Учет и списание ГСМ

Содержание

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия — совокупность не очень сложных действий в программе. Правда, и здесь есть свои особенности. В данной статье мы сосредоточимся на операции списания ГСМ в 1С без использования функциональности Путевые листы, а также напомним, как организовать учет этих материалов в 1С 8.3.

Вы узнаете:

  • какими документами оприходовать ГСМ;
  • как списать бензин, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3.

Учет ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

В организации учет и списание ГСМ состоит из:

  • поступления;
  • распределения (если ГСМ закупается централизованно);
  • расходования;
  • списания.

Рассмотрим таблицу отражения данных операций в 1С в виде пошаговой инструкции.

Наименование операции Документы (отчеты) в 1С

Приобретение ГСМ централизованно

Принятие на учет по накладной

Поступление (акт, накладная) —
Товары (накладная)

Приобретение ГСМ через подотчетника

Принятие на учет по авансовому отчету

Авансовый отчет —
вкладка Товары

Распределение ГСМ по автомобилям

Заправка авто ГСМ по талонам, когда право собственности на топливо перешло после аванса

Перемещение товаров —
вкладка Товары
(ГСМ в резервуарах АЗС —
склад Авто)

Заправка авто ГСМ со склада организации

Перемещение товаров —
вкладка Товары
(ГСМ в резервуарах —
склад Авто)

Учет расходования ГСМ

Расход по путевым листам

Путевой лист (при включенной функциональности Путевые листы)

Списание

Требование — накладная, Путевой лист

Как видим, одна из важнейших процедур: учет расходования ГСМ — не находит отражения в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 при выключенной функциональности Путевые листы. Там отражается лишь результат данной операции — списание топлива по путевым листам в 1С 8.3.

Списание топлива в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

Из таблицы видно, что списание топлива в 1С производится одинаково: вне зависимости, ведется ли учет ГСМ по топливным картам в 1с 8.3, или по талонам, или как-то еще. А вот приобретение и сам учет бензина на складах (централизованном складе или в баках автомобилей) различаются.

Поступление ГСМ

Поступление ГСМ может быть:

  • через подотчетных лиц (за наличные, по платежным корпоративным картам, топливным картам, ведомостям или талонам);
  • централизованным (по талонам, при переходе права собственности на топливо в момент аванса или приобретение в резервуары организации).

При приобретении ГСМ через подотчетных лиц используется документ Авансовый отчет, раздел Банк и касса — Авансовые отчеты.

Если топливо приобретается по ведомостям, талонам и топливным картам, организация получает товарную накладную и счет-фактуру. Поэтому НДС, предъявляемый поставщиком, можно принять к вычету. Оформление документа Авансовый отчет выглядит следующим образом:

Если топливо приобретается за наличные или по платежным картам, других документов, кроме чека, поставщик не предъявляет, поэтому НДС принять к вычету нельзя. Оформление документа Авансовый отчет выглядит так:

Списание НДС на расходы, не учитываемые в НУ, осуществляется автоматически, если:

  • НДС выделен, заполнена графа НДС;
  • нет СФ, не заполнены Реквизиты счета-фактуры.

При централизованном приобретении ГСМ используется документ Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная), раздел Покупки — Поступление (акты, накладные). Счет-фактура регистрируется, и НДС принимается к вычету в общем порядке.

Учет топлива

Дальнейший учет бензина в баках автомобилей и его списание в 1С 8.3 производится:

  • перемещением с общего склада (ГСМ в резервуарах или ГСМ в резервуарах АЗС) на склад с наименованием авто (склад Авто) документом Перемещение товаров, раздел Склад — Перемещение товаров — если такое перемещение необходимо;
  • учетом вне программы по путевому листу количества израсходованного топлива;
  • списанием ГСМ.

См. также Как в 1С посмотреть остатки на складе?

Как списать топливо в 1С 8.3

Списание ГСМ, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью документа Требование-накладная, раздел Склад — Требования-накладные.

Укажите:

  • Склад — наименование склада учета ГСМ.

Вкладка Материалы:

  • Номенклатура — марка топлива из справочника Номенклатура: Материалы;
  • Количество — количество учитываемого на счете 10.03 «Топливо» топлива указанной марки.

Вкладка Счет затрат:

  • Счет затрат — счет затрат, на который списывается ГСМ;
  • Подразделение затрат — подразделение организации, где числится авто и для нужд которого используется;
  • Статьи затрат — Списание материалов (с установленным видом расхода НУ).

Проводки

Документ формирует проводку:

  • Дт 26 (20, 23, 25) Кт 10.03.1 — списание ГСМ в расходы.

См. также:

  • Авансовый отчет: пошаговое заполнение
  • Путевые листы в 1С
  • Как выписать доверенность в 1С 8.3
  • Списание материалов в 1С 8.3

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
  • Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту
  • Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Бухгалтерский учет расхода топлива и смазочных материалов предприятиями торговли и общественного питания

Талалаева Ю.Н.
Опубликовано в номере: Бухучет и налоги в торговле и общественном питании №1 / 2004

Специфика деятельности предприятийторговли и общественногопитания такова, что предполагает использование автотранспортных средств. Транспорт используется для перевозки приобретаемых и продаваемых товаров, сырья, доставки обедов, а также для нужд управления. Соответственно для бухгалтеров указанных организаций актуальной является проблема документального оформления, учета и контроля расходованиятоплива и смазочныхматериалов.

Эти и другие вопросы освещаются в настоящей статье.

Документальное оформление расходования топлива и смазочных материалов

📌 Реклама Отключить

Статья 9 Закона о бухгалтерском учете требует оформления всех производимых организацией хозяйственных операций оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Организации торговли и общественного питания, эксплуатирующие автотранспортные средства и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом, обязаны вести первичный учет по унифицированным формам первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление № 78).

📌 Реклама Отключить

Документальным подтверждением расхода топлива являются путевые листы. В них фиксируются пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.

Постановлением № 78 утверждены следующие формы путевых листов, которые следует использовать организациям торговли и общественного питания:

путевой лист легкового автомобиля (форма № 3). Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль;

путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.). Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю. Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль и служат основанием для предъявления счета заказчику;

путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с и 4-п). Такие путевые листы являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы водителя автомобиля по сдельным расценкам. 📌 Реклама Отключить

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы водителя автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации — владельца автотранспорта и заказчики.

Путевые листы по формам № 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, что дает возможность их одновременной проверки.

📌 Реклама Отключить

Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется Журнал учета движения путевых листов (форма № 8).

Нормы расхода топлива

Норма расхода топлива (или смазочного материала) применительно к автотранспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки и модификации.

29 апреля 2003 года Минтрансом РФ утвержден Руководящий документ Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (далее — новые нормы; новый Руководящий документ), который введен взамен «Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» Р3112194-0366-97 от 29 апреля 1997 года (далее — старые нормы) и действует со дня утверждения до 1 января 2008 года.

📌 Реклама Отключить

Как и в старых нормах, в новом Руководящем документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативы по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.

По сравнению с ранее действовавшими нормами перечень автомобилей, по которым нормируется расход топлива, значительно расширен, что объясняется развитием структуры автопарка, появлением новых моделей, марок и модификаций автомобилей. Расширение перечня произошло в основном за счет иномарок. В связи с этим в новом перечне для каждого вида автомобильного транспорта (легковые автомобили, автобусы, грузовые бортовые автомобили, тягачи, самосвалы, фургоны) нормы расхода топлива приведены отдельно по автомобилям зарубежным и по автомобилям отечественным и стран СНГ.

📌 Реклама Отключить

Сами нормы по автомобилям, присутствующим в старом и новом перечнях, в большинстве случаев не изменились.

Кто и для каких целей должен использовать нормы расхода топлива?

Согласно новому Руководящему документу он предназначен для автотранспортных предприятий, организаций, предпринимателей и др., независимо от формы собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Предназначение документа определено в нем следующим образом: «Нормы расхода топлив (смазочных материалов) на автомобильном транспорте предназначены для расчетов нормируемого значения расхода топлива, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, осуществления расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т.д.».

📌 Реклама Отключить

Однако следует иметь в виду, что указанный документ не имеет никакого отношения к налогообложению прибыли. Дело в том, что глава 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ не содержит положений, ограничивающих принятие к учету для целей налогообложения расходов топлива и смазочных материалов. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (см. подпункт 11 пункта 1 статьи 264).

Тем не менее следует обратить внимание на то, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами организации, принимаемыми для целей налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

📌 Реклама Отключить

Поэтому не исключено, что при проверках обоснованности произведенных затрат налоговые органы будут ориентироваться на Нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом России. И в случае слишком больших расхождений организации придется доказывать экономическую обоснованность этих расходов.

Поскольку положения по бухгалтерском учету также не содержат требований о применении Норм расхода топлива, то можно констатировать, что для предприятий торговли и общественного питания Нормы расхода топлива носят рекомендательный характер и не обязательны для применения. Если организации все же примут решение о применении указанных норм для целей бухгалтерского учета, это решение следует зафиксировать в учетной политике.

Рассмотрим порядок расчета нормируемого расхода топлива на конкретных примерах.

📌 Реклама Отключить

В соответствии с Руководящим документом различают базовое значение расхода топлива, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются распоряжением руководителей предприятий, эксплуатирующих автотранспортные средства или руководителями местных администраций).

Так, например, нормы расхода топлива повышаются при работе автотранспорта в зимнее время года (в зависимости от климатических районов страны — от 5 до 20 процентов), на дорогах общего пользования в горных местностях, на дорогах общего пользования со сложным планом, в городах и поселках городского типа (в зависимости от численности населения) и т.п.

📌 Реклама Отключить

Норма расхода топлива может снижаться при работе на дорогах общего пользования за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) на дорогах I, II и III категорий — до 15 процентов.

При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

В качестве примера рассчитаем нормируемое значение расхода топлива для легкового автомобиля.

В соответствии с разделом 1.1 Руководящего документа для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по следующему соотношению:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн — нормативный расход топлива, литры;

Hs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

📌 Реклама Отключить

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме в процентах.

Пример 1. (цифры условные).

На балансе торговой организации числится легковой автомобиль УАЗ-469. Из путевого листа установлено, что автомобиль обслуживал торговую точку, расположенную в горной местности на высоте 850 метров, и совершил пробег 90 км.

Согласно Руководящему документу:

  • базовая норма расхода топлива (Hs) для легкового автомобиля УАЗ-469 составляет 16,0 л/100 км;
  • надбавка за работу в горной местности на высоте над уровнем моря от 801 до 2000 м (D) — 10 процентов.

Нормируемый расход топлива составляет:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 16,0 x 90 x (1 + 0,01 x 10) = 15,84 л.

Пример 2. (цифры условные).

Организация общественного питания (кафе-ресторан) использует для доставки обедов клиентам легковой автомобиль ИЖ-2717. Автомобиль эксплуатируется в городе с населением 400 тыс. человек в зимнее время. Из путевого листа установлено, что автомобиль совершил пробег 60 км.

Согласно Руководящему документу: 📌 Реклама Отключить

  • базовая норма расхода топлива (Hs) для легкового автомобиля ИЖ-2717 составляет 9,4 л/100 км;
  • надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1,0 млн человек — 15 процентов;
  • надбавка за работу в зимнее время — 10 процентов.

Нормируемый расход топлива составляет:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 9,4 x 60 x (1 + 0,01 x 25) = 7,05 л.

Отражение в учете

Необходимым условием отнесения стоимости израсходованного горючего на себестоимость продукции (работ, услуг) являются правильно оформленные первичные учетные документы — путевые листы.

На сумму стоимости фактически израсходованного топлива в бухгалтерском учете оформляется запись:

дебет счета 44 «Расходы на продажу» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо». В случае, если учетной политикой организации торговли или общественного питания предусмотрено использование для целей бухгалтерского учета Норм расхода топлива, вышеприведенная запись оформляется на сумму израсходованного топлива в пределах норм. 📌 Реклама Отключить

Сверхнормативный расход топлива относится на внереализационные расходы организации:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» — на сумму расхода топлива сверх норм. Вне зависимости от порядка отражения расходования топлива в бухгалтерском учете, для целей налогообложения принимается стоимость всего фактически израсходованного топлива. Пример 3. Для условий примера 1 фактический расход топлива составил 18 л. Нормируемый расход топлива — 15,84л. Допустим, что учетная стоимость 1 л топлива 10 руб. В учете торговой организации, нормирующей в соответствии с учетной политикой расход топлива для целей бухгалтерского учета, будут оформлены проводки: дебет счета 44 кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» — на сумму стоимости израсходованного топлива в пределах норм — 158,4 руб. (10 руб. x 15,84 л);

дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» — на сумму стоимости израсходованного топлива сверх норм — 21,6 руб. .

На уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в качестве материальных расходов будет отнесено 180 руб. (стоимость фактически израсходованного топлива). 📌 Реклама Отключить

Как правило, торговые организации и организации общественного питания имеют небольшой парк автомашин и поэтому не делают запасов топлива, а приобретают его на автозаправочных станциях за наличный расчет.

Денежные средства для приобретения топлива выдаются водителю, под отчет, что отражается в учете проводкой:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредит счета 50 «Касса» — на сумму выданных под отчет денежных средств. Приобретение топлива за наличный расчет осуществляется в рамках договора купли-продажи, в котором подотчетное лицо выступает как физическое лицо. В соответствии с пунктом 6 статьи 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) в указанные цены (тарифы) включается соответствующая сумма налога на добавленную стоимость. При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Согласно пункту 7 указанной статьи при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. То есть невыдача продавцом подотчетному лицу счета-фактуры не противоречит действующему законодательству. 📌 Реклама Отключить

Поскольку в соответствии со статьей 172 НК РФ в общем случае одним из основных условий предъявления к вычету уплаченного в составе цены товара налога на добавленную стоимость является наличие выставленного продавцом счета-фактуры, при приобретении товаров через подотчетных лиц права на вычет налога не возникает.

Уплаченный в составе цены товара налог учитывается в этом случае на счетах учета материально-производственных запасов. Такой порядок учета сумм налога на добавленную стоимость предусмотрен пунктом 147 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Поскольку в соответствии с пунктом 6 ПБУ 5/01 оценка материально-производственных запасов, приобретенных за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на их покупку, суммы налога с продаж, уплаченные при приобретении топлива, также включаются в его стоимость.

📌 Реклама Отключить

Оприходование топлива на основании авансового отчета водителя отразится записью:

дебет счета 10 кредит счета 71 — на сумму стоимости топлива с учетом НДС и налога с продаж. Списание стоимости топлива на расходы осуществляется на основании путевого листа водителя в вышеописанном порядке.

Как подписаться >>>

Приобретение ГСМ за наличный расчет

ГСМ могут приобретаться организациями и индивидуальными предпринимателями за наличный расчет и по безналичной форме расчетов.

За наличный расчет ГСМ приобретаются, как правило, на автозаправочных станциях непосредственно водителями, которые в данном случае будут являться подотчетными лицами.

Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные денежные средства, а так же другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие — «под отчет»).

Выдача наличных денег под отчет.

Согласно пункту 11 Порядка:

«11. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается».

Как видим, данный пункт содержит все основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам.

Обратите внимание, что данный документ не устанавливает ограничений по поводу сумм, которые организация может выдать под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Размер и срок, на который они выдаются, устанавливаются организацией самостоятельно на основании приказа руководителя.

Наличные денежные средства на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работникам организации, список которых утверждается руководителем. Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Как правило, такой приказ издается на текущий год, но в течение года состав водителей организации может изменяться. В таком случае организации следует издавать дополнительные приказы.

Срок, на который могут выдаваться подотчетные суммы, законодательно не ограничен, однако, такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Выдача наличных денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные цели не допускается.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы организации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждена форма расходного кассового ордера (форма №КО-2).

Данный документ применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Кроме подписей кассира, главного бухгалтера и руководителя расходный кассовый ордер должен подписать и водитель, который получил денежные средства. При этом он должен обязательно указать полученную сумму: рубли – прописью, копейки – цифрами, и предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Кассир обязан записать его паспортные данные в предусмотренной графе.

На основании расходного кассового ордера составляется бухгалтерская запись по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета «Касса» на сумму выданных из кассы наличных денежных средств.

Получая наличные денежные средства из кассы организации на приобретение ГСМ, подотчетное лицо, в нашем случае водитель транспортного средства, в дальнейшем обязан отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Например, если приказом установлено, что суммы выдаются под отчет сроком на 1 месяц, то в течение 3 рабочих дней по истечении месяца со дня выдачи подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных под отчет, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Авансовый отчет.

По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме №АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной документации №АО-1 «Авансовый отчет» с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Форма №АО-1 «Авансовый отчет» предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений) и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Авансовый отчет — документ двусторонний, заполняется он и подотчетным лицом и бухгалтером организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен и на бумажном, и на машинном носителе.

Водитель на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета расположена таблица, в которой следует указать сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.

Кроме того, лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает корреспондирующие счета и суммы. Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым денежные средства выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета содержится раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются Ф.И.О. подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы фактических затрат по ним.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Рассмотрим порядок заполнения данного документа на конкретном примере.

Пример 1.

Предположим, что водитель организации ООО «А» Иванов Г.Н. (табельный номер 31) 7 августа 2006 года получил из кассы организации денежные средства на приобретение ГСМ в размере 1 800 рублей. Приказом по организации установлено, что выдача денежных средств на ГСМ производится еженедельно.

14 августа 2006 года Иванов Г.Н. составил авансовый отчет, согласно которому он произвел в течение недели три заправки на АЗС. Кассовые чеки, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету. Остатка по предыдущему авансу у Иванова Г.Н. не было. Авансовый отчет №115 от 14 августа 2006 года Иванов Г.Н. сдал вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал авансовый отчет главный бухгалтер Федорова М.Г. и утвердил руководитель организации Ивченко П.М.

На основании полученных документов бухгалтерия приняла ГСМ к учету.

Унифицированная форма №АО-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 №55 ———¬ ¦ Код ¦ +——-+ Форма по ОКУД ¦0302001¦ +——-+ ________________ООО «А»__________________________по ОКПО ¦ ¦ наименование организации L——— УТВЕРЖДАЮ ——T——¬ Отчет в сумме __одна тысяча _____ ¦Номер¦ Дата¦ __восемьсот ____ руб.__00___коп АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +——+——+ Руководитель ____директор_______ ¦ 115 ¦14.08¦ должность L——+—— __________ ___Ивченко И.П.______ подпись расшифровка подписи «14» _августа_____________ 2006г. ————¬ ¦ Код ¦ +————+ коммерческий отдел ¦ 02 ¦ Структурное подразделение —————————+————+ Подотчетное лицо ___Иванов Г.Н._____ Табельный номер ¦ 31 ¦ фамилия, инициалы L———— Профессия (должность) водитель_____ Назначение аванса _на ГСМ_____ ————¬ ¦ Код ¦ +————+ коммерческий отдел ¦ 02 ¦ Структурное подразделение —————————+————+ Подотчетное лицо ___Иванов Г.Н._____ Табельный номер ¦ 31 ¦ фамилия, инициалы L———— Профессия (должность) водитель_____ Назначение аванса _на ГСМ_____ ————¬ ¦ Код ¦ +————+ ¦ ¦ Структурное подразделение —————————+————+ Подотчетное лицо ___________________ Табельный номер ¦ ¦ фамилия, инициалы L———— Профессия (должность) _____________ Назначение аванса ____________ ————————T———-¬ —————————-¬ ¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦ ¦ ¦ руб. коп.¦ ¦ ¦ +————————+———-+-+————-T————-+ ¦ остаток ¦ ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦ ¦ Предыдущий ———-+———-+ +——T——-+——T——+ ¦ аванс перерасход ¦ ¦ ¦счет,¦сумма, ¦счет, ¦сумма,¦ ¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦руб. ¦суб- ¦руб. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦счет ¦коп. ¦счет ¦коп. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+——-+——+——+ ¦ Получен аванс 1. из ¦1.800,00 ¦ ¦ 10-3¦ 1 800¦ 71 ¦ 1.800¦ ¦кассы 07.08.2006 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-T———+———-+ +——+——-+——+——+ ¦1а. в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+———+———-+ +——+——-+——+——+ ¦ 2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+——-+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+——-+——+——+ ¦ Итого получено ¦ 1.800,00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+ +——+——-+——+——+ ¦ Израсходовано ¦ 1.800,00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————————+———-+-+——+——-+——+——+ ¦ Остаток ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———————-+———-+-+——+——-+——+——+ ¦ Перерасход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L————————+———— L——+——-+——+——- Приложение __3__ документов на __3__ листах Отчет проверен. К утверждению в сумме __Одна тысяча восемьсот_____ сумма прописью руб. _00__ коп. (__1800__руб. _00_ коп.) Главный бухгалтер _______________ ______Федорова М.Г._________ подпись расшифровка подписи Бухгалтер _______________ _____Федорова М.Г.___________ подпись расшифровка подписи Остаток внесен ———-¬ ——¬ —————- в сумме ¦ ¦ руб. ¦ ¦ коп. по кассовому Перерасход выдан L———- L—— ордеру N ___ от » » _________ 20 г. Бухгалтер (кассир) _______ ___Федорова М.Г.____ «14» августа 2006г. подпись расшифровка подписи линия отреза Расписка. Принят к проверке от _Иванова Г.М__________ авансовый отчет N 115 от «14» _августа______ 2006г. на сумму одна тысяча восемьсот руб. _00 коп., количество документов прописью ___3___ на ___3____ листах Бухгалтер __________ __Федорова М.Г.______ «14» _августа_ 2006г. подпись расшифровка подписи Оборотная сторона формы N АО-1

Документ, подтверждающий производственные расходы Наименование Документа (расхода) Сумма расхода Дебет счета субсчета
дата номер По отчету Принятая к учету
В руб. коп В валюте В руб. коп В валюте
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 07.08. 2006 00152703 Чек ККТ 720,00 720,00 10-3
2 10.08. 2006 00765442 Чек ККТ 630,00 630,00 10-3
3 12.08.2006 02150016 Чек ККТ 450,00 450,00 10-3
Итого: 1800,00 1800,00

Подотчетное лицо _________________ ____Иванов Г.Н._____________________

подпись расшифровка подписи

Окончание примера.

Обратите внимание!

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В том случае если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано сумму неиспользованного аванса вернуть в кассу организации. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимо обратить серьезное внимание, так как наша аудиторская практика показывает, что нередко в организациях выдаются подотчетные суммы без полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу.

К авансовому отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие произведенные подотчетным лицом расходы, в частности все выданные на АЗС чеки контрольно-кассовой техники (далее ККТ).

Согласно пункту 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 года №745 «Об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин», на выдаваемом чеке должны быть отражены следующие реквизиты:

ü наименование организации;

ü идентификационный номер организации-налогоплательщика;

ü заводской номер контрольно-кассовой машины;

ü порядковый номер чека;

ü дата и время покупки (оказания услуги);

ü стоимость покупки (услуги);

ü признак фискального режима.

Этим же пунктом отмечено, что в чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения. Письмом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам») утверждены «Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам (ККМ) для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом». В соответствии с пунктом 35 на чеке должна содержаться следующая информация:

ü заводской номер машины;

ü программируемое наименование АЗС, не менее 20 символов;

ü порядковый номер операции;

ü дата продажи (покупки);

ü время продажи (покупки);

ü сумма продажи (покупки) (кроме косвенной безналичной оплаты);

ü марка нефтепродуктов;

ü идентификатор (номер) оператора;

ü количество нефтепродуктов;

ü номер топливораздаточной колонки;

ü вид оплаты;

ü номер карты при безналичной оплате;

ü сумма, внесенная покупателем, и сумма сдачи при наличной оплате;

ü идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) предприятия (АЗС) из фискальной памяти ККТ;

ü поле для отметки о номере и сумме чека коррекции, не менее 15 символов.

Отражение подотчетных сумм в бухгалтерском учете.

Для отражения расчетов с сотрудниками по подотчетным суммам Планом счетов бухгалтерского учета предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и прочие расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счетов:

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Более подробно с вопросами, касающимися бухгалтерского учета подотчетных сумм, а также с типичными ошибками, допускаемыми в организациях при расчетах по подотчетным суммам, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-аудит» «Подотчет».

Обращаем внимание читателей на одну из наиболее распространенных ошибок, допускаемых бухгалтерами, при списании приобретенных ГСМ на расходы. Довольно часто бухгалтера списывают расходы на ГСМ лишь на основании чеков ККТ, полученных от АЗС. При списании ГСМ бухгалтер должен руководствоваться следующим. Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон №129-ФЗ) установлено, что:

«Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет».

Чек контрольно-кассовой техники представляет собой документ, свидетельствующий об оплате ГСМ, однако не может служить основанием для списания топлива на затратные счета. Первичным документом, служащим основанием для списания является путевой лист и нормы расхода топлива. Напоминаем, что формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Заметим, правда, что указанные унифицированные формы путевых листов обязательны к применению лишь для специализированных автотранспортных организаций, остальные хозяйствующие субъекты вправе разработать свою форму путевого листа и утвердить ее локальным актом организации. При этом следует помнить, что документ разработанный организацией самостоятельно будет признан первичным бухгалтерским документом лишь в том случае, если он содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона №129-ФЗ.

В частности такая точка зрения по этому вопросу высказана в Письме Минфина РФ от 20 сентября 2005 года №03-03-04/1/214, в ответе на частный вопрос налогоплательщика.

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03)» утверждены Минтрансом Российской Федерации 29 апреля 2003 года. Обращаем ваше внимание, что указанный документ действует до 1 января 2008 года. Кроме того, применение указанных норм в отношении налогообложения довольно спорно. Налоговики считают, что признать в целях налогообложения можно лишь суммы ГСМ в пределах, установленных указанными нормами. Однако, по мнению авторов настоящей книги, с этой точкой зрения можно поспорить, ведь глава 25 НК РФ не выдвигает такого требования к налогоплательщику, но доказать это проверяющим органам можно только обратившись в суд.

Учет суммы НДС при приобретении ГСМ за наличный расчет.

При приобретении ГСМ за наличный расчет у бухгалтеров организаций нередко возникает вопрос о применении вычетов по НДС.

Обратимся к пункту 2 статьи 171 НК РФ. В нем сказано:

«2. Вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), а также имущественных прав на территории Российской Федерации либо уплаченные налогоплательщиком при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации в таможенных режимах выпуска для внутреннего потребления, временного ввоза и переработки вне таможенной территории либо при ввозе товаров, перемещаемых через таможенную границу Российской Федерации без таможенного контроля и таможенного оформления, в отношении:

1) товаров (работ, услуг), а также имущественных прав, приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения в соответствии с настоящей главой, за исключением товаров, предусмотренных пунктом 2 статьи 170 настоящего Кодекса;

2) товаров (работ, услуг), приобретаемых для перепродажи».

Указанные вычеты в соответствии с пунктом 1 статьи 172 НК РФ производятся, в частности, на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Согласно пункту 7 статьи 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями и индивидуальными предпринимателями розничной торговли, а также другими организациями и индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы, оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Договор розничной купли-продажи регулируется главой 30 ГК РФ. Согласно статье 492 ГК РФ по договору розничной купли-продажи продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.

В Письме Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (далее МНС Российской Федерации) от 13 мая 2004 года №03-1-08/1191/15@ «Свод писем по применению действующего законодательства по НДС за II полугодие 2003 года – I квартал 2004 года» указано, что норма НК РФ, изложенная в пункте 7 статьи 168 НК РФ, в части реализации товаров организациями розничной торговли применяется только в случае, если указанные товары приобретаются для использования, не связанного с предпринимательской деятельностью. Следовательно, если покупатель согласно представленной доверенности, выступает от имени юридического лица или если покупателем является индивидуальный предприниматель, представивший свидетельство о государственной регистрации, то есть товары приобретаются для использования, связанного с предпринимательской деятельностью, налогоплательщики (организации и индивидуальные предприниматели) обязаны в установленном НК РФ порядке выдавать счета-фактуры.

По поводу вычета НДС на основании других документов хотим обратить внимание читателей на следующее. Федеральный арбитражный суд Уральского округа (Постановление ФАС Уральского округа от 29 апреля 2002 года №Ф09-843/02-АК, от 8 июля 2003 года №Ф09-1961/03-АК, от 9 декабря 2003 года №Ф09-4204/03-АК) счел возможным признать кассовые чеки АЗС, в том числе и те, в которых сумма НДС не была выделена, достаточным доказательством уплаты НДС своим контрагентам.

В Определении Конституционного суда Российской Федерации от 2 октября 2003 года №384-О «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы ООО «Дизайн-группа «Интерьер Флора» на нарушение конституционных прав и свобод пунктом 3 статьи 161 Налогового кодекса Российской Федерации» прямо указано на то, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику вычетов по НДС. Налоговые вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату НДС.

В Письме Минфина Российской Федерации от 21 августа 2001 года №04-03-11/113 сказано, что пунктом 7 статьи 168 НК РФ организациям не запрещено в случаях применения контрольно-кассовой техники при реализации товаров, в том числе ГСМ, за наличный расчет оформлять счета-фактуры. Таким образом, для вычета сумм НДС, уплаченных по ГСМ, приобретенным за наличный расчет, покупателю необходимо получить от АЗС не только кассовые чеки, но и счета-фактуры.

Если заправка разовая и у организации не заключен договор с поставщиком, как правило, АЗС отказываются выдавать таким покупателям счета-фактуры, и возникает вопрос, куда в таком случае следует относить сумму уплаченного НДС.

Рассматривая порядок формирования стоимости ГСМ, мы отмечали, что согласно пункту 5 ПБУ 5/01 ГСМ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, при этом к фактическим затратам на приобретение относятся и суммы невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением этих ГСМ. Следовательно, в бухгалтерском учете первоначальная стоимость ГСМ будет сформирована с учетом невозмещаемого НДС. В отношении налогового учета ситуация несколько иная.

В пункте 2 статьи 170 НК РФ указано, что суммы НДС, предъявленные покупателю при приобретении товаров (работ, услуг), учитываются в стоимости таких товаров (работ, услуг) в следующих случаях:

«1) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации (а также передаче, выполнению, оказанию для собственных нужд) товаров (работ, услуг), не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения);

2) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации товаров (работ, услуг), местом реализации которых не признается территория Российской Федерации;

3) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, лицами, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость либо освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика по исчислению и уплате налога;

4) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, имущественных прав, для производства и (или) реализации (передачи) товаров (работ, услуг), операции по реализации (передаче) которых не признаются реализацией товаров (работ, услуг) в соответствии с пунктом 2 статьи 146 настоящего Кодекса, если иное не установлено настоящей главой».

Как видим, текст НК РФ не содержит рассматриваемого случая, когда налогоплательщик вправе учесть сумму НДС в стоимости ГСМ.

Из вышеизложенного следует, что если сумма НДС не выделена в чеке АЗС отдельной строкой, то она будет учтена в «налоговой» стоимости ГСМ. Если же сумма НДС в чеке выделена отдельной строкой, то учесть ее в первоначальной стоимости ГСМ не удастся. Данную сумму организация сможет списать лишь за счет средств, оставшихся после налогообложения.

Более подробно с вопросами, касающимися ведения учета горюче-смазочных материалов, способами поступления горюче-смазочных материалов, методами формирования фактической стоимости, приобретением и списанием горюче-смазочных материалов в производство, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Судебный порядок рассмотрения трудовых дел. Правовое регулирование. Практика. Документы»

Списание ГСМ, приобретенных по авансовым отчетам

Компания ГАРАНТ

Авансовый отчет водителя закрыт 14 апреля, но в него вошли чеки ГСМ, выданные в марте. Организация применяет общий режим налогообложения. Как списывается сумма ГСМ за март в бухгалтерском и налоговом учете?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В бухгалтерском и налоговом учете расходы по содержание служебного автотранспорта (в частности расходы на приобретение ГСМ) признаются на дату утверждения авансового отчета.

Обоснование вывода:

Бухгалтерский учет

Правила выдачи подотчетных сумм и представления отчета по их использованию установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организации выдают, в частности, наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Список сотрудников, имеющих право на получение денежных средств под отчет, определяется руководителем организации и утверждается соответствующим приказом. В данном приказе указываются также сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. При отсутствии такого приказа подотчетное лицо обязано отчитаться в течение одного рабочего дня (письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704).

Для расчетов с подотчетными лицами используется первичный документ — авансовый отчет (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Выданная под отчет сумма не признается расходом организации и отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса» (п. 2 ПБУ 10/99; Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Приобретенные горюче-смазочные материалы учитываются в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. 2, п. 5, п. 6 ПБУ 5/01). В бухгалтерском учете приобретенные ГСМ отражаются по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо», в корреспонденции с кредитом счета 71 на основании утвержденного руководителем организации представленного работником авансового отчета (Инструкция по применению Плана счетов).

Возврат остатка неиспользованных средств подотчетным лицом в кассу организации отражается по дебету счета 50, кредиту счета 71.
Согласно п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 расходы, связанные с оплатой ГСМ, относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются при наличии условий, перечисленных в п. 16 ПБУ 10/99.

Определение суммы расходов по ГСМ в бухгалтерском учете производится на основании данных о пробеге автомашины, указанных в путевых листах, по нормам расходования ГСМ, утвержденным организацией. В бухгалтерском учете сумма расхода отражается по дебету счетов учета затрат 20 (25, 26, или 44) в корреспонденции с кредитом счета 10, субсчет 10-3.

Таким образом, полагаем, в рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете списание ГСМ по путевому листу за вторую половину марта отражается на дату утверждения авансового отчета (п. 16, 18 ПБУ 10/99).

Налог на прибыль

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов.

Расходы организации на приобретение ГСМ могут учитываться либо в составе материальных расходов в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ (в зависимости от назначения используемого транспорта (письмо Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1, письма УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 20-12/121663, от 14.11.2006 N 20-12/100253). Конкретный порядок учета рассматриваемых расходов следует закрепить в учетной политике для целей налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Основным документом, на основании которого определяется расход и списание горюче-смазочных материалов, является путевой лист, типовая форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Типовые межотраслевые формы применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями. При этом приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

В письме Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 установлено, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Приказом N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Кроме того, отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции (письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

Обратите внимание, что, по мнению Минфина России, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля все налогоплательщики должны учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. А в отношении автомобилей, для которых такие нормы данным документом не утверждены, рекомендуется руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/15, от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6).

Однако существует и противоположная точка зрения.

Так, согласно письму УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007 для целей налогообложения прибыли принимаются затраты организации на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и цен на его приобретение, а также расходы на его обслуживание и ремонт.

ВАС РФ в определении от 14.08.2008 N 9586/08 отметил, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов горюче-смазочных материалов в целях налогообложения прибыли, соответственно, фактически произведенные затраты на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Таким образом, расходы в виде стоимости израсходованного бензина учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании путевых листов.

Для организаций, применяющих метод начисления, моментом признания расходов на содержание служебного автотранспорта в целях налогообложения прибыли является дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Следовательно, в целях налогообложения прибыли в рассматриваемом случае расходы на ГСМ за вторую половину марта на основании представленного путевого листа будут признаны на момент утверждения авансового отчета, то есть в апреле 2010 года.

Однако во избежание возможных налоговых рисков и претензий со стороны контролирующих органов при проверке рекомендуем организации обеспечить эффективность системы внутреннего контроля за своевременностью предоставления подотчетными лица авансовых отчетов (например, на конец каждого отчетного периода).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Бойко Лариса

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

Учет топливных карт в бухгалтерском учете: проводки

Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете.

А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца. Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.

Виды карт:

  • лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
  • нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).

Также карты бывают: (нажмите для раскрытия)

  • литровые (когда покупается определенное количество литров топлива, и оно выдается вне зависимости от рыночной стоимости ГСМ на день заправки);
  • денежные (пополняется баланс карты, и топливо отпускается по цене, актуальной на день покупки, в пределах суммы средств на карте).

Как оформить обслуживание по топливной карте?

Чтобы купить топливную карту нужно подать заявку и подписать договор с процессинговым центром на доставку ГСМ (центральным пунктом сбора сведений обо всех карточных терминалах заправочных станций). К соглашению будет приложен перечень всех АЗС, обслуживающих по карте. При передаче карточки оформляется товарная накладная по форме № ТОРГ-12. Читайте также статью: → “Особенности учета расходов на (горюче-смазочные материалы) ГСМ”

Топливная карта может передаваться за плату или бесплатно в случае ее последующего возвращения (определяется пунктом договора).

Согласно пункту договора, поставка топлива будет производиться посредством его выборки на АЗС поставщика. Днем поставки будет признана дата выборки ГСМ.

Получается, что деньги, отданные поставщику топлива, будут являться предоплатой на какой-либо объем топлива. Моментом перехода прав на ГСМ станет момент заправки транспорта.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами

Компания, решившая работать с топливными картами, должна позаботиться о некоторых моментах:

  1. На предприятии должна присутствовать Учетная политика и рабочий План счетов (бухгалтер открывает счет и субсчет для учета топлива и топливной карты или учитывает карту на забалансовом счете).
  2. В Учетной политике должны иметься следующие пункты:
  • о стоимости, по которой ГСМ приходуется и списывается;
  • о методе учета транспортно-заготовительных затрат по ГСМ;
  • о способе постановки карт на баланс;
  • об утверждении специального журнала по учету топливных карт;
  • о наименованиях складов, где приходуются ГСМ;
  • о не следовании ПБУ 18/02, если компания относится к малым предприятиям на ОСНО.
  1. В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:
  • ГСМ, израсходованным сверх нормы.
  • ГСМ в рамках норм (отнести к материальным расходам или к расходам на содержание транспортных средств).
  • Топливным картам (отнести к материальным затратам или к затратам на содержание транспортных средств, или к другим затратам, связанным с производством и продажами).
  1. Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
  2. Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
  3. Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
  4. Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:
  • даты выдачи карты водителю;
  • инициалы водителя и его личная подпись;
  • дата возвращения карты в бухгалтерию;
  • марки заправляемого автомобиля;
  • гос. регистрационного номера авто.
  1. Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
  2. Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Перечислены средства за изготовление топливных карт на основании банковской выписки 60 51
Карта отражена в составе материально-производственных запасов на основании товарной накладной или договора на поставку топлива 10 60
Учтен НДС по карте на основании счета-фактуры 19 60
НДС принят к вычету на основании счета-фактуры или записи в книге закупок 68 19
Списана стоимость карты в расходы на основании бухгалтерской справки 20, 26, 44 10

Бухгалтерский учет выдачи топливной карты

Водитель, которому выдается топливная карта, по факту не получает никаких денег, а потому счет 71 для отображения выдачи карты использовать некорректно. Получение работником карты на руки не должно отражаться в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте.

Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты: (нажмите для раскрытия)

  • счет-фактуру,
  • товарную накладную,
  • акт сверки взаимных расчетов,
  • ежемесячный отчет по операциям.

В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка 60.2 51
Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной 10.3 60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры 19 60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок 68 19
Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов 60.1 60.2
Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов 20, 26, 44 10.3

Налогообложение расходов на приобретение карты

В Учетной политике предприятия должно быть утверждено, по какому виду затрат будет отражаться покупка топливной карты (материальные затраты, затраты на содержание авто, прочие затраты на производство и продажи). Читайте также статью: → “Как вести бухгалтерский учет топливных карт”

НДС с покупки карт может быть принят к вычету:

  • после принятия карт на учет,
  • после получения счета-фактуры,
  • если карты куплены для осуществления облагаемых НДС операций.

Налогообложение расходов на топливо

Затраты на ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности. Чтобы суммы, затраченные на покупку топлива, уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, необходимо:

  • обосновать расходы (затраты должны находиться в рамках норм),
  • представить документы, подтверждающие затраты,
  • доказать, что топливо покупалось с целью извлечения дохода.

Бухгалтерские проводки по списанию топлива

Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Списана себестоимость израсходованного топлива (согласно путевому листу) 20 (23, 26, 44…) 10-3

Бухгалтерские проводки по топливным картам для бюджетных учреждений

Допустим, бюджетное учреждение “Фирма” 01.09.2016 приобрело 2 топливные карты:

  1. Литровую для служебной машины на выдачу 1000 л бензина, в счет ее оплаты было перечислено 30 000 рублей.
  2. Денежную для грузовика, использование которого необходимо для осуществления основной деятельности компании. Карта рассчитана на заправку бензином общей стоимостью в 30 000 рублей.

19.09.2016 водители обеих машин представили отчеты на заправку 200 л бензина (по 100 л 07.09.2016 и 15.09.2016). На дату заправки бензин стоил 27 и 27 рублей 50 копеек соответственно.

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ Стоимость
Отражена стоимость купленных топливных карт ● 120105510

● 1302022830

● 1302022730

● 120101610

60 тыс. руб.
Отражена стоимость карт, выданных водителям 120822560 120105610 60 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой 110503340 120822660 6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой 110503340 120822660 5450 руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы 140101222 (или 140101272) 110503440 6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия 110601310 110503440 5450 руб.

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ,

где:

ТС – топливо на списание (в литрах),

ОТВ – остатки топлива при выезде машины,

ТБ – топливо в баке машины,

ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливным картам

Компания А отправила предоплату топливной компании за 1000 л бензина по цене 11 рублей 80 копеек за 1 литр (включая НДС 1 рубль 80 копеек). Сама карта оплачивалась отдельно (118 рублей, включая НДС 18 рублей). По состоянию на последний день месяца было выбрано 990 л бензина, в бензобаке машины осталось 20 литров. Читайте также статью: → “Акцизы на бензин”

Операция Сумма (руб.) ДЕБЕТ КРЕДИТ
Выдана предоплата топливной компании за бензин 11 800 (за 1 тыс. л.) 60-2 51
Оплачено изготовление топливной карты (по выписке из банка) 118 60-1 51
Принята к учету топливная карта (по товарной накладной и договору на поставку ГСМ) 10-3 60
Учтен НДС (по счету-фактуре) 18 19 60
НДС принят к вычету после оплаты карты (по счету-фактуре, записи в книге закупок) 18 68 19
На последний день месяца
Отражен расход по топливной карте на бензин (по отчету поставщика и чекам АЗС) 9900 (990 л * (11,8 – 1,8)) 10-3 60-1
Учтен НДС от затрат на бензин 1782 19 60-1
Зачтенная ранее предоплата за бензин (по отчету поставщика) 11682 60-1 60-2
Принят к вычету НДС по оплаченному бензину (по счету-фактуре) 1782 68 19
Списана стоимость фактически израсходованного бензина (по путевому листу) 9700 20 (23, 26, 29, 44) 10-3

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

п. 5, 6 ПБУ 5/01 О порядке оприходования ГСМ
ст. 223 ГК РФ О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты
ст. 458 ГК РФ О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто)
п. 1 ст. 172 НК РФ О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика
Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд” О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей
Методические рекомендации “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р) О нормах расхода топлива
п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н) Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ
п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ,

п. 1 ст. 252 НК РФ

О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ

Типичные ошибки

Ошибка № 1: Бухгалтер использовал счет 71 для учета выдачи топливной карты на руки водителю.

Комментарий: Когда сотруднику предприятия выдается топливная карта, фактически денежные средства ему не передаются, а значит в бухгалтерском учете отражать выдачу карты не требуется.

Ошибка № 2: Бухгалтер не отразил топливные карты на забалансовом счете на том основании, что они были выданы бесплатно.

Комментарий: Когда за изготовление топливной карты не требуется оплата, карты отображаются на забалансовом счете 006 “Бланки строгой отчетности” по условной цене (1 карта = 1 рубль).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1: Как бухгалтеру следует отразить расходы по ГСМ сверх установленных норм?

Ответ: Расходы топлива сверх норм отражаются во внереализационных расходах, которые впоследствии не принимаются в целях налогообложения прибыли.

Вопрос № 2: Как учитывать транспортно-заготовительные затраты, относящиеся к приобретению и хранению топлива?

Ответ: Расходы на доставку и хранение ГСМ должны быть включены в фактическую себестоимость топлива.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *