Табель рабочего времени в 1С

Расскажем, как настроить учет рабочего времени сотрудника в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Табель в «1С»

Законодательство предусматривает обязанность работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником. За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами федеральной инспекции труда. До начала работы работник обязан отметить свой приход, а по окончании рабочего дня — уход в порядке, установленном в организации. Табельные доски и другие средства учета должны быть открыты для доступа к ним за полчаса до начала работы и тотчас после ее окончания. Работодатель обязан обеспечить контроль над правильностью учета явки на работу и ухода с работы. Около места учета должны находиться часы, правильно указывающие время. 📌 Реклама Отключить Основным документом, который подтверждает такой учет, является табель учета рабочего времени. Именно в нем фиксируются все виды времени присутствия/отсутствия сотрудников на рабочем месте. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, есть возможность вести табель, как заполнять отдельно документ (раздел «Зарплата» — «Учет времени» — «Табели»), так и формировать отчет по форме Т-13 (раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате»). Причем в данной программе совсем не обязательно формировать табель именно при помощи документа «Табель», достаточно просто сформировать отчет по форме Т-13, так как в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, документы, которые регистрируют отсутствия сотрудников, являются и кадровыми, и расчетными. 📌 Реклама Отключить

Существуют следующие виды учета рабочего времени:

  • Не суммированный (поденный, еженедельный) — поденный применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно, а еженедельный учет устанавливается, если продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (36 часов, 24 часа и т. д., но не более установленной — 40 часов).
  • Суммированный — используется в случаях, когда продолжительность рабочего времени в день (в неделю) может быть различной. Переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие. При этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.

Настройка графика

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, вид учета рабочего времени зависит от настройки графиков работы сотрудников. Сначала выбирается способ заполнения графика, обращаю внимание на то, что при заполнении любого графика в нем указывается то количество времени, за которое сотрудник получает вознаграждение: вариант «по дням недели»подходит для сотрудников, которые работают по производственному календарю на графике пятидневка/шестидневка как на полную, так и на неполную ставку, в расписании работы необходимо будет указать количество рабочих часов в каждый рабочий день, а переключатель «по циклам произвольной длины» используется для сменных графиков. При данном выборе в поле «Расписание работы» необходимо будет задать цикл, то есть количество рабочих дней и выходных, которые будут чередоваться между собой, что и составит график работы сотрудника. При установке галки «при заполнении учитывать праздничные дни» программа при заполнении графика автоматически посчитает такие дни нерабочими для сотрудника и не проставит в них часы. Галка «неполное рабочее время» устанавливается тогда, когда сотрудник работает на ставку, отличную от 1, то есть на неполную. 📌 Реклама Отключить Тут же выбирается вид неполного рабочего времени и задается по какому графику будет считаться норма. Для чего указывать такой график? Для того, чтобы при приеме на работу программа автоматически рассчитывала ФОТ от оклада. Например, в организацию на работу принимается сотрудник на 0,5 ставки на должность с окладом в 12000 руб. И при приеме на работу нужно, чтобы программа посчитала ФОТ ровно половину от этого оклада: и она посчитает эту половину сама, если в графике, на который принимается сотрудник, будет указан график, по которому считается норма. В противном случае оклад придется корректировать вручную. Также есть настройка по суммированному учету рабочего времени. Обычно эта настройка используется при создании сменных графиков работы, при ее установке программа автоматически при расчете заработной платы будет считать доплату за переработки, определяя норму переработок по производственному календарю, по данным этого графика (при этом варианте может и не возникнуть переработок вовсе, если не корректировать время в табеле) или же по данным другого графика. В окне «Виды времени» (свои виды тоже разрешается создавать в справочнике «Виды времени») выбирается вид времени, за который сотрудник будет получать вознаграждение. 📌 Реклама Отключить

Индивидуальный график

Во многих организациях существует такое понятие, как индивидуальный график сотрудников. В большинстве случаев его заполняют тогда, когда у сотрудника из месяца в месяц меняется количество рабочих/выходных дней, чаще всего это происходит при сменных графиках. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, такой график присутствует, и его можно заполнить как на основании графика, на который был принят сотрудник (основной график обязательно должен быть, в противном случае программа не позволит провести «Прием на работу»), так и вручную (раздел «Зарплата» — «Учет времени» — «Индивидуальный график»).

В данной программе график служит для пересчета нормы времени, а это значит, что при его заполнении и дальнейшем расчете заработной платы, программа всего лишь поменяет норму часов, но не пересчитает саму сумму за отработанные часы, так как норма и факт будут одинаковыми. Во избежание данной проблемы необходимо все отклонения от основного графика вносить документами (переработки, сверхурочная работа, работа в выходные дни, простои, невыходы и т. п.) либо править вручную табель учета рабочего времени (доступно, если в программе в разделе «Расчет зарплаты» не стоит галка «Проверять соответствие фактического времени плановому»).

📌 Реклама Отключить

В программе любое отсутствие можно зарегистрировать при помощи документов из справочника «Все отсутствия сотрудников»: командировка, больничный лист, отпуск, отпуск за свой счет, отпуск с сохранением оплаты, простои, отгулы, отсутствие по невыясненной причине. Все данные, зарегистрированные ими, будут отражены в табеле учета рабочего времени сотрудников.

Методы контроля

Любая система учета рабочего времени будет успешно применяться при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор способа контроля зависит от специфики деятельности организации, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат. Существуют две основные системы учета рабочего времени — ручная (журнал, контроль посещаемости со стороны непосредственных руководителей) и автоматизированная (турникеты, видеокамеры, электронные карты учета рабочего времени). 📌 Реклама Отключить

Работа по учету времени труда сотрудников является важной и сложной задачей, позволяющей оптимизировать работу организации, улучшить дисциплину и повысить доходы, поэтому работодатели также строго следят за выполнением табельщиком своих обязанностей. Каждая организация должна грамотно вести контроль времени труда сотрудников, так как от этого зависит их заработная плата и успешная работа самого предприятия.

Полезный мануал для бухгалтера и кадровика.

Обычно в трудовом договоре сотрудника прописано время, когда он должен выполнять должностные обязанности. Работодатель же со своей стороны обязан учитывать фактически отработанное время.

Для этого используется «Табель учета рабочего времени» и утвержденные Госкомстатом РФ унифицированные формы табеля №Т-12 и №Т-13.

Что представляет собой документ?

Речь идет об обязательном документе, который организации в обязательном порядке составляют каждый месяц. На его основе сотруднику начисляется зарплата и отпускные, а также положенные командировочные. Сам бухгалтер обычно табель не заполняет. Он получает сведения от подразделений, а затем формирует расчетную ведомость и начисляет зарплату.

Наглядно документ выглядит как таблица, в которой отражаются все выходы и неявки за месяц, а также часы, которые сотрудник отработал за определенный день. Указываются и причины отсутствия работника.

До того, как форма табеля стала доступна в программах 1С 8.3, этот документ приходилось заполнять в Excel. Конечно, на это уходило много времени, что вызывало неудобство.

Сейчас табель легко формируется в 1С. Расскажем, где его отыскать в программе и как корректно настроить заполнение.

Ограничения по возможностям

Нельзя упускать из виду важные моменты. Например, тот факт, что в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» в табеле учета нельзя автоматически отразить командировку, прогул, переработку или отпуск без сохранения заработной платы. Речь идет только о типовой конфигурации. Однако все эти опции открыты пользователям в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Еще один момент, который касается типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0». Учет отпусков, больничных, исполнительных документов ведется только в том случае, если в компании числится до 59 сотрудников включительно. Когда их 60 или более, то также следует применять 1С:ЗУП 8.

Где найти «Табель учета рабочего времени» в 1С: Бухгалтерия 8.3?

Почему-то некоторые пользователи затрудняются с поиском Табеля в программе. Однако в типовых конфигурациях все просто. Откройте раздел Зарплата и кадры, далее Кадровый учет — Отчеты по кадрам — Табель учета рабочего времени.

Таким образом, «Табель учета рабочего времени» больше напоминает отчет, нежели рабочий документ.

Автоматическое заполнение

Табель учета рабочего времени ведут и заполняют по утвержденному Правительством производственному календарю РФ и графику работы 5-ти дневной 40-часовой рабочей недели. Табель заполняется на основе данных:

  • производственного календаря;
  • отпусков;
  • больничных листов;
  • документа приема на работу;
  • увольнения.

Работаем с производственным календарем

В программах 1С размещен производственный календарь, который соответствует всем российским праздниками и переносам выходных, которые утверждены Правительством РФ. Но не обязательно оставлять его в таком виде, вы можете внести в него изменения. Например, добавить региональные выходные.

Чтобы это сделать, зайдите в Главное меню, затем откройте Все функции — Справочники. Далее — Производственные календари.

Производственный календарь в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» следует настраивать каждый год.

Чтобы при заполнении табеля учета рабочего времени учитывались данные документов «Отпуск» и «Больничный лист», необходимо в настройках расчета заработной платы поставить флажок «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

Пошаговое формирование Табеля в 1С

Шаг № 1. Шапка.

Чтобы сформировать Табель учета рабочего времени по форме Т-13, необходимо заполнить поля:

  • период;
  • организация;
  • подразделение.

Сделать это нужно, нажав кнопку Настройки.

В Периоде необходимо указать месяц, за который формируется текущий табель.

Чтобы указать Организацию, выберете нужную вам из списка, если в базе их ведется несколько.

Если нужно сформировать табель по подразделению отдельно, то выберете его из справочника Подразделения.

Шаг № 2. Вид простой.

Заходим во вкладку Отборы, вид Простой. Здесь нужно указать фамилии и должности ответственных, которые в итоге подписывают документ.

В случае, если вы составляете табель для одного работника, то можно использовать дополнительный лист и установить:

  • галочку Сотрудник;
  • фамилию выбрать из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.

Шаг № 3. Вид расширенный.

Данный вариант необходимо заполнить, если заполняете табель для всех сотрудников. Уберите галочку с поля Сотрудник и установить Вид — Расширенный.

Далее табель сформируется отдельно по каждому подразделению.

В случае, если в компании совсем мало работников, но при этом есть подразделения, то лучше формировать Табель по всей организации. Зайдите во вкладку Структура и уберите из состава группировки Подразделение.

После этого вы можете Завершить редактирование — Закрыть и сформировать.

Другие настройки

Зайдя в раздел «Настройки», вы найдете форму дополнительных настроек.

Чтобы не было путаницы, расшифруем для вас обозначения, которые предлагает форма Т-13:

Я — явка;

В — выходные;

ОТ — отпуск;

Б — дни болезни.

Важно перед формированием документа

Очень важно обратить внимание на следующие моменты перед тем, как вы будете заполнять отчет:

  • производственный календарь должен быть настроен в соответствии с региональными изменениями;
  • все месячные отпускные и больничные должны уже быть начислены;
  • а вот время работы, которое отражается в документе Начисление зарплаты на формирование табеля никак не влияет.

Чтобы использовать программу с актуальными справочниками, позаботьтесь о том, чтобы у вас был действующий договор 1С:ИТС.

Если у вас возникнут трудности при формировании Табеля в 1С, обратитесь за помощью к нашим специалистам по телефону.

Табель учета рабочего времени — документ, который мы составляем ежемесячно. И конечно, бухгалтеру раньше — до появления формы табеля учета рабочего времени в 1С 8.3 — заполнять его в таблицах Excel было неудобно. Сейчас табель в 1С 8.3 формируется, однако не все знают, где его найти. После прочтения этой статьи вопросов у вас не останется.

Вы узнаете:

  • как сделать табель учета рабочего времени в 1С 8.3;
  • что из себя представляет этот документ;
  • как заполнить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Порядок учета рабочего времени

Обязанность ведения учета рабочего времени каждого сотрудника установлена ст. 91 ТК РФ. Если учет не ведется, контролирующие органы могут привлечь работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства в виде предупреждения или штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц и ИП с работниками;
  • от 30 000 до 50 000 руб. — для организаций.

Табеля учета рабочего времени среди обязательных документов, применяемых организацией, нет. Рабочее время сотрудников может учитываться другим документом, разработанным ею самостоятельно и утвержденным учетной политикой.

Однако в обычаях делового документооборота прочно закрепился именно табель учета рабочего времени еще с тех пор, когда унифицированные формы Т-12 Excel и Т-13 Excel, разработанные Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) были обязательны к применению. Сегодня данные формы с небольшими изменениями используются работодателями повсеместно. Они удобны и информативны.

Табель учета рабочего времени в 1С — первичный документ, на основании которого бухгалтер начисляет работникам зарплату, отпускные, командировочные. Он представляет собой таблицу, где отмечаются все явки и неявки сотрудников в течение месяца, количество отработанных часов за день, причины отсутствия на рабочем месте.

Заполняет табель сотрудник, уполномоченный руководителем, либо тот сотрудник, должностными обязанностями которого предусмотрено ведение табеля. Чаще всего, это руководители подразделений, которые знают о планах и задачах своих подчиненных, или работники, специально назначенные на должность табельщика.

Бухгалтер, как правило, табель не составляет, а получает готовые сведения по окончании месяца и на их основании формирует расчетную ведомость по зарплате. Табели подшиваются в отдельные папки и могут храниться в бухгалтерии вместе с документами по зарплате. Общий срок хранения табелей — 5 лет, по работникам с вредными и тяжелыми условиями труда — 75 лет (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Табель учета рабочего времени в 1с 8.3 Бухгалтерия: где найти

В Бухгалтерия 8.3 табель учета рабочего времени — скорее отчет, чем рабочий документ. Табель заполняется автоматически на основе данных Производственного календаря и документов Отпуск и Больничный лист. Учитываются также кадровые документы Прием на работу и Увольнение.

Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия можно найти в разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Отчеты по кадрам – Табель учета рабочего времени.

Производственный календарь

Табель учета рабочего времени (Т-13) заполняется в соответствии с Производственным календарем по графику 40 часовой рабочей недели.

Встроенный Производственный календарь не подлежит настройке или изменению, так как составлен в соответствии с утвержденными Постановлениями Правительства РФ праздниками и переносами выходных дней за год. Однако в случае необходимости, например, учета дополнительного праздника, установленного Правительством региона РФ, Производственный календарь можно изменить.

Для корректировки пройдите Главное меню – Все функции – Справочники – Производственные календари – Российская федерация.

Вызовите меню правой кнопкой мыши на выбранной дате и выберите:

  • Изменить — чтобы изменить статус дня на:
    • Рабочий;
    • Суббота;
    • Воскресенье;
    • Предпраздничный;
    • Праздник;
    • Нерабочий;
  • Перенести — чтобы перенести имеющийся статус дня на другой день с другим статусом.

Подробнее в статье Производственный календарь в 1с 8.3 бухгалтерия

Как сформировать табель учета рабочего времени в 1С

Для того чтобы в 1с сформировать Табель учета рабочего времени, произведите следующие настройки.

Шаг 1. Шапка отчета

Для формирования отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) заполните поля:

  • Период — месяц, за который формируется табель;
  • Организация — установить из списка, если в базе ведется несколько организаций;
  • Подразделение — подобрать из справочника Подразделения, если нужен табель отдельно по подразделению.

Нажмите на кнопку Настройки.

Шаг 2. Вид Простой, вкладка Отборы

На вкладке Отборы вида Простой установите фамилии и должности ответственных лиц, которые должны подписать данный табель. Здесь же, если составляется табель для одного человека, например, дополнительный лист. Можно установить:

  • галочку Сотрудник;
  • фамилию работника — выбирается из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.

Шаг 3. Структура

Если вам нужен табель для всех сотрудников, снимите галочку с поля Сотрудник и продолжайте настраивать табель, установив:

  • Вид — Расширенный.

На вкладках Отборы, Поля и сортировки менять ничего не нужно. По умолчанию табель формируется отдельно по каждому подразделению. Если в организации работников немного, а подразделения есть, можно сформировать Табель учета рабочего времени (Т-13) в целом по организации.

Для этого необходимо на вкладке Структура в группируемых полях первого уровня убрать из состава группировки Подразделение.

Затем нажимаем Завершить редактирование – Закрыть и сформировать. Сформированный отчет примет вид: PDF

Как в программе 1С 8.3 вести табель учета рабочего времени

Ведение табеля учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3 сводится к ежемесячному формированию отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) непосредственно перед или после начисления зарплаты за месяц.

Перед формированием табеля обратите внимание:

  • Производственный календарь на год должен быть настроен в соответствии с графиком рабочего времени вашего региона и организации;
  • кадровые документы по приему и увольнению сотрудников в данном месяце должны быть оформлены;
  • отпускные и больничные за месяц должны быть начислены;
  • время работы, указанное в документе Начисление зарплаты на формирование табеля не влияет.

Даже если работник отработал в месяце не полностью (кроме отпускных и больничных), и это зафиксировано документом Начисление зарплаты, табель учета рабочего времени сформируется в соответствии с полной нормой рабочего времени.

Чтобы Табель учета рабочего времени (Т-13) соответствовал фактическим событиям по сотрудникам в отчетном месяце, сформированный отчет необходимо отредактировать вручную. Для этого в готовой форме табеля пройдите: Главное меню – Таблица – Вид – Редактирование.

После этого значение в любой ячейке отчета можно изменить.

Готовый Табель учета рабочего времени (Т-13) распечатайте по кнопке Печать.

Проверьте себя! Пройдите тест:

  • Тест № 18. Настройки зарплаты в 1С

См. также:

  • Производственный календарь в 1С Бухгалтерия 8.3
  • График отпусков 2019
  • Начисление отпускных в 1С 8.3 пошагово для начинающих
  • Пошаговое начисление заработной платы в 1С 8.3 для начинающих
  • Как посмотреть начисления для расчета среднего заработка?
  • Зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Начисление отпускных

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *