Справка 2 НДФЛ для сотрудников

Одной из форм отчетности организаций и ИП-работодателей о выплаченных суммах дохода своим сотрудникам является справка 2-НДФЛ. Этот же документ они обязаны выдавать работникам по их требованию.

Что такое справка 2-НДФЛ?

Любой доход физических лиц подлежит налогообложению в соответствии с российским налоговым законодательством. Подтвердить размер выплаченных сумм и удержанных с них НДФЛ можно при помощи справки, оформленной на бланке установленной формы – 2-НДФЛ (КНД 1151078).

Новая форма бланка 2-НДФЛ 2020 года

Новая форма бланка утверждена Приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, который применяется в 2020 году.

Разделяются на два вида:

Как правильно ее заполнить — образец заполнения для работника

Справка состоит из 5 разделов, в каждом из которых содержится необходимая информация.

Скачать заполненный образец справки 2-НДФЛ для работника по новой форме в 2020 году

Разберем заполнение формы по шагам:

Начинается оформление с указания года, за который справка выдается, и даты выдачи.

Раздел 1 содержит сведения о налоговом агенте, осуществившем в указанном налогом периоде выплаты в пользу работника.

Заполняется:

  • код по ОКТМО, который можно найти на официальном сайте ФНС;
  • телефон для контактов;
  • ИНН организации или ИП;
  • КПП для организаций (ИП его не указывают);
  • наименование налогового агента в сокращенном виде в соответствии с уставными документами (ИП указывает свои ФИО).

Раздел 2 отражает информацию о физическом лице, которому оформляется справка о доходах.

Заполнению подлежат:

  1. ИНН гражданина в соответствии с выданным ему свидетельством;
  2. Фамилия, имя и отчество полностью без сокращений;
  3. Статус плательщика налога:
  • 1 — резидент РФ;
  • 2 — нерезидент РФ;
  • 3 — специалист высокой квалификации, не являющийся резидентом РФ;
  • 4 — нерезидент РФ, являющийся участником программы по переселению в страну зарубежных соотечественников;
  • 5 — нерезидент РФ, получивший статус беженца;
  • 6 — иностранец, работающий на территории страны по патенту.
  1. Дата рождения;
  2. Код страны гражданства (проставляется в соответствии с ОКСМ, для россиян – 643);
  3. Код удостоверяющего личность документа:
  • 21 – российский паспорт;
  • 10 – иностранный паспорт.
  1. Серия и номер удостоверения личности.

Раздел 3 заполняется в табличном виде, где содержатся данные о полученном доходе с разбивкой по кодам и месяцам, а также код и сумма необлагаемого налогом вычета. Принцип заполнения подчиняется хронологии. В форме указывается ставка налога, по которой исчисляется расчет НДФЛ с указанного дохода — 13%.

Приведем самые распространенные из них:

Доходы
Код Расшифровка
2000 Заработная плата
2002 Суммы премиальных выплат
2012 Отпускные выплаты
2300 Оплата по листкам временной нетрудоспособности
4800 Иные доходы

Ознакомиться со всеми кодами доходов можете .

Пример. Ежемесячная начисленная заработная плата работнику составляет 32500 руб. Размер премии составляет 5200 руб. Очередной отпуск был в июне, за него начислено 30260 руб. В справке 2-НДФЛ сотрудника будут содержаться коды выплат 2000 (зарплата), 2002 (премия), 2012 (отпуск).

В раздел 4 вынесены коды и суммы стандартных, социальных и имущественных вычетов, которые предоставляются работнику по месту работы.

Самые распространенные коды вычетов:

Вычеты
Код Расшифровка
501 Вычет с суммы подарка (предоставляется не более 4000 рублей в год)
503 Вычет из сумм материальной помощи, но не более 4000 рублей в год

Ознакомиться со всеми кодами вычетов можете .

Все коды и расшифровка доходов и вычетов представлены в Приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ — скачать.doc

Например, стандартный вычет для сотрудника на троих несовершеннолетних детей (до 18 лет) в 2018 году предоставлен по кодам 126, 127, 128. Он действовал до октября, пока доход не достиг лимита, установленного в размер 350 тысяч рублей. Раздел 4 справки 2-НДФЛ содержит суммы вычетов за 2018 год: на первого и второго ребенка по 12600 рублей (1400 руб. × 9 месяцев), на третьего – 27000 рублей (3000 руб. × 9 месяцев).

Разделе 5. Итоговые показатели суммы дохода суммируются и заносятся в таблицу. Далее определяется налоговая база и заносятся сведения о налоге:

  • ОСД — исчисленная сумма за весь период;
  • НБ — удержанная из дохода (НБ = ОСД — вычеты);
  • сумма перечисленного НДФЛ в бюджет (∑ = НБ — 13%).

Если в течение указанного периода имели место случаи излишне удержанной суммы налога или не удержанной, то эти данные заносятся в соответствующие графы таблицы.

Справка подписывается представителем налогового агента. Обычно это работник бухгалтерии, который ее составил. Допускается подписание самим руководителем. В соответствующем поле прописывается ФИО представителя и его личная подпись.

Как заполнить справку, если доходы работника облагались по разным ставкам?

Если в течение налогового периода присутствовали доходы, которые облагаются разными ставками НДФЛ (13, 15, 30 и 35%), то разделы 3-5 заполняются отдельно по каждой из них. Поскольку все сведения должны быть отражены в одной справке, то они могут не поместиться в одином листе. В этом случае данные переносятся на второй лист, где:

  • в заголовке будет содержаться номер страницы;

  • 1-2 разделы не заполняется;
  • 3-5 разделы заполняются аналогично первому листу с обязательным подписанием каждой из листов формы.

Скачать образец второй страницы 2-НДФЛ со ставкой 35%

Для чего нужна справка 2-НДФЛ?

Справки по своим работникам обязаны представлять в налоговый орган все организации и ИП, которые осуществляют выплаты в их пользу и удержание налога. В отношении своих доходов предприниматели справки не представляют.

Сотрудники также вправе запросить справку 2-НДФЛ у работодателя для целей подтверждения своих доходов в следующих случаях:

  • представления декларации в налоговый орган для получения налогового вычета;
  • подачи документов для оформления визы для посещения государства, где установлен визовый порядок въезда;
  • предоставления в банк для одобрения запрашиваемой суммы кредита;
  • для органов опеки и попечительства при усыновлении ребенка;
  • подачи пакета документов для получения льгот и т.д.

Выдача справки о доходах по форме 2-НДФЛ является обязанностью работодателя при увольнении сотрудника по любой причине. В остальных случаях она подготавливается на основании личного заявления работника в трехдневный срок. Причем такой период установлен не налоговым законодательством, а Трудовым кодексом в статье 62.

За какой период выдается?

В целях налогообложения доходов физических лиц налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год (ст. 216 НК). Но сотрудник вправе обратиться к работодателю с просьбой выдать информацию за любой необходимый ему период и работодатель обязан ее выдать. Отказ же будет признан неправомерным.

Срок сдачи 2-НДФЛ в 2020 году

Внимание! С 2020 года срок сдачи справки о доходах физлица по форме 2-НДФЛ изменится. В 2021 году сдается не позднее 1 марта.

В налоговый орган справки представляются только один раз в год в установленные сроки:

  • не позднее 1 апреля года, следующего за годом выплаты доходов и исчисления с них налога (1 апреля 2020 года);
  • не позднее 1 марта следующего за отчетным года, когда налог не был удержан (2 марта 2020 года, т.к. 1 число месяца выпало на выходной день).

Справка по форме 2-НДФЛ: бланк и образец заполнения

Бланк справки 2-НДФЛ в 2020 году

Примечание: Форма справки 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@. Она вступила в силу с 1 января 2019 года. Также приказом была утверждена отдельная форма справки для выдачи работникам. Теперь она называется – «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Внешне она ничем не отличается от 2-НДФЛ старой формы.

Старую форму 2-НДФЛ Вы можете бесплатно скачать по этой ссылке.

Новую форму справки 2-НДФЛ, представляемую в налоговую, можно скачать здесь.

Форму справки о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемую работнику, можно скачать здесь.

Примечание: 2020 год станет последним, за который нужно будет подать справку 2-НДФЛ. С 2021 эта отчетная форма отменяется (закон № 325 от 29.09.2019). Информация, которая в нее включалась, найдет отражение в расчете 6-НДФЛ — его форма будет изменена.

Как заполнить справку 2-НДФЛ

С подробной инструкцией по заполнению новой формы справки 2-НДФЛ, сдаваемой в ИФНС, вы можете ознакомиться на этой странице.

Что касается заполнения справки, выдаваемой сотрудникам, то отдельного порядка ее оформления ФНС не подготовило, в связи с чем, ее можно заполнять так же, как и раньше. Инструкцию по заполнению старой формы справки 2-НДФЛ можно скачать по этой ссылке.

Образцы заполнения 2-НДФЛ и справки о доходах и суммах налога физического лица, актуальные в 2020 году

Ниже приведены образцы заполнения справки по форме 2-НДФЛ и справки о доходах и суммах налога физического лица. В 2020 году они не потерли своей актуальности.

Обратите внимание! С начала 2020 года изменились правила и сроки сдачи в ФНС формы 2-НДФЛ. Подать ее нужно включительно до 1 марта следующего года. В 2020 году 1 марта приходится на выходной, поэтому срок переносится на 2 марта. Еще одно важное изменение — компаниям и ИП, у которых более 10 работников, направлять форму придется в электронном виде.

Скачать образец (.xls)

Скачать образец (.xls)

Справка 2‑НДФЛ в 2020 году

Справка 2-НДФЛ — это документ, в котором отражены сведения об источнике дохода физического лица, заработной плате, других доходах и удержанном налоге. Налоговики обновили форму 2-НДФЛ, в 2020 году нужно сдавать справку за 2019 год по новой форме, утвержденной приказом ФНС России от 02.10.2018 №ММВ-7-11/566@, который уже подписан и опубликован. Он вступил в силу с 1 января 2019 года. Расскажем об изменениях в бланке, сроках и формах отчетности, произошедших в 2020 году.

Отчетность организации по форме 2-НДФЛ

Эта форма нужна для предоставления сведений о доходах в ИФНС. Она составляется на каждого сотрудника, который получал зарплату, доходы или иные вознаграждения. Ее сдают организации, которые выплачивают доходы физическим лицам. Работодатель в данном случае является налоговым агентом. Форма 2-НДФЛ регламентируется приказом ФНС России от 02.10.2018 №ММВ-7-11/566@. В приказе есть подробные рекомендации по заполнению справки.

Начиная с 2019 года форма 2-НДФЛ имеет два бланка. Один для сдачи в ФНС, а другой для выдачи на руки работнику.

В 2020 году компании должны подавать форму 2-НДФЛ в налоговую инспекцию в новые сроки. Их перенесли на месяц раньше. Справка сдается в ФНС один раз в год, а срок ее сдачи раньше зависел от признака документа. Теперь же документы с обоими признаками нужно сдать до 1 марта. При этом 1 марта приходится на воскресенье, поэтому справку можно сдать на следующий рабочий день. Таким образом, в 2020 году следующие сроки сдачи:

  • если вы удержали налог с выплат работнику, в графе «Признак» ставите число «1» — справку нужно передать в налоговую до 2 марта следующего года.
  • если налог удержать не удалось, признак документа «2» — справку сдаете тоже до 2 марта следующего года.

Новые сроки установлены ФЗ от 29.09.2019 № 325-ФЗ. Этот же закон внес изменения в порядок сдачи отчетности.

Декларацию нужно направить в отделение, где организация или ИП числится налогоплательщиком. Форма сдачи 2-НДФЛ в 2020 году изменилась для тех, у кого 10 и больше сотрудников. Теперь они могут сдавать только электронную форму. Организации, у которых меньше 10 сотрудников могут выбирать форму сдачи — бумажную или электронную.

Еще одно нововведение в порядке сдачи отчета и уплаты НДФЛ касается организаций с несколькими обособленными подразделениями.

  1. Юрлица, головная организация которых находится в одном муниципальном образовании, а обособленные подразделения — в другом, получают право выбора одной инспекции в муниципальном образовании, в которую они будут сдавать отчетность по всем обособкам.
  2. Юрлица, у которых головное и обособленные подразделения находятся в одном муниципалитете, могут отчитываться в налоговую по месту учета головного подразделения.

Чтобы использовать это право, нужно сообщить о своем выборе до 1-го января всем налоговым инспекциям, в которых подразделения организация состоят на учете. В течение года изменить решение нельзя. Новое уведомление предоставляется в налоговую только если изменяется количество обособок или происходят другие изменения, влияющие на порядок сдачи отчетности.

Альтернативное использование справки

Часто банки и другие организации используют справку 2-НДФЛ, чтобы узнать о доходах и платежеспособности человека. Поэтому сотрудник в любой момент может обратиться за такой справкой к работодателю. Она бывает нужна, например:

  • при увольнении, чтобы передать следующему работодателю информацию о предоставленных стандартных вычетах;
  • для получения стандартного, имущественного или социального вычета в ИФНС по окончании года;
  • для подтверждения доходов в банке при получении кредита;
  • при обращении в посольства для оформления визы;
  • в других случаях: для расчёта пенсии, при усыновлении ребёнка или участии в различных судебных разбирательствах (особенно, в части решения трудовых споров), при расчёте суммы выплат по алиментам и иных выплат.

Форма 2-НДФЛ для сотрудника закреплена в Приложении №5 к приказу ФНС России от 02.10.2018 №ММВ-7-11/566@. По сравнению с формой, которая подается в налоговую инспекцию и ранее выдавалась сотрудникам, новая справка для работников немного упрощена. Из нее исключены сведения о номере, признаке справки, номере корректировки и коде ИФНС.

Если работник обратился за справкой 2-НДФЛ, оформить ее нужно в течение 3 рабочих дней, согласно статье 62 Трудового кодекса РФ. Справка должна быть подписана руководителем и заверена печатью.

Как выглядит справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ в 2020 году состоит из двух частей:

  1. «Справка о доходах и суммах налога физического лица» включает сведения о работодателе и три раздела:
  2. Раздел 1. «Личные данные налогоплательщика». Заполните Ф.И.О., ИНН, статус налогоплательщика, код страны, паспортные данные;
  3. Раздел 2. «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»;
  4. Раздел 3. «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты с кодами»;

2. Приложение к справке «Сведения о доходах и вычетах по месяцам налогового периода»

Если у сотрудника компании есть доходы, обложение которых осуществляется по иным ставкам, чем 13 %, они отображаются в отдельных разделах. Сумма налога с этих доходов также указывается отдельно.

Изменения по 2-НДФЛ в 2020 году

Справка 2-НДФЛ имеет машиноориентированную форму и предназначена для работодателей, которые отчитываются на бумаге. Новая форма должна ускорить процесс обработки данных, так как позволит автоматизировать сканирование, распознавание и оцифровку полученных справок.

Требования к заполнению. В Порядке заполнения недопустимо:

  • вносить исправления с помощью корректора;
  • печатать на двух сторонах и скреплять листы;
  • использовать цветные чернила, кроме черного, фиолетового и синего цвета;
  • проставлять в справке отрицательные числа.

Структура. Бланк состоит из двух частей. Первая часть — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Она включает подобие титульного листа, сведения о налоговом агенте, информацию о налогоплательщике, его доходах за налоговый период и предоставленных ему вычетах. В приложении приводится расшифровка доходов и вычетов помесячно.

Налоговая база. До 2019 года сведения о налоговой базе и сумме НДФЛ отражались в пятом разделе справки 2-НДФЛ. Теперь они перенесены в Раздел 2.

Детские и социальные вычеты. Социальные вычеты и вычеты на ребенка перенесены в 3 раздел справки 2-НДФЛ.

Графа «Признак». С 2019 года введено два новых кода для графы «Признак» в шапке документа. Раньше их было два, теперь стало четыре:

  • Признак 1 — уплата подоходного налога налоговым агентом;
  • Признак 2 — налог невозможно удержать в обычной ситуации;
  • Признак 3 —по уплате налога отчитывается правопреемник налогового агента и НДФЛ успешно удержан;
  • Признак 4 —по уплате налога отчитывается правопреемник налогового агента и НДФЛ удержать не удалось.

Социальные и имущественные вычеты. В справке 2-НДФЛ до 2019 года были отдельные строки для указания данных уведомления на получение вычета. В новой справке нужно будет указать код вида уведомления:

  • «1» — уведомление на получение имущественного вычета;
  • «2» — уведомление на получение социального вычета;
  • «3» — уведомление об уменьшении налога на авансовые платежи.

    Новые контрольные соотношения по 2-НДФЛ в 2020 году

    ФНС дополнила перечень контрольных соотношений для проверки правильности заполнения отчета 2-НДФЛ (письмо от 17.10.2019 № БС-4-11/3852@). Новые соотношения будут сравнивать среднюю зарплату работника по данным отчета 2-НДФЛ с МРОТ и среднеотраслевой заработной платой в регионе. Если сумма, указанная в справке, окажется меньше, то для ФНС это станет сигналом возможного занижения налоговой базы по НДФЛ.

    При нарушении новых контрольных соотношений работодатель получит от налоговой сообщения о выявленных несоответствиях с требованием представить пояснения или внести исправления в течение 5 дней.

Порядок заполнения 2-НДФЛ за 2020 год

Скачайте новый бланк Формы 2-НДФЛ, действующий с 2019 года

Шапка документа — внесите данные налогового агента: ИНН/КПП/ОКТМО, наименование организации, номер телефона, код ФНС и заполните графу «Признак» в соответствии с изменениями.

Раздел 1 — внесите личные данные налогоплательщика.

Раздел 2 — внесите доходы, налоговую базу, сумму удержанного и уплаченного НДФЛ.

  • Общая сумма дохода — сумма дохода в чистом виде, без учета вычетов и удержаний;
  • Налоговая база — показатель строки «общая сумма дохода» за исключением вычетов;
  • НДФЛ начисленный — рассчитывается как Налоговая база * Ставка налога;
  • НДФЛ удержанный — сумма, удержанная из зарплаты налогоплательщика;
  • Налог перечисленный — сумма НДФЛ в бюджет;
  • Излишне удержанный налог — переплата по НДФЛ;
  • Не удержанный налог — НДФЛ, который невозможно перечислить.

Раздел 3 — внесите информацию о вычетах и не забудьте указать код уведомления. Придерживайтесь правил:

  • каждый вычет заносите в отдельную строку;
  • суммы по одному коду вычета можно объединять;
  • для одинаковых сумм вычетов с разными кодами заполняйте отдельные ячейки;
  • если строк не хватает — заполните несколько листов, оформив шапку документа и раздел вычетов.

Приложение к справке — укажите отчетный год, номер справки и ставку налога. В 2020 году ставка налога для резидентов равна 13%, а для нерезидентов — 30% (в проекте снижение до 13%). Построчно укажите доходы работника с кодами и вычеты, уменьшающие базу по налогу.

Коды доходов в 2-НДФЛ в 2020 году

Несдача справок по форме 2-НДФЛ — основание для привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставления сведений, необходимых для налогового контроля. Штраф составит 200 рублей за каждую не сданную вовремя справку. А если в справках обнаружат ошибки, то организацию привлекут к ответственности и выпишут штраф на 500 рублей.

Формируйте справки 2-НДФЛ в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для ведения бухучета и отправки отчетности через интернет. Легко ведите учет, начисляйте зарплату, сдавайте отчетность онлайн и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *