Журнал трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

Итоги

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.

Скачать унифицированную форму журнала учета трудовых книжек

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.

Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.

Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.

Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).

В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица.

Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке.

Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.

Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник.

О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец».

Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.

Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения

Последовательно выполняя описанный выше алгоритм, кадровая служба без труда отразит в книге все факты перемещения трудовых книжек сотрудников.

Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек вы можете на нашем сайте.

Скачать образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

О способах исправления ошибок, допущенных при ведении книги, читайте в материале «Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек».

Итоги

Ведение книги учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно, соблюдение корректного формата даты записей, указание должности работника в полном соответствии со штатным расписанием, отражение Ф. И. О. владельца книжки полностью, без каких-либо сокращений.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Журнал учета трудовых книжек

На предприятии, где имеются наемные работники, ведется огромное количество документации, в которой отражается порядок взаимоотношений сотрудников с работодателем. Формирование их обязательно. В число такой документации входит журнал учета трудовых книжек. При его отсутствии контролирующие органы могут привлечь фирму и непосредственного ее руководителя к административной ответственности.

Основная часть производственных и общественных структур в России использует труд наемных работников, с которыми заключаются трудовые договора. На каждого такого сотрудника оформляется трудовая книжка установленного образца. Она является документом строгой отчетности и заполняется согласно нормам действующего трудового законодательства.

Кроме того что работодатель обязан придерживаться строгих правил при заполнении трудовых книжек, он еще должен вести их строгий учет. Осуществляется он посредством ведения Журнала учета трудовых книжек. Данная норма закреплена в п. VI ПП РФ № 225 (от 16.04.2003). Кроме учета самих книжек в журнале фиксируют движение вкладышей в эти книжки.

На крупном предприятии ведением журнала занимается сотрудник отдела персонала. Если таковой в штате не предусмотрен, это может быть любое лицо из администрации предприятия, включая самого непосредственного работодателя. Обязанности по ведению журнала возлагаются на ответственное лицо отдельным Приказом руководителя предприятия или ИП.

Ряд требований предъявляется к техническим характеристикам журнала:

  • Учитывая длительный срок хранения данного документа (не менее 75 лет), необходимо оформить на него твердую обложку, которая позволит сохранять журнал в пригодном виде.
  • Каждая отдельная страница или целый лист обязательно нумеруются. Делают это с целью предотвращения изъятия записей из журнала.
  • Журнал следует прошивать. Плюс он обязательно после прошивки заверяется сургучной печатью. Простой склейкой нитей прошивки бумажной лентой не обойтись. Контролирующие органы при обнаружении такого нарушения наложат на предприятие взыскание.

На задней обложке следует проставлять, так называемую, заверительную запись. Она включает:

  • Наименование документа.
  • Общее количество страниц или листов (в зависимости от способа нумерации). Нужно указать число цифрами и прописью.
  • Дата начала ведения записей в журнале.
  • Подпись руководителя предприятия с указанием его должности и ФИО.

Нужно обратить внимание, что расписывается вовсе не ответственное лицо.У него нет таких полномочий.

Использование журнала осуществляется, пока не закончатся все пустые страницы. После журнал передается на хранение и заводится новый.

Что фиксируется в книге учета

В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:

  • Факт их получения от нового работника.
  • Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
  • Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.
  • Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
  • Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.

Журнал оформляется по стандартной форме. Она утверждена в ПП РФ № 132 (от 01.03.2008) и в ПП РФ № 257 (от 25.03.2013).
Журнал учета содержит 13 граф. Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками:

Номер графы Пояснение
Графа 1 В 1 графу вносится порядковый номер книжки и вкладыша в журнале.
Графы 2 – 4 В графе 2 – 4 указывают дату приема на работу, дату получения трудовой книжки от нового сотрудника. Если книжку ему впервые заводили на этом месте работы, то дату регистрации. Обязательно нужно учитывать, что все даты проставляются цифрами. Написание тех же месяцев буквами не допустимо.
Графа 5 В графе 5 фиксируется ФИО владельца книжки. Данные обязательно вписываются полностью. Просто инициалы проставлять нельзя.
Графа 6 В графу 6 вносят реквизиты трудовой книжки и вкладыша (серию и номер).
Графа 7 В графе 7 нужно отразить название должности, на которую в структуре принимается новый сотрудник. При ее написании следует руководствоваться штатным расписанием. Записи в этих двух документах должны совпасть.
Графа 8 В графе 8 указывается наименование структурного отдела предприятия, куда непосредственно трудоустраивают нового сотрудника.
Графа 9 В графу 9 вносятся реквизиты Приказа руководителя предприятия о зачислении нового сотрудника в штат.
Графа 11 Графу 11 необходимо заполнять, когда данное предприятие является первым местом работы. В таком случае в документ вносят размер денежной суммы, которую работодатель отчисляет из заработка сотрудника в качестве стоимости бланка трудовой книжки.
Графы 12-13 Графы 12 – 13 подлежат заполнению, если сотрудник решает расторгнуть трудовой договор или его увольняют по иным причинам. В них проставляется дата возврата трудовой книжки ее законному владельцу. И последний ставит свою подпись в качестве удостоверения факта получения книжки.

Записи эти несложные. В качестве ответственного лица по ведению журнала может быть назначен и сотрудник без высокой квалификации.

Если в журнале была сделана ошибочная запись, которую нужно исправить, сделать это можно следующим способом:

  • В конце ошибочной записи проставляется отметка о необходимости считать ее недействительной с указанием порядкового номера.
  • Далее вносится достоверная запись.

Обязательно указывается должность и ФИО ответственного сотрудника, который вносил исправления в журнал.

Скачать образец

Скачать образец заполнения журнала учета трудовых книжек в формате word вы можете по ссылке ниже.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Обновление: 13 июня 2019 г.

Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые. При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Как вести книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (п. 41 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (п. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Скачать бланк книги учета трудовых книжек

За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно скачать по ссылке.

Как известно, трудовая книжка – основной документ любого работника. Вся долгая трудовая жизнь человека отражается в этом документе. Не меньшую важность книжка имеет и в любой организации. Для того чтобы правильно организовать учет движения данного документа, на предприятии существует специалист, который занимается данными вопросами, а в помощь кадровому работнику предусмотрены книги учета. Одной из таких книг является книга учета движения трудовых книжек.

Что такое книга учета движения трудовых

Книга учета движения трудовых книжек это специальный журнал, который должен вестись на каждом предприятии или у каждого предпринимателя.

Форма этого документа утверждена еще в далеком 2003 году Постановлением Минтруда №69 от 10 октября. С тех пор бланки документов не изменились.

В книге отражается приход книжки при приеме сотрудника в штат и ее выдача в случае увольнения работника, а также другие случаи движения трудовых книжек и их вкладышей.

ВАЖНО! Форма такой книги учета строго унифицирована законодателем. Её составление в произвольной форме не допускается

В связи с тем, что форма книги строго оговорена, ее нужно либо купить в специализированном магазине, либо получить бланк посредством интернета, распечатать и заполнять в соответствии с требованиями законодательства.

Как уже было сказано выше, в книге учета отражаются все движения трудовых книжек и их вкладышей. В таблице рассмотрим подробнее как и когда делаются записи в книгу.

Движение документов Когда делаются записи в книгу
Получение от сотрудника При приеме сотрудника на работу, он сдают свою трудовую книжку кадровому работнику компании. Кадровик делает в ней записи и хранит в сейфе
Внесение записи о новой книжке В случае если работник первый раз в своей жизни устраивается официально на работу, то трудовая книжка заводится по первому месту трудоустройства. Такой бланк надо зарегистрировать и отразить в книге учета. На такие случаи в компании должен быть определенный запас чистых книжек
Выдача дубликата Трудовая книжка может быть утеряна или испорчена. В этом случае работнику выдается дубликат. На первом листе такого документа обязательно проставляется штамп со словом «дубликат», либо такая надпись делается от руки
Выдача вкладыша В случае, когда трудовая книжка закончилась, работодатель заполняет вкладыш в нее. Для того, чтобы вкладыш не был утерян, обычно он пришивается к трудовой книжке, так как является ее частью
Выдача при увольнении или смерти сотрудника При увольнении работника в последний рабочий день ему должна быть выдана трудовая книжка. Если наступила смерть сотрудника, то его трудовая выдается на руки родственникам

Мнение эксперта

Если на предприятии долгое время ведется с ошибками книга учета движения трудовых книжек и их вкладышей, то есть возможность ее замены, в порядке, который должен быть закреплен во внутреннем акте организации.

Эксперт службы Правового Консалтинга ГАРАНТ, И. Наумчик

Как заполнить книгу учета

О том, как должна составляться книга, показывающая движение трудовых книжек, подробно описывается в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003 года.

Всего в книге 13 столбцов. Рассмотрим их заполнение в таблице.

Столбец книги Какую информацию нужно внести в графу
Столбец 1 Заполнение книги начинаем с заполнения порядкового номера записи
Столбцы со 2 по 4 Эти столбцы отведены под указание даты, когда работник принят на работу и была оформлена трудовая книжка. Таким образом, в столбце 2 указывается число, в столбце 3 – месяц, а в столбце 4 – год
Столбец 5 Далее заносим информацию о фамилии и инициалах сотрудника
Столбец 6 Здесь необходимо указать серию и номер трудовой книжки. Если вдруг работник принес документ старого образца (выпуска до 1974 года), то в этой графе надо поставить прочерк
Столбец 7 Данный столбец предназначен для записи названия должности работника. Она должна соответствовать той должности, что указана в приказе о приеме на работу. Если по должности предусмотрен разряд или категория, то в этой графе нужно отразить и их
Столбец 8 Указываем название организации, в которую сотрудник принят на работу и отдел или подразделение, в котором он будет работать
Столбец 9 Здесь необходимо вписать номер и дату приказа о приеме на работу
Столбец 10 Когда специалист или кадровый работник принял трудовую книжку от сотрудника, в этой графе он ставит свою подпись
Столбец 11 Случаются ситуации, когда трудовая книжка заводится на предприятии (например, в том случае, если работник впервые оформляется на работу). В этом случае в данной графе надо указать стоимость трудовой книжки, которую сотрудник должен возместить компании. Если работник уже пришел с трудовой книжкой, то в графе ставим прочерк
Столбец 12 В этом столбце ставим дату, когда трудовая книжка была выдана работнику при увольнении. Если книжка не забрана в день увольнения, то в письменной форме такого сотрудника приглашают либо забрать книжку, либо дать согласие на ее отправку почтой. В этом случае в графе указывается дата увольнения или отправления книжки по почте
Столбец 13 В этой графе должен расписаться работник после того, как уволился и получил трудовую книжку на руки

Как правильно оформить книгу учета – основные требования

Общие требования к ведению книги отразим в таблице.

Требование Как должно быть
Обложка Подобная книга учета содержит в себе множество листов. Её заполнение иногда растягивается на годы. Длительность хранения книги –75 лет (статья 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 года). Как видим, сроки немаленькие. Именно поэтому обложка у книги учета должна быть добротная, твердая, иначе через пару лет она придет в негодность
Нумерация Нумерация – важный аспект при составлении книги учета. Она проходит через весь документ, является сквозной. Нумерацию лучше проставить до начала заполнения формы
Как скрепить книгу Для того, чтобы не были удалены листы книги ее шнуруют и ставят пломбу (пункт 40 Правил). Удобнее всего ставить индикаторную пломбу. Она одноразовая. Для того чтобы пломба была действительной, переносим ее номер на обложку книги
Заверительная надпись Она делается на обороте последнего листа и содержит информацию о количестве страниц книги, заверяется подписью руководителя, его подписью и печатью

ВАЖНО! Не стоит забывать, что заверяет книгу и ставит подпись на заверительной надписи только руководитель компании

Пример заполнения книги учета

Как видно из примера заполнять книгу совсем не сложно. Но, чтобы не допустить досадных ошибок и не получить штраф, подходить к заполнению документа нужно со всей ответственностью и внимательностью. Еще раз отметим, что в самой книге, в графе 10 ставится подпись того, кто занимается заполнением такой книги.

Как можно исправить ошибки в книге

Все мы люди и все делаем ошибки. Поскольку книга учета составляется вручную, человеческого фактора не избежать.

Как можно делать исправления, не оговорено в нормативных документах, в Правилах по заполнению тоже таких положений нет.

Тем не менее, существуют общепринятые правила как поступать в подобных ситуациях. Здесь может быть 2 варианта:

  1. Надпись, где допущена ошибка, зачеркивается одной чертой и рядом делается правильная запись, пишется «Исправленному верить». Здесь же указывается кто сделал исправления, ставится подпись. Такой вариант хорош разве что для записей, которые являются последними, так как в противном случае делать правильную запись будет просто негде
  2. При использовании второго варианта исправления вносятся по той же схеме, что и в трудовых книжках. То есть на пустой строке нужно написать «Запись номер…недействительна», а ниже внести верные данные. Таким способом и пользуются обычно кадровые специалисты.

Как организовать хранение книги учета

Книгу учета движения трудовых ведет и хранит у себя на рабочем месте специалист по кадрам.

Книга имеет большое количество страниц, поэтому ведется она обычно долго, иногда несколько лет. После окончания одной книги заводится другая, новая. Причем нумерация записей в новой книге не начинается с 1, а продолжается. То есть, если в предыдущей книге номера записей закончились на 150, то в новой книге номер первой записи будет 151.

Старую книгу необходимо сдать в архив по описи. Однако следует иметь ввиду, что старая книга не завершена, пока каждый работник не распишется в старой в нужных строках. Только после этого книгу можно сдать в архив. Согласно пункту 695 Перечня, который был утвержден Приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 года.

Ответственность за отсутствие или неверное ведение книги

Стоит отметить, что трудовая книжка представляет собой бланк строгой отчетности. Это значит, что все компании и предприниматели обязаны обеспечить адекватный учет и контроль этих документов. За нарушения в сфере ведения рассматриваемой книги, может наступить административная ответственность, согласно статьи 5.27 КОАП.

Ответственные лица Величина штрафа
Должностные лица 500-5000 рублей
Организации 30000-50000 рублей

Как видим, штрафы для компаний достаточно серьезные, поэтому имеет смысл очень ответственно подойти к составлению этого документа.

Справка-отчет кассира-операциониста в 2020 году + образец.

Частые ошибки и вопросы по теме

Ошибка 1

В ООО «Ромашка» новый кадровый работник. После принятия дел было обнаружено, что в организации не ведется книга учета движения трудовых книжек. Кадровиком была написана докладная записка руководителю компании, где изложена сложившаяся ситуация. В свою очередь, книга учета была заведена и в нее внесена информация обо всех трудовых книжках, которые есть в распоряжении предприятия. Поскольку новый кадровик лично не принимала эти трудовые книжки, то и подпись в графу 10 ставить не надо.

Ошибка 2

Иногда организации приходится выдавать дубликат книжки. При этом, на первом листе книжки необходимо, написать от руки или поставить штамп «Дубликат». Если дубликат выдается в связи с тем, что книжка испорчена и виновник этого сама компания, то стоимость трудовой не взыскивается с работника.

Как поступить в случае, если необходимо восстановить записи в книге учета?

В таком случае берется бланк новой книги и туда переносится все, что известно до настоящего момента, причем: число ставится текущая дата. Соответственно, всех тех работников, которые были уволены, вносить в новую книгу не надо.

Можно ли приобрести готовую книгу учета движения трудовых книжек?

Да, можно. В продаже есть уже готовые к использованию книги. Они имеют твердую обложку, прошиты, их страницы пронумерованы. Кроме этого в книге содержится много полезной информации в виде списка нормативных документов, различных форм. Такая книга уже имеет пломбу. В ней можно начинать работу сразу после покупки. Эти книги очень удобны в использовании, однако стоят дороже, чем обычные бланки.

Что делать, если книга не велась очень долгое время или велась, но с многочисленными ошибками и недочетами?

Когда возникает такая ситуация, бывает невозможно восстановить все операции с момента начала работы компании. В таком случае необходимо составить акт об отсутствии книги, указать причину, по которой книги нет (например, порча). Далее заводится новая книга, но данные в нее вносятся только по тем трудовым книжкам, которые на данный момент присутствуют в компании.

Журнал учета движения трудовых книжек вещь очень полезная и важная. Такая книга позволяет не потерять ни одну из многочисленных трудовых книжек, находящихся на предприятии. Книгу учета ведет кадровый работник, он же расписывается в документе. Если вдруг на предприятии не организована кадровая служба, то обязанности по ведению книги учета трудовых книжек возлагается обычно на бухгалтера компании. В связи с тем, что ведение кадрового учета – обязанность организации, за нарушения в этой сфере контролирующие органы могут наложить достаточно существенные штрафы.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *