взносов, взносов на «травматизм»).

Значение в колонке зачтено совпадает со значением в колонке исчислено.

Рассмотрим расчеты на примере.

В организации «Мастер» оценочных обязательства и резервы формируются по Нормативному методу. Размер отчислений составляет 10%, предельная величина отчислений – 1 000 000 руб.:

На конец октября по сотруднику Пасечникову И.И. накоплены по БУ и НУ одинаковые суммы по:

  • Оценочным обязательствам и резервам – 6 000 руб.
  • Страховым взносам – 1 800 руб.
  • Взносам на «травматизм» — 12 руб.

Эти данные можно увидеть в отчете Резервы отпусков по сотрудникам (Зарплата – Отчеты по зарплате – Резервы отпусков по сотрудникам):

В ноябре сотруднику начислены отпускные в размере 5 199,45 руб.:

При Нормативном методе при расчете оценочных обязательств и резервов в нашем примере данные получаются одинаковыми в БУ и НУ:

  1. В колонке Исчислено сумма получается путем умножения ежемесячного процента отчислений на ФОТ:
    • 10% (процент ежемесячных отчислений) * 22 857,14 (ФОТ) = 2 285,71 руб.
  2. Берется накопленная сумма по обязательствам и резервам на конец предыдущего месяца (октября). В нашем примере она составила 6 000 руб.:В текущем месяце (ноябре) по сотруднику был предоставлен отпуск за счет оценочных обязательств и резервов в размере 5 119,45 руб. (Смотреть подробный расчет). Данную сумму можно увидеть в документе Отражение зарплаты в бухучете на вкладке Выплата отпусков за счет оценочных обязательств:Накопленная на конец предыдущего месяца сумма по обязательствам и резервам уменьшается на сумму предоставленных отпусков текущего месяца за счет оценочных обязательств и резервов:
    • 6 000 (накопленная сумма на конец предыдущего месяца) – 5 119,45 (сумма отпускных за счет оценочных обязательств и резервов) = 880,55 руб.

    Получившееся значение попадает в колонку накоплено:

  3. В колонку зачтено попадает сумма, равная сумме в колонке исчислено:
  4. По страховым взносам и отдельно по взносам «на травматизм» производится расчет путем умножения ежемесячного процента отчислений на сумму взносов за месяц:
    • По страховым взносам: 10% (ежемесячный процент) * 6 857,15 (сумма страховых взносов) = 685,72 руб.
    • По взносам на «травматизм»: 10% (ежемесячный процент) * 45,71 (сумма взносов «на травматизм») = 4,57 руб.
      Эти данные отражаются в колонках исчислено по страховым взносам и ФСС НС:
  5. Берется накопленная сумма по страховым взносам и ФСС НС на конец прошлого месяца (октября):Далее получившееся значение уменьшается на сумму страховых взносов / ФСС НС по отпускным текущего месяца, предоставленным за счет оценочных обязательств: Получившееся значение попадает в колонку накоплено:
    • По страховым взносам: 1 800 (накопленная сумма по взносам на конец октября) – 1 535,83 (сумма взносов по отпускным за счет оценочных обязательств и резервов) = 264,17 руб.
    • По взносам на «травматизм»: 12,00 (накопленная сумма по взносам на «травматизм» на конец октября) – 10,24 (сумма взносов «на травматизм» по отпускным за счет оценочных обязательств и резервов) = 1,76 руб.
  6. В колонке зачтено суммы совпадают с данными колонки исчислено:

Получившийся результат (доначисление из колонки зачтено) по оценочным обязательствам, страховым взносам и ФСС НС отражается в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения на вкладке Обязательства и резервы по сотрудникам:

Итоговые значения, по которым далее в бухгалтерской программе будут формироваться проводки, отражаются в разрезе подразделений и способов отражения на вкладке Обязательства и резервы текущего месяца:

Проводки по оценочным обязательствам и резервам в 1С Бухгалтерия 3

После синхронизации между 1С ЗУП 3 и 1С Бухгалтерия 3 в бухгалтерской программе появляется документ Резервы отпусков (Зарплата и кадры – Резервы отпусков). Для того, чтобы появились проводки по нему, следует установить флажок Отражено в бухучете пользователем:

Проводки формируются отдельно по оценочным обязательствам, страховым взносам и ФСС НС:

  • по положительным сумма (доначислениям): Дт Счет затрат – Кт счета 96.

По субсчету 96.01.1 отражаются суммы по обязательствам и резервам, по 96.01.2 — по страховым взносам и взносам на «травматизм»:

  • по отрицательным суммам (списаниям): Дт 96 счета (по субчетам 96.01.1 и 96.01.2) – Кт 91.01.

Списание оценочных обязательств и резервов

Расчет достаточности накопленного резерва ведется отдельно по каждому сотруднику.

В зависимости от того, хватает или нет накопленных сумм оценочных обязательств и/или резервов на отпускные текущего месяца по сотруднику, в документе Отражение зарплаты в бухучете формируются различные Виды операций. Далее эти Виды операций в бухгалтерской программе формируют различные проводки:

Вид операции БУ,
счет ДТ
НУ,
счет ДТ
Формирование оцен.обяз-в Формирование резервов
Ежегодный отпуск Счет затрат Счет затрат + ОО не хватает
Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств 96 Счет затрат + ОО хватает
Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов 96 96 + + ОО и резервов хватает
Ежегодный отпуск за счет резервов Счет затрат 96 + + ОО не хватает, достаточность резервов не проверяется (они всегда за счет 96 счета)
Компенсация ежегодного отпуска Счет затрат Счет затрат + + ОО не хватает, резервы всегда за счет затрат
Компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств 96 Счет затрат + + ОО хватает, резервы всегда за счет затрат

Рассмотрим поведение программы 1С на примере.

В организации ООО «Мастер» формируются оценочные обязательства и резервы по Нормативному методу, что отражается в настройках организации:

На конец октября по сотруднику Вьюнкову М.А. накоплены по БУ и НУ одинаковые суммы по:

  • Оценочным обязательствам и резервам – 4 000 руб.
  • Страховым взносам – 1 200 руб.
  • Взносам на «травматизм» — 8 руб.

Эти данные можно увидеть в отчете Резервы отпусков по сотрудникам:

В ноябре сотруднику начислены отпускные в размере 4 778,13 руб.:

В нашем примере получается, что накопленных сумм обязательств и резервов полностью не хватает на сумму отпускных, и эта сумма равна:

  • 4 778,13 (сумма отпускных) – 4 000 (накопленные обязательства и резервы) = 778,13 руб.

Так как происходит формирование оценочных обязательств (в БУ) и резервов (в НУ), то сумма в размере 4 000 руб., на которую хватает оценочных обязательств и резервов, отражается в документе Отражение зарплаты в бухучете на вкладке Выплата отпусков за счет оценочных обязательств по Виду операции — Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов (согласно вышеприведенной таблице):

Оставшаяся сумма в размере 778,13 руб., на которую оценочных обязательств и резервов не хватило, проходит по Виду операции — Ежегодный отпуск за счет резервов:

Далее эта информация попадает на вкладку Начисленная зарплата и взносы:

После синхронизации данных между 1С: ЗУП 3 и 1С:Бухгалтерия 3 в бухгалтерской программе появляется документ Отражение зарплаты в бухучете (Зарплата и кадры – Отражения зарплаты в бухучете). Для того, чтобы появились по нему проводки, следует установить флажок Отражено в бухучете:

Согласно вышеприведенной таблице в нашем примере сформируются следующие проводки:

  • По Виду операции = Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов на сумму 4 000 руб. — в БУ и в НУ в Дебет счета 96.01.1.
  • По Виду операции = Ежегодный отпуск за счет резервов на сумму 778,13 руб. — в БУ проводка сформируется по счету затрат, т.к. оценочных обязательств не хватило, а в НУ – по Дебету субсчета 96.01.1, т.к. в НУ не проверяется достаточной накопленных резервов:

По такому же принципу будут сформированы проводки по страховым взносам и взносам «на травматизм», только вместо субсчета 96.01.1 будет использовать субсчет 96.01.2.

Рассмотрим на примере взносов «на травматизм».

Сформируются следующие проводки:

  • По Виду операции = Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов на сумму 8 руб. — в БУ и в НУ в Дебет счета 96.01.2.

  • По Виду операции = Ежегодный отпуск за счет резервов на сумму 1,56 руб. — в БУ проводка сформируется по счету затрат, т.к. оценочных обязательств не хватило, а в НУ – по Дебету субсчета 96.01.2, т.к. в НУ не проверяется достаточной накопленных резервов:

Инвентаризация оценочных обязательств и резервов

Инвентаризация оценочных обязательств и резервов по отпускам производится в документе Резервы отпусков автоматически при создании его в декабре и имеет ряд особенностей.

Подробно смотрите видео — Инвентаризация оценочных обязательств и резервов по отпускам

Ввод остатков оценочных обязательств и резервов

Ввод начальных остатков по оценочным обязательствам и отпускам вводятся в документе Резервы отпусков с переключателем Операция, установленным в положение Корректировка остатков:

Остатки можно вносить:

  1. На вкладке Обязательства и резервы текущего месяца – в разрезе подразделений и способов отражения. В следующем после ввода остатков месяце данные сумму будут учтены при расчетах и распределены между сотрудниками пропорционально.
  2. На вкладке Обязательства и резервы по сотрудникам – в разрезе сотрудников и способов отражения.

При таком способе ввода затем итоговые данные автоматически собираются на вкладке Обязательства и резервы текущего месяца:

Отчеты по оценочным обязательствам и резервам

Отчеты для анализа данных по оценочным обязательствам и резервам по отпускам расположены в разделе Зарплат – Отчет по зарплате:

  • Справка-расчет «Резервы отпусков» — подробный расчет оценочных обязательств и резервов по сотрудникам (меняет свой вид в зависимости от используемой методики).

  • Остатки и обороты резервов отпусков – по типам резерва выводится сводная информация о движении оценочных обязательств (движения 96 счета).
  • Резервы отпусков по сотрудникам – показывает движения оценочных обязательств по сотрудникам (расшифровка 96 счета).

См. также:

  • Оценочные обязательства и резервы на оплату отпусков
  • Расчет отпускных в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция
  • Остатки отпусков в 1C ЗУП 3.1
  • Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1С ЗУП 8.3
  • Отзыв из отпуска и перерасчет отпускных в ЗУП 3.1
  • Учебный отпуск в ЗУП 3.1
  • Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 и 3-х лет в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция
  • Работа в отпуске по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени и возврат из отпуска по уходу за ребенком в ЗУП 3.1
  • Инвентаризация оценочных обязательств и резервов по отпускам в декабре (из записи эфира от 03 декабря 2018 г.)
  • Порядок заполнения Раздела 2 в 6-НДФЛ и срок уплаты НДФЛ с доначисленных отпусков и БЛ (из записи эфира от 21 февраля 2019 г.)
  • Код «ДЛОТПУСК» в форме СЗВ-СТАЖ за 2018 г.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда смотрите материалы по теме:

  • Оценочные обязательства и резервы по отпускам: законодательство
  • Расчет оценочных обязательств и резервов по отпускам
  • Расчет оценочных обязательств по отпускам для лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком
  • Инвентаризация оценочных обязательств и резервов по отпускам

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Резерв на оплату отпусков

Актуально на: 17 января 2020 г.

Резерв на оплату отпусков – это источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, который работодатель создает в текущем периоде для использования в будущем. В нашей консультации мы расскажем, как формируется резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете.

Кто обязан создавать резерв отпусков

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в 2020 году обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые могут вести упрощенный бухучет (п. 3 ПБУ 8/2010, ст. 4, ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Создавая резерв отпусков, организации тем самым обеспечивают заинтересованных пользователей информацией о величине обязательства по оплате отпусков работникам на отчетную дату.

Как часто создавать резерв

Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для организации могут быть:

  • последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
  • последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
  • 31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей Учетной политике.

Резерв по отпускам в бухгалтерском учет и отчетности

Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы.

Операция Дебет счета Кредит счета
Начислен резерв на оплату отпусков 20 «Основное производство»
25 «Общепроизводственные расходы»
26 «Общехозяйственные расходы»
44 «Расходы на продажу»
08 «Вложения во внеоборотные активы»
и др.
96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»

Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по строке 1540 «Оценочные обязательства» в величине, равной на отчетную дату кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков: проводки по использованию

Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также исчисленные с этих сумм взносы во внебюджетные фонды начисляются за счет резерва следующим образом:

Операция Дебет счета Кредит счета
Начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Начислены взносы во внебюджетные фонды за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44 и др.

Как рассчитать резерв отпусков

В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует конкретный порядок расчета величины резерва на оплату отпусков. Поэтому этот алгоритм организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет его в своей Учетной политике.

Можно рассмотреть несколько способов определения величины резерва на оплату отпусков. Они будут рассмотрены ниже.

Но в любом случае, сперва необходимо распределить всех работников организации по группам. Принцип следующий: в одну группу объединяются те работники организации, начисление заработной платы которым отражается на одном и том же счете учета затрат. Это значит, что работники основного производства, чья заработная плата начисляется по дебету счета 20 «Основное производство», будут объединены в одну группу, а работники, чья деятельность связана с продажей товаров, — в другую, если их заработная плата начисляется по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

Далее можно переходить к одному из 3 предлагаемых способов определения размера резерва отпусков.

Способ 1

Резерв (кредитовое сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из среднего дневного заработка каждого конкретного работника.

Для этого на каждую отчетную дату (конец месяца, квартала или года, как определила организация) для каждой группы работников необходимо сделать следующее:

Шаг 1. Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату.

Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок каждого работника соответствующей группы. Применяется общий порядок расчета среднего заработка для определения величины отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.

Шаг 3. Рассчитать величину отпускных, причитающихся конкретному работнику на отчетную дату, с учетом взносов во внебюджетные фонды по формуле:

Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды.

Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

По результатам инвентаризации остатка резерва, доначисляется резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96. Излишне зарезервированные в прошлом году и не использованные в отчетном году суммы резерва отпусков включаются в состав прочих доходов организации по дебету счета 96 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.1 » Прочие доходы».

Способ 2

Порядок расчета суммы резерва отпусков может быть упрощен путем определения среднего заработка не конкретного работника, а всех работников соответствующей группы.

В этом случае для определения величины резерва необходимо:

Шаг 1. Определить общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники одной группы на эту отчетную дату.

Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок по каждой группе работников за отчетный период (месяц, квартал или год) по формуле:

Шаг 3. Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле:

Шаг 4. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков.

Как и в первом способе, найденная сумма будет являться величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» на конец отчетного периода.

Способ 3

Третий способ расчета величины резерва предполагает определение норматива отчислений в резерв, который рассчитывается по итогам прошлого года. Этот норматив будет определяться как доля расходов на отпускные и компенсации работникам каждой группы в общей величине расходов на оплату труда этой группы за год.

Для этого необходимо:

Шаг 1. На 31 декабря предыдущего года определить норматив отчислений в резерв на оплату отпусков по группе работников по формуле:

Этот норматив будет неизменен в течение всего текущего года, даже если организация будет корректировать величину резерва ежемесячно или ежеквартально.

Шаг 2. На каждую отчетную дату текущего года рассчитывать сумму отчислений в резерв по группе работников по формуле:

Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

Резерв на отпуск как оценочное обязательство

Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете

Методика расчета суммы резерва на оплату отпусков

Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск

Еще способы расчета резерва

Итоги

Резерв на отпуск как оценочное обязательство

Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.

Например:

  • будущим отпускам работников;
  • планируемым начислениям налогов;
  • затратам на поставщиков в части расходов, о которых точно известно, что они будут (например, если акт выполнения работ уже есть, но пока еще не подписан, поэтому его еще нельзя провести в учете, хотя точно известно, что директор свою подпись поставит и документ будет проведен в следующем месяце).

С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.

Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.

Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:

  • за грубое нарушение учета доходов и расходов по ст. 120 НК РФ в размере 10 000−30 000 руб.;
  • административная ответственность, применяемая к должностным лицам по ст. 15.11 КоАП.

ВАЖНО! Если компания создает резерв на оплату отпусков, необходимо прописать это в учетной политике — равно как и саму процедуру расчета данного резерва.

Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете

Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.

О том, когда следует сдавать бухгалтерскую отчетность, читайте в нашем материале «Когда сдается бухгалтерский баланс — сроки, нюансы».

Однако точнее и корректнее (в первую очередь для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.

В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.

Рассмотрим типовые проводки по начислению и списанию резервов в корреспонденции со сч. 96:

Счет Дт

Наименование счета

Счет Кт

Внеоборотные активы

Основное производство

96.01 «Резерв на оплату отпусков сотрудников»

Начислен резерв на отпуск сотрудников (счета выбираются в зависимости от подразделения, в котором трудится сотрудник)

Вспомогательное производство

Общехозяйственные затраты

Расходы на продажу

Прочие затратные счета компании, на которых учитываются расходы по зарплате

69 (по субсчетам)

Расчеты с внебюджетными фондами

96.01 «Резерв на оплату отпусков сотрудников»

Начислены страховые взносы с суммы рассчитанного резерва

Резерв на оплату отпусков сотрудников

70 «Расходы на оплату труда»

Начислены отпускные за счет сформированного резерва

69 «Расчеты с внебюджетными фондами»

Начислены страховые взносы за счет резерва

Как видно, начисление резерва всегда производится на те же счета, что и зарплата сотрудников. Страховые взносы начисляются по такому же принципу, но — в корреспонденции со счетом резерва, а не со счетами для расчетов с внебюджетными фондами.

Сальдо по счету 96 при формировании периодичной отчетности отражается в пассиве баланса. Для этого предназначена строка 1540 «Оценочные обязательства».

Обратите внимание: если резервы в организации создаются только в бухгалтерском учете, то база для расчета налога на прибыль не снижается, и возникают временные налоговые разницы, в соответствии с ПБУ 18/02. Если же в учетной политике для налогового учета указано, что данный резерв учитывается при исчислении налога на прибыль, появляется право создать его в порядке, определенном ст. 324.1 НК РФ.

ВАЖНО! Создание резерва для налоговых целей — дело добровольное, зависящее только от решения хозяйствующего субъекта.

Подробнее об информации, необходимой для отражения в учетной политике, вы можете прочитать в нашей статье «Положение по бухгалтерскому учету и учетная политика организации».

О положениях налоговой политики можно прочитать в материале «Как составить налоговую политику организации?».

Методика расчета суммы резерва на оплату отпусков

Так как законодательно формула, которая используется для расчета величины резерва, не определена, каждая компания определяет ее самостоятельно. При этом разработанный способ следует закрепить в учетной политике.

ВАЖНО! Любое оценочное обязательство должно быть максимально приближено к достоверной денежной оценке будущих расходов. Резерв должен определяться на основе существующих фактов хоздеятельности организации, а расчет должен опираться на накопленный опыт работы и, возможно, некие экспертные мнения. То есть расчеты должны подкрепляться документально и быть предельно обоснованными.

Таким образом, для обоснования суммы начисленного резерва на оплату отпусков организации необходимо иметь:

  1. Закрепленный в учетной политике способ расчета резерва, который бы обеспечивал достоверную оценку расходов по этой статье.
  2. Разработанный первичный документ для отражения рассчитанного резерва (справку, например). К нему стоит приложить первичку, информация по которой была использована при расчете (табель учета рабочего времени, расчетную ведомость и т. д.).

Есть несколько способов расчета резерва на оплату отпусков. Для начала рассмотрим один из них, в достаточной мере точный, — он опирается на фактическое количество неиспользованных дней отпуска и среднего дневного заработка сотрудников:

  1. Сначала следует разбить всех сотрудников по подразделениям для определения используемых счетов начисления затрат (20–26, 44 и т. д.).
  2. Необходимо иметь информацию по количеству дней отпуска, положенного каждому сотруднику. При наличии автоматизированного учета сбор данной информации не представляет затруднений. Суммировать эти дни следует по каждой из групп сотрудников.
  3. Рассчитываем средний дневной заработок (СДЗ) работников по каждой группе. Для этого необходимо всю заработную плату сотрудников за прошедший выбранный период (месяц, квартал) сначала разделить на количество календарных дней в этом периоде, а затем — на количество работников в группе. Наглядно данная формула выглядит так:

СДЗ работника = ЗП / ДН / К,

где

ЗП — зарплата за период,

ДН — календарные дни периода,

К — количество работников в группе (или фирме в целом).

ВАЖНО! Не следует путать календарные и рабочие дни, так как количество дней отпуска всегда считается в календарных днях — следовательно, заработок для подсчета отпускных также следует считать по календарным дням.

  1. Финальный момент — расчет суммы самого резерва (не забывайте посчитать страховые взносы с данного резерва). Конечная величина резерва будет рассчитана по такой формуле:

Резерв = (СДЗ работника × К × ДНО) + (СДЗ работника × К × ДНО) × Сст,

где

ДНО — дни неиспользованного отпуска,

Сст — суммарная ставка страховых взносов в %.

Подробно о ставках страховых взносов и объектах обложения взносами читайте в нашей рубрике «Страховые взносы».

ВАЖНО! Наиболее точным способом расчета резерва будет подсчет, произведенный индивидуально по каждому сотруднику. В таком случае сумма резерва будет состоять из суммы обязательств перед каждым сотрудником. Правда, если численность работников в компании велика, данный процесс будет достаточно трудоемким.

Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск

Это пример к вышеприведенному способу расчета резерва — исходя из среднего заработка. Ниже вы увидите примеры для других вариантов резервирования.

Пример

Компания «Книга» отразила в учетной политике, что резерв на оплату отпусков формируется ежеквартально. Для начисления зарплаты и страховых взносов используется счет 44 «Издержки обращения», всего в компании трудится 20 человек. Оснований для применения пониженных и повышенных страховых взносов у компании не имеется (суммарная ставка страховых взносов — 30,2%). На 31.03.2020 года данные за квартал следующие:

  • количество дней неиспользованного отпуска — 134;
  • за 1-й квартал сумма начисленной зарплаты составила 678 000 руб.;
  • в квартале 91 день.
  1. Рассчитаем резерв на 31.03.2020:

СДЗ = 678 000 / 91 / 20 = 372,53 руб.

Сумма резерва составляет 372,53 × 134 × 20 + 372,53 × 134 × 20 × 30,2% = 998 380,40 + 301 510,88 = 1 299 891,28 руб.

Проводки:

Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 998 380,40 руб.

Дт 69 «Внебюджетные фонды» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 301 510,88 руб.

  1. Добавим в данный пример еще несколько данных, чтобы разобраться, как корректируется резерв по отпускам:
  • на 31.03.2020 начислен резерв на отпуск и страховые взносы в размере 1 299 891,28 руб.;
  • во 2-м квартале сумма начисленных отпускных и страховых взносов с них составила 140 900 руб.;
  • количество неиспользованных дней отпуска на конец 2-го квартала составляет 120 дней;
  • заработная плата за 2-й квартал и количество работников остались такими же, как в предыдущем периоде.

Таким образом, по состоянию на 30.06.2020 величина неиспользованной суммы резерва равна 1 299 891,28 – 140 900 = 1 158 991,28 руб.

Сумма резерва на 30.06.2020:

СДЗ = 678 000 /91 / 20 = 372,53 руб.

Сумма резерва составляет 372,53 × 120 × 20 + 372,53 × 120 × 20 × 30,2% = 894 072 +270 009,74 = 1 164 081,74 руб.

Сумма для отчислений в резерв по состоянию на конец 2-го квартала:

1 164 081,74 (рассчитанный резерв) – 1 158 991,28 (остаток резерва, сальдо по сч. 96) = 5 090,46 руб.

Если бы величина резерва на сч. 96 превышала рассчитанную сумму на конец квартала, резерв следовало бы уменьшить. В нашем случае необходимо сделать проводку доначисления.

Проводки:

Дт 44, 69 Кт 96.01 — 5 090,46 руб.

Еще способы расчета резерва

Как уже отмечалось, алгоритм расчета суммы резерва прописывается в учетной политике, это связано с тем, что ПБУ 8/2010 не содержит формул и методик, позволяющих получить значение резерва.

Кроме приведенного выше способа на практике для расчета резерва можно также использовать одну из следующих сумм:

  • фонд оплаты труда (далее — ОТ);
  • отпускные, выплаченные за календарный год, предшествующий году, для которого создается резерв (нормативный способ).

Порядок расчета суммы резерва осуществляется следующими этапами:

  • определение среднего дневного фонда оплата труда или отпускных;
  • формирование резерва.

Рассмотрим на примерах использование каждого из этих способов.

Пример 1

ООО «Молния» в учетной политике отражено создание резерва на оплату отпусков на 2020 год исходя из ОТ. Формулу для расчета резерва организация использует следующую:

(ОТ + страховые взносы) / 28 × 2,33,

где 28 — количество дней отпуска за год на каждого сотрудника;

2,33 — количество дней отпуска за 1 отработанный месяц.

Резерв формируется на конец каждого месяца. В резерв не включаются выплаты сотрудникам, не полностью отработавшим месяц. Сумма резерва на конец 2019 года — 0 руб. Значения ОТ на 2020 год представлены в графе 2 таблицы 1. Страховые взносы — 30,2% (в т. ч. взносы на травматизм).

Таблица 1. Расчет резерва

Месяц

ОТ

Страховые взносы

(ОТ × 30,2%)

Резерв

(ОТ + страховые взносы) / 28 × 2,33

Январь 2020

100 000

30 200

10 835

Февраль 2020

110 000

33 220

11 918

Март 2020

120 000

36 240

13 001

Апрель 2020

100 000

30 200

10 835

Май 2020

130 000

39 260

14 085

Июнь 2020

90 000

27 180

9 751

Июль 2020

108 000

32 616

11 701

Август 2020

111 000

33 522

12 026

Сентябрь 2020

120 000

36 240

13 001

Октябрь 2020

100 000

30 200

10 835

Ноябрь 2020

101 000

30 502

10 943

Декабрь 2020

100 000

30 200

10 835

Итого

1 290 000

389 580

139 765

ВАЖНО! Суммы резерва находят свое отражение в бухбалансе в составе показателей строки 1540 «Резервы предстоящих расходов». Об изменениях в бухбалансе с 2020 года читайте .

Пример 2

ООО «Молния» в учетной политике зафиксировало создание резерва раз в год, исходя из оплаты отпусков предыдущего года. По данным бухгалтерского учета данные расходы − 960 000 руб.

Расчет резерва:

Страховые взносы = 960 000 × 30,2% = 289 920 руб.

Резерв = 960 000 + 289 920 = 1 249 920 руб.

Итоги

Начисление резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете — процесс трудозатратный, однако необходимый как управленцам (для принятия правильных финансовых решений), так и бухгалтерам (для соблюдения требований законодательства).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Инструкция: как рассчитать резерв отпусков

Для чего нужен резерв отпусков

ТК РФ дает всем работникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому каждый работодатель несет обязательные расходы на:

  • отпускные;
  • либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.

Бюджетники планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков. Период, в течение которого работник может отдыхать, прямо пропорционален отработанному времени: чем дольше трудится сотрудник, тем больше будет отпускных дней. За месяц набегает примерно 2 дня. Компенсация за неиспользованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении. Рассчитать период и размер компенсации можно с помощью онлайн-калькулятора на нашем портале.

Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, резерв отпусков на 2020 год нужно было сформировать в 2018 году. А в текущем работодатели резервируют деньги на 2020 год.

Кто обязан формировать резерв отпусков

Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для тех, кто работает по упрощенке. Обязанности прописаны:

  • в пункте 3 ПБУ 8/2010;
  • статьях 4 и 5 402-ФЗ от 06.12.2011.

С какой периодичностью это делать

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. Поэтому на отчетную дату объем зарезервированных денег должен равняться той сумме, которую пришлось бы выплатить работникам, если бы они одновременно ушли в отпуск. А вот отчетной датой может быть:

  • конец каждого месяца;
  • конец каждого квартала;
  • конец года.

Первый из перечисленных вариантов — последнее число месяца — точнее всего отражает текущее положение вещей, но при этом является наиболее трудоемким. Последний — 31 декабря — самый простой, но и наименее информативный. Воспользоваться им могут только те организации, которые отчитываются только по итогам года. Специалисты считают, что оптимальным вариантом будет формировать резерв отпусков в последний день каждого квартала.

Бюджетная организация вправе сама выбрать удобный подход, после чего решение нужно закрепить в учетной политике.

Как считать резерв отпусков

Минфин предложил три методики расчета. Они изложены в приложении 3 к Письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998:

  1. По каждому сотруднику.
  2. По всей организации.
  3. По группам персонала.

Подходящий вариант бюджетная организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.

Методика 1: персонифицированный расчет

Если организация решает считать отпускной резерв по каждому сотруднику, используется такая формула:

РО = К × ЗП,

где:

  • РО — резерв отпусков;
  • К — остаток неиспользованных сотрудником дней отдыха;
  • ЗП — его среднедневной заработок.

ВАЖНО! Во всех трех случаях все данные берутся на день расчета.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:

Рсв = К × ЗП × С,

где:

  • Рсв — запас расходов на страховые взносы;
  • С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которую нужно зарезервировать для оплаты отдыха.

Пример расчета по методике 1

Предположим, в организации числятся три работника, данные по ним таковы:

  • Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб;
  • Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб;
  • Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

  • ПФР — 22 %;
  • ФСС — 2,9 %;
  • ФФОМС — 5,1 %;
  • ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

  1. Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
  2. Страховые взносы = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020 рублей.

Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).

Суммируем значения по всем работникам. Итого нужно зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20 рублей.

Методика 2: расчет по учреждению

В этом случае используется такая формула:

РО = К × ЗПср,

где:

  • К — суммарный остаток неиспользованных всеми работниками дней отдыха;
  • ЗПср — средняя заработная плата по учреждению.

Сумму страховых взносов определяем так:

Рсв = К × ЗПср × С.

Пример расчета по методике 2

Допустим, у сотрудников учреждении накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.

Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000 рублей.

Суммарная ставка также 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850 рублей.

Итого нужно зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850 рублей.

Методика 3: по категориям работников

Самая сложная формула, выглядит она так:

РО = К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3,

где:

  • К1, К2, К3 — неиспользованные дни оплачиваемого отдыха по каждой категории работников;
  • ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата для каждой категории работников.

Запас на страховые взносы считаем по формуле:

Рсв = (К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3) × С.

Пример расчета по методике 3

Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:

  • по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.
  • по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.

Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000 рублей.

Суммарная ставка также 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680 рублей.

Итого нужно зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680 рублей.

Как отразить в учете

В бюджетном учете начисление резерва на оплату отпусков и все другие операции с ним отражаются такими корреспонденциями счетов:

Как рассчитать резерв отпусков на 2020 год

Формирование резерва на оплату отпусков — это аккумулирование средств, которые предназначены на оплату будущих отпусков работников. Расчеты можно сделать несколькими способами.

Кто обязан создавать

Обязанность создать резерв по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н.

Создавать его обязаны все компании, за исключением тех, кто вправе вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлено законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:

  • субъектов малого предпринимательства;
  • некоммерческих организаций;
  • участников проекта «Сколково».

Все остальные компании обязаны создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Правила его формирования организация определяет самостоятельно и прописывает в своей учетной политике. При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства. Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков, проводки:

Операция Дебет Кредит
Зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков 20, 25, 26, 44 96
Начислены отпускные 96 70
Выплачены начисленные суммы 70 51, 50

Методики создания резерва в бухучете

По пункту 15 ПБУ 8/2010, создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).

В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которая будет выплачена в будущем году, одной проводкой. Например, можно взять объем отпускных выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.

Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам. Они могут уволиться, компания может набрать новых сотрудников и оценка окажется неверной.

Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года. Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неотгулянных отпусков по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм. Как вариант, возможно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:

  • ежемесячно (разделив на 12);
  • ежеквартально (разделив на 4).

В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы учесть начисление резерва на оплату отпусков в налоговом учете. В этом случае в расходах тоже учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.

Порядок создания прописан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:

  • сам факт принятия решения;
  • способ резервирования;
  • предельное отчисление на текущий налоговый период;
  • процент отчисления.

Процент отчисления рассчитайте по формуле:

Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:

На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:

  1. Определяется количество неотгулянных дней отдыха по каждому сотруднику.
  2. Определяется прогнозное значение сумм отпускных, исходя из среднего заработка.
  3. Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
  4. Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
  5. Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.

Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит прописать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.

Минфин в 2012 году в письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию за неиспользованный отпуск нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления. Такая позиция является спорной, поскольку суммы отпускных, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства. Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.

Пример расчета оценочного обязательства по отпускным (расчет по учреждению)

ООО «Компания» создает оценочное обязательство на оплату отпускных. По состоянию на 31.12.2019:

  • остаток начисленного ранее оценочного обязательства составляет 410 000 руб.;
  • численность работников — 50 человек;
  • средняя месячная зарплата — 25 000 руб.;
  • количество неотгулянных отпускных дней — 450.

Расчет процента ежемесячного отчисления представим в таблице.

Сумму превышения фактически начисленного и расчетного резервирования отпускных сумм в размере:

учитываем 31.12.2019 в составе внереализационных доходов.

Другие способы расчетов

Еще одним способом, как рассчитать резерв отпусков, является расчет по каждому сотруднику отдельно. Для расчетов используйте следующую формулу

При этом нужно зарезервировать и средства, необходимые для оплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:

Оба значения (резерва и запаса расходов на взносы) суммируются.Все данные берутся на день расчетов. Подробнее об ОТПУСКНЫХ

  • рекомендации и помощь в решении вопросов
  • нормативные документы
  • формы и образцы их заполнения

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *